达标投产档案管理监理实施细则

1、PAGE 月度工程质量专题报告PAGE 2长江设计院大湾水电站工程监理部云南省 澜沧江江大湾水电电站土建建主体地地下工程程（合同编编号：NNZD220088/S002）达标投产产档案管理理监理实施施细则（试试行）20100 年 3 月审查：校核：编写：信息管理监理实施细则长江勘测规划设计研究院大湾水电站机电工程监理部 PAGE 111 总 则1.1根根据大湾湾水电站站建设项项目达标标投产档档案管理理考核标标准和筹筹建处下下发的“关于印印发云云南华能能澜沧江江水电有有限公司司大湾水电电建设项项目前期期工程文文件材料料立卷归归档办法法的通通知”（糯筹筹办220055166号）、“关于转转发大大湾水

2、电电站工程程项目文文件材料料编制、归档要要求及档档案整理理办法的的通知”（糯筹筹办2200887号号）文件件要求，结结合我部部的工作作实际，特特制订本本细则。1.2本本细则适适用于大大湾水电电站机电电工程信信息管理理工作。1.3本本细则编编写的依依据是：(1) 国家和和部委颁颁布的有有关规程程、规范范；(2) 工程建建设监理理合同；(3) 工程建建设承包包合同；(4) 大湾水电电站工程程筹建处处有关工工程资料料整编的的规定；1.4建建设项目目档案：经过鉴鉴定、整整理并归归档的项项目文件件。包括括建设项项目的提提出、调调研、可可行性研研究、评评估、决决策、计计划、勘勘测、设设计、施施工、生生产准

3、备备、竣工工、试生生产（使使用）等等工作活活动中形形成的各各种形式式与载体体的文件件材料。1.5建建设项目目达标投投产档案案管理工工作，是是指监理理部对工程程建设中中各信息息源发出出的工程程信息的的收集、加工处处理、传传递、使使用及储储存等的的全部管管理工作作。1.6建建设项目目达标投投产档案案管理工工作是监监理工作作的一项项重要内内容，贯贯穿于监监理工作作的全过过程。档档案管理理的目的的，是通通过有组组织的信信息交流流、使有有关人员员能及时时、准确确的获得得相应的的信息，作作为分析析、判断断、控制制、决策策的依据据，也为为工程建建成后的的运行、管理、缺陷修修复积累累资料。2档案管管理质量量要

4、求根据达标标投产档档案管理理考核标标准，档档案管理理的质量量要求如如下：2.1文文件材料料书写的的字迹、载体，清清晰、耐耐久、印印章齐全全，具有有法律效效力。2.2工工程建设设依据性性文件齐齐全并保保存原件件，做到到无传真真件、复复印件、无圆珠珠笔书写写。2.3 一般设设备及管管线安装装文件整整洁完整整，无重重要空格格缺项，重重要数据据涂改盖盖有修改改章。2.4 主设备备及主要要辅助设设备文件件资料齐齐全。2.5工工程质量量监督齐齐全。2.6 整套启启动试运运及系统统调试文文件齐全全、规范范。2.7竣竣工图的的编制符符合规范范，与实实际相符符。2.8基基建未完完项目文文件（如如有未完完项目时时

5、）齐全全。2.9 生产准准备与试试生产期期间的文文件齐全全。2.100 全部部归档资资料，除除能满足足档案管管理的“规范、齐全、系统、完整”等要求求以外，每每个项目目的技术术资料均均能做到到：完全全符合质质量体系系要求；专业验验收和签签字齐全全；数据据真实可可信、结结论明确确；文件件最终关关闭；每每件归档档资料均均可作为为依法行行事的可可靠依据据性文件件。3归档范范围3.1监监理部归归档范围围凡是监理理部在大大湾水电电站项目目管理各各阶段监监理工作作中形成成的，反反映与工工程有关关，具有有查考利利用价值值的各种种形式和和载体的的文件、材料均均属于归归档范围围。根据据大湾水电电工程达达标投产产考

