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文档简介
1、岗位职责责及管理理制度一、高层层管理岗岗位职责责(一)执执行总裁裁执行总裁裁在企业业里主要要全面负负责本企企业的生生产经营营及日常常管理工工作,组组织、培培养高效效的管理理和业务务团队,实现企企业经营营管理目目标和发发展目标标。其具具体职责责如图。职责1协助董事长主持召开股东大会和董事会议,负责上述会议决议的贯彻落实职责3负责审批投资、营销、生产、人力资源、财务等各项经营决策和费用预算方案职责4定期审阅企业的财务报表和其他重要报表,全盘监控企业的财务状况和管理状况职责5根据董事长授权,代表企业签署对外合同、协议和参加重要外事活动职责6处理企业重大突发事件,并及时向董事会汇报职责7提名企业高层管
2、理人员的聘用、决定高层管理人员的报酬、待遇以及解聘事宜,并报董事长批准和备案职责2协助董事长召集和主持企业管理会议,组织讨论和决定企业的发展规划、经营方针、年度计划以及日常运营工作中的重大事项(二)财财务总监监财务总监监的主要要职责是是按照企企业财务务战略要要求,对对企业的的财务活活动和会会计活动动进行管管理和监监督,为为企业经经营战略略提供财财务决策策支持,实现财财务管理理目标。其具体体职责如如图。职责1组织制定、调整企业年度总预算、季度预算和月度预算职责3审核下级部门上报的月度预算,召集并主持企业月度预算分析与平衡会议职责4审核企业财务收支计划、成本费用计划、信贷计划、财务报告、会计决算报
3、表、会签涉及财务收支的重大业务计划、经济合同、经济协议等职责5负责企业资金使用、调度、贷款担保、产权转让、资产重组等重大活动职责6主持对投资项目和经营活动的风险评估、指导、跟踪和财务风险控制职责7协调企业同银行、工商、税务等政府部门的关系,维护本企业的经济利益职责8完成总裁(或总经理)交办的其他工作任务职责2组织建立并完善本企业的财务管理各项管理制度和财务核算体系(三)行行政总监监行政总监监的主要要职责是是全面负负责企业业各项行行政事务务的处理理,指导导下属部部门开展展工作,为企业业的良好好运营提提供服务务支持和和后勤保保障。具具体职责责如图。职责1参与制定企业年度总预算和季度预算调整,汇总、
4、审核下级部门上报的月度预算并参加企业月度预算分析与平衡会议职责3负责企业行政管理流程优化和人力资源规划工作职责4负责企业行政方面的重要会议和重大活动的组织筹备职责5负责安排企业后勤保障工作,并审批各项改善员工工作、生活条件的意见、建议职责6负责组织编制企业行政性财产、物资采购计划及预算,严格控制行政办公经费支出职责7审核、审批企业办公用车、基础建设、固定资产购买等的申请职责8掌握企业行政系统运作情况,适时向总裁(或总经理)汇报职责9完成总裁(或总经理)交办的其他工作任务职责2负责对各类行政管理制度的审核工作,并指导下属部门依照制度开展工作(四)人人力资源源总监人力资源源总监的的主要职职责是规规
5、划、指指导企业业人力资资源管理理与组织织建设,保障企企业人力力资源供供给,提提高员工工工作效效率。其其具体职职责如图图。职责1根据本企业的发展目标,制定并实施人力资源战略规划职责3组织制定、审核企业各项人力资源管理制度,及时修订和完善职责4组织指导和监督下属开展各用人部门的人才招聘、员工培训、绩效考核、薪酬福利等工作职责5负责本企业高级管理人员的引进、培养和调配职责6监督企业人才库建设及人才储备管理,保证企业所需各类人才的及时到位职责7及时向高层决策者提供有关人力资源战略、组织建设等方面的建议职责8及时处理管理过程中的重大人力资源管理问题职责9完成总裁(或总经理)交办的其他工作任务职责2结合企
6、业发展战略,推动与之相适应的企业文化建设第二章总总经理办办公室规规范化管管理第一节总总经理办办公室岗岗位职责责一、总经经理助理理岗位职职责总经理助助理的主主要使命命是协助助总经理理制定、贯彻落落实各项项经营发发展战略略与计划划,实现现企业经经营管理理目标,其具体体职责。职责1协助总经理制定战略规划、年度经营计划及各阶段工作目标分解职责3协助总经理对企业运作与各职能部门进行管理、协调内部各部门关系职责4配合总经理处理外部公共关系(政府、重要客户等)职责5参与组织公司重大活动职责7在公司经营计划、销售策略、资本运作等方面向总经理提供相关解决方案职责8撰写和跟进落实公司经营办公会议、专题研讨会议等公
7、司会议纪要职责9协助总经理进行公司企业文化、发展战略规划,配合开展企业文化工作职责10完成总经理临时交办的其他任务职责2协助起草企业各阶段工作总结和其他正式文件职责6协调业务部门间的日常工作关系以及事务处理,召开业务沟通会议,跟踪公司经营目标达成情况,提供分析与改进意见二、行政政秘书岗岗位职责责总经理办办公室行行政秘书书的主要要职责是是根据公公司各部部门的需需要,通通过行政政性支持持工作,为公司司员工做做好行政政服务,支持和和保障公公司战略略和发展展目标的的实现,其具体体职责如如图。职责1协助总经理办公室主任做好总经理办公室各项工作的管理工作职责3负责总经理办公室的各类文件、报告的收集、分类、
