用Outlook管理客户资料

1、用Outlook管理客户资料2007-05-24作者:bitsCN整理来源:中国网管联盟 HYPERLINK /school/Outlook/200705/104999.html#feedbk#feedbk l feedbk#feedbk 点评 HYPERLINK /member/article_add.php 投稿 HYPERLINK /plus/stow.php?arcID=104999 收藏Outlook中的“联系人”为市场和销售人员带来了极大的方便，利用“联系人”功能可将客户的资料保存在Outlook中，可以通过查找、字段选择、分组等方法快速的查找到所需要的联系人，并能够将与客户的业务

2、往来一目了然。 妙用手写输入填写客户信息市场和销售人员遇到的最尴尬的事情莫过于客户递过名片后，发现其中的汉字不认识。的确，中国的拥有博大的文化底蕴，一个字不认识是一件很平常的事情，但是如果不能够正确书写客户的姓名，或者不能够准确念出客户的姓名，对于销售人员是一件不可原谅的事情。 现在，借助Microsoft Office提供的手写输入方法，就可以避免这一尴尬。例如，如果希望将客户的资料信息管理起来，就可以打开Outlook，在“联系人”视图中选择【文件】|【新建】|【联系人】命令菜单，打开“联系人”对话框（如图1所示），在该对话框中就可以填写丰富的客户资料。图1 建立客资料 但是，某个客户的名

3、字叫“王蕈”，相信很多朋友都不能够读出这个人的名字，这对于习惯使用拼音输入法输入文字的朋友来说确实是一个挑战。不过Microsoft Office提供了手写输入的方法，只要会“画”出这个汉字就可以了，操作步骤如下： （1）打开输入法“语言栏”，并选择“微软拼音”输入法，就会发现在该语言输入法工具栏中多出了像语音输入、手写输入等输入方式，如图2所示。 图2 语言栏 （2）单击“框式输入”按钮，打开“框式输入”对话框，在文字输入区域利用鼠标画出这个汉字（如图3所示），然后稍等片刻，这个汉字就出现在Outlook联系人中了。 图3 手写输入 （3）如果希望能够准确读出这个汉字，就可以利用Word中的

4、“注音”功能，为这个文字加上拼音。 设计Outlook联系人窗体默认情况下，Outlook“联系人”对话框中提供了大量的有用信息，如姓名、地址、公司、邮箱、生日等等。但是实际工作中我们所遇到的信息包罗万象，常常会遇到这样的情况：当登记联系人的一条重要信息时找不到相应的选项，怎么办？其实Outlook提供了简单快捷的窗体设计功能，用它就可以解决这样的问题。 例如，很多企业都会为客户资料上添加一个“客户行业”的信息，但是在Outlook联系人中并没有“客户行业”这项，下面就来看看如何在“联系人”中添加客户行业的： （1）打开Outlook然后在菜单栏上选择【工具】|【窗体】|【设计窗体】命令，打开

5、“设计窗体”对话框，如图4所示。 图4 “设计窗体”对话框 （2）在“设计窗体”对话框中选择“联系人”选项，然后单击【打开】按钮。这时Outlook会自动打开“联系人（设计）”窗口和“字段选择器”面板，如图5所示。 图5 可编辑的窗口和字段选择器 （3）单击“字段选择器”面板上方的下拉列表，选择“文件夹中用户定义的字段”选项；再单击【新建】按钮打开“新建字段”对话框，如图6所示。 图6 新建字段 （4）在“名称”输入框中输入新建字段的名称，如“客户行业”；在“类型”下拉列表中选择数据类型，这里选择为“文本”，单击【确定】按钮关闭对话框。这样在“字段选择器”面板就会多出“客户行业”这个字段。 （

6、5）从“字段选择器”面板中拖动“客户行业”字段到“联系人-设计”窗口中，并调整到合适的位置。 （6）选中“客户行业”或它后面的输入框，然后单击工具栏上的【属性】按钮，打开“属性”对话框，在其中对该控件的属性作调整，例如更改标题文字、颜色等信息。 提示：不同的控件的属性不同，可更改的项目也不同。 （7）操作完成后，单击“联系人-设计”窗口工具栏上的【发布窗体】按钮，打开“将窗体发布为”对话框。在“显示名称”输入框中输入显示名称，在“窗体名称”输入框中输入窗体的名称。 （8）发布完成后，保存并关闭“联系人-设计”窗口。 提示：设计窗体不仅仅限于“联系人”，用户可以创建更多属于自己的窗体。在创建过程

7、中，还可以单击工具栏上的【控件工具箱】按钮，打开“控件工具箱”面板，使用更多的控件。用户可以创建出更丰富的窗体，如下拉列表、复选框等等，如图7所示。另外用户还可以为窗体编写程序，得到更高级的功能。关于控件的使用和编程的方法可以参阅有关书籍。 图7 下拉列表 在创建完成自己的窗体后，如何使用呢？并且我们希望将自己定义的“联系人”窗体作为默认的“联系人”填写方式，这样无论是填写还是数据导入都很方便。将自定义窗体设置为默认窗体的方法很简单，操作步骤如下： （1）在Outlook快捷栏中用鼠标右键单击【联系人】图标，在快捷菜单中选择【属性】命令，打开“属性”对话框。 （2）在“常规”选项卡中，有一个“

8、投递到此文件夹，使用”下拉列表，这里面有可供选择的所有窗体，选择刚刚定义好的窗体，然后单击【确定】按钮即可，如图8所示。 图8 选择默认窗体 （3）现在再新建联系人时，Outlook就会自动启用带有“客户行业”的联系人窗口了，如图9所示。 提示：在新建联系人时，可在联系人视图双击空白区域，就会打开“新建联系人”的窗口。另外还可以利用联系人“属性”对话框中的“窗体”选项卡将自己创建的窗体保存为一个文件，这样别人也可以使用这个窗体。同样也可以使用别人编辑的窗体。 图9 使用自定义的窗体填写客户信息 跟踪与客户的业务往来很多情况下，跟踪与客户的业务往来对市场和销售人员是很重要的。而Outlook中联系人的“活动”选项卡就能够自动记录用户和联系人之间的所有信息。在“显示”下