（中职）办公软件应用第2章教学课件

1、YCF正版可修改PPT（中职）办公软件应用第2章教学课件第2章 Word 2003基础知识2.1 Word 2003的启动与退出2.2 窗口组成2.3 Word 2003的视图模式2.4 Word 2003文档的建立2.5 Word 2003文档的管理应用一个程序时，首先要启动该程序，即将其从外存调入内存。使用结束后，要及时、正确地关闭该程序，即将其退回到外存中。所以，熟练掌握Word 2003的启动与关闭是学习Word 2003的第一步。2.1.1 Word 2003的启动这里介绍两种常用的启动Word 2003应用程序的方法。1.通过“开始”菜单启动程序操作步骤如下。步骤1：单击屏幕左下角

2、的“开始”按钮，弹出“开始”菜单。步骤2：选择“所有程序”命令，弹出该命令的子菜单。步骤3：选择Microsoft Office命令，在弹出的菜单中选择Microsoft Office Word 2003命令，启动Word 2003，如图2-1所示。2.1 Word 2003的启动与退出下一页返回2.应用“快捷方式”启动Word 2003程序安装以后，一般情况下该软件自动在桌面上创建程序快捷图标，双击桌面上创建的Word 2003快捷图标即可启动。程序启动后，自动创建新的空白文档并进入工作界面，如图2-2所示。2.1.2 Word 2003的退出当编辑工作结束后，或因其他操作需要退出Word

3、2003应用程序时，应及时关闭程序。具体可以使用下列任一方法。方法一：单击Word 2003窗口右上角的“关闭”按钮 。方法二：单击Word 2003窗口左上角的程序图标，从弹出的菜单中选择“关闭”命令，如图2-3所示。方法三：直接使用快捷键Alt+F4。2.1 Word 2003的启动与退出上一页返回启动Word 2003后，将出现Word 2003窗口。默认情况下Word 2003窗口将由“标题栏”“菜单栏”“常用工具栏”“格式工具栏”“标尺”“编辑区”“任务窗格”“滚动条”和“状态栏”等组成，如图2-4所示。1.标题栏如图2-5所示，标题栏自左向右依次是程序图标，当前文档名称，应用程序名

4、称，“最小化”“最大化”和“关闭”3个按钮。单击“最大化”按钮，可以最大化到整个屏幕，此时“最大化”按钮变为“还原”按钮；单击“最小化”按钮，窗口以按钮的形式被置于任务栏，单击该按钮可还原窗口。2.菜单栏默认情况下，菜单栏位于标题栏的下方，包括“文件”“编辑”“视图”“插入”“格式”“工具”“表格”“窗口”“帮助”9个主菜单。2.2 窗口组成下一页返回1)菜单的打开需要打开某一菜单可以用下列方法之一。方法一：使用鼠标。单击某一菜单按钮便可打开该菜单。方法二：使用键盘。先按Alt键激活菜单栏，再按菜单名称后面括号内带有下划线的字母；例如：先按Alt键，再按F，即可打开“文件”菜单。2)菜单的分类

5、Word 2003的9个菜单的功能各不相同，每一个菜单又是由功能相近或相似的一组菜单命令所组成的。按执行的过程又分为下面5种。如图2-6所示，以“编辑”菜单为例，对5种菜单进行说明。 (1)普通菜单命令。该类菜单命令上没有任何标记，选择该菜单命令直接执行相应的功能。“编辑”菜单下的“全选”命令属于此类命令。2.2 窗口组成上一页下一页返回（2）对话框菜单命令。该类菜单命令后带有省略号（），选择该菜单命令会弹出相应的对话框。“编辑”菜单中的“查找”“替换”“定位”等命令属于此类命令。（3）工具栏按钮菜单命令。该类菜单命令前有一图标，并且在工具栏上可以找到对应的图标。工具栏上的图标是该菜单命令的快

6、捷方式，可以在不打开该菜单的情况下，直接从工具栏选择该命令。“编辑”菜单中的“复制”“粘贴”等命令属于此类命令。（4）子菜单命令。该类菜单的后面有一个向右的小箭头（ ），选择该类菜单命令，会弹出该菜单的下级子菜单。“编辑”菜单中的“清除”命令属于此类命令。2.2 窗口组成上一页下一页返回（5）开关菜单命令。该类菜单的前有对号（）标记，选择该菜单命令，标记消失表示隐藏，再次选择，产生标记表示显示；例如：图2-7中“视图”菜单下的“标尺”“显示段落标记”命令便是该类命令。3)子菜单的使用前面已经介绍了主菜单的两种打开方法（鼠标单击法和键盘命令法），用任意一种方法打开任一主菜单，将会弹出该菜单的子菜