6、核标标准，详详见附表表一。3.2所所监理施施工单位位归档范范围所监理施施工单位位在大湾湾水电站站项目施施工工作作中形成成的，反反映与工工程有关关的，具具有查考考利用价价值的各各种形式式和载体体的文件件、材料料均属于于归档范范围。根据国家家达标投投产标准准和筹建建处“关于转转发大大湾水电电站工程程项目文文件编制制、归档档要求及及档案整整理办法法的通通知”（糯筹筹办2200887号号）文件件要求，具具体归档档范围及及保管期期限详见见附表。3.3归归档范围围划分按照3.2的标标准和要要求列出出的监理理及施工工单位应应归档的的文件资资料范围围，结合合监理中中心和部部门的工工作范围围和工作作实际将将竣工

7、档档案归档档职责划划分如下下：综合技术术部（1）负负责监理理合同协协议文件件资料，负负责索赔赔及支付付款报审审文件资资料，负负责变更更价格审审查、支支付审批批、索赔赔处理文文件资料料，负责责主要材材料及工工程投资资计划、完成报报表等档档案文件件资料的的收集、分类、鉴别、整理。（2）负负责各项项测量成成果及复复核文件件、外观观、质量量文件、抽查、检查记记录文件件资料，负负责施工工质量检检查分析析评估，施施工监理理工作中中记录监监理、施施工的声声像文件件材料等等档案资资料的收收集、分分类、鉴鉴别、整整理。（3）负负责工程程质量事事故、施施工安全全事故报报告档案案资料的的鉴别、收集、整理。（4）负负

8、责监理理部所有有已发文文件，负负责监理理周（月月、季、年）报报档案资资料的收收集、整整理；负责监监理档案案的交接接管理记记录及信信息档案案的收集集、整理理。机械安装装监理部、工地制制造监理理部、电气安装装监理部负责各自自部门所所监理项项目监理理细则、施工及及设备器器材供应应单位资资质审核核、设备备、材料料报审文文件资料料，负责责施工组组织设计计、施工工方案、施工计计划、施施工技术术措施审审核、施施工进度度、延长长工期、索赔及及付款报报审文件件资料，负负责开（停停、复、返）工工令、许许可证，隐隐蔽工程程、分项项、分部部、阶段段检查验验收报告告、记录录文件资资料，负负责设计计变更、材料、零部件件、

9、设备备代用审审批文件件资料，负负责监理理通知、各种协协调会议议纪要、监理工工程师令令、指示示、来往往函件、备忘录录，监理理日志文文件资料料，负责责工程进进度计划划、实施施、分析析统计文文件，单单元工程程检查及及开工（开开仓）签签证、工工程分部部分项质质量认证证、评估估文件资资料，施施工监理理工作中中记录监监理、施施工的声声像文件件材料等等档案资资料的收收集、分分类、鉴鉴别、整整理向竣竣工办移移交工作作。4 归档档时间为达到工工程达标标投产档档案考核核归档时时间要求求，“投产后后45天天内将整整理完毕毕的全部部档案（含含竣工图图）向建建设单位位移交”，本细细则对各各部门要要求如下下：（1）各各部

10、门所所产生的的归档资资料，如如监理通通知单、协调会会审纪要要、来往往函件监监理日志志、监理理抽检资资料等在在自查、自检后后，按季季度每季季度向监监理部综综合技术术部移交交一次，对对在自查查、自检检中查出出的不符符合项要要进行整整改，待待完成整整改完全全符合归归档条件件后再向向竣工办办移交。(2) 各部门门的专业业资料立立卷，各各项目部部要按照照国家规规范和筹筹建处糯糯筹办2000877号文要要求组好好卷达到到预移交交要求后后向监理理部综合合技术部部移交。(3) 对照片片、影像像档案，要要求各部部门每月月15日日前要按按要求进进行整理理后向综综合技术术部移交交（其中中包含工工程形象象面貌、质量优

