秘书手册-文书拟写与处理通用文书的拟写初级

1、中国管理资源网 /秘书手册文书拟写与处理通用文书的拟写初级 一、请示(一)学习目标如何拟写请示。(二)请示的拟写请示的正文一般由三个部分组成：请示事由或起因、请示事项、恳求。请示事由：是请示提出的依据，放在正文的开头。这一部分可以反映状况，但要留意不是为了汇报，而是为所请示的事项说明理由。请示事项：是请示的核心内容，主要写明需要上级帮助解决的问题。为了有利于审批，还可以进一步提出解决问题的方法、措施、意见与建议。恳求：是在请示的结尾提出要求的话语，是请示的终结与强化。一般紧接请示事项后面，另起一段书写。依据请示目的的不同，恳求常用的语句是：以上请示如无不妥，请批准、当否，请批示、特此请示，请予

2、审批、以上请示如无不妥，请批转各地、各部门执行等。例文：请示市土畜产进出口公司关于解决生产珍贵中成药所需犀角来源问题的请示市外贸局：犀角是我公司出口珍贵中成药所需药材原料，生产的中成药出口换汇率很高，也是出口畅销商品。目前犀角进口货源紧急，价格不断上涨，今后也不易进口。鉴于历史上本市的犀角及犀角制品有以下方面来源：一、市首饰公司在本市及外埠可收购部分犀角及犀角制品。二、三、为支援中成药生产出口为国家多创外汇收入，经探究意见如下：一、请局帮助向以上有关单位联系，对上述犀角及制品收进后支调我公司生产中成药出口。二、考虑目前进口和国内价格差距很大及外贸兄弟公司出口任务的实际状况，是否可以按出口外汇价

3、值结算，也可按进口价格折人民币结算。以上意见当否，请审核批复。市土产畜产进出口公司年月日(三)相应学问请示是下级向所属上级恳求指示，批准事项时用法的呈请性上行文书。请示是机关单位常常用法的文书。遇到下述事项要用请示：对有关方针政策、法律法令不甚了解的问题；工作中发生了重大问题、无规可循的问题或依据规定难以处理的问题；因状况特殊难以执行统一规定而需要变通处理的问题等。恳求上级批转本单位关于某项工作或活动的系统设想、安排或处理意见，也用请示上达。请示按其用法有：恳求批准的请示。这类请示一般是些特地事项或问题，本单位无权解决，恳求上级赐予指示批准。恳求批转的请示。这类请示一般是业务主管部门就某一带有

4、全局性的问题提出解决方法，恳求上级批转各地执行。目前在各单位的行文中，请示和报告两个文种混用的现象相当普遍，有些该用请示却用了报告，有的甚至将两者合而为一写成了请示报告，不仅给受文单位的处理带来困难，也影响了文书发挥应有的效用。请示与报告是有严格区分的，表现在：第一，行文目的不同。请示是要求上级对请示事项给以指示、批准或答复的；而报告则是下情上达、陈述状况，不要求答复。第二，行文时机不同。请示必需在事前行文，在得到上级的批准、指示后方能行事，不允许先斩后奏；而报告则是在工作完成以后或告一段落后发出的。第三，内容宽窄不同。请示必需坚持一文一事的原则，而报告则一事( 如专题性报告)数事(如工作报告

5、)皆可。第四，办理要求不同。请示多是带有急迫性的问题，恳求上级答复办理的，是办件；而报告则多是汇报工作及有关状况，提出意见或建议，报请上级阅知的，是阅件。第五，报送制度不同。报告可以有月报、季报、年报等定期报告的制度；而请示只有在必要时才行文，没有定期请示制度。正确用法请示与报告两个文种，关键的问题还是要抓住行文目的这一点，需上级答复的，用请示；只需上级了解状况或批转而无需答复的，则用报告。把握了这一点，就不至于将请示与报告混用了。(四)拟写请示应留意事项1.写请示要一文一事，切忌一文数事，给上级答复造成困难。2.请示的主送单位只能是一个，不能多头主送。3.不要错用文种，尤其要与报告区分用法，

