新奥集团公文管理制度

1、新奥集团团公文管管理制度度总则1.1为为使集团团公文处处理工作作规范化化、制度度化、科科学化，提高公公文处理理工作的的效率和和公文质质量，制制定本制制度。2集团的的公文（包括电电报、传传真，下下同），是集团团在经营营管理过过程中形成的具具有法定定效力和和规范体体式的公公务文书书，是传传达贯彻彻集团经经营方针针、策略略、计划划，发布布行政命命令和规规章制度度，请示示和答复复问题，指导、布置和和商洽工工作，报报告情况况，交流流信息的的重要工工具。1.3公公文的处处理是指指公文的的办理、管理、整理（立卷）、归档档等一系系列相互互关联、衔接有有序的工工作。1.4集集团办公公室及各各单位行行政办公公部门

2、是是公文处处理的管管理机构构，主管管本单位位公文处处理工作作,其中中集团办办公室负负有指导导下级单单位公文文处理工工作的责责任。1.5公公文管理理部门在在公文处处理工作作中应坚坚持实事事求是、精简、高效的的原则，做做到准确确、及时时、安全全。1.6集集团办公公室、集集团公司司各部门门及各单单位行政政办公部部门，应应当配备备专（兼兼）职的的文秘人人员负责责公文处处理工作作。文秘秘人员应应当忠于于职守，廉洁正正派，具具备有关关专业知知识。1.7在在公文处处理工作作中，必必须严格格执行保保密制度度和有关关保密规规定，确确保集团团秘密的的安全。公文种类类2.1 命令令（令） 适用于于发布规规章制度度；

3、宣布布施行重重大强制制性行政政措施；嘉奖有有关人员员；撤销销下属单单位不适适当的决决定。2.2 决定定 适用于于对重要要事项或或者重大大行动做做出安排排。2.3 公告告、通告告“公告”适用于于向集团团内外宣宣布重要要事项。“通告”适用于于在一定定范围内内公布应应当遵守守或者周周知的事事项。2.4 通知知 适适用于批批转下属属单位的的公文，转发国国家行政政机关和和不相隶隶属机关关的公文文；发布布规章；传达要要求下属属单位办办理和有有关单位位需要周周知或者者共同执执行的事事项；任任免和聘聘用干部部。2.5 通报报 适用于于表彰先先进，批批评错误误，传达达重要精精神或情情况。2.6 议案案 适用于于

4、提请国国家代表表机关或或一定组组织的会会议讨论论、处理理的建议议。2.7 报告告 适用于于向上级级单位汇汇报工作作，反映映情况，提出意意见或者者建议，答复上上级单位位的询问问。2.8 请示示 适用于于向上级级单位请请求指示示、批准准。2.9 批复复 适用于于答复下下属单位位的请示示事项。2.100 函函 适用于于不相隶隶属单位位之间相相互商洽洽工作、询问和和答复问问题；请请求批准准和答复复审批事事项等。2.111 会会议纪要要 适用于于记载和和传达会会议情况况和议定定事项。3 公公文格式式3.1公公文一般般由发文文机关标标识、发发文字号号、秘密密等级、紧急程程度、签签发人、标题、主送机机关、正

5、正文、附附件、印印章、成成文时间间、附注注、主题题词、抄抄送机关关、印发发机关和和印发日日期等部部分组成成。3.2发发文机关关应当写写全称或或规范化化简称；联合行行文时主主办单位位应当排排列在前前。3.3秘秘密公文文应当分分别标明明“绝密”、“机密”、“秘密”， 其其中“绝密”、“机密”级公文文应当标标明份数数序号。3.4紧紧急公文文应当分分别标明明“特急”、“急件”。其中中电报应应当分别别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。3.5发发文字号号，包括括机关代代字、年年份、序序号。联联合行文文时只标标明主办办机关发发文字号号。3.6上上报的公公文，应应当在首首页注明明签发人人、会签签人姓

6、名名。其中中“请示”应当在在附注处处注明联联系人姓姓名和电电话。3.7公公文标题题，应当当准确简简要地概概括公文文的主要要内容并并标明公公文种类类，一般般应当标标明发文文单位。标题中中除法规规、规章章名称加加书名号号外，一一般不用用标点符符号。3.8主主送机关关指公文文的主要要受理机机关,应应当使用用全称或或者规范范化简称称、统称称。3.9公公文如有有附件，应当在在正文之之后、成成文时间间之前注注明附件件顺序和和名称。3.100公文除除“会议纪纪要”和以电电报形式式发出的的以外，应当加加盖印章章。联合合上报的的公文，由主办办机关加加盖印章章；联合合下发的的公文，发文单单位都应应当加盖盖印章。3

