高校档案管理工作中存在的问题与对策概要

1、高校档案管理工作中存在的问题与对策大纲高校档案管理工作中存在的问题与对策大纲8/8高校档案管理工作中存在的问题与对策大纲高校档案管理工作中存在的问题与对策解析大纲高校档案管理工作特别重要，它真实地反响了学校各个时期的容颜，在学校行政管理、授课科研、编史修志等工作中发挥着不能取代的作用。近来几年来，高校档案在发展速度、规模、效益等方面表现出了日异月新的势头，档案工作获取了必然的成绩，同时也存在很多问题。只有经过加强档案宣传工作，提升档案工作人员专业技术和素质，侧重发挥现代技术手段，推行档案信息化建设等措施，才能有效地推进高校档案管理工作进度，为经济社会服务。要点词高校；档案管理；创新；对策档案是

2、国家机构、社会组织和个人在社会活动中形成的，保存备查的文字、图像、声音及其他各种形式的原始记录。随着高等教育的普及发展，高校档案工作的地位和作用日益突出。高校档案管理是高校平常管理工作的重要内容，其水平的高低不但代表着一个学校的管理学科和办学特色，同时也能够为学校的各项管理工作供应档案信息服务，进而促进高校的发展建设。高校档案管理工作特别重要，它真实地反响了学校各个时期的容颜，在学校行政管理、教学科研、保护学校或师生职工的利益、编史修志等工作中发挥着不可取代的作用。笔者就当前高校档案管理的若干问题谈谈自己的想法。高校档案管理工作对高校发展的重要作用高校档案本源于学校的授课、科研、管理等项活动中

3、，高校档案管理工作对高校教育事业的发展拥有重要的促进作用，它是保持高校管理、建设工作连续性的重要前提，能够为高校党政管理工作提供观察凭证，为高校授课改革和科学研究供应参照依照，为授课评估工作供应基础数据，为宣传教育供应生动素材，为编史修志供应资料资源。从某种意义上讲，市场经济就是法制，法制社会要求无论为什么事都不能够凭记忆随意地、盲目地办理问题，要依照事实、按章做事。学校档案是学校依法治校最可靠的事实依照。它不但具有一般意义上的查考价值，而且拥有声威性的凭证作用，其效力是其他事物所无法比较的，档案为高校管理、建设、科研、评估等工作供应强有力的信息储备。高校管理工作中形成的文件资料质量高低、规范

4、与否，归档可否科学，是高校档案管理工作赖以生计和发展的基础，没有这样一个基础，高校档案工作就无从做起，能够说，高水平的高校管理工作能够成就高水平的高校档案管理工作，高水平的高校档案管理工作能够推进高校管理工作的发展。高校档案管理工作存在的问题解析近来几年来，高校档案在发展速度、规模、效益等方面表现出了突飞猛进的势头，档案在学校的各项工作中发挥了重要的作用，也获取了必然的成绩，同时也存在很多问题。档案工作得不到充分重视当前部分高校订档案工作的重要性认识不足，以为单位的档案工作干好干坏一个样，干与不干一个样，不是经济指标，又不出什么经济效益，没有摆上应有地址，没有认识到做好档案工作会更好地促进学校

5、的授课、科研工作，将高校档案工作隶属化。由于管理者档案意识冷淡，造成了档案工作松弛和档案流失严重，各种基础材料残缺，统计数据失准等各种弊端。在推行基层部门文件资料立卷归档过程中，有的部门领导将部门立卷视为额外负担，各部门常常由于归档立卷不及时而造成资料积压，有些文件因保存不善己经残缺不全；一些兼职档案员采集的档案玉石不分，有的资料残缺不全，有正件缺附件，有批复无请示，有的同一份资料重复采集等等，也有个别学校的档案竟接连几年没有采集整理，更别说依照档案法的规定移交档案馆了，还有的单位档案室变成了积蓄室，致使学校的档案工作发展缓慢，不能够很好地适应学校建设的发展。档案管理手段落后，档案信息利用率不

6、高随着经济的发展，高校办学条件越来越好，计算机技术也获取广泛推行和应用，好多高校档案部门都配置了现代化管理设备，购置了档案管理软件，实现了微机化管理。即便这样，与现代先进技术比较，档案管理工作还是比较滞后，从系统的数据办理形式、管理对象、功能实现程序等方面看，很多学校是将计算机管理系统功能目标和运行体系确立在对本档案馆内部模卷级和文件级的目录编制。统计与检索等基础性管理上，档案数据库大多是条目数据库，缺少全文数据库和多媒体数据库，比方光盘、录音、缩微、照片等载体的档案仅占小部分，很多档案馆声像档案还表现空白，极大地限制了档案办理和有效利用。随着现代先进技术的推行与应用，这种情况无法满足用户的多

7、种需求，也不能够很好地适应高等教育事业的发展。档案管理人员专业素质不高档案管理工作不但是一项政策性很强的工作，还是一项专业性、技术性要求很高的工作，档案人员不但要有优异的思想道德涵养，而且还要具备较强地专业素质，只有这样才能胜任档案管理工作。由于好多高校订档案管理工作的重视程度不高，在档案人员的装备上较为随意。没有经过档案专业的系统学习和培训，专业水平不高。当前，高校档案管理队伍中宽泛存在着知识结构、职称结构、年龄结构不甚合理的现象，使得这个队伍的文化程度和专业素质不适应新时期睁开档案工作的需要，特别是进入世纪，熟悉档案内容，能进行档案信息深层次研究和开发的专业人才十分困穷，致使现在的档案工作

