商务秘书接待礼仪知识

1、商务秘书接待礼仪知识商务秘书接待礼仪知识秘书人员接待来访的客人，必须遵循礼貌、负责、方便、有效的原则。商务秘书接待礼仪知识有哪些?下面是学习啦我搜集整理的一些内容，希望对你有帮助。商务秘书接待礼仪知识：做好亲切迎客(一)学习目的要求做好亲切迎客，对于事先预约的或未预约来访者都应该亲切欢迎，给来访者以良好的第一印象。(二)做好亲切迎客当你看见来访者进来时，应马上放下手中的工作，站起来，礼貌地招呼一声你好，欢迎。一般情况下不用主动和来访者握手，假如来访者主动把手伸过来，你要顺其自然，最好能立即确定对方从何处来，叫什么名字。对于预约的来访者，在来之前，你要有所准备，要事先记住对方的姓名，当来访者应约

2、而来时，要热情地将其引入会客室，立即向上司通报。碰到事先你并不知道的预约来访者时，当你问客人：事先约好时间了吗?来访者答：约好两点钟见面。你才知道这是已约好的客人，这时你一定要赶紧道歉：啊，真对不起，失礼了。由于站在客人的立场来讲，既是约好时间才来的，却被问有没有约好，内心一定感到不太高兴，而且也显示出公司本身信息传达没做好，或是上司忘交待，所以一定要道歉。有些来访者事先并未预约面谈时间，而临时来访，作为秘书人员，也应热情友好，让客人感觉是受欢迎的。然后询问客人的来意，再依当时的情况，判定适当的应对方法。假如需要上司接待，要先问清你的上司能否愿意和能否有时间接待。假设上司正在开会或正在会客，并

3、同意见客，你便能够对临时来访者讲：抱歉，经理正在开会，您可等一会儿。假如上司没时间接待，你要记下对方的要求，日后予以答复，不能推诿、拖延或敷衍了事。来访者没有预先约定会谈时间，却忽然来访，你向上司汇报，上司讲不能会见，并请你找借口打发来访者，这时你的应对方式能够有两种情形：一种是，请示上司可否派人代理接见来客，假如上司同意派人代理，你能够告诉来访者不巧，经理正在会客(或开会)，我请科长来与你谈，好吗?另一种是以既热情又坚定的态度回答上司确实无法接待的来客，帮助上司挡驾。秘书人员还要学会在上司遭到来访者纠缠不休时代为解围。假如接待的是已确定好的来访团组，则通常应根据上司的意图拟定接待工作方案，它

4、包括来访客商的基本状况(公司名称、来客人数、日期、来访目的、要求);公司接待的具体安排(接待日程、各类接待人员名单、主要活动、日常迎送往来事务性工作)，经上司批准后，分头布置各方面按接待方案落实。接待结束，秘书人员应将整个接待工作进行总结，写成报告，作为存档资料。(三)相应知识礼貌与礼节礼貌是人与人之间在接触交往中，互相表示敬重和友好的行为，它体现了时代的风气与人们的道德品质，体现了人们的文化层次和文明程度。礼貌是一个人在待人接物时的外在表现。这种表现是通过仪表、仪容、仪态以及语言动作来体现的。一个人傲气十足、出言不雅、动作粗俗、衣冠不整就是对别人没有礼貌。有礼貌的人待人恭敬，热情大方，行为举

5、止显得很有教养。礼节是人们在日常生活中，十分是在交际场合中，互相问候、致意、祝愿以及表示互相尊重的惯用形式，礼节是礼貌的详细表现。礼貌、礼节之间是互相联络、互相制约、相辅相成的。有礼貌而不懂礼节，容易失礼。我们有时会看到某些人固然对别人有恭敬、谦虚之心，但在与人交往时却显得不知所措，或因礼节不周而使人觉得尴尬;还有一种人虽懂礼节，但在施礼时却缺乏诚意，这些都是由于没有真正理解礼貌、礼节的含义。讲究礼貌、礼节，既不能机械模拟，也不能故作姿态。礼貌、礼节是一个人内在素质的外现，礼貌、礼节必须是发自内心的，是内在素质与外在表现的协调统一。(四)注意事项注意接待中的问候和称谓礼节。1.问候礼节。问候礼