7、单，使用子菜单的方法如下。方法一：利用鼠标选择菜单命令。主菜单打开后，用鼠标选择子菜单中的命令，便可执行该命令。如果在下拉菜单的底部有 标记出现时，此时菜单呈折叠状态，一些近期没有使用过的命令被折叠，如图2-8所示。当鼠标指向该标记或单击该标记时，该子菜单便完全展开，如图2-9所示。2.2 窗口组成上一页下一页返回方法二：利用快捷键选择子菜单命令。如图2-9所示，子菜单命令后有带下划线的字母，从键盘按该字母对应的键，便执行对应的功能。例如：打开“文件”菜单后，按字母N键，便可弹出“新建文档”的任务窗格。方法三：利用快捷命令选择子菜单命令。Word 2003中，有的子菜单中的命令后有一个快捷命令

8、。如图2-11所示,“文件”菜单中“保存”命令后有Ctrl+S快捷命令，不需打开“文件”菜单，直接从键盘按快捷键，便可执行对应的保存操作。3.工具栏Word 2003提供了多个工具栏，所有工具栏均在“视图”菜单下的“工具栏”子菜单中，在“工具栏”的下级菜单中，单击任一工具栏名称，该工具栏便在Word 2003窗口中显示，默认情况下只显示“常用”工具栏和“格式”工具栏，如图2-12和图2-13所示。工具栏中的按钮就是该命令的快捷方式，用鼠标单击工具栏中的按钮即可执行相应的命令。2.2 窗口组成上一页下一页返回1）各工具按钮功能功能如图2-12和图2-13所示。2）显示或隐藏工具栏程序在默认情况下

9、，并没有将所有工具栏显示在窗口中，用户可以根据自己的需要显示或隐藏某些工具栏，具体操作步骤如下。步骤1：单击“视图”按钮，选择“工具栏”命令，弹出“工具栏”子菜单。步骤2：在“工具栏”子菜单中，单击选择相应的工具栏，其左侧出现标记，表明该工具栏已被打开，并显示在窗口中。步骤3：再次单击“视图”按钮，选择“工具栏”命令,在弹出的子菜单中单击选择工具栏，其左侧标记消失，此时该工具栏关闭，并从窗口中消失。2.2 窗口组成上一页下一页返回3）移动工具栏默认情况下，“常用”工具栏和“格式”工具栏放置在同一行，也可以放置两行。拖动鼠标可以方便地移动工具栏。方法一：将鼠标移至工具栏左边凸起标记上，鼠标变成

10、状态，按住左键拖到另一行，可以拖到屏幕的4个边上，也可以拖到窗口的中间（此时工具栏浮于窗口），如图2-14所示。方法二：通过程序自定义来设置工具栏的排列方式，具体操作步骤如下。步骤1：单击“工具”按钮，选择“自定义”命令，弹出“自定义”对话框。步骤2：选择“选项”选项卡，在“个性化菜单和工具栏”选项区域下选择“分两排显示常用工具栏和格式工具栏”复选框，则两工具栏分两排显示，取消选择该复选框，则两工具栏在同一排显示，如图2-10所示。2.2 窗口组成上一页下一页返回4.标尺Word 2003的标尺分为水平标尺和垂直标尺。水平标尺用来设置段落缩进、调整页面边距、修改栏宽以及设置制表位等。单击“视图

11、”按钮选择“标尺”命令，可以切换“标尺”的显示或隐藏状态。5.编辑区编辑区是主要的工作区域。文档内容应输入到编辑区中，编辑区中闪烁的竖线称为光标，表示当前工作的位置。在编辑区中可以输入、编辑、排版文本，还可以插入、编辑图片，同时还可以创建、编辑表格等。6.滚动条Word 2003的滚动条分为水平滚动条和垂直滚动条。使用它们能方便地左右或上下滚动窗口内的文档，直到将想处理的文档内容显示在窗口内。2.2 窗口组成上一页下一页返回7.状态栏状态栏位于滚动条的下方，也是程序窗口的最后一行。显示有关命令、工具栏按钮、当前的操作和插入点光标所在的位置等信息，如图2-15所示。图2-15中状态栏从左向右的信

12、息分别是： 表示当前是第7页， 第1节， 共8页当前为第7页， 表示插入点距分页符的距离为25.6厘米， 表示当前光标在第22行第7列， 表示当前文档不在“录制”“修订”“扩展”“改写”状态， 表示当前使用的语言为中文， 表示文档处于拼写和语法状态。8.任务窗格任务窗格是Word 2003的一个重要功能，它可以简化操作步骤、提高工作效率。Word 2003的任务窗格显示在编辑区的右侧，包括“开始工作”“帮助”“新建文档”“剪贴画”“剪贴板”“信息检索结果”“共享工作区”“文档更新”“保护文档”“样式和格式”“显示格式”“合并邮件”“XML结构”13个任务窗格选项，如图2-16所示。2.2 窗口