8、打印、复印、装订、建挡职责4为总经理参加各种会议准备资料、会议报名、会议通知、会务联络、信息反馈等服务工作职责5协助了解市场,进行有关信息的搜集、翻译、反馈和处理职责6完成领导临时交办的其他任务职责2负责来电来文整理、分类、登记和按领导批示分送有关部门并加以催办三、办事事专员岗岗位职责责总经理办办公室办办事专员员的主要要职责是是,在总总经理办办公室主主任的领领导下,负责日日常办公公事务的的具体执执行工作作,包括括办公用用品、设设备、档档案的管管理等工工作,其其具体职职责如图图。职责1协助总经理办公室主任做好相关管理制度的草拟工作职责3统计汇总总经理办公室办公用品和办公设备需求职责4负责办公用品
9、、设备的领取、登记、发放职责5根据领导安排,列席各种日常会议,起草会议文件,及时完成会议记录、纪要整理及下发等工作职责6对企业全体员工日常工作行为进行监督检查,保证日常办公管理规定的实施职责7完成领导临时交办的其他工作职责2协助总经理办公室主任制订工作计划并贯彻执行第二节总总经理办办公室管管理制度度一、公文文管理制制度公文管理理制度第1章总总则第1条为为规范公公司公文文管理,提高办办事效率率,特制制定本制制度。第2条公公司各部部门公文文收发相相关事项项均按本本制度办办理。第2章公公文保密密管理第3条公公文保密密等级分分为绝密密、机密密、秘密密三种,其他为为一般文文件。文文件机密密级数由由发文部
10、部门负责责人根据据文件内内容确定定。第4条绝绝密文件件打印用用专用磁磁盘,只只能打印印一份,由起草草人呈送送有阅文文资格的的人员。第5条机机密文件件打印用用专用磁磁盘,按按审阅人人数打印印,阅完完后由起起草人收收回归档档。第6条秘秘密文件件由阅文文人妥善善保管。第3章公公文收发发管理第7条部部门相关关人员草草拟公文文应注意意以下事事项。(1)内内容符合合国家政政策、法法律、法法令及地地方性行行政规章章。(2)反反映情况况客观,实事求求是。(3)文文字准确确、精炼炼,条理理要清楚楚,层次次要分明明,结构构要紧密密,用语语要规范范。(4)人人、地、物名、引文及及时间要要具体、准确。第8条草草拟的公
11、公文应经经部门负负责人审审核后方方可上报报总经理理办公室室。第9条总总经理办办公室及及时登记记公文,并报公公司相关关领导审审批后打打印签发发。第10条条各级领领导阅、批公文文应仔细细认真,阅完后后要签名名并注明明日期,不得圈圈阅。需需要签署署具体意意见的,要明确确、具体体。第11条条各级领领导对送送来的公公文要及及时阅批批,急件件应当天天给出批批复,一一般文件件应于33天内给给出批复复。第12条条公司所所有发文文的发文文部门应应有存档档,并将将文件原原稿(经经领导签签字)审审核稿件件连同正正本二份份送总经经理办公公室存档档。有领领导指示示的,还还应附批批复件。第13条条收文工工作由总总经理办办
12、公室统统一负责责。总经经理办公公室收文文后,应应先做好好归类、登记,然后根根据文件件的内容容,分送送有关领领导阅示示。阅示示完毕后后,由总总经理办办公室收收回归档档。第14条条所有公公文发放放,一定定要有登登记、签签收手续续。第15条条公司发发文,须须由总经经理办公公室统一一编号,具体如如下所示示。(1)以以公司名名义对外外发文,一律字字(年)号。(2)公公司监事事会发文文,用监字字(年)号。(3)董董事会发发文,用用董董字(年)号号。(4)其其他管理理部门的的发文,用字(年年)号。第16条条董事会会或相关关经营管理理部门在在对外发发布公文文应按照照以下方方式办理理。(1)董董事会对对外发文文
13、,须经经经营办办公会同同意后,由总经经理办公公室向外外发布。(2)公公司相关关经营管管理部门门需对外外发文,应经经经营办公公会讨论论通过后后,方可可由总经经理办公公室对外外发布。相关公公司重大大经营决决策的公公文,需需经董事事会审批批后方可可办理发发文。第17条条红头文文件只适适用于需需遵照执执行的制制度、规规定、决决定、决决议、纪纪要、任任命等,其他文文件一般般用公司司信笺印印发。第4章附附则第18条条本制度度由总经经理办公公室编制制,解释释权归总总经理办办公室所所有。第19条条本制度度自颁布布之日起起开始执执行。二、印章章管理制制度印章管理理制度第1章总总则第1条目目的。印章是公公司经营营
14、管理活活动中行行使职权权的重要要凭证和和工具。为规范范公司印印章管理理工作,维护公公司的利利益,特特制定本本制度。第2条适适用范围围。本制度适适用于公公司印章章、公司司法人代代表和总总经理的的印章及及部门印印章的使使用、管管理等相相关事宜宜。第3条相相关部门门管理责责任。1公司司总经理理办公室室负责公公司印章章统一管管理,负负责发放放、回收收印章,监督印印章的保保管和使使用。2公司司各类印印章由各各级和各各岗位专专人依职职权领取取、保管管。第2章印印章领取取和保管管第4条总总经理办办公室专专人统一一管理印印章的使使用等,按规定定执行印印章相关关工作。第5条各各部门印印章由部部门领导导指派专专人
15、妥善善保管,不得转转借他人人。第6条总总经理办办公室建建立印印章管理理卡,登记专专人领取取、印章章归还、作废等等情况。印章管理理卡种类细分名称印章内容容管理责任任人办理责任任人备注公司印章章名印公司名印印公司全称称总经理总经理办办公室主主任部门印章章部门印部门印公司名部门名部门经理理部门经理理或其受权人人职务印章章董事、经经理公司名职务名职务本人人职务本人人或其授权人人部长印财务部经经理印(银行专专用)公司名职务名财务部经经理财务部经经理或其授权人人注:“备备注”一一栏中填填写该印印章的使使用、更更新、停停用等相相关记录录。第7条将将印章持持有情况况纳入员员工离职职时移交交工作的的一部分分,员