6、更不能合用，力戒写成请示报告。4.要选准请示的问题，充分考虑到上级批准的可能性。5.请示理由要充分，能引人注目，有劝告力。二、报告(一)学习目标如何拟写报告。(二)报告的拟写1.工作报告的拟写工作报告主要用于总结工作阅历、汇报工作进展状况或提出今后工作意见等。工作报告的正文，通常由四部分组成：工作过程、成果或收获、阅历或体会、存在问题与今后准备。工作过程：是指工作状况的概述，包括背景、依据、任务、成效等；成果或收获：是指工作的成果，包括物质的和精神的，挺直的和间接的，这一部分可分成几个方面叙述；阅历或体会：是指在完成工作任务的过程中带有规律性的生疏或阅历体会，这一部分比挺直成果更进一步，属理性

7、生疏，对于其它工作具有指导作用；问题与今后准备：是指工作中的失误和实践困难，下一步工作应如何做。2.状况报告的拟写状况报告是用来汇报工作中发生的重大问题或特殊状况、接办事项的处理状况等。反映问题比较专一，主要是围绕一项工作、一件事情叙述和说明。其正文由两部分组成：事情的起因和经过、办理结果。事情的起因和经过：是指所要报告事情发生的缘由(即报告依据)及发生的过程(或工作完成的过程)；办理结果：是指事情最终办理状况(或完成状况或结论)。例文：状况报告厂关于举办技术交易会开展技术协作活动的状况报告省工业局：今年月，我厂在召开了化学石油工业技术沟通会，仿照物资交易会的形式，以技术有偿转让为主要内容，组

8、织科研单位和生产企业，开展技术协作活动。会上，科研单位、高等院校与工厂之间、工厂与工厂之间，草签了科技成果转让、托付探究生产技术难题和试制新产品的合同或协议达个；组织了以教授、工程师为主的位技术顾问，解答了各种技术问题；邀请省轻工、纺织、电子、农林和建材等部门，对化学石油工业的探究和生产提出了要求；组织有关科研、高等院校、生产单位沟通了科技工作阅历。这对当前和今后的科技工作和生产水平的提高，都起了较好的推动作用。一、促进了生产同科研的紧密结合，变潜在的生产力为现实的生产力。二、促进了先进的地区同后进地区的联合，为逐步实现向后进地区的技术转让摸索到了一些阅历。三、促进了科研机构的整顿和科研管理体

9、制的改革。四、摸清了全省化工系统科技工作的状况及亟待解决的技术问题。特此报告 厂年月日3.调查报告的拟写调查报告是指有关单位为了了解状况，探究制订政策、法规、方案，解决与处理问题 ，发觉典型与总结新颖阅历推动工作等，有目的的指派专人或工作组， 深化实际进行调查之后写出的书面报告。调查探究是取得第一手材料、制定有关方针政策和处理问题的重要依据。调查报告的正文通常由四部分组成：目的经过、基本状况、分析生疏、结尾部分。目的经过：应放在正文的开首，简要交代进行调查的缘由，调查的时间、地点、对象，要解决的中心问题，参与调查的人员和调查的简要经过等；基本状况：是指通过调查得到的具体状况；分析生疏：是指从调

10、查所得状况中，经过分析探究得出的生疏。这一部分可以和基本状况结合在一起写，可以实行纵的叙述法，即从事务的历史状况谈起，叙述它的发展转变及其缘由，也可以从横的剖面叙述，即从几个主要方面来看事物的发展面貌、主要特点。无论是纵向的还是横向的，各部分均可拟诞生动醒目的小标题；结尾部分：是对全篇做出的画龙点睛式的总结，概括出全篇给人的启示和得出的结论，或者是对于问题的处理、政策的调整、工作的开展等提出意见和建议。4.答复报告的拟写上级向下级询问某一问题或某项工作的进展状况时，下级要按要求照实向上级汇报，这时用法答复报告。答复报告的正文由报告起因和报告内容两部分组成。报告起因：是写报告的缘由或依据，常要写

