接待管理制度

1、 10接待治理制度一、总 则第一条 制定目的：为更好的树立企业整体形象，标准接待工作，呈现集团企业的治理风范，要求相关职员做好来宾接待工作，特制定本制度。均按本制度执行。第三条 权责部门：、总裁办公室负责本方法制定、修改、废止和解释工作；、本制度有关细则另在“接待手册”中表达；、本方法由总裁批准后实施。第四条 执行单位：、被访单位或部门：负责接待标准的申报需要协作事情、事由介绍及来宾的洽谈、伴随；涉及特别接待活动的由总裁办公室另行安排；、接待通知：业务部门将接待内容准时间最少要提前一天交总裁办公室，经总裁办公室审核同意并打算需要伴随人数后，由被访单位或部门发出；、接待安排：总裁办公室负责整个接

2、待活动指导、协调及治理，行政办公室负责车辆、参观、食宿、票务、赠品等的安排。车线路，明确现场指挥责任人负责履行现场调度的职能。、重要礼品、接待费用超标准的，由业务部门事前提出要求意见并说明事由，由总裁办室审核。接待客人完毕后费用报销报总裁办公室审核。由财务中心协作把关，没有表格审批一概不予报销。、每次重要贵宾接待完毕后，需做接待总结，并记录存在问题及如何改进，总结会议由总裁办公室组织，行政办公室负责记录接待全过程并保存档案。第五条 公司一切公关活动要表达一个目标、两个理念、三个根本原则：1、一个目标：接待树形象，效劳创品牌；2、两个理念：以人为本、以诚待人、以质服人、以周服人；接待工作无小事；

3、3、三个根本原则：热忱周到的原则；舒适安全的原则；勤俭节约的原则。第六条 来宾接待分类：1、贵宾接待：包括区党政机关正职以上领导、各类市级以上行业协会主要负责人、国内外大企业负责人、重要客户及长期合作伙伴或总裁办公室确定为贵宾档次的来宾接待；2、一般接待：一般客户及因一般业务往来或非重要身份的来宾访问接待。二、来宾接待第七条 接待规章：1，被访单位或部门涉及的全部接待活动，需先填写来宾接待申请表上报总裁办公室审批，视为贵宾接待的由总裁办公室安排落实接待方案，相关部门协作实施。一般接待的由被访单位或部门凭总裁办公室审批后的来宾接待申请表交行政办公室，由行政办公室协作完成接待工作；一般接待如因临时

4、来访且时间来不及，须先向总裁办公室做口头汇报，取得2或部门始终宾询问后具体列明以下要素：、来宾姓名、单位、职务、来访事由、到访人数等；、估量抵、离公司时间；、是否需要专车专人接送、接送时间、地点、伴随人员；、是否需要安排食宿，食宿要求标准，拟定入住酒店名称，相关费用由何方支付；、是否需要预订飞机票、车船票，费用由何方支付；、来宾行程具体安排，包括参观时间、地点、伴随人员；、其他需要预备的事项。安排接待方式、参观线路、参观地点、人员安排等事项，审议接待打算，落实各项接待工作的如确需更改需报经总裁办公室同意；4、行政办公室接到通知后应认真做好人、事、物、场地等的各项预备工作：、制作接客欢送牌；安排

5、专车专人到机场、火车站、汽车站轮渡码头等地迎接客人；、预备好各种企业相关宣传资料，如公司简介、投影设备等；、做好接待场所安排，确认是否需要会议室，搞好清洁卫生、提前半小时开窗或开空调等；、按要求需留影的做好照相器材的预备工作；、需安排食宿的，按食宿标准预定用餐及入住酒店；、需代订飞机票、车票、船票的，做好预订票务工作；、需礼品的做好预备；、做好茶水、水果盘、鲜花、欢送卡等预备；、其它事项。5、被访单位或部门负责连接来宾行程的安排和到达后的接送伴随，并跟踪来宾来访过程的其它接待要求，准时照会相关部门落实安排；6、总效劳台文员依据来宾接待申请表要求，制作等离子显示屏欢送界面、安排洽谈场地的布置和茶