11、优秀照片片、质量量问题照照片、安安全文明明施工照照片、管管理活动动照片）。（4）各各部门对对所监理理施工单单位已完完成竣工工验收的的分部工工程，要要求在完完成竣工工验收后后的三个个月进行行移交，否否则将予予以处罚罚。(5) 监理部部各部门门在进行行竣工档档案资料料移交时时要办理理相关移移交手续续。5文件归归档职责责划分5.1 综合技技术部（1）信信息组负责对监监理部收收、发文文处理完完成后的的初归档档工作。负责对监监理部文文件资料料运转、初归档档的管理理控制工工作。负责按照照归档要要求对内内部文件件资料和和所有外外来文件件资料进进审核工工作。负责对监监理的施施工单位位竣工档档案归档档工作进进行

12、考核核工作。负责监理理部所有有归档文文件档案案资料统统一归口口进行整整理、立立卷后向向筹建处处档案室室移交工工作。（2）商商务组负责在对对所监理理标段施施工单位位进行履履约检查查的同时时也要对对其相应应的有关关合同方方面应归归档的档档案资料料进行检检查。（3）安安全环保保组负责对所所监理标标段施工工单位的的施工安安全事故故报告档档案资料料的鉴别别、收集集、整理理。（4）测测量检测测组负责各项项测量成成果及复复核文件件、外观观、质量量文件、抽查、检查记记录文件件资料，负负责施工工质量检检查分析析评估，施施工监理理工作中中记录监监理、施施工的声声像文件件材料等等档案资资料的收收集、分分类、鉴鉴别、

13、整整理。5.2机机械安装装监理部、工地制制造监理理部、电气安装装监理部负责按归归档标准准和要求求对签收收的文件件资料在在本部门门完成处处理工作作。负责对本本部门文文件资料料在处理理过程中中的管理理控制和和处理完完成后的的归档工工作。负责按规规定按要要求对本本部门的的发文定定稿进行行送印前前的审定定、检查查、校印印、送签签工作，最最后送交交综合技技术部信信息组完完成打印印送发。负责对本本部门所所产生工工程资料料的规范范性及应应归档文文件资料料的质量量进行管管控工作作。负责对本本部门档档案资料料进行规规范性管管理工作作。负责将本本部门按按规定和和要求整整理好的的竣工档档案资料料向监理理部综合合技术

14、部部移交的的工作。负责对本本部门所所监理标标段施工工单位竣竣工资料料的专业业审核、管理控控制及建建立检查查、管控控工作台台帐工作作。负责参加加综合技技术部组组织的对对所监理理标段施施工单位位档案资资料的月月、季度度、年检检查，并并在完成成月例行行检查后后写出月月检查通通报工作作。负责所监监理标段段施工单单位最后后竣工档档案资料料专业验验收后，签签署专业业审查签签证工作作。负责对所所监理标标段施工工单位竣竣工档案案资料归归档工作作进行基基础考核核工作。负责协助助监理部部综合技技术部做做好档案案归档管管理工作作。6文件资资料的收收集、传传递6.1 一切工工程信息息，均以以书面形形式为准准。6.2

15、凡送监监理部的文件件，都必必须经监监理部综综合技术术部签收收，统一一填写文文件处理理流程卡卡。填写写项目包包括：发发文单位位、文件件名称、文号、签收日日期。该该处理单单连同文文件交总总（副总总）监理理工程师师审阅后后，批转转至监理理部有关关部门予予以处理理。文件件的收、发应录录入计算算机存档档。6.3 凡我监监理部向向有关参参建单位位发送的的文件（除除月报、周报等等外），按按文件去去向分成成：(1)长长糯机监监/S002-BB：送往往业主有有关部门门的文件件。(2)长长糯机监监/标段段（所监监标段合合同编号号）：送送往施工工承建单单位的文文件。(3) 监理工工作联系系单：为为送往业业主、设设计