11、明收到上级什么文件或什么指示或接受了什么任务，执行办理状况及结果摘要。报告内容：是报告的主体，依据执行或办理的实际状况拟写，常要写明执行或办理的依据、主要过程、措施、结果，有时还要写出阅历、教训与今后准备。答复报告具有很强的真对性，问什么答什么。例文：答复报告厂办公室关于同志职称评定的报告市政府办公室：接到你们八月十日对我厂同志职称评定状况的查询，我们马上进行了调查，现将有关状况汇报如下：同志是我厂第二车间技术员。该同志于1963年下半年至1966年上半年在工学院受过三年函授训练，学习了有关课程。因文革到来，未能取得学历证明。今年上半年评定职称时，依据上级有关文件精神，因缺乏学历证明，打算暂缓

12、评定他的工程师职称，待取得证明后补办。该同志认为这是刁难，故向市政府写了申诉。接到市政府办公室查询半个月，我们派人去工学院查到了有关材料，他们已出具了该同志的学历证明。现在，我厂已为同志补办了评定工程师的手续。并向本人说明白状况，他表示满意。特此报告厂办公室年月日5.报送报告的拟写报送报告是下级向上送报送有关文书或物品时，随文书或物品写的一种报告。报送报告的正文比较简短，只写明报送对象及报送目的即可。例文：报送报告机械厂关于报送1995-1999年度发展规划的报告市机械工业局：现将我厂制定的1995-1999年度发展规划一式五份送上，请审核。机械厂一九九五年三月五日(三)相应学问报告是机关单位

13、向所属上级汇报工作、反映状况、提出意见或者建议、答复上级的询问时用法的一种陈述性文书。报告按用法目的的不同，可分为：工作报告、状况报告、调查报告、答复报告、报送报告等。报告是机关单位最常用的文书之一，常常地把本单位各项工作的进展状况通过报告向上级反映，有利于亲密上下级的关系，便于上级指导下级的工作，同时对于本单位来说可以达到准时总结阅历和教训，找出前进方向的目的。(四)拟写报告应留意的事项第一，报告中不要夹带请示事项。报告中夹带的请示事项，受文单位没有答复的责任，这样简洁误事。第二，要擅长综合归纳。面对众多的材料、详情、数据，写作时要分清主次，突出重点，抽象概括出有规律有价值的部分，不要四平八

14、稳，记流水账。三、通知(一)学习目标如何拟写通知。(二)通知的拟写1.指示性通知的拟写指示性通知用于向所属下级布置工作，阐明工作活动的指导原则和方法；还用于传达上级的打算和指示、布置需要执行或办理的工作事项等。指示性通知的正文由三部分组成：通知的依据( 缘由、目的、意义)、主体部分、结尾部分。通知的依据：是用简明的语言说明为什么发此通知，然后用一句过渡语，如：现通知如下、特作如下通知、等转入主体部分；主体部分：是通知的具体事项。指示性通知主体部分比较简单，应分条或分段叙述，使人一目了然；结尾部分：一般写执行要求。如：以上通知，望认真执行；有时则用一般号召性文字提出期望和要求，有的通知也可没有结

15、尾部分。2.转发性通知的拟写将上级、同级或不相隶属单位的来文发给下级单位，用转发性通知。转发性通知正文的写法也比较简短。常用现将转发给你们，望遵照执行。这一模式。有时在此基础上，还依据本单位、本系统、本地区的实际状况，提出具体要求，或作补充规定。转发性通知的特点在转字上，不能加批语。3.发布性通知的拟写发布性通知是用于告知受文单位，某一规章已经某会议讨论通过或经某上级批准，现予发布或印发，并要求下级遵照执行。重要的规章用颁发或发布，一般的用印发。这类通知所发布(印发)的法规性文书，一般都是发文单位本身制定的。发布性通知的正文也比较简短，一般只需写明发布依据以及发布的是什么文书，提出执行要求即可

