采购管理制度资料

1、 / 11采购管理制度总则制定目的：为进一步加强公司制度管理，健全企业采购制度，提高采购效率，明确岗位职责，降低采购成本，减少不必要的开支，保证采购工作的正常化、规范化，特制定本制度。适用范围：适用于本公司采购业务活动，包括但不限于工程项目采购；运营管理采购及其他货物、服务采购，以下所称采购均包含货物采购和服务采购。采购分类：工程采购。包括工程项目实施过程中与工程相关的工程施工、工程劳务、工程材料（设备）、以及构成工程组成部分的其他货物和服务采购。生产运营采购。包括生产运营过程中使用和耗用的机器设备、材料物资、工具用具、维修及其他劳务、其他货物和服务采购。办公用品采购。包括办公耗材、电脑及配件

2、、用品用具、培训资料、印刷品、书刊及其他零星货物和服务采购。采购管理原则管理原则：公司实行“预算管理、归口申请、分级审批、集中采购”的管理原则。预算管理：需求和归口责任部门应根据工程施工和生产运营活动需要定期编制采购预算，财务部门按期汇总。归口申请：将货物和服务采购按管理职责和使用需求，由各部门负责办理采购申请。工程采购申请归口工程部；办公和 后勤 用品申请归口行政部；生产运营采购申请归口相应的管理责任或使用需求部门，施工过程中的采购申请由归口工程部，运营过程中的采购和劳务申请归口运营部。办公用品采购由行政部门统计各部门需求，定期编制统一采购预算，其他部门需要使用到行政部登记领用。分级审批：采

3、购预算、采购申请、采购执行以及采购付款均须经按审批权限分级审批后方能执行。集中采购：经批准的采购申请，须经招标采购的交由招标工作小组执行，其他采购的交由采购部执行。采购流程采购预算：采购预算分为项目预算、年度预算和月度预算。工程项目采购根据项目慨（预） 算和施工计划，按项目编制施工、劳务、材料、设备、服务等具体采购预算；在项目预算基础上，根据工程实施阶段和进度编制年度、月度采购预算。其他采购预算按年度、月度编制；采购预算由需求和归口责任部门根据工程施工和生产运营活动需要编制，实际实施情况发生变化时，可以调整预算和编制追加预算。采购预算经审批后存档备案，编制部门、财务部、行政部各存一份。采购预算

4、审批权限如下：项目预算、年度预算、追加预算由董事长审批；根据年度预算编制的月度预算由总裁审批；在已批预算内和超出预算并在经营班子审核权限内的调整由总裁审批，超出前面范围规定外进行调整的由董事长审批。采购申请：需求和归口责任部门根据工程施工和生产运营活动需要以及月度采购预算适时填写“申购单”，写明申请采购货物的所属项目、用途、货物名称、规格型号、数量、质量要求、需求日期以及预算金额等内容。申请部门填写“申购单”前应向仓库保管询问库存情况，避免重复采购，造成资金占压、库存积压、损失浪费。申请审批：预算内的“申购单”由部门负责人和分管副总审核签字后报总裁审核批准；预算外的“申购单”，金额不超5万元的

5、单项开支、由总裁审批，超过5万元到20万元的、由总裁征求董事长同意后审批；其他一律由总裁签报董事长审批。采购方式分为招标采购、询价采购和议价采购。招标采购：是通过招标公告或投标邀请书的方式邀请不同法人或其他组织参加投标而进行的采购，包括公开招标采购、邀约招标采购。适用：工程项目、工程劳务采购50万元以上，材料物资、仪器设备采购 30万元以上，专业服务15万元/年以上的采购（招标采购详见招标管理制度）。议价采购：在市场直接通过商议价格采购。适用：金额小于1000元的采购和有成熟稳定市场价格的常规性采购。 “申购单”经批准后可执行简易流程，不须询价比价、采购审批、可不签订合同，采购员直接在市场上议