16、工工持有公公司印章章的,须须办理归归还印章章手续后后方可办办理离职职手续。第3章印印章的使使用与维维护第8条公公司各级级人员需需使用印印章须按按要求填填写用用印申请请表,将其与与所需印印的文件件一并逐逐级上报报,报公公司有关关人员审审核。第9条最最终由具具有印章章使用决决定权的的人员批批准后,经办人人方可交交印章保保管人盖盖章。第10条条印章保保管人应应对文件件内容和和用印印申请表表上载载明的签签署情况况予以核核对,经经核对无无误的方方可盖章章。第11条条用印后后该用用印申请请表作作为用印印凭据由由印章保保管人留留存,定定期整理理后交总总经理办办公室归归档。第12条条使用公公司印章章,一律律填
17、写签签报。特特殊情况况下,难难以备有有审批意意见和签签字为依依据,又又必须用用印的涉涉及重大大事项的的文件,应由经经办人在在印章章使用登登记表上登记记时间、事由、审批人人、经办办人,以以备监印印人查核核。第13条条任何人人不得私私自动用用公章,不得在在空白的的介绍信信、信笺笺以及白白条上盖盖印,防防止发生生损害公公司利益益的行为为。第14条条公司总总经理对对公司所所有印章章的使用用拥有绝绝对的决决定权。第15条条涉及法法律等重重要事项项需使用用印章的的,须依依有关规规定报公公司法律律顾问审审核签字字。第16条条财务人人员依日日常的权权限及常常规工作作内容自自行使用用财务印印章。第17条条公司对
18、对外经济济活动中中,严禁禁使用下下属各部部门的印印章,应应统一使使用公司司的合同同专用章章。第18条条印章原原则上不不许带出出公司,确因工工作需要要将印章章带出使使用的,应事先先填写用印申申请单,载明明事项,经公司司总经理理批准后后,由两两人以上上共同携携带使用用。第19条条公司公公章的使使用决定定权归公公司总经经理,其其他各印印章的使使用决定定权由公公司总经经理根据据实际工工作需要要进行授授权。第20条条公司法法人代表表和总经经理的印印章,必必须经其其本人同同意后方方可使用用。第4章印印章的停停用管理理第21条条遇有下下列情况况之一时时,印章章应停用用。(1)部部门变动动或部门门名称改改变。
19、(2)主主管部门门通知改改变印章章图样。(3)印印章损坏坏。(4)印印章遗失失或被窃窃,要及及时“作作废”声声明。第22条条印章停停用须填填写印印章停用用申请表表交总总经理办办公室登登记,经经总经理理审批后后发布正正式的停停用通知知,经办办人及时时将停用用印章送送制发机机关封存存或销毁毁。公司司保存一一份印印章停用用申请表表,并并在印章章管理卡卡上进行行登记。第5章用用印要领领第23条条公司印印章应盖盖在文件件下面。盖印文文件时,一般应应盖骑缝缝印。第24条条公司名名称章一一般盖于于公司名名称、部部门名称称的右侧侧,盖公公司名称称章除特特殊规定定外,一一律用朱朱红印泥泥。第6章责责任追究究第2
20、5条条印章保保管人必必须妥善善保管印印章,如如有遗失失,必须须及时向向总经理理办公室室报告。第26条条公司任任何人员员必须严严格依照照本制度度规定程程序使用用印章,未经本本制度规规定的程程序,不不得擅自自使用。第27条条违反本本制度规规定,给给公司造造成损失失的,由由公司对对违纪者者予以行行政处分分,造成成严重损损失或情情节严重重的,移移送有关关机关处处理。第7章附附则第28条条本制度度由公司司总经理理办公室室负责编编制,解解释权归归总经理理办公室室所有。第29条条本制度度自颁布布之日起起开始执执行。第三章人人力资源源规范化化管理一、人事事主管岗岗位职责责人事主管管的主要要职责是是协助部部门经
21、理理编制招招聘、培培训、考考核和薪薪酬福利利等计划划,组织织实施相相关的人人力资源源具体工工作,维护并并改善本本企业的的人力资资源体系系,其具具体职责责如图。职责1职责2职责3主持人事工作例会,协调和解决人事工作中的问题职责4组织开展人才招聘、绩效考核、薪酬福利、员工培训、员工关系管理等各项工作职责5职责6负责培训各项管理工作,审批培训计划,控制培训费用的支出职责7指导开展绩效考核工作,开展薪酬调查,组织制定科学的薪酬制度并监督执行职责8指导、监督和考核人事下属人员的工作,培养下属人员职9完成上级领导临时交办的其他工作组织制定并完善各项人力资源管理制度,并监督执行协助制订人力资源需求计划和劳动
22、定员定编方案,合理安排和调配余、缺人员,做好员工录用、调动、晋级、辞退等工作事宜认真贯彻国家有关方针、政策、和指示,根据企业实际情况和发展战略,参与制定企业人力资源规划和年度计划二、招聘聘专员岗岗位职责责招聘专员员的主要要职责是是参与制制定并执执行各类类员工的的招聘政政策和计计划,分分析招聘聘需求,建立并并维护招招聘渠道道,负责责安排面面试及新新员工入入职、签签订劳动动合同等等工作,保证企企业各部部门的用用人需求求。具体职职责如图图。职责1协助人事主管制定并完善企业各类员工招聘制度与计划职责3建立并拓展招聘渠道,保证招聘来源职责4负责酒店招聘信息的草拟及发布职责5初筛选应聘人员,做好招聘面试工