6、节主要是指在接待来宾时使用规范化的问候用语。见到初次来宾应讲：您好!见到您很高兴!如系以前认识，相别甚久，见面则讲：您好吗?很久未见了。来访者来到时，除第一句话按不同时间问候外，接着应问：您有什么事需要我帮助吗?您是初次来这里吗?路上辛苦了。平常碰到来宾，应道好问安，一般讲：你好。对于较熟悉的客人能够讲：您好吗?分别时则讲：再会!明日再见!、不久再见!，或讲：祝您一路顺风，请转达我们对您家属的问候等。如知客人身体不好，应关心地讲：请多保重。当气候变化的时候应告诫客人请多加一些衣服，留神感冒。如遇客人的生日或节日期间，应向其祝贺。如祝您生日快乐!等。客人即将离去时，应主动对客人讲：请对我们的工作

7、提出珍贵意见。2.称谓礼节。用恰如其分的称谓来称呼客人，这就是称谓礼节。不应直呼其名。可称：同志、先生、小姐知道其职务时，在一定场合可以称职务，如部长、处长、厂长、经理。商务秘书接待礼仪知识：做好热忱待客(一)学习目的要求做好热忱待客。秘书人员要热情周到地接待来访者。(二)做好热忱待客在带领来访者时，要配合对方的步幅，在客人左侧前一米处引导。可边走边向来访者介绍环境。要转弯或上楼梯时，先要有所动作，让对方明白所往何处。侧身转向来访者不仅仅是礼貌的，同时还可观察留心来访者的意愿，及时为来访者提供满意的服务。到达会客室前要指明这是会客室，假如门是向外开的，用手按住门，让客人先进入，假如门往内开，本

8、人先进入，按住门后再请客人进入。一般右手开门，再转到左手扶住门，面对客人，请客人进入后再关上门，通常叫做外开门客先入，内开门己先入。有时会客室的布置，经常会有使来客不知该坐何处才好的感觉，因而引导坐位的行动是有必要的。客人来到后，秘书人员要负责端茶倒水，当然最好先征求客人的意见，问清愿意喝哪种饮料再送上。优秀的秘书人员对重要客人喜欢的饮料要记住，以便再次来访时主动送上。热忱待客，看似简单，实则不然，秘书人员热情周到待客所表现出来的形象，就是整个单位形象的缩影。(三)相应知识1.交际心理基本原则这里所讲的交际心理基本原则，实际上就是礼仪的基本原则。做接待工作就是要从心理上真诚地尊重别人、关心别人

9、、理解别人、体贴别人、善待别人。在此基础上还要注意下面几项原则(1)自尊与尊人的原则自尊是指一个人对本身的一种态度，它是自己意识的一种表现形式。一个人能够本人尊重本人，接纳本人，保持本人的人格和尊严，就叫做自尊。尊人指的是对待别人的一种态度，这种态度要求成认和重视每个人的人格、感情、喜好、职业、习惯、社会价值以及所应享有的权利和利益。尊人，从社会角度来讲，它是一个重要的道德规范;对个人来讲，则是一种良好的道德品质。尊人的精神浸透在接待工作的方方面面。比方，当我们使用请、您、谢谢、对不起、这些用语时，是尊人的表现;来了客人起立招呼，上茶时双手捧上，也是尊人的表现。(2)内在美与外在美的原则外在美

10、主要是指一个人外部形态的美，是其在身材、相貌、服饰、谈吐、举止等方面表现出来的美。内在美主要是指一个人内心世界的美，是其在文化素养、道德品质和思想境界等方面所具有的美。交际礼仪就是表现人的美德的一种详细形式，使美妙的心灵与美的仪表、美的谈吐、美的举止构成一个有机的整体，使人们在交际活动中能够充分展现出本人美的风采。(3)自信大方与适应环境的原则自信大方和适应环境是一种互补的关系。一个自信的人保持着一种积极主动的心理状态，因而面对一些意外的情况，他能处变不惊，镇静自如，及时地采取相应的措施予以弥补，而决不会不知所措。即便出了一点过失，他也敢于落落大方地向对方表示歉意，求得对方的谅解，进而安然过关

11、。我们强调适应环境的原则并不意味着人们在交际活动中只能畏畏缩缩，生怕哪里礼仪不当会引起对方的不快。如是这样，容易引起对方的猜疑。适应环境与自信大方应当和谐地统一起来。(4)言行适度与交往目的原则人际交往要言行适度，该讲则讲，该行则行，但要把握好分寸。人的行为总是为了到达一定的目的、获得某项详细结果的。十分是在今天，世界正处于新技术革命的时代，社会的飞速发展迫使人们不得不树立崭新的时间观念。那些没有实际意义的虚礼已日益失去了市场。因而，我们在进行一项交际活动之前，都应认真地考虑一番，此番交际活动的目的究竟是什么?能够采取哪些最省时、最简便的礼仪形式到达这一目的。2.与来访者言谈的礼节言谈是人际传