7、.111成文时时间，以以领导人人签发的的日期为为准；联联合行文文，以最最后签发发单位领领导人的的签发日日期为准准。电报报以发出出日期为为准。3.122公文应应当标注注主题词词。3.133文字从从左至右右横写、横排。3.144公文中中各组成成部分的的标识规规则参见见新奥集集团企业业标准（Q/XXAG0001-20000）新奥集集团公文文格式。3.155公文用用纸一律律采用国国际标准准A4型型（长2297毫毫米、宽宽2100毫米）。左侧侧装订。张贴的的公文用用纸大小小，根据据实际需需要确定定。4 行行文规则则4.1集集团行文文权仅限限于集团团公司、行业控控股公司司及其所所属的各各成员企企业。4.2

8、集集团各单单位在本本单位职职权范围围内，可可以互相相行文，可以向向下一级级单位行行文。4.3向向下级单单位的重重要行文文，应当当同时抄抄送上级级主管部部门。4.4各各单位之之间对有有关问题题未经协协商一致致，不得得各自行行文。如如擅自行行文，集集团有权权责令纠纠正或撤撤销。4.5同同级单位位、同级级单位各各职能部部门、上上级单位位职能部部门与下下一级单单位可以以联合行行文。联联合行文文应当确确有必要要，单位位不宜过过多。4.6各各单位一一般不得得越级请请示。因因特殊情情况必须须越级请请示时，应当抄抄送被越越过的上上级单位位。4.7“请示”应当一一文一事事；一般般只写一一个主送送单位，如需同同时

9、送其其他单位位，应当当用抄送送形式，但不得得同时抄抄送下级级单位。除领导导直接交交办的事事项外，“请示”不得直直接送领领导者个个人。4.8“报告”中不得得夹带请请示事项项。4.9受受双重领领导的单单位向上上级单位位请示，应当写写明主送送单位和和抄送单单位，由由主送单单位负责责答复。上级单单位向受受双重领领导的下下级单位位行文，必要时时应当抄抄送其另另一上级级单位 。发文办理理5.1集集团公司司发文办办理指以以本单位位名义制制发公文文的过程程,包括括申请、审批、签发、登记、打印、校对、用印、分发等等过程。5.2为为简化办办公程序序，以集集团名义义发出的的文件归归为六类类： (1)通通知，发发布目

10、标标责任书书，确认认工作计计划、经经营计划划；公布布公司体体制机构构变动或或干部任任免事项项；公布布公司性性的重大大生产、技术、经营管管理、职职工工作作、生活活福利等等工作的的决定；发布有有关奖惩惩决定和和通报；其它有有关全公公司的重重大事项项 (2)集集团级会会议纪要要 (3)制制度 (4)党党团工文文件 (5)督督委会文文件 (6)外外发文件件，根据据政府部部门的要要求呈报报的有关关文件；根据业业务单位位的要求求通报的的有关文文件。5.3本本部门或或本企业业职能范范围内的的工作布布署、业业务事项项等以本本部门、本企业业名义行行文。5.4 申请5.4.1各单单位、部部门需要要以集团团或行业业

11、公司名名义行文文的,应应事先提提出申请请。申请请时应将将文件草草稿与经经本部门门或企业业主管领领导签批批的发发文批审审单（附件44）一并并交由集集团办公公室文秘秘人员审审核。5.4.2发发文批审审单应应详细填填写文件件标题，发送范范围、印印制份数数、拟稿稿单位与与拟稿人人等,并并签名、盖章，标明日日期和密密级。5.4.3文稿稿须是打打印稿,要求做做到以下下几点: (1)情况属属实，观观点鲜明明,条理理清楚,文字简简炼,标标点准确确,篇幅幅短小，不说废废话、赘赘话; (2)人名、地点、数字、引文准准确。引引用公文文应该先先引标题题，后引引发文字字号。日日期应该该写具体体的年、月、日日。 (3)结

