高校院级办公室优秀文秘内勤员DEF工作法探索

1、高校院级办公室优秀文秘内勤员DEF工作法探究高校院级办公室优秀文秘内勤员DEF工作法探究高校院级办公室是学院的综合办事机构，具有承上启下、协调左右、沟通内外的职能，是展示学院精神风貌的重要窗口。作为院办的一名文秘内勤员，工作琐碎繁杂，头绪多，任务重，时间紧，要保质保量的完成各项工作任务，一套行之有效的工作方法是必不可少的。作者根据多年积累的经历，总结探究出DEF工作法，其特点是简单实用，可操作性强。DEF工作法就是勤奋、高效和机智灵敏的工作法的英文缩写。现分别逐一讨论和研究。1Diligene就是勤奋、勤劳、勤勉之意。文秘内勤工作最重要的是一个勤字。一方面要勤劳地工作，另一方面要勤于考虑。勤字

2、的右半局部是一个力字。说明要出大汗，出大力，才可谓勤。作为文秘内勤员要脚踏实地，勤恳工作。做到眼勤、手勤、嘴勤、腿勤和脑勤。在办公室工作中，要眼中有活，要勤快，不怕辛苦，不计较个人得失，甘于奉献。办公室内勤工作事无巨细，不能有半点忽略和懈担文秘内勤员工作内容点多面广。以西安理工大学理学院办公室文秘内勤为例。除了做好领娶收发文件、信件、报刊杂志；办公用品的购置和领用；院财务帐及院指导个人财务帐报销；办理院固定资产的登记和清理工作；院上报刊杂志的征订；校院各种会议及事务的通知；接听办公 ；处理转发学院应聘、求职者的大量信件；负责校知行网提问的回复；会议室及院长室的清洁卫生工作。另外，文秘内勤员发扬

3、团结协作精神，经常为同事到校各部门取送文件及资料。办公室文秘内勤员每天像蜜蜂一样辛劳地奔波在新校区和老校区之间。还要在有限的时间里，做好学校各职能部门下达的多项工作任务。在这种工作头绪多、任务繁的情况下，文秘内勤员要学会分身术，要实干加巧干，注意工作的细节，细节决定成败。力求高效、快捷、及时、准确。另外，文秘内勤员也要勤于考虑，开动脑筋，要擅长归纳总结工作中的经历和教训，努力学习，不断提本文由论文联盟.Ll.搜集整理高自身的政策理论程度，文化素养和职业道德。使自己对教职工和学生的效劳更贴心，更专业，更令人满意。给办公室要多出谋划策，奉献自己的智慧和点子。对同事要真诚待人，和睦相处，多学习别人的

4、优点和长处，关心同事，互帮互助，共同进步，营造出和谐的办公室气氛。最后，把自己深化考虑的理论和自己的工作实际相联络，指导自己的工作，并把它梳理成文章，促进自己的科研。总之，一个勤字，道出了文秘内勤工作的本质和特点。文秘内勤员要做好师生的勤务员，也就是为学院教职工学生全心全意效劳。2Effiieny指效率、成效、效能。在办公室工作中，就是意味着高效率。进步工作效率最重要的是合理利用时间，条理化、秩序化的组织管理工作，采取严谨科学的工作方法。时间分配上，对每天要做的事情要有个心理日程。要根据事件的重要程度，紧急程度，用时长短给予合理安排，学会打时间差。学会对事情的规整，文件的归类。如：要去老校区各

5、职能部门办的事，归在一起，一并办理，防止跑冤枉路。要利用现代化电子办公手段，第一时间发布各种会议通知，学校政策和其他消息。如：西安理工大学理学院办公室文秘内勤员就参加到学校人事QQ工作群，校医院医保QQ工作群，理学院QQ工作群和理学院院办QQ工作群。并可利用微信互动平台与学院各系主任建立微信互动群，使交流通道更加快捷，方便。注意平时要积累相关重要数据，做好前期准备工作，对教职工员工的个人信息进展备案，如：教职工中教授，副教授人数，讲师人数，35岁以下青年老师人数，党员人数等，并在职称晋升后及时更新，补充。不至于该用时，才进展统计，手忙脚乱，影响工作效率。很多工作可以穿插交织进展。另外，日常生活

6、中与各系老师打成一片，掌握和搜集老师的最新动态，不至于工作中对老师张冠李戴，非常生疏，不利于工作的开展。3Flexibility指柔韧性，弹性，变通性。在办公室工作中，意味着机动灵敏性。文秘内勤员要和学校很多职能部门以及科室，如：人事处、财务处、资产处，后勤处以及工会和收发室甚至邮局等打交道，办事人员需要较强的亲和力，表达才能，沟通才能和宽广的胸怀，经得起委屈和不解。即：人要活套，机智灵敏。因为每个部门人沟通起来的难易程度不尽一样。另外，工作中还有很多临时安排的工作，随机性和不确定性很强。需要良好的心理素质和承受才能，适应才能，应变才能。在日常工作中，很多事常常叠加到一起，需要同时应对处理。如

7、：文秘内勤员正在专心致志地统计着院里的相关数据，同时还要接待来院办领取职称证、培训证的老师，此时 铃声又大作，被告知要去老校区校人事处去交校优秀青年老师的相关材料，于是，停下案头工作，立即去赶校班车，假设错过了，只好等公交车。常常是一件事未处理完，又一件事接踵而至，忙得不可开交，异常疲惫。假设缺乏心理承受力，应对压力才能弱的人，就会感到不适应，精神紧张，甚至崩溃，不能胜任工作。所以，优秀文秘内勤员应练就过硬的本领和强健的体魄，适应这种快节奏，大压力的工作形式。培养在压力环境下承当多重任务才能。不断挑战自己，使自己能屈能伸，独当一面。当然，灵敏并不是放弃原那么，而是在坚持原那么根底上，进展变通或微调。DEF工作法是原创的个人工作法，是院办文秘