6、水、点心的预备工作。须在宿舍楼食宿的，由行政办公室负责安排行政食堂开膳和宿舍床位的布置。第八条 接待程序：1、接客：依据需要，司机或相关人员按商定时间提前格外钟到预定地点接客人；2、来访：门卫始终访车辆敬礼，做好来访登记，发放贵宾卡，指挥车辆停放。重要的客人受访人须到广场迎接；3、迎宾：总效劳台文员起立微笑，向客人亲切问好，引导客人行径并先为客人按电梯，带着客人到预定接待地点，通知受访人，并送上茶水；4、洽谈：受访人洽谈业务；5、参观：有的客人需参观公司的，按本制度的有关规定接待；6、道别：受访人与客人道别，要送客人到电梯口，并先为客人按电梯，重要客人须送客到广场；7、送礼：总效劳台文员起立微

7、笑，赠送礼品，向客人道别；8、离开：门卫向客人车辆敬礼，收回贵宾卡；9、送客：司机或相关人员送来宾到指定地点。第九条 接待方式：1、贵宾接待：公司大堂门口设欢送横幅或制作等离子显示屏欢送界面，视状况、等级预定接待场所，以茶水、水果或点心等方式招待，并由总裁办公室指定公司高级治理人员伴随并简要介绍公司状况；2性质联系相关部门负责人打算伴随人员及接待方式。第十条 参观方式及挨次：不同的团体依照制度可设定不同的参照方式和线路，一般状况下由总裁办公室人员引导，伴随人员相随，按以下挨次参观：1、先至公司十楼展览中心，由伴随人员介绍集团概况、产品开发历史、类型等；2、参观公司九楼会议中心并由伴随人员介绍公

8、司进展状况；3、参观公司七楼文体活动中心并由伴随人介绍公司开展的各项文体活动状况；4、选择一适当的办公、生产等适宜地方事前经总裁办公室确认供来宾参观；5、参观完毕后，依据状况安排适宜的会议室供宾主双方座谈。1、依据来访客人的实际状况，可在集团广场、大堂、会议室选择适当时机地点由行政办公室派员为宾主双方拍照或录像留念；2、贵宾或大型社会团体来访，由行政办公室事先预备好拍照、录影工作，并保管好照片、录相带等资料，接待工作完成后，重要照片、录相等资料刻录成光盘，摘要注明日期、来宾名称及单位、活动主题及内容等工程，并由行政办公室归档治理。三、招待标准签订住宿和用餐的优待协议，实行费用月结方式。第十三条

9、 接待参考标准：假设由公司支付费用的来宾接待，选择对应食宿；如食宿费用由来宾支付的，可按客人要求预定。1、贵宾接待：、住宿：四星级以上酒店或同等条件参考标准：重要贵宾预定大酒店/大酒店/大酒店标准客房；一般贵宾预定宾馆/宾馆/宾馆/迎宾酒店标准客房；90 元/位安排，三位以内含三位按120 元/位安排，早餐在酒店用餐一般酒店有赠送。如有需要，可机敏安排特色早餐，按 20元/位。特别要求另定。参考标准：重要贵宾预定大酒楼/大酒楼；一般贵宾预定渔港/大排档；或部门负责来宾抵、离时的专车迎送伴随，伴随人原则上限定一位。需增加应通过总裁办公室批准。车辆参考标准：重要贵宾接送豪华轿车；一般贵宾接送公务轿

10、车；、会场：按人数安排软饮料、茶水、水果或点心；、参观：由被访人和接待员伴随参观并简要介绍公司状况。2、一般接待：、住宿：三星级酒店或同等条件80 元/15 元/位安排伴随人员不计；参考标准：大排档；、迎送：按来宾要求由行政办公室安排司机专车接送；、会场：按人数茶水招待；第十四条 食宿接待程序1、被访单位或部门在来宾接待申请表写明并经审批同意后报行政办公室；2、行政办公室依据标准预订酒店或餐馆；3、客户入住酒店或就餐；4、客户退房或用餐完毕伴随人员签单；5、行政办公室按期办理结帐、报销手续。第十五条 总裁亲自接待或特别接待不受以上标准限制，特别接待必需报集团总裁审批。第十六条、接待费用负责方式

11、及工程：1膳食费，其他费用概不负责；2方可报销。四、礼品治理第十七条 为增进客我之间的友情，可按实际状况在接待活动中礼节性始终宾赠送小礼品。第十八条 礼品归口总裁办公室治理，贵重物品由总裁办公室保管，非贵重物品由行政办好各种礼物，如公司产品、地方特产、广宣品、特制礼品等。第十九条 总经理、总监级人员出差赠送的礼品；大型会议用料、赠品；需申报总裁办公台，客人离开时赠送礼品。其次十条 全部礼品指定专人负责，每季度总裁办公室应对全部礼品进展盘点核实。五、展厅、会议厅、活动室治理其次十一条 展厅、会议厅、活动室等场所由行政办公室负责归口治理，行政办公室做好其次十二条 行政办公室接到接待任务时安排人员对