13、组成上一页下一页返回默认情况下，第一次启动Word 2003时打开的是“开始工作”任务窗格。如果在启动程序时没有出现任务窗格，可以单击“视图”按钮，选择“任务窗格”命令，将其调出。在任务窗格中，每个任务都以超级链接的形式给出，单击相应的超级链接即可执行相应的任务。任务窗格给文档的编辑带来了极大的方便，用户可以在任务窗格中快捷地选择所要进行的操作，从而摆脱了单一地从菜单栏中进行操作的模式。2.2 窗口组成上一页返回Word 2003提供了几种在屏幕上显示文档的方式，这种显示文档的方式称为“视图模式”。不同的视图模式，其适用环境不同。了解其作用并选择适当的视图模式才能提高工作效率。Word 200

14、3常见的视图模式有：普通视图 、Web版式视图 、页面视图 、大纲视图 、阅读版式 5种，默认视图模式为页面视图模式。单击对应按钮可将当前显示模式改变为该种视图模式。1.普通视图普通视图模式，如图2-17所示，该模式是输入和编辑文本的最佳视图方式之一。一些常用设置，例如：字体、字号、字形、段落缩进、行距等都可以进行。该种视图方式下页与页之间用一条单虚线分隔;节与节之间，用双虚线分隔，但页脚、页码、页边距、背景、图形、分栏等不能显示。另外，普通视图下不能绘制图形，不能使用文本框。2.3 Word 2003的视图模式下一页返回2.Web版式视图Web版式视图模式，如图2-18所示，主要用于创作We

15、b页。能够仿真Web浏览器来显示文档，并能够添加背景和颜色。切换到该方式时，文档自动改变行宽来适应窗口的宽度。3.页面视图页面视图模式是Word 2003的默认显示方式,如图2-19所示，该视图下除能完成普通视图下的各种输入和编辑工作外，还能够显示标尺、页眉、页脚、页码等，而且能够编辑文本、图片、表格等，有“所见即所得”的效果。该模式下用滚动条查看文本时，文本滚动的速度相对要慢，因为页面视图方式占用系统内存较大。4.大纲视图大纲视图，如图2-20所示，适用于了解文档结构、查看标题。该模式下不显示页边距、页眉、页脚，窗口中增加了“大纲”工具栏。2.3 Word 2003的视图模式上一页下一页返回

16、5.阅读版式阅读版式适用于在计算机屏幕上阅读文档，如图2-21所示。该视图下窗口被分成左右两部分，常用工具栏和格式工具栏被隐藏，增加了阅读工具栏。2.3 Word 2003的视图模式上一页返回启动Word 2003后，程序将自动建立一个新文档，并且在标题栏上出现“文档1”的文件名，用户可以直接在此文档中输入文本。除此以外，还可以使用如下方法建立Word文档。1.使用工具按钮建立新的空白文档单击常用工具栏中 （新建空白文档）按钮，便可直接创建新的空白文档，如图2-22所示。2.使用菜单命令创建空白文档使用菜单命令创建空白文档的具体步骤如下。步骤1：单击“文件”按钮，选择“新建”命令，弹出“新建文

17、档”任务窗格，如图2-23所示。步骤2：在“新建”选项区域下选择“空白文档”命令，生成新的文档。2.4 Word 2003文档的建立返回文档的管理包括文档的打开、关闭、保存、查找。Word 2003提供了多种打开、关闭、保存文档的方法，简化了操作，提高了工作效率。程序的查找功能可帮助用户方便地查找和修改文本，熟练准确地应用此功能可达到事半功倍的效果。2.5.1保存文档文档编辑或修改后要及时保存，以免发生意外导致文件丢失。Word 2003可以单独保存当前文档，也可以将所有打开的文档同时保存。1.保存新文档保存新文档的具体步骤如下。步骤1：单击“文件”按钮，选择“保存”命令或直接单击“常用”工具

18、栏上的“保存”按钮。第一次保存时会弹出一个“另存为”对话框，如图2-25所示。2.5 Word 2003文档的管理下一页返回步骤2：在“保存位置”下拉菜单中，选择保存位置，在“文件名”文本框中输入文件名，在“保存类型”下拉菜单中选择“Word文档”选项。例如：图2-25中当前文件保存在C盘的根目录下，文件名为WORD1，文件类型为Word文档。步骤3：单击“保存”按钮。2.保存已有文档如果需要保存的文件是已经保存过的文件，再次保存时文件的位置和文件名不变，可以直接单击“常用”工具栏中的“保存”按钮 ；也可以单击“文件”按钮，选择“保存”命令；也可以按Ctrl+S键直接保存，此时不会出现“另存为