16、。有时也可简要阐述发布此文书的目的、意义，或提出贯彻执行的具体意见。4.事务性通知的拟写事务性通知是上级要求下级办理或告知下级需要知道的一般事项。如：报送有关材料、启用或废止公章、出版刊物的订购、变更地址及电话号码，等等。事务性通知的正文往往接受篇段合一的形式。只把通知的是什么事情说清晰即可，没有必要予以谈论评价或阐发意义，也不提执行要求。例文：事务性通知公司关于地址迁移的通知我公司已迁至北京市鼓楼西大街甲号办公，新开户银行：北京市地安门分理处，账号-，原来的开户银行及账号7月特此通知公司年月日5.会议通知的拟写各单位在召开会议时，会前要告知与会者开会的时间、地点、携带材料等，这时要用会议通知

17、。除了一些小型或紧急会议就近口头或电话通知外，一般都要用法书面会议通知。会议通知的正文一般由召开会议的背景(目的、意义)和会议留意事项两部分构成。召开会议的背景：主要写明为什么开会，一般文字比较简短，不要长篇大论。会议留意事项：是指会议的时间、地点、与会人员、日程安排、报到日期，有时还具体地提出预备的材料及与会者赴会所乘车、船、飞机班次等。例文：会议通知厂关于召开方案生育工作会议的通知所属各单位：为了总结沟通阅历，探究分析存在的问题，进一步贯彻实行省、市方案生育工作会议精神，做好今年方案生育工作，经探究打算召开方案生育工作会议。现将有关事项通知如下：一、会议内容：二、参与人员：三、会议时间、地

18、点：四、要求：厂年月日6.任免通知的拟写任免通知是上级需要向下级传达对有关人员的任免事项时用法的通知。任免通知的正文要写明任免依据、日期、被任免人员的姓名与职务。例文：任免通知总公司关于同志职务任免的通知分公司：经总公司探究打算：任命同志为分公司经理，免去其室主任职务。总公司年月日(三)相应学问通知是批转下级公文、转发上级和不相隶属机关的公文、发布规章、传达要求下级办理和有关单位周知或者共同执行的事项；召开会议、任免和聘用干部时用法的文书。通知按其用法可以分为：指示性通知、批转性通知、转发性通知、发布性通知、事务性通知、会议通知、任免通知等。通知这一文种，目前用法范围极广，用法频率也很高。它是

19、上下级之间、平行和不相隶属的单位之间，以及单位内部都可以用法的文种。据有的基层单位统计，在上级来文中，通知几乎占总量的四分之三。为什么通知用法如此广泛呢?相对来说，主要是通知适用范围较宽，具有用法便利的特点。 不论单位级别凹凸，也不论大事小事，都可以用通知行文。近年来，一些上级领导机关用指令、指示行文来指挥、领导下级工作的状况明显削减，而用通知的状况越来越多。特殊是中等以下的机关、团体、企事业单位对下属布置工作、传达指示、指挥行动时，多数都以通知行文。(四)拟写通知的留意事项1.内容要明确具体；2.语言简洁，语气确定；3.用法确定的专用语等。五、拟写通用文书的一般留意事项(一)要懂得文书写作的

20、基本学问1.要把握拟写文书的重要性。文书拟写，是指文书的起草工作。它在各机关、团体、企事业单位的工作活动中占有特别重要的位置。概括起来表现为以下两个方面：首先，文书拟写是实现单位职能任务的重要工具。每一个单位都有自己的职能任务，并据此开展各项工作活动。在开展工作活动的过程中，常常要用法文书同上级领导机关、下属单位或其它单位进行联系。无论是主动对外发文，还是答复其它单位的来文，或是对内行文，都必需进行文书的起草工作。而且，文书起草的好坏，对于保证文书的质量和发挥文书的效用都有很大关系。例如：拟写文书的水平低，内容上不能反映制发单位的意图和工作状况，文字表达上含混不清，词不达意，形式上不符合要求，