12、展厅、会议厅、活动室等场所进展布置。其次十三条 来宾参观完毕后由行政办公室安排人员整理接待现场。六、宣传资料治理其次十四条 为树立企业的良好形象，公司职能部门应做好各项宣传资料的制作工作，如部负责，资料印刷完毕后统一由行政办公室负责归口治理。其次十五条 接待活动需宣传资料时向行政办公室申请，经总裁助理审核后发放并登记。七、接待人员行为标准其次十六条 接待人员行为标准1、留意个人的言行举止，提高自身素养，保持良好的精神面貌，树立公司形象；2成社会活动力量强、宣传演讲煽动力量强、思维开放活泼、具有良好职业精神和敬业精神的交际人才。其次十七条 总效劳台文员行为标准1、接听外线时须在 响铃三声内接听，

13、精神饱满、声音动听甜蜜，音量适中；2关人员；3、来电直接找公司高层领导时应先问明对方的事由，假设业务联系可简洁解释后将来电转至有关业务人员，不明确对方意图时可将来电转至总裁办公室；4、各级党政职能部门的来电，应明确区分后转至总裁办公室；56、接听 后要待对方先挂 后才收线，话筒要轻放；7、在处理日常公关事务时应保持微笑效劳，认真、准时、礼貌、热忱、急躁、动听、文明。其次十八条 保安队员行为标准1、上班时间着装须穿戴整齐，按规定着制服、戴白手套，保持形象整齐；2、接待来宾要语言文明、举止端正，态度不卑不亢、礼貌待人；3、订正、制止和处理违规行为时，要做到语言文明、按章办事、以理服人；4、上班时间

14、不准擅离职守，不准做与本职工作无关的事情；5、处理突发大事，要做到冷静冷静、英勇坚韧，坚决保护公司利益；6、灵巧机敏，擅长观看觉察行踪可疑人员、现象及行为，防患于未然；7、觉察问题应马上报告相关领导，并准时处理。其次十九条 司机行为标准1、接待工作中，司机随时待命，不参与宴席就餐，于就近处用餐待命；2、开车为客人引路时要留意行车安全，不任凭超车，过穿插路口时要把握红绿灯时间，留意避开车队消灭误闯红灯状况。八、接待工作留意事项第三十条 留意事项：1、未经核准之来访参观人员，一律拒绝其参观，擅自引领人员参观者，按公司奖惩条例之泄露机密条款处理；2、要维护公司的利益，以公司的利益作为各项公关工作的动

15、身点和归宿点；3、要留意公司形象和个人形象，举止文明，热忱主动，微笑效劳；4、保守公司隐秘，严禁在公关活动中泄露公司商业隐秘。5、涉及接待的人员及部门，接到通知后应提前做好接待预备工作；6、来访人员除总裁办公室特准外，一律婉拒其拍照、录音、录像，并由伴随人员委婉说明；7、技术部门、配制车间以及放置重要机密资料、数据的办公场所，一律不准引领客人参观；8、接待费用在来宾离开后 2 天内凭有效票据和来宾接待申请表办理报结，费用须由总裁办公室按标准审核签名，再报总裁助理、财务部门和总裁审批。九、附 则第三十一条 本制度解释权归集团总裁办公室。第三十二条 本制度自公布之日起试行三个月，凡与此不相符的规定以本制度为准。【附件】接待审批流程：业务部门业务部门总裁办公室总裁接待费用审批流程：业务部门业务部门总裁办公室财务中心总裁来宾接待申请表表一：填报日期：年月日来宾姓名：部门：单位：职务：国籍：来宾要求协作事由：同行共人姓名及职务：其中女宾来宾类别： 业务来访 职能部门 供给商 友人 自访 应邀来访来访事由：接待标准： 贵宾接待 一般接待临时接待抵离时间：自年月日 至年月日接待要求：协作接待工作拍照人：礼品需求：来宾喜好建议：责任人工作职能：表二：填报日期：年月日序号内 容日期/时间接 待 安 排部门备注或人员到达前到达时月日行程连接车辆接送：提前月日时分被访人