6、价采购、定点采购或在大型购物超市采购。询价采购：是依原先设定的条件，依据既定格式和要求，至少询价比较三商（厂）家，并按照既定程序而实行的采购。适用：除适用招标采购和议价采购外的其他采购。采购申请的范围和时限。采购申请一般以分单项、分批次（或工段）或分时段申请。不易拆分的单项工程施工、劳务、 机器设备按单项或分工段申请；工程材料按工程项目所需分月或分批次申请；专业服务、办公用品、其他劳务或服务按单项或分批次申请；一年内连续发生或多次发生的采购，业务内容变化不大、市场稳定的按年度申请；同类别不同所属项目使用的采购，可以分别申请合并采购；采购执行：经签批后的“申购单”，若属招标采购的，转给招标工作小

7、组按招标管理制度执行采购；若属询价采购和议价采购的，转给行政部执行采购。 实行议价采购的，由采购人员直接在市场或大型超市直接采购；实行询价采购的，按照如下流程执行采购。询价采购：采购部门接到“申购单”后，应提供至少三家以上供应商报价，报价单应提供货物或服务名称、规格、型号、质量、单价、含税情况、数量、付款方式、到货的时间、运输及费用负担、报价人姓名及其联系方式、地址等事项（报价单必须盖公章或业务章）。采购部门在收集报价时，应充分与供应商商议价格和相关条件，若遇专业性强的采购，应邀请使用部门或专业人员共同询价议价。资格审查：采购部门应获取供应商营业执照复印件、生产 （经营）许可证复印件（若产品需

8、要）、质量检验报告（若产品需要并加盖质检专用章）、代理合同、法人委托书、业务经办人员身份证复印件及联系电话、产品注册商标批件复印件、收款银行账号（与购货合同、 发票、 发货单位一致）等资料， 审查供应商经营状态、履约 能力、信用状况、经销商代理合同等。比价核价：对拟纳入采购对象供应商的报价及相关条件进行效益性对比，并与历史情况比对，在对比的基础上形成初步采购意见,制作“询价采购审批单”报批或提请召开询价采购小组会议。询价采购小组由行政部、财务部、采购申请部门的负责人和经办人组成，由行政部负责人任组长。询价采购金额在招标采购金额（ 3.2.4条）起点10%以内的，由采购部门负责人在“询价采购审批

9、单”上核准后执行采购；询价采购金额超过上述标准的，提请召开询价采购小组会议集体研究（实际询价采购金额达到招标采购金额起点50%以上的，提请总裁参加会议），通过后执行采购。采购合同：具有一定技术要求、质量要求、后期服务要求、供货时限要求等特别条件的采购必须签订采购合同；一次采购金额较大、数量较大、一次采购分次到货或连续提供服务等采购必须签订采购合同。合同签订前应经相关部门或人员审核，重要合同或技术性强的合同应请相关技术人员或法律顾问会审。根据采购货物和服务类别及金额大小可授权相关责任部门人员签订。签订的合同按照印章管理制度规定批准后盖章。零星采购：指偶然发生的、所采购货物价值低于500 元的采购

10、 （如因公司接待、聚会需要进行的采购，场地调查、工程施工过程中因缺少配件、材料而临时进行的采购，等等），具有临时性、偶发性、金额低的特点。经办人需要进行零星采购时，应事先以微信/短信（微信没有回应以电话通知）的方式层报（指按照行政隶属关系自下而上签报）有权批准领导同意。零星采购需要验收入库的，应在完成事后补办相关手续。应急采购：指公司因应急处置需要而临时进行的采购，具有紧迫性特点。应急采购以微信/短信（微信没有回应以电话通知）的方式按审批权限申请办理，征求相关负责人同意后以最便捷的方式进行采购，在按要求完成采购的同时兼顾价格和质量。应急采购结束后，按照一般采购流程补办相关手续。验收、入库：采购