23、作职责6职责7建立、完善、维护员工档案与人才数据库职责8整理并不断完善各岗位的工作说明书完成上级领导交办的其他工作职责2定期或不定期对公司人力资源状况进行调查分析,掌握内部人员供求情况,进行招聘需求分析四、绩效效专员岗岗位职责责绩效专员员主要负负责协助助主管领领导制定定并完善善企业绩绩效考核核体系,协助各各部门负负责人实实施下属属人员绩绩效考核核工作,整理分分析绩效效考核结结果,为为企业其它它相关工工作提供供服务。具体职职责如图图。职责1协助人事主管制定企业绩效管理制度和各项绩效考核计划职责3编制各类员工绩效考核表职责4会同各部门负责人组织实施各类员工的绩效考核工作职责5负责向各部门解释说明绩
24、效考核制度、流程等相关内容职责6跟踪绩效考核实施过程,及时对被考核员工进行考核指导和帮助职责7受理员工考核申诉,并进行申诉调查,提出处理方案职责8收集各类工作岗位绩效信息,为考核指标体系建设提供数据职责9完成绩效考核评估报告、相关文件的草拟和印发工作职责10建立并保管员工绩效考核档案,整理维护绩效考核文件与资料,职责11完成上级领导交办的其它工作职责2建立企业员工绩效考核指标体系,并报主管领导和相关部门负责人审查第四章日日常事务务规范化化管理第一节日日常事务务管理岗岗位职责责一、行政政主管岗位位职责行政主管管的主要要职责在在综合管管理部经经理的领领导下,负责行行政资产产、行政政事务等等工作的的
25、组织开开展,为为企业各各项工作作的正常常运作提提供有效效支持和和协调。其具体体职责如如图4-1所示示。负责制定行政工作的管理规章制度、工作计划、预算方案,并报上级审核审批职责6职责7搜集、整理企业内部信息,及时组织编写企业大事记;根据上级对企业内刊的导向定位,统筹内刊的编辑与发行工作按照上级指示和企业规定,组织举办企业年会、员工活动、市场类活动及各类会议、娱乐等各项活动,对会议与活动举办过程提供支持职责1职责3职责4办理和妥善管理企业各项证照、资质证件等,并配合相关部门的年检工作职责5负责起草企业年度、季度、月度行政后勤、治安保卫等相关工作计划职责2职责8负责企业办公设备和其他行政财产物资进行
26、登记、造册、定期盘点等管理工作对行政人员进行人才储备与培养、绩效考核审核等组织来客接待、配合政府相关部门的检查工作和其他外联工作职责9按时完成上级领导交办的其他工作图4-11行政主主管岗位位职责二、监察察主管岗岗位职责责监察主管管的主要要职责是是依照企业业领导指指示或外外部要求求,监督督企业各各部门和和相关人人员遵守守规章制制度、规规范纪律律的情况况,及时时对工作作过程中中出现的的违法违违纪行为为予以处处理,确确保各项项规章制制度的贯贯彻落实实。其具具体职责责如图44-2所示。职责5协助外部相关单位或根据授权对企业员工违反国家法律法规及严重违反政纪案件进行调查处理职责4针对监察工作发现的问题向
27、上级提出整改建议、协调其他部门落实或直接组织拟订相关制度予以规范职责3职责1根据企业发展战略和管理体制,在综合管理部经理的领导下制定监察工作年度计划与目标、工作流程并组织实施,统筹安排企业的年度监察工作组织实施企业高层人员廉洁教育培训及廉洁自律承诺,以及对企业全体员工进行廉洁宣传教育的工作职责10职责2协助部门经理建立并完善企业的纪检、审计等监察管理制度、体系等职责7协助相关部门对在监察工作中发现问题的部门和人员进行处理职责8受理企业员工不服行政处分的申诉及法律、法规规定的由监察机关受理的申诉职责9收集、保管监察工作的重要资料,做好文件的收发、登记和归档工作负责监督、检查企业各部门及人员的行为
28、规范及其遵守规章制度的情况,及时填写监察记录职责11按时完成上级领导交办的其他工作职责6参与对本企业重要经济合同或某一时间之经营活动的合法性、合规性、有效性进行专项审计或监察工作图4-22 监察察主管岗岗位职责责三、行政政助理岗岗位职责责行政助理理协助上上级领导导完成企企业行政政事务性性工作及及综合管管理部的的日常事事务工作作,以保证日日常办公公行政事事务顺利利进行。其具体体职责如如图4-3所示。职责3职责1职责8负责上级领导有关的电话接听和记录工作、来访客人的接待工作以及部门经理的日程安排协助上级领导完成对本部门员工的考勤、绩效考核工作,对行政部工作人员的工作给予业务指导协助上级领导起草和修
29、订各项规章制度、计划规划等,进行日常行政工作的组织与管理职责2负责文件的编码、发放、更改、归档、回收、销毁、借阅职责4负责督办上级领导向相关人员交办的专项事务职责5协助上级领导做好会议前准备和会后清理工作,负责会议记录、纪要的整理、打印、存档等工作整理和下发会议纪要,对会议决议进行催办、落实职责6负责本部门内办公环境、物资及物品的管理工作及办公用品的申领、发放工作职责7按时完成上级领导交办的其他工作图4-33 行政政助理岗岗位职责责四、行政政专员岗岗位职责责行政专员员的主要要职责是是在行政政主管的的领导下下,计划划安排日日常行政政办公事事务并执执行,保保证行政政工作的的顺利实实施和高高效完成成
30、,为企企业提供供高效流流畅的行行政服务务。具体职职责如图图4-4所示。职责1职责3协助行政主管接待访客、配合政府相关部门进行检查以及其他外联工作等职责4负责企业相关证照的保管和使用登记工作,并配合相关部门进行年检协助行政主管编辑和发行企业内刊,发挥舆论的导向性作用职责2负责企业内文件资料的拟、收、发、存,以及文件的打印、复印和传真工作职责6职责5本企业内部图书、报刊、资料的管理及时完成行政主管交办的其他工作图4-44 行政政专员岗岗位职责责第二节日日常事务务管理制制度一、文件件管理制制度文件管理理制度第1章总总则第1条目目的。通过对公公司内部部文件控控制流程程进行管管理,使使文件管管理控制制工