21、缺日期，缺作者，这样的文书，不仅达不到发文目的，甚至会给工作带来重大损失。可见，文书拟写是一项政策性、思想性、业务性很强的工作，也是一项严峻而细致的文字工作。每一个文秘人员都应当特别娴熟地把握拟写文书的要领和方法，以便为实现机关单位的职能任务服务。其次，文书拟写是机关单位领导工作的重要组成部分。文书作为机关单位处理公务的重要工具之一，就其本身的内容而言，有些是传达领导意图和重要打算的，有些是处理一般具体业务的。但从总体上来说，一个单位的文书反映的是这个单位领导的思想水平和工作阅历，特殊是对于一些重要的领导指导性文书来说，文书的质量更能体现出制发单位领导的政策水平、业务力量、领导艺术以及工作效率

22、。因此，各机关单位的领导不仅把文书拟写工作看作是单位文书处理的一项日常工作，而且把它当作领导工作的一个重要组成部分。单位制发的重要的领导指导性文书、法规性文书、重要的讲话及工作报告、全面性的工作方案及总结，往往需要领导人亲自参与起草，或亲自指导秘书部门、有关部门的主要负责人起草。即使是属于日常业务性和事务性的文书，也必需经过领导人审核并履行签发手续。可见，拟写文书是单位领导人的重要职责之一，是领导工作的重要组成部分。文书是机关单位办事的工具，又是秘书的主要工作对象。文秘工作者必需充分生疏文书拟写的重要性，勤学苦练，提高写作水平，保证文书质量，使文书更好地为机关单位的工作服务。2.要了解拟写文书

23、的基本要求。文书属于应用文， 在写作上同一般文章有相像之处，如：文理通顺、便于阅读理解等。但由于文书的性质、特点和作用不同于一般文章，所以，文书拟写又具有自己的一些特殊要求，概括起来，有以下几点：第一，观点正确。文书是传达贯彻党和国家的路途、方针、政策的工具，是党的基本路途和国家政策、法律的体现，是宣扬群众、组织群众进行社会主义建设的依据。文书的上述职能就打算了文书的观点必需正确无误。所谓观点必需正确无误，是指文书的指导思想和内容必需符合党的基本路途和国家的政策、法律，必需在思想政治上同党中心保持全都。要依据马列主义观点、立场和方法，依据建设有中国特色的社会主义总任务、总目标，站在全局的高度去

24、观看形势，分析问题，解决问题。无论是制发有关全局性的文书，还是局部性工作的文书，都不能与党和国家的方针政策相抵触。凡是与党和国家方针政策相抵触的文书，上级有权撤销，宣布无效。第二，实事求是。文书是办事的工具，要用它来指导工作和处理问题。这个根本性质要求撰写文书必需从实际动身，实事求是。对上级请示工作、报告状况，要有一说一，有二说二，不说假话、大话、空话，不投领导所好。对下发指示，作打算，也要遵循各项工作的客观发展规律，从客观实际动身，有的放矢，使发出的文书真正切实可行。从日常接触的文书来看，不坚持实事求是的状况时有所见，这不仅使文书失去了严峻性和权威性，失去了人们对文书的信任感，造成有令不行，