19、”对话框。如果需要将已保存过的文件重新改变存放位置或换名保存（制作副本），则单击“文件”按钮，选择“另存为”命令进行保存。3.保存文件时同时建立新文件夹保存文件时，如果要存放的文件夹还没有建立，可以通过“另存为”命令同时建立新文件夹，具体操作步骤如下。2.5 Word 2003文档的管理上一页下一页返回步骤1：单击“文件”按钮，选择“另存为”命令，弹出“另存为”对话框。步骤2：在“保存位置”下拉菜单中选择要建立的文件夹的存放位置。步骤3：单击“新建文件夹”按钮，弹出“新文件夹”对话框，如图2-26所示。步骤4：在“名称”文本框中输入新文件夹的名称。步骤5：单击“确定”按钮，返回到“另存为”对话

20、框。步骤6：在“另存为”对话框中的“文件名”文本框中输入文件名。如图2-27所示，文件以WODR2命名，存放在C盘新建立的office文件夹中。步骤7：单击“保存”按钮，保存文档。4.同时保存多个文档Word 2003可以同时编辑多个文档，也可以将所有打开的文档一次全部保存，具体操作步骤如下。2.5 Word 2003文档的管理上一页下一页返回步骤1：按住Shift键，同时单击“文件”按钮，原“保存”命令变为“全部保存”命令。步骤2：选择“全部保存”命令，当前打开的所有文件都按原来的存放位置进行保存。5.自动保存在编辑过程中要及时保存文档，以免突然断电或其他意外情况造成内容丢失。Word 20

21、03提供了自动保存功能，通过定义间隔的时间，系统自动保存，具体操作步骤如下。步骤1：单击“工具”按钮，选择“选项”命令，弹出“选项”对话框，选择“保存”选项卡。步骤2：选择“自动保存时间间隔”复选框。步骤3：在“分钟”增量框中，输入保存文档的间隔时间（默认10分钟）；如图2-28所示，设置每隔5分钟系统自动保存一次文件。步骤4：单击“确定”按钮。2.5 Word 2003文档的管理上一页下一页返回2.5.2打开文档文件要编辑或修改时，需将该文件从外存调入内存。这种调入内存的方法称为“打开”。程序提供了多种打开文件的方法，这里只对常用的几种方法加以介绍。1.打开已保存过的文档打开已保存过的文档的

22、具体操作步骤如下。步骤1：在Word 2003窗口中，单击“打开”按钮 ，或单击“文件”按钮，选择“打开”命令，或直接按Ctrl+O键，系统自动弹出“打开”对话框，如图2-29所示。步骤2：单击“查找范围”列表框后面的箭头，在弹出的下拉列表中选择文件所在的位置；例如：C:Office。步骤3：在弹出的下拉列表中选择要打开的文件；例如：WORD2.doc。步骤4：单击“打开”按钮。2.5 Word 2003文档的管理上一页下一页返回2.打开最近用过的文档单击“文件”按钮，从弹出的下拉菜单底部直接选择要打开的文件。如果下拉菜单中没有显示最近使用过的文件，可以通过系统设置，使得在“文件”菜单底部显示

23、近期使用过的文档。具体操作步骤如下。步骤1：单击“工具”按钮，选择“选项”命令，弹出“选项”对话框，选择“常规”选项卡，如图2-30所示。步骤2：选择“列出最近所用文件”复选框，在后面的增量框中输入要列出的文件个数（范围是19），默认值是4。步骤3：单击“确定”按钮。3.同时打开多个Word 2003文档为了提高工作效率，Word 2003可以一次打开多个文档，具体操作步骤如下。步骤1：单击“文件”按钮，选择“打开”命令，或直接单击“常用”工具栏的“打开”按钮 ，也可以直接按Ctrl+O键，弹出“打开”对话框，如图2-31所示。2.5 Word 2003文档的管理上一页下一页返回步骤2：在“查找范围”下拉菜单中选择文件所在的文件夹。步骤3：单击鼠标选择第一个要打开的文件，按住Shift键，单击最后一个要打开的文件，选择相连的多个文件（或单击选择第一个要打开的文件，按住Ctrl键，依次单击其他要打开的文件，选择不相连的多个文件），如图2-32所示。步骤4：单击“打开”按钮。2.5.3查找文档文件命名后，可以存放在磁盘的任何位置，当用户忘记存放位置时，可以通过程序提供的查找功能准确地找到某一文件，简化了操