31、作更加加系统、科学、规范、高效,以保证各各部门及及人员及及时、正正确地使使用有效效文件,提高工工作效率率。第2条适适用范围围。本制度中中的“文文件”包包括公司司日常运运营过程程中产生生或所需的文文件资料料、公司业务务往来公公文以及及公司对对内发布布的所有有流程、制度、作业标准准与规范、作业指导导书等。根据公司司各类文文件的性性质进行行纵向层层级划分分,可分分为下列列五级文文件。具具体如下下表所示示。公司内部部文件各各层级内内容范畴畴文件等级级文件内容容一级文件件公司章程程、基本本法、质质量手册册等体系系文件、公司营营运资质质证照等等二级文件件公司核心心的业务务流程和和管理流流程等三级文件件公司
32、日常常工作流流程和制制度四级文件件各部门、车间内内部文件件五级文件件各类记录录第3条管管理职责责划分。(1)各各级主管副总主主要负责责所辖职职责范围围内的文文件进行行审核、批准工工作,其其中,总总经理(或管理理者代表表)还承承担着对对公司各各类体系系文件进进行定期期评审的的职责。(2)总总经理办办公室主主要负责责公司一一级文件件的组织织编制、审核,以及二二级文件件的会审审组织工工作。(3)综综合管理理部负责责本制度度的编制制、解释释与修订订工作,并由其行行政专员员负责公司司营运、资质类类文件资料的保管;其中,综合管管理部下下辖体系系文件管管理室,并由其其文控员员专职负负责公司司各类体体系文件件
33、的统一一编号、收发、存档、作废等等管理事事宜。(4)各各职能部门门负责对对各归口口职能和和分管业业务线的的有关文文件的编编制和副副本保管管工作。第2章公公司内部部文件编码码细则第4条公公司内部部文件的的编码主主要由以下五个个部分组组成。(1)第第一部分分:公司司代号,代码为为。(2)第第二部分分:层级级分类代代码,代代码分别别为1、2、3、4、5。(3)第第三部分分:大类类代码,代码分分别为综综(综合合管理类类)、制制(生产产制造类类)、市市(市场场营销类)、研(研发类类)、其其(其它它类)等等。(4)第第四部分分:小类类分类代代码,代代码分别别为目标标(目标标计划类类)、人人力(人人力资源源
34、类)、办公(办公类类)、总总务(总总务后勤勤类)、保卫(保卫类类)、生生产(生生产类)、质管管(质管管类)、项管(项目管管理类)、产研研(产品品研发类类)、其其(其它它类)等等。(5)第第五部分分:文件件流水号号,代码为为001999。第5条公公司内部部各级文文件编码码示例如下(以综合合管理部部文件为为例)。(1)一一级文件件:1001。(2)二二级文件件:2综001。(3)三三级文件件:3综行政001。(4)四四级文件件:4综行政001。(5)五五级文件件:5综行政001001。第3章公公司各级级文件编编制、审审核、审审批规定定第6条公公司一级级文件,由公司司总经理理办公室室组织相相关人员员
35、进行编编制。一一级文件件编制完完成后,需经总总经理办办公室主主任审核核后,交交由公司司总经理理审批。第7条公公司二级级文件,由各业业务归口口部门协协同流程程协同作作业部门门共同编编写。二二级文件件编制完完成后,由总经经理办公公室组织织相关部部门及人人员进行行会审。经会审审后,二二级文件件需交总总经理审审批。第8条公公司三级级文件,若其覆覆盖范围围超过22个(含含2个)职职能部门门,其编编制工作作由各归归口管理理职能部部门组织织,并交交主管副副总审核核后,交交总经理理审批。具体分分工如下下。(1)目目标类、计划类类三级文文件由总总经理办办公室负负责组织织编制,交分管管运营副副总审核核。(2)人人
36、事、行行政、总总务类三三级文件件由综合合管理部部负责组组织编制制,交分分管行政政副总审审核。(3)财财务类三三级文件件由财务务部负责责组织编编制,交交分管的的财务副副总审核核。(4)生生产制造造类三级级文件由由生产部部组织编编制,交交分管的的生产副副总(或或厂长)审核。(5)市市场营销销类三级级文件由由营销部部及相关关部门组组织编制制,交分分管的营营销副总总审核。(6)供供应类三三级文件件由采购购部及相相关部门门组织编编制,交交分管的的运营副副总审核核。第9条公公司四、五级文文件的编编制、审审核、审审批规定定如下表表所示。公司四、五级文文件的编编制、审审核、审审批规定定表文件类别别覆盖范围围编
37、制主管管部门审批人员员部门发文文分管业务务线的专专业性文文件,如如设备部部的设设备操作作保养卡卡及各各类机械械图纸、技术部部的工工艺作业业指导书书、生生产部的的各工序序生产产作业指指导书等归口职能能部门分管各部部门的主管副总总部门、车车间内部部文件仅限于本本部门、本车间间,此类类文件的的内容应应保证与与公司各各项流程程和制度度不相冲冲突各部门、各车间间内安排部部分管副总总各类记录录参与质量量体系文文件中的的记录录控制程程序第10条条除部门门、车间间内部文文件外,其它公公司内部部文件在在内容审审核后,必须交交综合管管理部或体系系文件管管理室进进行有关关文档格式、文件内内容重复复性与冲突性性的二次
38、审审核。二二次审核核合格后后,各文文件编制制部门方方可送交交相关批批准人批批准。第4章文文件发放放管理规规定第11条条所有公司司内部发发布的文文件均需需由综合合管理部部制定分分发号,加盖“受控”章才能能发放。每份文文件不同同的复印印件必须须注明不不同的分分发号,以便追追溯。第12条条体系文文件需由由体系文件件管理室室文控员员负责发发放管理理工作,其它内内部文件件的发放放由综合合管理部部行政专专员负责责实施。第13条条根据文文件发放放批量划划分,文文件发放放主要两种种情况:大批发发放与零星发发放。(1)大大批发放放时,应建建立公公司内部部文件配配置、发发放与回收登登记表,并报各文件件归口职职能部