12、构层层次序数数，第一一层为“一”，第二二层为“（一）”，第三三层为“.”，第四四层为“（）”。 (4)必须使使用国家家法定的的计量单单位。 (5)用词用用字准确确、规范范。文内内使用简简称,一一般应当当先用全全称,并并注明简简称。5.4.4对涂涂改不清清、文字字错漏严严重，内内容不妥妥，格式式不符的的文稿应应退回拟拟稿单位位重新拟拟稿。5.5 审批批5.5.1经文文秘人员员审核后后的文稿稿，交送送集团办办公室主主任审批批，办公公室主任任从以下下几个方方面对文文稿进行行审核把把关,对对文件的的质量和和内容负负责。 (1)是否需需要行文文。 (2)是否符符合党和和国家的的方针、政策及及有关法法律、

13、法法规。 (3)涉及到到其他部部门的问问题是否否协商一一致。 (4)提出的的要求和和措施是是否切实实可行。 (5)涉及的的人名和和文件是是否确切切。 (6)文字表表达是否否准确。 (7)文种使使用、文文件格式式、发送送范围是是否恰当当符合规规定。5.5.2集团团办公室室主任在在对上述述有关内内容进行行审核后后,签署署意见。对审核核时修改改较多有有碍打印印和存档档的文稿稿，应由由拟稿单单位重新新打印，涉及到到两个部部门以上上的部门门文件还还需将文文稿交由由有关部部门会签签。5.6 签发5.6.1文稿稿审核会会签后，由文书书按批准准权限的的规定分分别呈送送集团公公司有关关领导审审定批准准签发，形成

14、定定稿。签签发应遵遵循以下下原则： (1)涉及全全局性的的文件由由总经理理或总经经理指定定的副总总经理或或三总师师签发。 (2)对涉及及某一方方面或专专业的文文件由分分管副总总经理或或三总师师签发。 (3)凡属涉涉及两位位以上副副总经理理或三总总师分管管的事项项由各分分管副总总经理或或三总师师共同签签发。 (4)党团工工、督委委会文件件由直接接领导负负责签发发。5.6.2已经经公司领领导签发发的文稿稿，即为为定稿，不许擅擅自改动动，如需需改动，须请示示原签发发领导审审定。5.7 登记编编号 登记编编号是指指文稿经经集团领领导审核核签发后后，在送送印之前前，需要要进行发发文登记记，并编编排发文文

15、字号。集团文文件由董董事长办办公室负负责登记记编号，行业控控股公司司文件由由其行政政办公部部门负责责登记编编号。文文秘人员员在进行行发文登登记前，要检查查签发手手续是否否完备，附件材材料是否否齐全，格式是是否统一一、规范范等，未未经公司司领导签签发的文文件不得得登记编编号。5.8 打印 打印由由集团办办公室打打字员负负责。打打印须以以签发人人及签发发时间的的定稿为为依据。5.9 校对对 文件打打印清样样，应由由拟稿人人校对，并在发文批批审单上签名名。校对对的基本本职责就就是对原原稿负责责，即“忠实原原稿”。校对对由行文文部门负负责。5.100 印制制 校对修修改好的的文件由由打字员员按统一一的

16、公文文格式及及印数要要求进行行印制。版面要要清楚、整洁。对印制制质量不不好的文文件应重重新印制制。5.111 上报报或下发发 文件印印制完毕毕后交由由董事长长办公室室用印、分发，并做好好登记。用印须须印迹清清晰、端端正，位位置正确确（骑年年压月），不得得出现印印迹模糊糊、歪斜斜以及不不正确用用印。各各部门、各单位位自己行行文的,由各单单位、各各部门用用印、分分发，并并按照新奥集集团办公公自动化化系统管管理办法法的有有关规定定在“奇迹220000”办公自自动化系系统中发发布。 收文文办理6.1集集团公司司收文是是指送本本单位的的公务性性文件和和材料等等。包括括政府部部门、社社会各界界及企业业间的

17、文文件、电电报、信信函、集集团各成成员企业业上报的的各种报报告等。定期供供应、交交换的公公开性图图书杂志志，不属属于收文文范围。执行相相应的图图书资料料、报刊刊杂志的的管理规规定。集集团技术术资料由由技术质质量部负负责日常常管理，最后统统一归档档到集团团办公室室档案管管理处。6.2收收文办理理包括签签收、登登记、审审核、拟拟办、批批办、承承办、催催办等程程序。6.3签签收6.3.1凡来来集团的的公启文文件(含含各成员员企业)，除注注明领导导或职能能部门亲亲启的之之外，均均由集团团收发员员登记签签收。6.3.2签收收时收发发员应点点收信件件和文件件包裹的的数量，并注意意以下几几点： (1)信件有

