国际货运有限公司拼箱部作业指导书

1、1.0目的依照公司规定及客户要求，保证客户经过我司安排从中国出运的货物安全及时到达收货人手中。2.0范围本程序适用于操作部人员接单、订舱,客服，文件等操作环节。3.0职责操作部人员详细执行本作业指导书。4.0作业程序4.1接单收到外国代理的ROUTINGORDER信息看到外国代理邮件当日联系国内发货人并邮件给发货人认识以下信息同时在邮件内附上我司空白订舱委托书让发货人填写好发给我们：货物何时出运？可否需要我司代报关？可否有报关单证？可否需要我司代提货？若是是买单报关的，需供给带有中文品名的装箱单。是什么贸易条款？收到公司内部同事自揽货交接单。检查交接单内容：买卖价，要求的船期，货好时间，货量数

2、据等信息可否完满。是否有客人的订舱委托书。关于订舱委托书，原则上我们要求发货人加盖他们公司的业务章。若是客人有不配合的态度时能够灵便办理。收到客人托书后要审察下托书上面的信息可否全面,如不全面尽量让客人补充完满。托书注意事项：a.任何托书，必然要仔细看清托书上的内容，可否有不利公司的各样条款,以及所列要求可否我司能够做到，必要时要和相关部门咨询确认b.可否为化工品，若是是化工品，要先和客户确认可否为危险品，如为危险品则需和客户讲解我司目前还不能够作危险品拼箱，可否能够搜寻CO-LOAD的机遇。如果不是，再到相关部门（比方报关行）盘问可否可接以及可否需要供给运输条件判断书。拼箱严禁接任何危险品，

3、若是是化工品请客人供给CASNO或分子式先在网站盘问。c.可否为异常体积货物，如有需要咨询客人货物尺寸，可否要装大箱或高箱。d.可否为重货，如是需和客户讲解要加收超重费USD5/RT。e.若是是新客人，向客人要详细的公司中英文名称，地址，电话，联系人，Email地址和对方的营业执照。后增加客户资料，建立档案并通知财务审批。若是是需要熏蒸的货物，要早先和熏蒸人员确认日期若是是埃及货物，必然要咨询客人可否要做查验，若是客人说不用，必然要和客人收取免查验保函我司广州外CO-LOAD货物当地花销成本以下：DOC:RMB140/BILL报关费：RMB230/BILL(有单证)买单报关；ATCOST提货费

4、：ATCOST4.2报价（只针对指定货；自揽货，无需操作报价）指定货依照发货人的托书信息，若是判定外CO-LOAD的货物，则要让市场部找到最佳供方认识价格和船期（若是代理有指定用哪家CO-LOADER则直接联系安排即可）；关于自己直拼的货物将货物配到我们CONSOL里面去：关于FOB条款的货物：1)将我司的广州（也许其他珠三角口岸）当地花销以邮件形式报给发货人并让发货人确认，详细收费标准以下：同行：CFS:RMB40/RTDOCUMENT:RMB200/BILL报关费（如需）：RMB300/BILL(有单证)直客：CFS:RMB60/RTDOCUMENT:RMB200/BILL报关费（如需）：

5、RMB300/BILL(有单证)操作费：RMB200/BILL电放费(如需)：RMB200/BILL如有其他买单报关、提货、C/O等需求，当票货物向操作部门主管咨询。关于EXW条款的货物，将我司广州（珠三角其他口岸）当地花销和其他海运费同时报给外国代理。注意依照行规，广州当地花销平常不参加与代理利润分成。我司收取外国代理的广州当地花销收费标准以下：CFS:USD6/RTDOC:USD50/BILLCUSTOMSCLEARANCEFEE:USD60/BILL(有单证)PICKUP:ATCOST报价时同时附上我司预配的船期。收到发货人关于我司报价确认后当日交给操作发我司入仓单给发货人，并保证发货人

6、收到。与外国代理沟通海运费部分事宜：外CO-LOADER的货物可在我司成本基础上：欧美地区：成本USD10/RT其他地区：成本+USD20/RT以邮件形式报价给代理。如有MIN要求，要注明。所有给外国代理的报价必定注名计费单位（如：PERSHIPMENTORPER）RT,同时其他所有细节信息需要注名的也都需要在邮件上面说明，比方美国的中转费以1:363计算RT等。同时附上目的港CO-LOADER联系方式、货物信息（含收发货人公司资料、重量、体积、件数、货好时间、POL、POD）及预配船期并提示代理在目的港和CO-LOADER确认目的港的收费标准（详细英文表述以下：）。Wegotanewbook