39、门门的分管管副总审审批。(2)零零星发放放时,应建立立公司司内部文文件发放放与回收登登记表。第14条条文件领领用人应应在公公司内部部文件配配置、发发放与回收登登记表或公公司内部部文件发发放与回收登登记表上签名名后,方方可领取取注有分分发号和和“受控”状态标标识的文文件。第15条条领用部部门领到到文件后后,应及及时建立立收文文登记表表。第16条条文件发放放完毕后后,综合合管理部部行政专专员或体体系文件件管理室室文控员员应及时时对文件件进行分分类、归档保保存,并并更新公司内内部文件件清单。第5章公公司内部部文件使使用与借借阅规定定第17条条文件使使用部门门应及时时向相关关人员进进行文件件内容宣宣贯
40、、培培训,将将文件放放置在适适当的位位置(场场所),确保相相关人员员能够及及时、正正确地使使用文件件。第18条条当出现现以下情情况时,使用部部门可填填写文文件领用用、借阅申申请表,申请请更换或或增发。(1)文文件破损损严重影影响使用用时。(2)根根据使用用需要须须新增、改版时时。(3)文文件丢失失需重新新领用时时。第19条条文件件领用、借阅申申请表需经综合管管理部审审批后方方可实施施更换或或增发。更改或或重新领领用时,使用原原文件分分发号;增发时时,应按原原分发号号顺序新新增一个个分发号号。第20条条公司内内部文件件借阅规规定如下下。(1)当当其他公公司或个个人需借借阅文件件时,应应填写文件领
41、领用、借阅申申请表,经综综合管理理部或体体系文件件管理室室批准后后,行政政专员或或文控员员方可办办理借阅阅手续,并负责责催讨。(2)借借阅时最最长时间间不得超超过半个个月。(3)公公司内部部各部门门、各车间间需借阅阅文件时时,应经经综合管管理部或或体系文件件管理室室审批和和登记后后,方可办办理借阅阅手续。借阅时时,行政政专员或或文控员员要负责责明确借借阅期限限与催讨讨工作。第6章公公司内部部文件更更改、回回收、作作废与评评审规定定第21条条公司内内部文件件在使用用时若遇到下列情情形之一一的,应应进行修修改。(1)公公司现行行文件与与有关国国际标准准、国家家标准、地方标标准和法法规及行行业标准准
42、相冲突突时。(2)文文件内容容与客户户的需要要相矛盾盾或不能能满足客客户的要要求时。(3)文文件的内内容不正正确、不不适合或或操作性性不强时时。(4)有有更合适适、更先先进的或或更具可可操作性性的产品品标准、操作方方法、管管理手段段时。第22条条文件修修改程序序规定如如下。(1)公公司一级级文件修修改或其其它各级级文件大大批修改改时,公公司应专专门成立立文件修修改小组组进行运运作,修修改完后后的审核核、批准准、发放放使用以以及旧文文件回收收均按本本制度的的相关条条款执行行。(2)文文件需要要更改时时,由文文件编制制部门填填写文文件变更更审批表表并附附具体修修改内容容,交文文件原审审核人审审核、
43、原原批准人人批准后后方可进进行文件件更改。(3)文文件更改改由综合合管理部部行政专专员或文文控员按按文件件变更审审批表负责组组织实施施。更改改可采取取划(改改)或换换页等方方式,同同时要做做好修改改状态标标识的更更改,在在修改处处加盖“更改”章,更更改应覆覆盖该文文件发放放的所有有场所。如采取取换页的的形式,应将原原未更改改的页面面回收。第23条条文件回回收与作作废规定定如下。(1)当当文件改改版或修修改时,会产生生大量的的作废和和失效文文件。行政专专员或文文控员应应做好作作废文件件的回收收、登记记和标识识区分工工作。(2)作作废文件件应进行行定期处处理。行行政专员员或文控控员应填填写作作废文
44、件件审批表表交部部门主管管批准后后方可处处理,将将作废文文件保留留一份,并另加加盖“作作废存留留”标识识,归档档保存一一年备查查,其他他的进行行销毁。第24条条文件评评审规定定如下。(1)综综合管理理部经理理应定期期组织行行政主管管、行政政专员等等相关人人员做好好文件评评审工作作。(2)文文件评审审的时间可与体系系文件的的管理评评审相结结合,评评审内容容包括现现有文件件的充分分性、适适宜性和和有效性性,确定定文件修修改清单单和文件件新增清清单,以以持续改改进文件件的可操操作性和和科学性性。第7章附附则第25条条本制度度由综合合管理部部编制,解释权权归综合合管理部部所有。第26条条本制度度经行政
45、政副总审审核、总总经理审审批后,自发布布之日起起开始执执行。二、档案案管理制制度档案管理理制度第1章总总则第1条目目的。为了规范范公司档档案管理理工作,做好文文件资料料的保管管、借阅阅回收、销毁工工作,发发挥档案案价值,防止公公司信息息泄露,特制定定本制度度。第2条档档案管理理体系(1)公公司成立立两级档档案管理理体系,综合管管理部下下属档案案室为公公司档案案主要责责任单位位,综合合管理部部的行政政专员为为兼职的的公司档案案管理人人员;公公司二级级管理部部门为本本单位文文档保管管部门,均应指指定专人人兼职负负责。(2)档档案分类类、目录录、编号号的原则则由综合合管理部部统一制制定。公公司的档档