16、单位位或施工工承建单单位的非非正式文文件，用用于对某某些局部部、具体体事项进进行协凋凋，提请请注意或或要求了了解、要要求配合合等用途途。所有正式式文件在在总（副副总）监监审查批批准后，由由监理部部综合技技术部印印制、登登记、发发送。对对监理联联系单，视视内容性性质也可可由施工工监理部部负责人人签字，由由监理工工程师直直接传递递。6.4 各单位位不负有有信息管管理职能能的个人人或业务务部门之之间传递递的信息息，不能能视为代代表单位位的正式式传输信信息。紧紧急情况况或特殊殊情况下下，必须须立即由由个人或或各单位位业务部部门间直直接传输输信息时时，事后后应尽快快按正常常程序正正式补传传该信息息。6.

17、5 除合同同文件有有专门规规定或业业主另有有指示外外，业主主各部门门对承建建单位有有关质量量的指示示、规定定、要求求等，都都应经由由监理部部转发至至承建单单位。6.6 除合同同文件有有专门规规定或业业主另有有指示外外，承建建单位向向业主报报送的有有关工程程质量的的文件、表报和和要求，都都须经监监理单位位审核，并并转发，一一般情况况不得跨跨越。6.7 监理部部在收到到业主转转发的设设计文件件后，应应尽快指指派监理理工程师师按照程程序进行行审核后后，并将将审核意意见上报报业主单单位。6.8 监理部部在收到到设计文文件后，应应尽快指指派监理理工程师师按照操操作程序序进行审审核后，加加盖监理理审签章章

18、，发至至施工单单位执行行。对施施工详图，负负责审核核的监理理工程师师尚应填填写审核核登记表表。对可可能出现现的疑问问、问题题、或差差错，以以及建议议、意见见等，就就通过设设计交底底会议与与设计单单位、施施工单位位、业主主单位，协协商研究究予以解解决。6.9 对于工工程质量量事故或或质量缺缺陷，承承建单位位、设计计单位、业主单单位和监监理部的的四方中中，不管管谁先发发现，都都不得隐隐瞒，应应尽快通通知其他他各方。不管何何种原因因造成质质量事故故或质量量缺陷，承承建单位位应尽快快报这事事故情况况报告或或缺陷表表报，为为事故类类型、原原因的分分析判断断，处理理措施研研究提供供信息。6.100 为确确

19、保文件件档案的的质量，承承建单位位报送的的施工组组织设计计、各种种报告、文函及及各种表表报等，应应严格按按照合同同要求及及监理细细则以及及业主单单位的规规定、通通知等文文件的要要求整理理、编制制。若文文件编制制粗糙、资料不不全，信信息不准准或重要要内容欠欠缺的，监监理单位位有权要要求补充充、增加加信息数数量，直直至将其其退回，重重新报送送。6.111 监理理工程师师应准确确、及时时做好监监理日记记、现场场旁站记记录，全全面收集集现场环环境条件件、施工工单位资资源投入入（注意意各级责责任人员员在岗情情况）、设备运运行情况况、施工工中存在在的问题题、以及及可能影影响施工工质量、进度的的其他事事项等

20、信信息，并并做好必必要的分分析、加加工、交交流和存存储工作作。6.122 凡需需要存储储的文件件资料，必必须按规规定进行行分类，按按文件类类型编码码建档存存储。已已存储的的文件档档案，应应管理有有序，便便于检索索。7借阅制制度为使监理理部的档档案管理理工作下下一步工工程管理理工作服服务，发发挥档案案应有的的作用，监监理部对对文件资资料执行行借阅制制度。（1）各各监理部部门内的的监理人人员，需需查阅本本部门的的归档材材料，在其部部门领导导批准后后均可直直接查阅阅本部门门归档的的文件材材料。（2）监监理人员员在查阅阅和使用用其他部部门的归归档材料料时，须须经其部部门领导导同意，方方可办理理借阅。（

