重大投资项目档案的管控策略与控制模型

1、庞大投资工程档案的管控计谋与操纵模子李飞荣杜牧野朱国庆一、庞大投资工程档案事情的近况及题目阐发工程档案验收是工程开工验收的必备和先决条件，档案验收不及格那么工程开工验收就不克不及通过，做好庞大投资工程档案的办理事情非常紧张。(一)近况庞大投资工程档案从形成到网络归档，必要方案、施工、监理、开工验收等多个单元共同共同完成，是一项庞大的体系工程。固然各参建单元对工程档案事情都非常器重，但是由于工程档案自身的特点及各工程组的主不雅因素，工程档案事情仍存在很多题目，详细表示在：1、庞大投资工程建立周期长，涉及面广，时间跨度较大与承建单元较多等特点易造成档案的丧失。一个庞大投资工程建立周期短那么一两年，

2、长那么可达十多年，工程档案事情不停处于活动和增补状态，再加上承建单元较多，使得工程文件很难做到实时归档，极易造成档案丧失。2、工程建立职员主不雅认识不敷，器重红头文件和结论性文件的办理，忽略对历程性文件的操纵，造成历程性文件缺失。工程职员都知道红头文件很紧张，但是对工程建立历程中形成的一些历程文件、随机文件那么不太器重，对这部分文件的处置惩罚比力随意，经常用后即弃。3、文件质料网络归档难。部分参建单元或图自用便利，或因产权归属题目，寻种种捏词，回绝移交归档。4、档案完备性、体系性不敷，档案验收不及格，影响工程开工验收。由于工程档案形成的疏散性和阶段性特点，以及工程建立职员对档案事情认识上存在误

3、区等主不雅因素，导致文件质料归档难，档案网络不齐备，完备性、体系性得不到包管，档案验收难通过等题目。(二)题目阐发工程档案网络难、归档题目多，缘故原由有多个方面，根底缘故原由还在于档案职员无法对工程建立的全历程举行有用跟踪，难以对历程性文件做到全面羁系。要办理这个题目就必需认真研究有用的应对计谋，创立科学、公正的全历程档案管控模子，通过对工程建立流程举行跟踪，从而对文件产生流程举行管控。二、工程档案管控应对计谋(一)健全工程档案办理机制，理顺档案办理与工程办理的干系在工程建立历程中，工程建立职员每每不成认档案事情也是自身本职事情，档案办理与工程办理之间经常摆脱。究其缘故原由，就是档案办理与工程

4、办理的干系没有理顺，工程建立职员没有认识到档案办理自己就是整个工程办理的一部分，档案办理应当与工程建立同步举行。任何一个工程工程决不是为了形成档案而去建立的，其产生的档案质料都是办事于该工程自己的，因此不成能将档案事情单独支解开来，档案办理与工程办理之间是一个有机接洽的团体，属于包罗于与被包罗的干系。工程建立单元应当创立健全工程档案办理制度，创立工程档案事情向导责任制，指定专人办理工程档案，将工程档案事情纳入工程年度筹划，纳入工程办理步伐，纳入工程建立职员的职责，从泉源上确保档案事情与工程建立的同步举行，从而确保档案质料始终处于管控之中。(二)档案部分要变化思绪，提早动手自动参与，变过后网络为

5、事前知晓和事中管控档案事情在传统上属于事情流程的最末了，在事情层面上处于背景位置，档案部分要想在末了的位置操纵前端方才天生或尚未天生的文件，就必需变化事情思绪，提早参与到事情流程的前端。起首，在制度层面，创立工程档案存案制度，工程建立单元应在工程立项审批后向档案部分存案，使档案部分在前方也能事前知晓火线的事情。档案事情无法对工程建立举行同步跟踪，关键的难点就在于档案部分事前不相识工程建立方的环境。其次，档案部分在存案后应立即构造职员对工程卖力人和工程档案办理职员举行档案知识培训，一方面造就他们的档案意识，另一方面使其把握需要的档案办理技能。别的，创立工程档案事情信息转达制度，强化对工程档案事情