18、有无破损损、散包包、被拆拆现象，如发现现应及时时查明原原因、作作出处理理。 (2)清点收收件总数数与清单单上是否否一致，如有不不符，可可暂不签签收，经经查明原原因后再再予签收收。 (3)检查来来件是否否是发给给本单位位的，如如有错误误，应及及时退回回。 (4)对密件件开口和和国外信信函邮票票被撕等等，要经经集团办办公室主主任或有有关领导导同意后后方可签签收。6.3.3收发发员与集集团办公公室文秘秘人员交交接时要要填好收文登登记表（附件件）。6.4拆拆封6.4.1拆封封由办公公室专人人负责，注明机机密以上上文件由由办公室室主任拆拆封。署署名领导导人亲启启的由文文秘人员员送达本本人拆启启。除被被授

19、权者者外，其其他人员员不得擅擅自拆封封。6.4.2拆封封时要注注意遵循循以下原原则: (1)使用剪剪刀，不不要用手手硬撕。 (2)检查主主送单位位、来件件单位与与封皮报报写是否否相符。如不相相符时应应把封皮附附在文件件后面备备查。 (3)注意封封皮的保保存利用用。拆封封后，应应尽可能能把来件件封皮集集中保存存一段时时间后再再行销毁毁，以备备万一发发生差错错时重新新检查之之用。6.4.3拆封封后对文文件仔细细核对检检查，包包括文题题、编号号、数量量等是否否一致，文件是是否完整整无缺，如发现现问题、应及时时采取补补救措施施。6.4.4凡下下属单位位直接收收到的应应由集团团办理的的外来函函、电及及文

20、件，由各单单位文秘秘人员签签收后转转集团总总部办理理。6.5登登记6.5.1文秘秘人员对对来文拆拆封后要要登记编编号填写写收文文登记表表（附附件1），编号号按收文文时间先先后顺序序采用流流水编号号法。6.5.2登记记后的文文件及时时附上收文处处理专用用单（附件），交交集团办办公室主主任签批批拟办意意见。6.5.3由集集团办公公室承办办或归档档的单位位领导亲亲启文件件，本人人拆封后后也应交交办公室室主任签签批，办办理登记记手续。6.5.4公司司外出人人员带回回的文件件及资料料应及时时交办公公室专人人并办理理登记手手续。6.6阅阅批与分分转6.6.1凡正正式文件件均需由由集团办办公室主主任提出出拟

21、办意意见后，由文秘秘人员分分送承办办部门（单位）阅办；重要文文件应呈呈送集团团领导亲亲自阅批批后分送送承办部部门阅办办。为避避免文件件积压误误事，一一般应在在当天阅阅签完，最迟不不得超过过两天，紧急文文件即阅阅即办。6.6.2一般般函、电电、单据据、通知知及文件件资料，由办公公室文秘秘人员直直接分转转处理。如涉及及几个单单位、部部门会办办的文件件，应与与主办单单位、部部门联系系后再分分转处理理。6.6.3为加加速文件件运转，文秘人人员应在在当天或或第二天天将文件件送到有有关领导导和承办办部门，如关系系到两个个以上业业务部门门，应按按批示次次序依次次传阅，最迟不不得超过过两天（特殊情情况除外外）

22、。6.7传传阅6.7.1文秘秘人员在在传阅过过程及传传阅完毕毕后要负负责填好好文件件传阅单单（附附件8）和传传阅文件件登记表表（附附件9）。6.7.2传阅阅文件应应严格遵遵守传阅阅范围和和保密规规定，不不得将有有密级的的文件带带回家、宿舍和和公共场场所，也也不得将将文件转转借他人人阅看。对尚未未传达的的文件不不得向外外泄漏内内容，对对机要文文件如有有丢失或或泄密，将视情情况追究究责任。6.7.3阅读读文件应应抓紧时时间，当当天阅完完后应在在下班前前将文件件交给办办公室文文秘人员员。阅批批文件一一般不得得超过两两天，阅阅后应签签名以示示负责，如有领领导批示示、“批办意意见”，办公公室应负负责责成

23、成有关部部门和人人员按文文件要求求和领导导指示办办理有关关事宜。6.7.4读带带有密级级的文件件时不得得抄录，不得任任意取走走文件夹夹内任何何文件及及附件，如确系系工作需需要，应应办理借借阅手续续，以防防丢失泄泄密。6.7.5文件件阅完后后，应送送交办公公室文秘秘人员，切忌横横传。6.8催催办与承承办6.8.1办公公室文秘秘人员对对文件负负有催办办、检查查和督促促的责任任，以提提高办文文速度。了解办办理情况况可采用用发函催催办单、电话催催办、登登门催办办及请承承办部门门来人汇汇报等方方式，发发函催办办要填写写催办办单（附件）。6.8.2文秘秘人员对对需要催催办的文文件应填填写催催办单，并保保留

