办公室日常事务管理

1、第二章 办公室日常事务管理一、办公环境管理二、接打电话三、领导活动安排四、印信管理五、值班工作办公室日常事务管理第1页一、办公环境管理1、办公环境管理含义与作用2、办公室环境布置和管理组成办公环境要素：空气、光线、声音、空间 绿化3、办公室布局设计封闭式、开放式、公寓式普通来讲，当代办公空间由以下几个部分组成：接待区、会议室、总经理办公室、财务室、员工办公区、贮藏室、茶水间等等。办公室日常事务管理第2页全开放式 半开放式办公室日常事务管理第3页办公室日常事务管理第4页办公室日常事务管理第5页办公室日常事务管理第6页现场测试：作为办公室工作人员，你知道一个规范办公室，基本应配置哪些办公用具吗？

2、办公室日常事务管理第7页提 示：办公用纸： 信纸、复写纸、备忘录纸、问候便条、信封、笔记本和便笺。其它文具类办公用具： 铅笔、圆珠笔、签字笔、钢笔、荧光笔；橡皮擦、涂改液；墨水、胶水、红蓝印台、红印泥盒；装订机、订书机、切纸机、计算器；订书钉、图钉、回形针、大头针、纸夹、剪刀、裁纸刀、削铅笔刀；日历、台历、橡皮印章、名片盒、文件夹、文件袋、归档夹、档案柜；标签纸、透明胶纸、橡皮筋、尺，等等。 办公室日常事务管理第8页4、办公室安全管理识别办公室安全隐患办公建筑隐患：主要指地、墙、天花板及门、窗等，如地板缺乏必要防滑办法，离创办公室前忘记关窗、锁门等。办公室物理环境方面隐患：如光线不足或刺眼，温

3、度、湿度调整欠佳，噪音控制不妥等。办公家俱方面隐患：如办公家俱和设备等摆放不妥，阻挡通道；家俱和设备有突出棱角；橱柜等端堆放太多东西有倾斜倾向等。办公设备及操作中隐患：如电线磨损裸露，拖曳电话线或电线，电脑显示器摆放不妥反光，复印机辐射，违规操作等。工作中疏忽大意人为隐患：如站在转椅上举放物品，女士长头发卷进相关机器设备，复印后将保密原件遗留在复印机玻璃板上，在办公室里抽烟，不能识别相关安全标识等。消防隐患：如乱扔烟头，灭火设备已损坏或过时，灭火器上堆放物品，火灾警报失灵等.办公室日常事务管理第9页防盗 在办公大楼内应设有专门保安人员二十四小时值班。 防火 火灾首重预防，电器电线应作定时检验，

4、以防走火跑电引发火灾。 预防意外伤亡 为了预防意外伤亡事故发生，组织应向职员进行预防意外事故教育，使之平时养成安全工作习惯。办公室日常事务管理第10页二、接打电话1、接听电话技巧与要求（1）接听电话必须及时 （2）接听电话首先问候并通报（3）做好电话统计（4）正确处理电话暂时中止 （5）学会处理不在同事电话 （6）学会处理转接电话（7）适时结束电话（8）同时处理打进来多个电话 （9）接听打给上司电话 办公室日常事务管理第11页企业电话统计 统计人：日期：年月日 时间：早晨/下午点分致：先生/女士/小姐 是否回电：是/否来电人： 先生/女士/小姐 来电人单位：来电人电话号码：留言：办公室日常事务

5、管理第12页同时处理打进来多个电话1）请电话中正在交谈一方稍等，告诉他另外有电话打进来2）快速接听另一部电话，并问清对方目标，然后记下电话号码，请其稍候，尽快回到第一部电话上来3）假如第二部电话必须由秘书接听，而且不是三言两语就能结束，则需对两个电话主要程度和长途、市内等快速做出判断，然后依序处理4）回到第一个电话时，先道歉，假如因第二个电话主要性而不得不结束第一个电话，则应向对方解释必须要结束此次通话原因，等过后再给对方回电话办公室日常事务管理第13页2、打电话技巧与要求（1）尽可能选择适当时间打电话（2）打电话前准备工作（3）准确拨号耐心等候（4）及时自我通报 （5）要求对方做好电话统计（