8、人职工作服务缺少活力，工作效率和服务质量不能够尽如人意，档案的作用得不到充分的发挥，造成档案资源和工作时间的极大浪费。档案宣传和开放力度不够随着社会的发展，知识经济和信息化社会的到来，人们对高科技信息的需求量急剧增加，必然形成高校档案信息资源利用的新高潮。可是，由于档案部门封闭保守，市场意识不强，对馆（室）藏档案的内容、成分以及查档的路子、方法宣传报道较少，加上档案工作者“保密保险”、“利用危险”等迂腐看法还未根本改变，常常坚保守档案机密与开放、开发利用档案信息资源对峙起来，使保密扩大化、绝对化，这在很大程度上限制了档案事业的发展。其他，档案工作管理中还存在档案管理规范、档案工作者管理意识较差

9、、档案检索效率不高以及档案使用范围和利用主体限制很多等诸多问题。提升高校档案管理效率的对策加强档案宣传工作经过多种形式宣传档案工作，经过举办展览、召开会议、撰写文章以及举办文艺晚会等形式，向广大教职工及学生宣传国家相关档案工作的法律法规及档案工作的相关知识。利用简报和目录索引，通知档案室所藏档案内容，介绍多种检索路子和编撰研究成果。选编档案利用收效实例，向大家显现利用档案所获取的社会效益和经济效益等等，以加强者们的档案意识，成立利用档案的看法。提升档案工作人员专业技术和素质档案管理的利害，在很大程度上取决于档案工作人员。档案管理人员业务素质水平直接影响档案工作的质量，为使档案工作人员能够适应档

10、案管理工作的需要，档案管理人员就必定具备更高的素质。提升档案工作者素质，是加速档案科技进步，推进档案事业发展的要点。第一要把住人才入口关，注意引进招聘一些有文化专业知识，有专业技术、技术的人才充分档案队伍。同时，加强现有人员的连续教育，让它们不仅需学习业务知识，还要努力学习现代新技术。当前社会和经济生活处于迅速发展时期，新的行业和领域不断形成，这些对档案业务的管理、服务等各项工作提出了新的要乞降挑战。档案人员应努力学习，拓宽视野，认识所涉及工作领域的现状及发展动向，提升自己素质，运用档案学科新理论、新技术来指导和改进档案工作，实现单一型向多样复合型转变，扎实有效地推行专业继续教育。成立健全档案

11、管理制度，创新档案管理模式第一，成立健全各项规章制度。学校结合本校的实质情况，以中华人民共和国档案法和中华人民共和国档案法推行方法为指导，依照高等学校档案管理方法的相关要求，拟定适合自己的档案管理方法和推行细则，这是做好学校档案工作的基础和保证，并依照形势发展的需要不断健全和完满。别的，在拟定档案工作规章制度和相应的配套核查制度的同时，要把档案工作任务分解落实到人。其次，创新档案管理模式。随着社会的进步和高校的发展，传统的档案管理模式已经滞后，为了适应新的需要，有必要对旧有的管理模式进行创新。如档案工作管理环节和一些详尽操作手段的创新，包括立卷改革，工作手段的改进，缩短立卷归档周期，推行部门立

12、卷等等。如采用条形码来取代档案号，既安全可靠，又方便快捷，可大大提升借阅、归还档案的速度，最大限度地发挥信息化管理优势，提升档案管理效率。重视原始资料的采集整理，加大档案信息资源开发应做到档案接收齐全完满。实践证明档案利用可否满足各方面的需求，首要的问题是档案可否齐全完满，只有档案采集齐全，才能为广大利用者供应可贵的档案资料。为此，应推行立卷部门领导和档案馆共同把负责的责任制，保证当年档案能采集齐全；在此基础上为了保证信息的完满性，高校对付馆藏中一些重要类其他档案进行评估，如科研、基建等档案；发现问题，采用各种措施进行挽救。加大档案信息资源开发力度。档案是最能生动形象地描述人类社会史实的信息载

13、体，是人类社会精神财富积累的直接表现，拥有很强的凭证性和法律效力。档案这种信息载体最能集中表现信息共享的价值。为此，档案业务人员对信息的看法要有深刻的理解，对信息化的意义要有充分的认识，对档案的信息化工作有一个正确的掌握。档案的采集、整理和利用是档案工作的3个主要环节。采集是主导，管理是手段，利用是目的。我们不能够满足于“坐堂会诊”，要主动出击。经过开发利用可发挥其巨大功能，如把经过开发加工的档案信息及时传达给学校领导及相关职能部门，为领导者的科学决策供应依照；把档案信息及时传达给授课科研人员可促进授课质量和科研水平的提升等。档案编研是实现档案管理可连续发展的最有效措施。用编写的参照资料和汇编

14、的档案史料供应利用，既可减少档案原件的重复利用，又可为后代留下齐全的文化财富。侧重发挥现代技术手段，推行档案信息化建设现代社会已进入信息化、数字化发展时期，迅速、高效是现代社会的重要特色之一，计算机和网络已宽泛应用于各部门的平常管理工作中。随着现代化技术在档案工作领域的宽泛应用，档案管理工作的手段也应千锤百炼，为适应知识经济和电子信息技术迅速发展的新形势，保证高校档案工作为高校改革与发展和社会建设供应高质量的服务，高校档案管理也要应用各种高新技术，为档案利用与发展供应全面的技术支持。可将芯片技术、光纤和数字化技术、网络与监控技术等有效地用于档案信息积蓄、保存、开发利用各工作环节，提升档案信息的储藏能力、流传速度，达到档