46、案库应应与公司司的其他他资料库库,如工工程施工工、设计计资料库库等分开开管理。密级档档案必须须保证安安全。文文书结案案后,原原稿或正正本应归归档,需需经常性性使用的的,应留留副本使使用。第2章文文件、档档案整理理第3条文文件点收收文件结案案移送归归档时,根据如如下原则则点收。(1)检检查文件件的文本本及附件件是否完完整,如如有短缺缺,应立立即追查查归入。(2)文文件如经经过抽查查,应有有管理部部门主管管的签认认。(3)文文件的处处理手续续必须完完备,如如有遗漏漏,应立立即退回回经办部部门科室室。(4)与与本案无无关的文文件或不不应随案案归档的的文件,应立即即退回经经办部门门。(5)有有价证券券
47、或其他他贵重物物品,应应退回经经办部门门,经办办部门送送综合管管理部签签收后,将文件件归档处处理。第4条文文件整理理点收文件件后,应应依下列列方式整整理。(1)中中文直写写文件以以右方装装订为原原则,中中文横写写或外文文文件则则以左方方装订为为原则。(2)右右方装订订文件及及其附件件均应对对准右上上角,左左方装订订则对准准左上角角、理齐齐钉牢。(3)文文件如有有皱褶、破损、参差不不齐等情情形,应应先补整整、裁切切、折叠叠,使其其整齐划划一。第3章档档案分类类第5条档档案分类类应根据据内容、部门组组织、业业务项目目等因素素,按部部门大类、小类三三级分类类。先以以部门区区分,然然后依案案件性质质分
48、为若若干大类类,再在在同类中中依序分分为若干干小类。第6条档档案分类类应力求求切合实实用。如如果因案案件较多多、三级级分类不不够应用用时,须须在第三三级之后后增设第第四级“细类”。如案案件不多多,也可可仅使用用“部门门”及“大类”或“小小类”二二级。第7条同同一“小小类”(或细类类)的案案件以装装订于一一个档夹夹为原则则,如案案件较多多,一个个档夹不不够使用用时,可可分为两两个以上上的档类类装订,并于小小类(或或细类)之后增增设“卷卷次”编编号,以以便查考考。第8条每每一档夹夹封面内内首页应应设“目目次表”,案件件归档时时依序编编号、登登录,并并以每一一案一个个“目次次”编号号为原则则。第9条
49、档档号的表表示方式式如下:A1A2B11B2CC1C2DD1E1EE2;其中,A1A2为经办办部门代代号,BB1B22为大类类号,CC1C2为小类类号,D1为档档案卷次次,E11E2为为档案目目次。第4章档档案名称称及编号号第10条条档案名名称。(1)档档案各级级分类应应赋予统统一名称称,其名名称应简简明扼要要,以充充分表示示档案内内容性质质为原则则,并且且要有一一定范畴畴,不能能笼统含含糊。(2)各各级分类类、卷次次及目次次的编号号,均以以十进阿阿拉伯数数字表示示:其位位数使用用视案件件多少及及增长情情形斟酌酌决定。(3)档档案分类类各级名名称经确确定后,应编制制档案分分类编号号表,将所所有
50、分类类各级名名称及其其代表数数字编号号,用一一定顺序序依次排排列,以以便查阅阅。(4)档档案分类类各级编编号内应应预留若若干空档档,以备备将来组组织扩大大或业务务增多时时,随时时增补之之用。(5)档档案分类类各级名名称及其其代表数数字一经经确定,不宜任任意修改改,如确确有修改改必要,应事先先审查讨讨论,并并拟定新新旧档案案分类编编号对照照表,以以免混淆淆。第11条条档案编编号。(1)新新档案。应从档案分分类编号号表查明该该档案所所属类别别及其卷卷次、目目次顺序序,以此此来编列列档案号号。(2)档档案如何何归属前前案,应应查明前前案的档档案号并并予以同同号编列列。(3)档档案号以以一案一一号为原
51、原则,遇遇有一档档案件叙叙述多件件事或一一案归入入多类者者,应先先确定其其主要类类别,再再编列档档案号。(4)档档案号应应自左而而右编列列,右方方装订的的档案,应将档档案号填填写于案案件首页页的左上上角;左左方装订订者则填填写于右右上角。第5章档档案归档档管理第12条条归档文文件,应应依目次次号顺序序以活页页方式装装订于相相关类别别的档案案夹内,并视实实际需要要使用“见出纸纸”注明明目次号号码,以以便翻阅阅。第13条条档案夹夹的背脊脊应标明明档案夹夹内所含含案件的的分类编编号及名名称,以以便查档档。第14条条文件保保存期限限,除政府府有关法法令或本本企业其其他规章章特定者者外,依依下表所所列的
52、规规定办理理。档案保存存期限一一览表类别永久保存存类10年保保存类5年保存存类1年保存存类内容1公司司章程2股东东名册3公司司组织规规程及规规章制度度、工作作细则等等4总经经理、股股东会记记录5财务务报表6政府府机关核核准的文文件7不动动产所有有权及其其他债权权凭证8工程程设计、施工、竣工资资料9其他他规定须须永久保保存的文文书1公司司内部预预、决算算书类2会计计凭证、账簿、报表3事业业计划资资料4其他他规定需需10年保保存的文文书1期满满或已解解除的合合同文书书2正在在执行当当中的合合同文书书3其他他规定需需保存55年的文文书结案后无无需长期期保存的的文书注:上述述非永久久保存的的资料过过期
53、之后后,必要要时可以以用光盘盘存录备备查。第6章档档案调阅阅管理第15条条各部门门经办人人员因业业务需要要需调阅阅档案时时,应填填写档档案调阅阅单,经其部部门主管管核准后后向档案案保管人人员调阅阅。第16条条调阅档档案包括括文件资资料必须须在档案案调阅登登记簿登登记后方方可借阅阅秘密级级以上的的档案文文件须经经经理级级领导批批准方能能借阅。第17条条案卷不不许借出出只供在在档案室室查阅未未归档的的文件及及资料可可借出。第18条条档案管管理人员员接到档案调调阅单,经核核查后,取出该该项档案案,并于于档案案调阅单单上填填注借出出日期,然后将将档案交交与调卷卷人员。档案案调阅单单例按按归还日日期先后