7、ingfromXXXandthecargodetailsareasbelow:SHIPPER:XXXXXXCONSIGNEE:XXXXXXXXXPOL:XXXXXXPOD:XXXXXXXctns/kgs/cbm/品名Cargoreadytime:Thefirstavailablesailingscheduleisasbelow:ClosetdateGuangzhou(JIAOXIN):ETDGUANGZHOU:ETDSHENZHEN:17DAYSFROMXXXTOXXXXBY(SHIPPINGLINE)Ourbestnet/netoceanratesfromGuangzhoutoAucklan

8、disusdXXX/rt.OurbestlocalchargesinGuangzhouareasbelow:Plsconfirmtheaboveratesandsailingschedulebyreturn.Plsadviseusyourshipmentinstruction.Thanks.Waitingforyourreply.注意，与外国代理沟通必然要以发货人的BOOKING为准单票和代理沟通，切勿多票货物混在一个邮件里面和代理沟通。别的同一票货物，如没有特别情况（比方内存太大了无法连续沟通）务必要在原邮件上面来往回复，省得混淆。同时让代理见告我们我司的利润分成或操作费并让代理明确恩赐我们

9、货物出运指示。我司直拼货物：关于第一次与外国代理开直拼，要收集我司所有成本（含库房杂费、海运费）让外国部相关负责人与代理协商开拼箱条件。关于非第一次与外国代理开直拼的，直接见告代理我们之间的开拼箱条件和船期即可。第一次合作的代理，要让代理恩赐他们主单显示方式。价格、船期都确认好了，写交接单给操作，交给操作跟进后边的事宜。需要特别提示的是，有时我们是先收到发货人的托书，此时还没有收到外国代理的ROUTINGORDER信息，依照已有的信息鉴别是哪个代理给我们的指定货，需要和代理确认是否是该代理的指定货；若是完满不知道是哪个代理的指定货，能够和外国部沟通，尔后再和可能的外国代理确认是否是该代理的指定

10、货。若是所有代理都不确认此货，需让SHPR直接咨询CNEE目的港代理名称和联系人后再安排出运。4.3订舱外CO-LOAD货物依照代理的指示或揽货同事交接单向CO-LOADER订舱并拿到入仓单。同时通知库房唐先生注意收货人后转仓。关于自揽货，可否用我司自己的入仓单，由揽货同事自己决定看可否能接收我司库房操作费RMB30/BILL.所有货物收到托书后如没有特别情况需在三小时内放入仓单给客人。自拼货物依照该CONSOL货好时间向船公司订舱并拿到S/O。将S/O，装箱通知单等资料交给库房唐先生准备做柜。同时收集各发货人的报关资料。买单报关的货物需要发货人供给带有中文品名的装箱单，有单证的货物需要发货人

11、及时寄出来报关单证。做柜后将报关通知书交给我司预定的报关行（目前使用浚笙报关行），详细报关通知书内容以下：注明头程的截放行条时间，开船日期，柜型，柜号。1.买单报关的货物：注明进仓单号（如有多票买单报关的货物，则合为一个进仓单号即可）/此柜子所有买单报关的货物的整体积/总重量/总件数（件数以开柜的件数为准）。并把所有买单报关货物的带有中文品名的装箱单集中在一个EXCEL表格里面发给报关行，装箱单上面注明买单报关的花销/对应的进仓单号（和上面提到的合为一个进仓单号的号码同样）2.有单证报关的：注明每票进仓号/核销单号/体积/重量/件数报关通知书的所有资料做好后发给浚笙的谭先生，若是谭先生出门，则

12、发给他们的彭先生.关于发货人自报关的，发报关通知书给发货人，详细报关通知书的内容见我司报关通知书模板。如有需要我司安排提货的货物，需要提前一天预定司机并和工厂约好提货时间。目前我们使用的是昊驰物流的章总的服务。下委托书给拖车行时务必要注明价格和提货时间并让对方确认收到了我司的托书了。自揽货在揽货同事没有异议的前提下都要求使用我司代理在目的港放货。如使用我司代理目的港放货，需要第一咨询外国部同事使用哪个代理并认识和此代理的合作习惯（包括操作费有没有固定要求等）在收到托书后要当日写邮件给代理，详细内容以下(详细信息请依照当票货物信息更正)：WearegoingtoarrangeaLCLshipme

13、ntfromGuangzhoutoSydney.Thecargodetailsareasbelow:POL:GUANGZHOUPOD:SYDNEYShipper:SHUNDEJINGLONGWEAVINGFURNITURECO.,LTDConsignee:CUSTOMLINESHUTTERS6CTNS/120KGS/0.8CBMCOMMODITY:SHUTTERPACKINGSIZE:1123*1788/2PCS+573*1788/4PCS1.Wouldyoubetheconsigneeonco-loadersB/Lforthisshipment?Ifyes,plsadviseyourshow