11、人员或劳务提请部门根据如下文书之一，通知供应商发货或提供服务。1、经批准的“申购单”或“询价采购审批单”；2、询价采购小组会议纪要；3、签订的采购合同。货物到达或服务完成后，采购员应及时通知相关部门人员，对照“申购单”检查验收到达货物品名、规格型号、质量、数量及其他指标是否符合要求。采购货物按照先质量验收后数量验收的程序进行。配有质量检验员的由质检员或质检员与使用部门技术人员共同检验验收，没有配有质量检验员的由使用部门或管理员检验验收，必要时可以委托第三方实行专业检测验收。不须入库直接投入使用的货物，由使用部门验收，并由部门指定人员在货物采购发票上签署意见，以示证明所收物资与“申购单” 、发票

12、账单上的品名、规格、数量、质量、单价符合采购申请要求。须先入库后领用的货物，由管理员通过过磅、点数计件、量方等方式核实收到货物实际数量，并与“申购单”核对，填制“收料单”或“工程竣工验收”，签字证明所收货物的品名、规格、数量、质量、单价符合采购申请要求。工程施工、工程劳务完成或中间工程结算，由相关部门和人员组织验收，按工程竣工结算管理办法执行。如采购货物质量、数量及其他条款不符合要求，应及时保存证据，由采购部门与供应商协调退换货或返工事宜。采购付款货物和服务采购均应取得符合规定的发票，大宗或大额采购应取得“增值税专用发票”，其他采购应尽可能取得“增值税专用发票”或“增值税普通发票”，行政规费支

13、出取得财政收据。取得发票注意事项：发票必须对公司开具，填写公司名称和纳税人识别号等内容；发票构成要素填写完整、正确、 无涂改， 打印清晰、加盖发票专用章。确实无法取得符合规定发票的处理。条件：与不需要交税的个人发生交易金额在500元以内的小额零星业务。处理措施：优先取得对方在税务部门的代开发票；其次取得对方开具的收款收据，收款收据应载明收款人姓名及身份证号码、收款项目内容、收款金额、签名；确实无法取得合规发票的支出款项尽可能以转账方式支付，并打印出支付凭证作为报销凭证附件以证明支出的真实性和款项确实已经支付。采购经办人依据采购发票、 “申购单”、采购合同、 “收料单”等资料填制“报销单”，采购

14、经办人须要在采购发票上签字。经报销流程审批后付款。填写“报销单”应注明采购货物和服务用途，工程采购应注明具体使用所属项目小类，几个项目小类共同使用的应分摊计算并由各小类负责人签字确认，先集中初加工后分别使用的，应办理入出库手续。付款审批：经办人填写的“报销单”先经过归口管理部门负责人审核后，交财务部门复核后按规定权限审批。预付款支付：根据采购合同须要支付预付款的，采购经办人依据采购合同和“申购单”填制“付款申请单”，经部门主管签字交财务部门复后呈总裁审批。支付预付款后，采购经办人负责及时跟催供应商发货和开具合格发票。收到发票后填制“报销单”并注明预付款情况和金额，以便核销预付款。经办人对预付款

15、安全和清单发票负责。账面应付款支付：供应商要求支付已入账的账面应付款，采购经办人根据分期付款合同填制“付款申请单”，注明应付采购总额和已付款以及本次申请付款金额。根据采购合同须要预留保证金的，采购经办人应在填制“付款申请单”时注明应付采购总额、应扣保证金和已付款。货款支付一般采用银行转账方式，小额零星采购可采用采购经办人预借款或垫付方式，采购经办人应尽可能采用转账方式支付，并打印出支付凭证作为报销凭证附件。采购业务应做到“四方一致”，即签订合同对方、货物发出方、收款方、开具发票方为同一单位或个人，避免造成税务风险。付款时， 收款单位名称及账户应与合同上注明的一致。收款单位要求汇入其他指定账户：若汇入本单位其他银行账户，收款单位必须出具书面证明，注明收款单位名称，开户银行及账号，加盖公章；若汇入非本单位账户，在征得付款单位财务部门同意的前提下，收款单位必须出具书面证明：注明款项汇入单位名称、开户银行及账号，加盖公章，并经法定代表人签字。1、 2、 3。1 / 11议（询）采购采购预算采购申请是否招标执行招标通知发货询价采购询价采购询价核价批准采