54、后整理,以备催催还。第19条条调阅期期限不得得超过22个星期,到期必必须归还还如需再再借应办办理续借借手续。第20条条调阅档档案的人人员必须须爱护档档案,要保护护档案的的安全与与保密,不得擅擅自涂改改、勾画、剪裁、抽取、拆散、摘抄、翻印、复印、摄影、转借或或损坏。否则,按违反反保密法法追究当当事人责责任。第21条条调阅的的档案交交还时,必须当当面点交交清楚。如发现现遗失或或损坏应应立即报报告领导导。第22条条外单位位调阅档档案,应持有有单位介介绍信,并经总总经理批批准后方方能借阅阅,但不能能将档案案带离档档案室。第23条条外单位位摘抄卷卷内档案案应经总总经理同同意,并并对摘抄抄的材料料进行审审
55、查签章章。第24条条档案归归还时,经档案案管理人人员核查查无误后后,档案案即归入入档案夹夹。档档案调阅阅单由由档案管管理人员员留存备备查。第25条条调阅的的档案应应与经办办业务有有关,如如借阅与与经办业业务无关关之案件件,应经经文书管管理部门门主管同同意。第7章档档案清理理第16条条档案管管理人员员应及时时擦拭档档案架,保持档档案清洁洁,以防防虫蛀腐腐朽。第17条条每年更更换时,依规定定清理一一次,已已到保存存期限者者,给予予销毁。销毁前前,应造册册呈总经经理核准准,并于于目录附附注栏内内注明销销毁日期期。第18条条保管期期限届满满的文件件中,部部分经核核定仍有有保存参参考价值值者,档档案管理
56、理人员应应将档档案目录录表上上注明在在其保留留文件,并在上上注明部部分销毁毁的日期期。第19条条每年对对档案材材料的数数量、保保管等情情况进行行一次检检查,发发现问题题及时采采取补救救措施,确保档档案的安安全。第20条条对于已已失去作作用的档档案进行行销毁或或用碎纸纸机进行行处理,销毁档档案材料料要认真真鉴定,确定销销毁档案案材料已已列册登登记。第21条条销毁档档案材料料时,必必须指派派专人监监销,防防止失密密。第8章附附则第22条条本制度度由综合合管理部部档案室室负责制定定、修订订与解释释事宜。第23条条本制度度经综合合管理部部经理审审核、报报主管行行政事务务的行政政副总审审批后生生效。修修
57、订、废废止时亦亦同。第24条条本制度度自公布布之日起起执行。四、会议议管理制制度会议管理理制度第1章总总则第1条目目的为了规范范公司的的会议召开开程序,确保会会议的高高质量、高效率率,帮助相相关部门门集思广广益、促促进沟通通、统一一思想、协调步调调,实现现科学决决策,特特制定本本制度。第2条适适用范围围本制度适适用于公公司各级级、各类类会议的的组织与与管理。第2章会会议分类类第3条根根据会议议范围分分类根据会议议的范围围,可以以分为以以下五种种。(1)公公司级会会议,包包括全公司员工工大会、全公司技术术人员、项目经经理、施施工队长长等的大大会或代代表大会会。召开开此类会会议,应应经总经经理批准
58、准,由各各相关部部门负责责组织召召开,公公司领导导参加。(2)专专业性会会议,指指公司业业务系统统、技术术系统等组织召召开的会会议。召召开此类类会议,应经公司司领导批批准,各各业务主主管部门门负责组组织召开开,公司司业务分分管领导导参加。(3)系系统或部部门工作作会议,指由各各职能部部门、项项目经理理部召开开的会议议。召开开此类会会议,应应经部门领领导或项项目经理理批准,并报行行政办公公室备案案,由单单位领导导负责组组织,公公司领导导视情况况派员参参加。(4)所所、厂、库、队队、班、组会议议,指由基基层单位位领导根根据工作作、生活活情况召召开的会会议,上上一级领领导也可可派员参参加。(5)上上
59、级或外外单位在在本公司司召开的的会议(现场会会、报告告会、演演讲会等等)或公公司的业业务会(管线施施工管理理、维护护管理、材料管管理、车车辆管理理、员工工管理、伙食管管理等会会议),应由行行政办公公室或主主管部门门安排召召开,分分管的公公司领导导参加。第4条根根据会议议内容分分类根据会议议的内容容,可以以分成四四大类。(1)行行政专业业会议,包括董董事常务务会、董事代代表会、董事办办公会、总经理理常务会会、公司司事务性性会议、公司年年度员工工大会、公司经经营分析析会、质量分分析会、安全工工作会、专业技技术工作作会、工程设设计任务务完成及及调度专专门会议议、公司司各级部部门工作作例会、班组班班前
60、例会会等。(2)各各类代表表大会,包括员员工代表表会、各级各各类人员员代表大大会、工会代代表大会会、党团员员代表大大会、妇女代代表大会会、董事事会代表表大会等等。(3)专专题会议议,包括括问题研研讨会、专员研研讨会、工作专专题会等等。(4)其其他会议议,包括括定期的的例会、临时性性会议等等。第5条部部分会议议的议题题安排上述部分分会议的的内容安安排如下下表所示示。部分会议议的内容容细则会议名称称会议议题题安排董事常务务会研究公司司重大事事项、决决策、人人员任免免等董事代表表会部署、研研讨公司司重大工工作事项项等董事办公公会研究、布布置董事事会工作作及人员员任免总经理常常务会研究、布布置公司司行
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