14、consigneeinformationonco-loadersB/L.Isthereanyhandlingchargeifyouaretheconsigneeonco-loadersB/L?Ifyes,plsadvisethechargedetailsWhatdocumentsdoyouneedustoprovidetomeettheimportrulesexceptCO-LOADERSB/L/HBL/MANIFEST?Waitingforyourreply.Thanks.一般我们能接收代理的操作费的幅度是USD10-50/BILL。高出这个幅度则要考虑放弃使用我司代理放货。4.4物流通系统

15、录入：我司外CO-LOAD货物，依照正常的订单录入即可。注意指定货必然要录入外国代理资料同时委托方式要录入代理指定货，揽货和接单都要录入“泛成广州”，文件和操作录入操作经办人。自揽货如用到外国代理放货的也必然要录入外国代理，委托方式录入自揽货。揽货和接单都要实质揽货的同事，文件和操作录入操作经办人。同时依照交接单信息录入花销。我司直拼货物，先录入好拼箱分单，尔后再做拼箱计划，做好拼箱计划后配好箱。货物入仓后要依照实质的进仓数据用我司物流通系统内的入仓核实单套版发进仓核实单和客人确认（无论可否外CO-LOAD的货物都一致严禁使用其他专家的入仓核实单）。获得客人确认后才能够开始报关。同时在我司系统

16、内依照最后确认的进仓数据更正。能够登录库房网站盘问我司货物的进仓情况以掌握好货物的进度。货物入仓后，外CO-LOAD货物让转仓的CO-LOADER见告我们尺寸，我们以CO-LOADER恩赐我们的尺寸为准去和客人查对进仓数据。自拼货物，进仓后让唐先生帮我们量货物的进仓数据，以此为准和客人查对确认。如客人要求等货等单，见告客户能够等的时间。此操作过程中注意一下事项：a.如进仓有任何不符通知以及体积增加，务必通知到接单或客人并请客人供给书面确认,如客人不确认则不予以配船。b.如客人需要任何库房特别服务，如打托盘，贴唛等，应出相应保函盖章后传真给我司，我司盖章后给库房。由于库房这些花销不在月结范围内，

17、都需要现付，所以需要唐先生垫付并要将花销分别计入成本和收入内。如货物需要商检，应在截单截货前一天收集到客人供给换商检通关单也许换证凭条的资料。关于所有交给我司报关的有单证报关的核销单必定一致在我司核销单登记本子上面登记核销单的收取日期情况。若是是美国线/加拿大线/墨西哥线，开航日前四天做截单截货的工作，同时交有主管签字的AMS/ACI/ISF货物信息表给拼箱操作。f.如为出到中南美洲的货，必然要先向船公司确认该货物可否经由USA中转或是直航，如为经USA转运者，同样也要做AMS24HRSMANIFEST之传输，不能遗漏。客户如有要显示小件数，电放，倒签，并单，分单，异地放单，换单等要求时，需收

18、取相应保函如为三角贸易的单据，要注意不能随意泄漏客户资料给工厂也许泄漏工厂资料给外国。注意各样异地发单异地换单目的港发单不领单保函等的收取4.5报关拿到客户的报关资料时，必然要在当日交给报关行审察单证。我们也能够先审察一遍：报关委托书上的章可否正确，可否有盖法人大、小章。报关单证上可否有盖法人大、小章；件数、重量、体积可否单单切合；报关单上之金额可否与发票切合；成交方式可否显示在报关单，发票上，如是FOB不需要填写运费保费；如是CIF要填运费保费，如是CFR要填运费；品名写清中英文品名，如有多个要分净重，并依照海关规范报关要求检查报关单上可否有境内货源地；报关当日如遇查验，马上和客人联系货可否

19、有问题，通知库房和查验员安排查验。如有电子手册要把报关行十位数编码见告客户，让客户授权给相应报关行。截关当日确认货物全进仓号和库房对货，并让库房发EDI，把箱封号供给给报关行用来报关。关于有单证的报关货物，报关的第二天要将报关底单发给客人。如客人有其他特别熏蒸，C/O，监装等要求的也一并安排4.6对单依照发货人的托书上面的信息及实质入仓的数据填写好提单稿本与发货人查对提单并确认提单放单方式同时注明截补料时间。收到客户回传的确认件后，仔细查对，更正，并将更正后的确认件再次(在更正达成后，能够是经过传真系统，也可用E-MAIL方式)回传于客户并注明提单确认截止时间，作进一步确认。确认件必然要确认到

