公司档案资料管理制度

1、企业档案资料管理制度第一条为了规范企业档案资料管理工作，保证档案的完满性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特拟定本制度。第二条档案管理机构及其职责1、企业档案工作实行二级管理，一级管理是指企业综合办公室的兼备管理；二级管理是指各部门的档案资料管理。2、综合办公室负责企业所有档案资料的一致收集管理，各部门的内勤负责本部门档案资料的使用管理。第三条归档制度1、凡是属于企业战略发展、生产经营、企业管理及工程建设等活动，拥有查考利用价值的文件、制度、资料均属归档范围。2、凡属归档范围的文件资料，均由企业集中一致管理。3、归档的文件资料，原则上必定是原件，原件用于报批不能够归档或相关部

2、门保留的，综合办公室保存复印件。4、凡企业业务活动中收到的文件、信件承办后均要及时归档；以企业名义发出的文件、信件要留底稿及正文备查。5、业务活动中涉及金融财税方面的资料，由经营管理部按中华人民共和国会计法的相关规定保存原件；属于人力资源方面的资料，由综合办公室人力资源保存原件；属于工程建设方面的，由工程后勤部保存原件。6、企业对外签订的经济合同，应由经营管理部及合同履行（或签订）部门各保存一份。特别情况只有一份原件时，由经营管理部保存原件。7、归档范围外的资料包括各部门收集的客史档案、客情通知、经营数据解析、部门下发的内部通启、工作联系单、以及经营部门的小票等由各部门自行保存。第四条档案资料

3、保存束度1、企业要成立存放档案的特地库房，各部门应依照保存档案数量，设置存放档案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。2、档案要分类、分卷装订成册，保存要有条理，主次分明，存放科学，以便于查找。3、依占相关规定及企业实质情况，确定档案保存限时，每年年关据此进行整理、剔除。4、经确定需销毁的档案，由档案管理员捏造销毁清册，经企业领导及相关人员会审赞成后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。5、凡企业工作人员调离岗位前必定做好资料移交工作，方可办理调动手续。第五条档案资料保存限时1、凡是由企业名义发出的文件、请示、会议纪要、通知、管理制度、工程建设等档案资料，以及企业收到的重要的文件、会议纪要

4、、信件、相关批复等资料永久保存。2、凡是涉及金融财税方面的资料、经营合相同保存限时严格依照中华人民共和国会计法的相关规定保存。3、在各部门存放的由部门下发的内部通启、工作联系单，保存限时为一年。营业小票、预约单、客情通知等在核对清楚业务已结束的情况下，保存限时为半年，业务仍未达成的可酌情延长。4、各部门内勤要按保存限时及时将本部门保存的档案资料进行整理，经部门经理审察后，按要求分类办理。属于归档范围的由部门内勤于年关移交综合办公室保存；属于部门满期存放的内部通启、工作联系单等资料于年关由内勤移交综合办公室一致办理；属于预约单、小票、客情通知等资料于满期后由内勤移交经营管理部一致办理。第六条档案

5、资料借阅制度1、档案属于企业机密，未经同意不得外借、外传。外单位人员未经企业领导批准不得借阅。2、借阅档案资料，须经档案保存部门负责人赞成。阅档必定在指定的地方，不得携带出门。需要借出档案的，须经档案保存部门负责人赞成。3、借阅档案，必定履行登记、签放手续。4、借出档案时，要规定归还时间（原则上不高出一周）。过期由档案管理员及时催还。需要长远借出的，须经分管副总经理赞成。5、借阅档案资料者必定稳当保存档案资料，不得任意转借或复印、不得拆封、损污文件，归还时保证档案资料完整无缺，否则，追究当事人责任。6、借出档案资料，因保存不慎扔掉时，要及时追究，并报告主管部门及时办理。7、重要档案、机密档案不得借阅，必定借阅的要经分管副总经理赞成，必定外借的，由总经理审批。第七条注意事项在平常文件资料使用时，需加盖印章的要严格印章的使用规范。企业各部门的印章只限于企业内部使用。