24、存根根以便于于催办和和查考。6.8.3承办办部门接接到文件件后要按按批示要要求立即即指定专专人办理理，不得得将文件件积压分分散。承承办中，如接到到催办办单，应将办办理情况况和结果果填写在在催办办单上上，并及及时退还还办公室室文秘人人员。6.8.4承办办处理期期限： (1)快件、电报、机密文文件等应应随到随随办，于于文到一一日内处处理完毕毕为原则则。 (2)一般文文件由部部门主管管领导斟斟酌经办办人的工工作量、指定处处理期限限。一般般文件以以三日内内处理完完毕为原原则。 (3)来文定定有答复复期限者者，应尽尽力于来来文所定定期限内内处理完完毕。7 文文件存档档、清退退、借阅阅处理程程序7.1 存

25、档7.1.1各单单位、各各部门要要设专门门存放资资料柜，并用文文件夹或或档案盒盒对文件件分门别别类，妥妥善保存存。7.1.2文件件发出后后，要将将文件底底稿连同同正式文文件单独独保存，放入待待存档文文件盒内内。7.1.3余存存文件要要放在余余存文件件袋内，并填好好余存存文件登登记表（附件件）附附在一起起。7.2 清退7.2.1集团团办公室室、行业业控股公公司行政政办公部部门负责责按规定定对应退退的集团团公司级级文件进进行收缴缴清退工工作。7.2.2清退退文件包包括：（1）绝绝密文件件；（2）有有重大错错误的文文件；（3）征征求意见见稿和送送审文件件；（4）承承办文件件；（5）传传阅文件件；（6

26、）撤撤销合并并单位的的文件；（7）需需要收回回的会议议文件；（8）未未经本人人审阅的的领导讲讲话材料料；（9）离离职人员员手中的的文件；（10）其它要要求清退退的文件件。7.2.3清退退采用“随机”和“定期”两种形形式。对对于传阅阅件，征征求意见见、会签签、送审审件和承承办件、有重大大错误的的文件等等应随时时收缴清清退，“定期”则根据据实际情情况确定定为月底底一小结结，季末末一中结结，年底底一总结结的原则则。7.2.4清退退工作中中发现文文件丢失失，必须须及时查查明原因因和责任任者，并并如实向向上级汇汇报。各各部门、单位应应指定一一位责任任心强的的人员负负责文件件的收交交、保管管、保密密、催办

27、办、检查查等一系系列工作作。7.2.5每年年根据档档案管理理制度有有关规定定，将各各类文件件分类整整理，装装订成册册，向档档案管理理部门移移交归档档。7.3 借阅7.3.1各部部门、成成员企业业有关工工作人员员到集团团办公室室、行业业控股公公司行政政办公部部门借阅阅文件，需履行行借阅登登记手续续，填写写文件件借阅登登记表（附件件），机密重重要文件件需经集集团办公公室主任任审核同同意后方方可借阅阅。7.3.2外单单位人员员借阅集集团文件件应持有有介绍信信，并注注明所借借文件文文号、目目的、借借阅人姓姓名、职职务、时时间等事事项。7.3.3借阅阅文件应应尽量缩缩短时间间，一般般为就地地阅看或或约定

28、时时限。在在限定时时限内过过期不还还者，应应及时催催退回收收，以免免文件散散失和影影响他人人借阅。7.3.4借阅阅人对借借阅文件件要保密密，不得得丢失、。一般般不得抄抄录、翻翻印和复复印，如如确有需需要，需需经有关关领导批批准。7.3.5借阅阅文件只只限本人人阅读，不得转转借他人人。要按按时退返返，严禁禁拍照、抽页、剪裁、勾划、涂改等等。7.3.6机密密类文件件只限在在规定地地点阅读读。7.4 翻印7.4.1因工工作需要要翻(复复)印上上级文件件，要认认真执行行报告批批准制度度，严禁禁乱翻乱乱印，不不得随意意扩大阅阅读和传传达范围围。7.4.2翻(复)印印文件须须经制发发机关批批准，下下发时要要登记，编号按按正式文文件管理理。7.4.3发文文后要向向原制发发机关备备案。8 附则则8.1本本