20、客户OK为止。所有确认件必定留底归档。客人确认后将开船日期加上发提单COPY件给客人。如客户需更正件数、体积、毛重、包装方式、品名、目的港、中转港、运费条款、运输条款，应及时(在收到客户回传的确认件后一小时内)依照实质操作情况决定可否能更正，比方外CO-LOAD的货物问下CO-LOADER可否接收更正，自拼的货物找操作部主管谈论可否能更正。如客户需在提单上显示L/C规定条款，需经过主管赞成。如客户需出船证明，针对船籍、船龄，文件需与船公司确认，其他的需经过操作部主管赞成。制做提单时，要注意各航线的不一样要点。（详细见拼箱文件各航线操作要求）如遇同行自觉单的，文件不用再打印泛成提单。各泛捷公司分

21、公司的货，提单一般由各外站自行出具提单给客户，特别情况下，如需广州出具提单的，需各外站E-MAIL通知，并由文件主管、财务签字认可后，才可打印提单。关于以上点所提的客户自觉单(包括各外站所签发的提单)，应于提单签单当日，要求客户及外站供给提单样本，如客户还未确认达成，除了在传资料给代理前再次要求客户外（因事后的更正可能会产生罚金）(建议在提单确认件上以传真或邮件通知必要供给的时间及逾期的结果)，在资料传达代理后，仍须负责拿到客户的自觉单样本，以便资料的完满传达、归档及事后的盘问。外CO-LOAD货物过了提单确认时间后，若是客人需要改单的，则依照的成本来感觉收取客人的改单费标准。更正前并让客人填

22、写改单保函，CO-LOADER还有其他文件需要我们签署的，我们也要客人一起签署给我司。CO-LOADER如自拼货物提单的更正，在舱单未发送目的港代理从前，客户如需更正提单上的SHPR、CNEE、NOTIFYPARTY，需收到客户的更正保函，及原错误提单后，可更正.（美国线，加拿大线因发AMS/ACI的原因，要求提单上的品名和唛头跟AMS信息表切合，所以任何涉及此二个内容的更正，以收到AMS更正回执为标准）。关于已发送目的港舱单的提单要求更正的，文件在收到客户的书面通知或保函（更正保函需要提单发货人的清楚公章关于客户保函上盖的章的问题，我们有一部分的保函是收业务章的，但原则是业务章能够接受,同样

23、需要清楚可辨，尽可能收集正本,传真件要求同样）后，先写E-MAIL咨询代理可否接受更正，可否有罚金，如无罚金的，则只要收到提单上SHPR的正本保函，及原错误提单，即可换签。如有罚金的，则必定先与客户确认罚金由哪方担当（SHPR或CNEE），操作依照代理关于罚金花销的E-MAIL写更正单申请，去财务部改帐，所收罚金花销不得低于代理所报的成本。收到客户的花销确认函，如月结的，是由财务部签字确认。客户付款买单的，由财务收到客户支票或到账后签字确认为准，操作收到退回的提单后，再换签提单。指定货还需与代理确认主单的放单方式。对好提单后，补料给船公司也许CO-LOADER并见告放单方式.每天跟进货物的入仓

24、、报关、走船进度，向船公司或CO-LOAE认识货物的可否依照装船通知书上面的船期如期走船。在每个环节，如有任何的DELAY也许更正（含花销增加）现象出现必定在当日通知外国代理和发货人或公司揽货人员。而不要等到代理也许发货人来追问我们情况时我们才见告详细情况。指定货开船后当日也许第二天内将预告资料发给代理（HBL,MBL,DEBIT/CREDITNOTE，装船通知书）并让代理确认收到。4.7对账，收款，付款，签单提单确认好后当日与船公司也许CO-LOADER对账，与发货人和代理对账。并开具好发票。所有外国代理确认的对账单都必定以邮件形式转发一份给财务以便财务一致和代理对账收款。所有国内客户的对账

25、单必定让客户签字盖章确认回传也许邮件扫描件给我司留底。国内收款：国内客户确认好对账单和发票仰头后我司开发票给客人，客户收到发票后付款。关于出正本提单的货物，为了节约快递费，我们也能够先发发票扫描件给客人，待正本提单出好后，发票和提单一同寄给客人。客人付款后要求对方供给付款水单给我司以便我们查到账情况。国内付款：与供方确认好对账单，让对方开好发票。我司收到发票后加上系统打印出来的付款申请一起交给财务付款。所有寄出去的快递都需要将快递单号和使用的快递公司名称见告收件方，以便他们盘问。付款后将水单传真给对方财务查账。指定货放单后发电放单或其他提单给代理。如分单是做电放，让发货人填写好我司格式的电放保函，在收款后发电放提单（加盖我司TELEXRELEASE章和日期）或正本提单给发货人。如分单是做正本，则收款后打印正本提单（三正三副一套），加盖我司签单章（注意美线用的提单和签单章和其他航线的不同样）和日期章。注意我司关于非月结客户都是款到账后才能放单，