6、的监视引导，做到事中管控。(三)认真研究工程档案的产生和流转纪律，创立有序可控的文件操纵体系全程管控理念的目的是将工程档案事情贯串于工程建立的全历程，使工程建立的每个阶段、每个环节产生的每份文件都处于受控状态。这就要求档案职员认识工程运作流程，正确把握工程文件的产生和流转纪律，做到文件运转与质料归档无缝衔接，文件在某阶段运转完毕即进入归档步伐，纵然归档不全，文件也可处于可追踪状态，从而确保文件可控。档案职员可以根据工程建立的流程图，对应地方案一个文件产生、流转和操纵图，在工程建立的差异阶段跟踪相干的文件质料，做到工程建立与档案事情同步，制止文件流失。(四)创立工程档案验收制度，给予档案部分反对

7、权利，加大档案事情束缚力度根据国度有关划定，在工程开工前必需举行工程档案专项验收。档案专项验收是工程开工验收的必备条件之一，档案验收给予档案部分一票反对权利，让档案事情在工程办理中占据一席之地，使工程建立单元不得不器重档案事情。然而在现实事情中，很多单元并未真正落实该项制度，档案部分是办事部分，对建立单元既无束缚权利也无有用束缚本领，除由国度或有关省部委投入的重点工程上级要求必需构造档案验收外，一样平常环境下建立单元对档案验收既不约请也不共同，档案验收制度成了一纸空文。这就要求档案部分增强与工程主管部分的协同共同，借外力鞭策工程档案事情的生长，档案行政主管部分要变化思绪，与各业务主管部分多和谐

8、一样，在立法和制度层面上明白档案部分的权利，档案网络事情才会真正得到包管。三、庞大投资工程档案的操纵要领与模子研究(一)操纵思绪总体思绪是前端操纵，历程跟踪，全程管控。传统工程档案网络事情是在工程开工验收前才开始举行突击网络归档，这种过后网络的做法一定会导致很多文件质料归档不全。我们要冲破这个形式，从工程立项开始对每个环节的文件举行管控，工程建立完成档案网络事情即完毕，整个建立历程文件都处于跟踪和监控傍边，真正做到档案事情与工程建立同步举行。(二)操纵要领1、前端操纵：制度操纵前端操纵的关键在于制度操纵，即在工程起动时从顶层框架上方案出一种切合工程建立的档案办理制度，在制度上理顺干系、明白职责

9、、范例做法，把档案事情的根本要求与工程办理的相干要求有机结合，从源头开始将工程文件纳入到管控范畴之中。档案制度的建立和贯彻落实是工程档案管控的焦点，是做到工程档案全历程操纵的包管。2、执法操纵：条约操纵执法操纵重要是接纳条约明文划定的方法，明白把工程档案的网络归档纳入到条约傍边去，运用执法本领束缚参建单元，为档案的管控获得自动权和执法保障。在条约条款中明白划定参建单元的档案网络任务、归档的详细要求、档案事情的进度及档案事情不及格的处分性方法等，通过执法条文为档案事情提供刚性保障，躲避拒不归档的种种捏词，从数目、质量、内容和时间等方面包管档案的完备性，从而最大限度地防范档案的流失。3、职员操纵：

10、责任操纵职员操纵重要是从相干职员自身责任的角度明白有关档案事情的任务。从工程建立开始，创立对口的档案机构，组建各参建单元构成的档案办理网络，明白工程卖力人、工程档案办理员、方案施工监理职员、开箱职员的有关档案责任。工程卖力人作为总抓职员应当从全局角度催促做好档案事情；指定的工程档案办理职员卖力详细档案业务，要想方想法和谐各方职员举行档案移交，从根底上包管档案的完备；方案施工监理等参建单元应按条约或协议要求提交经体系整理的工程文件；到场装备开箱的文件办理职员应当盘点查抄随机文件，并实时向档案职员举行移交。4、历程操纵：环节操纵历程操纵是确保工程档案齐备完备的关键，指定的工程档案办理职员应当要跟踪和把握工程建立的进度，从工程立项到工程开工每一个阶段都应做到工程建立与文件质料形成归档同步举行，确保历程文件完备。指定的工程档案办理职员应当是到场工程建立、熟知工程运作流程的工程职员，工程档案办理员可以或许到场种种集会，动态把握工程文件的流向，可以或许根据工程建立的差异阶段科学地体例出对应的文件归档范畴，和谐各方职员根据归档范畴实时归档文件，对付流失的文件质料有本领举行追踪和调停。通过对工程建立分阶段、分环节的操纵，到达对历程文件的操纵，终极到达对整个工程建立的全程操纵。(三)操纵模子工程档案的管控重要从工程建立流程、工程文件产生流程和文件的管控方法三个层面来举行