6、6）替上司拨叫电话（7）拨错了号要及时道歉，绝不可一挂了之（8）假如通话暂时中止或受到干扰，应主动打回电话（9）利用语言技巧，及时结束冗长难对付谈话办公室日常事务管理第14页注意事项：电话语言沟通3大特点是：声音友好有序、态度和霭可亲，言辞得体准确。要是在通话时想要打喷嚏或咳嗽，应偏过头，掩住话筒，并说声“对不起”。千万不要边打电话边嚼口香糖或吃东西。应防止打电话时和旁边人交谈。注意不要让房间里背景声音干扰电话交谈。假如通话中碰到线路出现毛病或串线，应尽快处理，并提议对方待会儿再打。这么做，可能会耽搁一点时间，但比较礼貌。办公室日常事务管理第15页3、领导不接电话处理（1）领导不在场（2）领导

7、无暇接电话（3）领导拒绝接电话实务演示：接打电话办公室日常事务管理第16页办公室日常事务管理第17页办公室日常事务管理第18页办公室日常事务管理第19页办公室日常事务管理第20页三、领导活动安排1、领导活动预安排 即预先把领导每个月、每七天、每日主要活动，在征求意见基础上列出表格或关键点，经审定后印发给每个组员和相关部门。（为何要这么做？） 分月安排、周安排、日安排 注意事项：（1）服从上级领导和机关相关活动安排（2）要分轻重缓急（3）注意劳逸结合（4）随时补充、调整办公室日常事务管理第21页月安排表 月份周次 4月份 5月份 6月份 第1周周一早晨总经理面试人事总监总经理去香港与英皇企业进行

8、商务谈判上六个月绩效评定工作布署 第2周周五对全体员工进行办公礼仪培训周一早晨开董事会会议各部门自行评定 第3周企业品牌战略研讨会(在上海分企业召开)周三召开企业办公会议对各部门主管进行绩效评定 第4周周一传达上海会议精神周二企业领导审看广告片周五早晨召开部门经理会办公室日常事务管理第22页周安排表星期时间 星期一 星期二 星期三 星期四 星期五 8：30 部门经理例会 全体员工大会 9：00 接待瑞士投资考查团 人力总监面试前台秘书 部门经理会讨论营销总监人选 10：00 总经理面试营销总监 11：OO 12：00 总经理听取培训经理汇报并共进工作餐 招待瑞士投资考查团宴会 13：00 财务

9、总监向董事会汇报财务情况 总经理去市工业局开会 各部门会议 14：OO 总经理与法律顾问见面 瑞士投资考查团参观企业生产区 15：00 16：00 JB项目团体会议 17：0018：00办公室日常事务管理第23页办公室日常事务管理第24页2、一些详细领导活动安排（1）记者招待会（2）庆典活动（3）表彰颁奖会（4）谈判活动（5）深入基层调研和检验工作了解领导外出任务、意图、时间和地点，然后依据详细任务考虑计划和办法制订领导调查研究或检验工作日程表准备相关文件资料主动配合领导搞好调查研究办公室日常事务管理第25页实践训练一、实训目标掌握时间安排标准和要求，并将之利用到实际工作安排中。二、实训背景S

10、服装企业位于上海陆家嘴金融贸易区，该企业上班时间为早晨8:3012:00，下午13:0016:30。逢周一例会，各部门责任人参加，到周五，秘书要为总经理草拟下周日程安排。三、实训内容本周五总经理给秘书以下信息，请秘书用周计划表形式表达了出来。下周一例会讨论议题为：关于与厂合作事宜。下周总经理要主持本企业“优异外来青年务工人员表彰大会”。办公室日常事务管理第26页下周二下午，本企业召开新产品新闻公布会（下午2:00）下周三、周四白天，总经理要参加行业协会讨论会（地点：上海大厦）总经理刚接到厂电话，约请总经理下周三晚上在金贸大厦洽谈业务。总经理指示，在参加洽谈以前，与厂联络一下，要去该厂考查。（厂地点在上海金山区）企业业务经理下周来上海，要求造访总经理，总经理同意下周安排半小时会谈。总经理准备下周约本企业法律顾问商谈2小时。四、实训要求1分组制作总经理下周计划表。2课堂交流制作计划表，相互提出意见和提议。 办公室日常事务管理第27页四、印信管理1、印章种类2、印章刻制和启用3、印章使用4、印章保管5、公章停用与销毁6、介绍信保管和使用办公室日常事务管理第28页五、值班工作1、值班组织形式 专职值班室、专兼职值班室、轮番值班2、值班工作任务承接领导交办事项 负责信息传递负责工作接待处理突发事件主动主动并汇报准