12、播的重要手段，若要使之在人际交往中发挥更大的作用，除了做到言简意明，我们还应力求以语言的礼吸引别人，以语言的美讲服别人。下面着重介绍的是直接言谈礼节。直接言谈即听者与言者在同一场所进行的面对面沟通。在直接言谈中，有下面几点须多加注意的：(1)谈吐的仪态。不管言者还是听者，交谈时双方必须保持精神的饱满;表情自然大方和颜悦色;站立寒喧也好，坐着聊天也罢，两人均应目光温和、正视对方，以示尊重;两人之间的距离可视双方关系的亲疏而定。(2)话题的选择。所谓话题，就是言谈的中心。话题的选择反映着言谈者档次的高低。选择一个好的话题，使言谈双方有了共同语言，往往就预示着言谈成功了一大半。因而，首先，要选择交谈

13、者喜闻乐见的话题。如天气状况、风土人情、体育比赛、电影电视、旅游度假、烹饪小吃等。其次，要回避众人忌讳的话题。如个人的私生活(包括一个人的年龄、婚姻、履历、收入、住址等其他方面的家庭情况)、令人不快的事件(疾病、死亡、丑闻、惨案等)、以及某人生活习惯、宗教信仰、政治主张等均少谈或不谈为好。最后，不宜议论本人不甚熟悉的话题。(3)言者的表现。谈话者语言表达应准确明了，语意完好，符合语法;语言轻柔，语调亲切，语速适中。同时，要顾及听者的情绪与心理的变化，不可滔滔不绝一言堂式地讲个没完，或大搞酒逢知己千杯少，话不投机半句多而冷落了某些人，更不能选用只要在场少数几个人听得懂的外语或方言与个别人交谈而置

14、多数人于不顾。不雅的口头禅甚至粗、脏的语言垃圾在言谈中应杜绝使用。言谈间，适当运用各种手势能起到锦上添花的作用，但手势太多、动作幅度过大却会有轻浮、欠稳重之感，甚至产生画蛇添足之效果。(4)听者的反响。与言者相比，听者在交谈中处于相对被动的地位，全神贯注，认真聆听是其首要任务。在聆听时要适时作出积极的反响，以表明你聆听的诚意。如点头、微笑或简单重复对方的谈话要点等。同时恰如其分的赞美不可缺少，它能使交谈气氛变得愈加轻松、友好。轻易打断对方的讲话或随意插话，是听者的忌讳，由于这对言者有不敬、失礼之嫌，故应尽量避免。当然，在交谈中做永远的听众，一言不发也是会令众人扫兴的。言谈经过中，目光应以温和、

15、大方、亲切为宜，应多用平视的目光语，双目凝视对方的眼鼻之间，表明重视对方或对其发言颇感兴趣，同时也体现出本人的坦城。那种成心回避对方或闪烁不定的目光语，均会构成交谈障碍，应该摒弃。但当双方沉默不语，或别人失言时，不应再看着对方，以免使已有的尴尬加剧。(四)注意事项在接待工作中，要注意会用交际常用礼貌用语。1.问候语随着社会的进步，交往中对语言文明的要求更高了。见面时应根据相互的关系问候您好!、你好!、早上好!、晚上好!等。这种问候语简单明了，不受场合约束而且听来亲切自然。不管是在何种场合，问候时表情应该自然、和蔼、亲切，脸上应带有温和的微笑。2.感谢语当别人帮了你哪怕是一点小忙，都应该讲谢谢!

16、费事你了，非常感谢!接受别人的赠物或招待时，应该讲：好，谢谢!拒绝时应该讲：不，谢谢，而不应该讲：我不要!或是我不爱吃!感谢的时候还应该以热情的目光凝视对方。3.道歉语做了不当的事，应及时道歉讲：对不起，实在抱歉。、真过意不去。、真是失礼了。假如不经意打搅了别人，或是打断了别人的话，应该讲：对不起，打搅了。对不起，打断一下。在公共场合不小心碰了别人，应该讲：真对不起。在服务对象面前应该学会讲：对不起，让您久等了。4.征询语：您有什么事情吗?我能为您做些什么吗?您需要我帮您做些什么吗?您还有什么别的事情吗?这样会不会打搅您?5.应答话：您不必客气。没有关系，这是我应该做的。照顾不周的地方请您多多指教。我明白了。好的，是的，谢谢您的好意。6.慰问语：你(您)辛苦了。让你(您)受累了。给你们添费事了。这些话是一种好心的慰问。人际交往中，这类话看来很简单，似乎讲不讲两句都能够，实际上能让对方感