浅析企业行政办公一体化的建设

1、浅析企业行政办公一体化的建设作者：郭彩虹来源：科技创新与生产力2015年第11期郭彩虹（中国能源建设集团山西电力建设第三有限公司，山西 太原030006）摘要：围绕行政办公一体化的意义，分析了企业对行政办公一体化的需求，在此基础上， 基于信息技术的利用，提出了企业行政办公一体化的建设目标、原则与内容。关键词：企业；办公一体化；行政管理中图分类号：TP311 文献标志码：ADOI： 10.3969/j.issn.1674-9146.2015.11.037收稿日期：2 0 15 05 12；修回日期：2 0 15 09 13作者简介：郭彩虹（1972-），女，山西阳曲人，助理馆员，主要从事档案管理

2、研究，E- mail：。行政管理是企业的中枢神经系统，对于企业的生存和发展至关重要。随着计算机、移动互 联网、云计算、3G网络等技术的发展，企业需要快速传递和处理大量信息，传统的信息交流方 式及办公业务处理方式已不能满足其需求。将计算机与办公结合为一体来实现办公目标，已成 为一种新型的办公理念，行政办公也向着电子化、信息化、自动化、一体化方向发展。打造一 体化行政办公平台，打通管理信息点，消除信息孤岛，对于规范企业管理，提高企业整体效益 具有重要作用1。1 企业行政办公一体化意义一体化办公的核心是办公自动化，而企业办公自动化程度是衡量其实现代化管理的标准。 早期的办公自动化实质是业务操作电子化

3、，即通过电子信息技术完成文件的输入及简单管理， 实现无纸化办公及文档的共享、简单查询等功能。伴随着网络技术的高速发展，办公系统以网 络技术和协同工作技术为基础，实现了工作流程管理如文件流转等的自动化。但是，随着企业 规模的扩大及信息量的剧增，简单的文档管理及流转已经不能适应企业发展要求，行政办公不 应只是个人或是个别部门办公效率的提高，更重要的是可以实现群体及多部门协同工作。将计 算机及网络的强大功能和现代化公司高效办公的思想相结合，构建行政办公一体化系统，并将 其应用到企业管理中，能够推进企业内部及其与外部机构的信息交换，促进资源共享，强化业 务管理，节省人工及时间成本，从而有利于保持企业竞

4、争优势，促进企业发展的良性循环2。2企业行政办公一体化需求分析企业行政工作具有全局性、统筹性，涉及企业全部运作过程，是管理人员、各部门、员工 之间的联系枢纽，也是企业与外界沟通的主要窗口。实践证明，单纯以人为主进行管理，协调 能力差、信息也相对不流通，因此，企业行政办公一体化，应具有综合性能强、能够满足企业 多样需求等特点。第一，以计算机和网络为基础，结合企业特点及现有资源，在部门、个人之间实现信息交 流，资源共享；第二，安全、便捷、实用，能够将日常工作、管理活动、业务活动有机结合， 减少不必要的重复工作，提高办公效率；第三，能够实现双向循环，不仅是企业内部沟通的方 式与资源共享的平台，更是企

5、业与其他机构的交流平台。3企业行政办公一体化建设目标与原则企业行政工作涉及领域宽，工作内容多，综合性强，精细化要求高，基于上述特点，企业 行政办公一体化建设，应该将信息技术与现代办公理念结合，通过工作流程自动化和知识管理， 实现“人、财、物”统一管理以及信息在各模块的顺畅流转与共享，从而提高行政协同办公水 平，实现办公流程化、管理规范化、沟通网络化以及决策科学化。在行政办公一体化建设过程中，应采用先进技术，构建流程可控、功能全面及简单易用的 系统，具体应该遵循以下原则。1）简化原则。对于多余的、可替换的、低效能的环节应予以剔除，保持行政办公体系整体 构成精简合理，促进全面共享及协调高效运转，实

6、现横向集成、纵向贯通，从而提高工作效率。2）协调原则。抓好统筹规划、顶层设计，协调好各部门之间的关系，实现办公资源的集中 统一管理及流程化处理，提高行政办公系统整体管理水平，促进企业内外部资源互联互通，实 现资源共享及协同办公。3）组织原则。针对企业行政办公资源，采用标准化、模板化、程序化等方式实现协同办公， 建设横向协调、上下联动的一体化行政办公系统。4企业行政办公一体化建设内容行政办公的核心是办文、办会、办事。目前，一些企业虽已建立了行政办公系统，但是缺 乏整体规划和顶层设计，只是涉及部分业务，如文档管理、车辆管理等，有些业务仍需要传统 模式进行办公。因此，行政办公一体化，不仅需要搭建简约

7、、适用、高效的业务平台，更要注 重统筹规划，做好制度与标准的制定。4.1制定制度与标准制度是行政办公管理的行为准则。企业应根据自身实际情况，健全行政管理制度，细化、 量化标准，实现标准化管理。即，面向企业整体业务，明确行政工作总方向、总要求、总原则， 建立顶层制度，在此基础上，建立覆盖公文、档案、会议等所有业务的规章制度体系，并明确 各项业务标准，确保业务精细管理、规范运行。同时，要注意制度与标准制定的前瞻性，紧跟 企业发展，及时更新3。4.2 构建业务平台以信息为平台，实现资源共享，是企业行政办公一体化的基础，业务平台总体包含以下几 部分。1）公文处理。主要包括收文管理、发文管理及公文档案等

8、。通过企业行政办公一体化系统， 顺利实现拟稿、审批、发送、存档等功能以及文件接收，直接录入或者扫描，传递与存档等功 能，并实现对所有进行过程的信息管理，以保证文件收发管理的流畅性。2）公共信息管理及信息交流。主要包括通知公告、动态新闻及内部邮件等。通过企业行政 办公一体化系统，实现通知公告等信息的及时发布、传递与维护，部门之间邮件的正常流转， 以及资源共享与信息提醒。个人事务。主要包括日程安排、工作计划、工作总结、工作任务等。通过企业行政办公 一体化系统，实现个人工作日程，周、月、年计划与总结的完成及领导审批，同时实现工作任 务的分配、对任务执行情况的监控，以及对结果的评价考核。日常综合行政管

9、理。主要包括办公用品管理、会议管理、考勤管理、人事档案管理、车 辆管理、值班管理等。通过企业行政办公一体化系统，实现办公用品的入库出库等明细的查询、 统计、登记，以便于物品基本信息及库存的管理；实现相关部门会议的安排及发布，包括通知 相关参会人员以及会议室的占用情况等；实现职工信息、部门信息、工资信息与考勤信息的结 合与分类编号，提高考勤管理效率；实现员工数据库的建立，员工信息的建立、修改与查询； 实现车辆的申请、登记、安排、维修管理、运营统计及对驾驶员的管理；实现值班安排、通知、 登记及查询，如，根据白班、晚班和男女的不同灵活设置值班人员，对相关人员进行值班提醒， 并随时查询每一个人的值班情况与值班记录4-5。5结束语随着信息科技的飞速发展，办公网络化、协同化、自动化、电子化已成为大势所趋。企业 应将信息技术与现代办公理念相结合，构建业务平台，制定相关制度与标准，从而加快行政办 公一体化建设，帮助企业迅速建立便捷、规范的信息化办公环境，提升企业的管理和信息化应 用水平，提高企业竞争力。参考文献：丁承惠.浅析企业OA系统开发现状和发展趋势J.科技信息,2010(23):82.常齐.论企业行政管理在企业管理中作用J.商场现代化,2014(8