21、3）凡凡借阅档档案的监监理人员员，都应应办理借借阅手续续。（4）凡凡借出档档案资料料不得中中途转借借，退场场或休假假的监理理人员，必必须把借借出档案案归还，方方可办理理退场或或休假手手续。（5）档档案借阅阅者对所所借的档档案资料料要妥善善保管，严严禁拆卷卷、抽页页、涂改改、圈划划、污损损、批注注等，严严禁乱丢丢、乱放放；要保证证档案的的安全、完整、洁净。如发现现借出档档案被人人为损害害，要追追究其责责任，严严肃处理理。（6）借借出的档案资料料原则上上要在一一周内归归还，如如有特殊殊情况，应应在借阅阅时说明明原因，并并经领导导批准方方可。8归档立立卷(1) 综合技技术部立立卷归档档须严格格按照筹

22、筹建处“关于转转发大大湾水电电站工程程项目文文件编制制、归档档要求及及档案整整理办法法的通通知”（糯筹筹办2200887号号）要求求执行。(2) 做好档档案立卷卷归档工工作，各各部门首首先要做做好档案案整理的的基础工工作，从从收集、重视基基础档案案质量做做起。(3) 在立卷卷归档前前首先要要保证档档案资料料的齐全全，在齐齐全的基基础上进进行分类类、整理理，在整整理的过过程中要要认真的的鉴别，保保证所存存档案资资料的有有价值性性。（4）各各部门的的专业资资料立卷卷，各项项目部要要按照国国家规范范和筹建建处糯筹筹办2200887号号文要求求组好卷卷达到预预移交要要求后向向监理部部竣工办办移交。(5

23、) 综合技技术部对对没有按按要求进进行整理理和经检检查不符符合初归归档要求求的档案案资料有有权不予予以接收收。7验收(1) 监理部部各部门门对准备备向竣工工办进行行预移交交的竣工工档案资资料首先先要完成成自检、自查，然然后向竣竣工办移移交。(2) 竣工办办负责对对监理部部各部门门完成整整理的竣竣工档案案资料进进行预移移交的审审查、验验收。(3) 施工单单位如需需监理对对其竣工工档案进进行验收收，除了了首先做做好自查查、自检检和完成成必要的的整改外外，还要要按筹建建处糯筹筹办2200887号号文件要要求的程程序来完完成报验验、签证证工作。(4) 对所监监理标段段施工单单位竣工工档案的的验收，监监

24、理部竣竣工办将将组织其其对应的的项目管管理部共共同完成成审验、验收工工作，共共同从专专业审查查和归档档要求审审查两方方面对报报验的竣竣工档案案资料填填写签审审意见。8考核(1)综综合技术术部将一一季度组组织一次次内部资资料归档档工作的的检查、考核工工作，考考核结果果将纳入入年终对对各部门门总体考考核评分分。(2) 综合技技术部将将协同监监理部相相应的部部门，组组织对所所监理标标段施工工单位的的竣工档档案管理理工作进进行检查查和考核核。检查查定于每每月510号号进行。考核定定于每季季度末的的5110号与与月检查查合并进进行。9罚责(1) 监理部部任何人人离开自自己的工工作岗位位或退场，必必须将自

25、自己工作作范围内内的竣工工档案资资料向自自己的接接替人或或本部门门移交，否否则将视视情况进进行处罚罚。(2) 监理部部所有档档案管理理人员离离开自己己的工作作岗位或或退场，必必须将自自己的工工作向自自己工作作的接替替人进行行移交，否否则也将将视情况况进行处处罚。(3) 各部门门档案资资料必须须按规定定和要求求完成，对对不按要要求和规规定完成成的，综综合技术术部有权权退回重重整同时时对此工工作作出出评价并并与部门门奖金挂挂钩。(4) 各部门门对所监监理施工工单位的的档案管管理工作作也必须须有足够够的重视视，提到到自己本本部门监监理工作作的议事事日程上上来，否否则如所所监理的的施工单单位被罚罚款监理理部被连连罚，监监理部也也将对该该部门进进行处罚罚。(5) 以上