高校评估前的档案工作

1、高校评估前的档案工作教育部在全国普通高等院校开展的本科教学工作程度评估是正在施行中的高等教育质量工程的一个重要环节，也是推动高校进步教学质量、提升办学程度、扩大社会声誉的重大举措。根据以往高校评估过程看,评估专家除了实地考察理解高校的实际情况之外,一项重要的工作就是系统地审阅学校各项工作形成的档案资料,通过审阅原始档案资料理解学校各项工作的开展过程,从而做出客观的估价。档案工作在评估中显示了它无可替代的作用。一、增强档案工作的自评自建意识和全体教职工的档案意识，促进档案效劳意识教学评估是高校档案工作开展的良好契机，在教学评估之前要重视档案的自查自评工作，全体发动，努力使高校档案工作形成一种周期

2、性的自查、自评、整改和自建的长效机制，使这种周期性的自评机制可以成为高校档案工作自我驱动的动力，推动档案工作构筑扎实根底，与时俱进，持续开展，使高校档案工作步入标准化的轨道。无论综合性评估还是专项评估，其评价指标体系都是系统而完好的，观测点是全方位的，特别是本科教学工作程度评估，它涉及学校工作的方方面面，要求各方面的档案都应当是齐全完备的。因此，迎评过程中的档案建立需要发动各方面和各层面的人员积极参与，使每位老师都要参与对历年试卷、毕业论文和毕业设计等存档资料的自查与整理，通过全员参与的过程全面促进自评自建意识，尽可能使档案材料标准完善。学校在迎接评估的准备过程中，应将评估指标各项内容所需文件

3、、档案材料细化，并层层落实到各个院系、处室，使全校教职工和专兼职档案员严密结合，增强归档自觉性，做好归档工作。要使档案人员认识到自身所肩负的责任,更加自觉地努力工作，进步业务素质，拓宽知识面，积极主动地提供高质量、高效率的效劳,充分发挥高校档案在评估中的作用。第一，积极主动做好档案资源的搜集工作。从实际情况看，相当一局部档案资源长期散存在部门或个人手中，尤其是科技、声像档案搜集难度大，这就需要档案工作者变被动搜集档案为主动上门效劳，宣传档案工作的重要性、增强档案意识。第二，准确地把握评估工作对档案工作的要求，学习总结一切创造性的先进做法和成果，为评估工作进展全面效劳。档案部门要借助评估工作的强

4、大推动力，进一步进步档案的效劳功能，档案管理人员要更新观念，正确认识档案管理工作在当今高校评估中的重要地位和所发挥的宏大作用，在职能上要从管理型向效劳型转变。第三，进步自身的业务素质，力争在评估中为评估专家提供快捷、准确的档案材料。能否及时准确地提供档案材料是评估专家衡量高校管理程度的重要根据，在目前信息查阅、信息处理、信息传输速度日益兴旺的网络时代，档案管理人员更应该进步业务程度、更新观念、强化效劳意识、端正效劳态度，进步效劳效率，更新知识构造，进步整体素质，以便迅速准确地从浩如烟海的档案信息中找到评估专家所需的档案信息。二、丰富馆藏，查漏补缺是本科教学工作程度评估之前档案工作的首要任务高校

5、本科教学工作程度评估的指标体系包括办学指导思想、师资队伍、教学管理、学风、教学效果、毕业论文或毕业设计和思想道德修养七项一级指标，评估范围涉及学校整体工作的方方面面，所以完好、充实、丰富的档案材料在教学工作程度评估中的作用是不可替代的。任何一所高校要承受本科教学工作程度评估,无论是评估的程序，还是各级指标体系的数据结论，其支撑材料都离不开档案信息，最有说服力的根据也是档案材料，评估专家只有全面掌握理解由档案材料整理归纳出来的真实数据资料，才能对一个评估单位的办学实力和办学程度进展全面评价。假设在评估过程中拿不出“真凭实据，评估工作也就难以进展。目前高校档案室库藏档案，在数量与质量上都难以满足各

6、级评估材料整理工作的需要。因此，档案部门必须以迎接本科教学工作程度评估为契机，遵循一定的原那么和方法，从其形成、积累开场入手，加以标准或统一，并进展科学合理的分类整理等系统化处理，对照教学评估指标体系方案要求,加大档案建立的宣传力度,强化各职能部门和二级学院档案员建档、搜集、整理、归档、立卷等技能培训工作,扩大档案搜集范围，拓宽档案搜集渠道，查漏补缺；尽量做到经常性搜集与集中性搜集相结合，主动送交与上门搜集相结合，归档范围内与归档范围外相结合，特别是对师资队伍、学风、教学效果、教学评价、理论教学、教学质量监控、多媒体课件、专业地位与特色、毕业生在各自工作岗位上的业绩成就等非文件材料和电子文件多

7、加关注，不断丰富馆藏,做到数量充足、质量优化、成分充实、构造合理，全面反映学校的教书育人情况，为准备丰富、翔实的本科教学工作程度评估汇报材料打下坚实的基矗迎评材料主要来源于学校教学档案资料，而教学档案资料是长期教学改革理论中形成的原始记录。在日常档案工作中，要坚持档案工作“四同步的原那么，在教学改革理论的同时，同步做好教学档案资料的形成、积累、整理和归档工作，真实系统地记载和反映教学理论活动，使评估支撑材料准备工作形成良好的先天基矗努力使管理工作标准，该建档的建档、该归档的归档，功夫下在平时。近些年来，伴随着我国高等教育的快速开展，各高校的教学、科研以及根本建立等方面都在发生着日新月异的变化，

8、反映改革建立与开展的信息资料应当是非常丰富的。由于在学校各层面的工作群体中客观存在着档案意识的强弱差异，使得某些工作或环节的档案资料未能及时整理成卷或未能及时搜集入档，要弥补这些缺失，充实档案卷宗，就要借迎评阶段全面发动，全员参与之机，组织相关人员在对详细工作理论的真实过程进展回忆的根底上，广泛搜集散存的原始件，汇总整理并充实到档案资料体系中去。与此同时，由于迎评工作本身又是对至少近三年时限长度的学校工作的整体总结或专项总结，所以，可以借此时机形成具有较为完备的阶段性总结材料及时归入档案资料库，充实档案全宗。再者，近些年来多数高校始终处于快速变化的动态开展过程，师资队伍、学生规模、根本建立、体

9、制构造、课程体系等方面的资料，尤其是各种数据变化频繁。再加上不同的职能部门根据本部门的职能职责会对一样工程的数据进展统计和使用，使有些数据出现多头统计的现象，档案资料会或多或少地存在数据矛盾和表述不一的问题。在迎评阶段的档案建立中，应当对学校状态数据及各方面资料进展全面的核实与修正，明确数据统计的统一口径和标准，明确特定部门统计的特定数据的权威性。三、优化档案工作队伍，使之与档案管理标准化、现代化和高效化的要求相适应高校评估中的考察不仅依重于校级档案资料库的信息途径，而且由于评估工作要求全面、深化、细致，评估专家还要在走访基层单位的过程中随时调阅各职能部门和院系的档案库存资料。而就高校档案管理队伍的普遍现状来看，学校各职能部门和各教学单位的多数档案工作人员还兼任着本单位其他业务管理工作，且承受过档案专业高等学历教育者较少。高校评估中的指标要求和评价标准的逐步进步以及档案信息化建立进程的推进都对档案工作人员的思想业务素质和技能程度提出了更高的要求。这就使得档案管理队伍的培养和训练