25、有禁不止，而且也降低了发文单位的威信，给工作带来损失。这方面的教训确定要认真吸取。第三，准时快速。文书在实事求是地反映状况的同时，能否做到准时快速是事关工作效率、有时甚至是关系到工作成败的大问题。文书撰写必需留意准时、适时，决不允许迟缓、拖延、贻误工作。对于紧急文书，必需争分夺秒地完成拟写任务，对于日常反映状况、指导工作的文书，也必需发得适时。比如：当年的方案迟到第二季度才写出来，部署春耕工作的指示拖到夏初才发出。这样的文书，不仅收不到准时推动工作的效果，反而会带来麻烦。文书的时间性是一个不行忽视的问题，这是拟文时必需达到的基本要求。第四，简明生动。文书是一种办事的工具，要求写得简洁明白，目的

26、是便于受文单位工作人员快速阅读和处理，提高办事效率。要使文书简洁明白，必需做到三点：一是文字精练，提倡写短文，去除一切空话、套话；二是直截了当，用直笔，不转变抹角；三是结构布局要严谨，条理清晰，层次分明。第五，体式规范。拟写文书必需符合规定的体式，要依据不同文种的要求，写全文书结构的各个组成部分，以保证文书的完整性、正确性和有效性。第六，留意书写材料的运用。文书的书写材料包括载体材料和字迹材料。拟写文书应当用法统一的印有固定格式的用纸，而且还要讲究纸张的质量，以便于长期或永久保存。文书的字迹材料应选用墨汁或蓝黑墨水，不能用法铅笔和圆珠笔。3.要懂得拟写文书的步骤和方法。拟写文书，一般要经过确定

27、的步骤。但是， 不同内容的文书，拟写的步骤又不完全相同。内容比较简洁的文书，通常可以挺直动笔起草，内容比较简单的文书，则要经过必要的步骤。归纳起来，文书的拟写，大体要经过如下五个步骤：(1)明确发文主旨。文书都是依据单位实际工作的需要拟写的。因此，在打算拟制某一份文书之前，应首先弄清晰发文的主题和目的。具体来说应搞清晰如下几个问题： 文书的中心内容是什么。如：汇报工作，准备重点反映什么问题?请示事项，拟请上级答复或解决什么问题；布置工作，主要抓哪些问题。等等。 依据文书内容，预备用法什么文种。如：汇报工作状况， 是写专题报告还是写状况简报；对下级布置工作，是用指示还是通知。等等。文种选择很重要

28、，由于不同的文种，写法会有所不同。 明确文书的发送范围和阅读对象。如：写一份工作总结，就要明确是预备上报领导机关，还是向兄弟单位介绍阅历。文书的阅读对象不同，用语和口气就不一样，详简程度也有差别。 明确发文的具体要求。如：要求对方了解，还是要求对方答复，是要求收文单位贯彻执行呢，还是参照执行等等。(2)收集有关材料，进行调查探究发文的目的和主题明确之后， 就可以围绕这个主题收集材料，进行确定的调查探究工作。这一步是针对内容比较简单的文书而言的。比如：拟写工作方案，进行工作总结，起草章程、条例、方法，为领导人起草讲话稿等等。这些文书的观点和结论不是轻而易举就能得出的，必需经过反复的比较，反复的考

29、察。因此，就必需要经过调查探究的过程。收集材料和调查探究的方法有两种，一是收集和阅读有关的文字材料，二是到实际当中收集活材料，如召开座谈会、搜集典型事例等。(3)拟出提纲，安排结构在收集材料调查探究的基础上，草拟出写作提纲， 它是所要拟写文书的内容要点。写作提纲的作用是，在正式动笔起草之前，对全篇文书的内容做到通盘安排，心中有数，使写作进展顺当。提纲的详略，可以依据文书的具体状况和个人的习惯、写作的娴熟程度而定。篇幅不长的文书，可大致安排一下结构，表示出先写什么、后写什么、共分几层意思就可以了。篇幅较长且很重要的文书，提纲应写得具体一些，包括文书共分几个部分，每一部分分作几个问题，各大小问题的

30、题目和要点及用法什么具体材料说明等。提纲的文字不需要很多，也不需要在文字上推敲。当然，需要集体讨论或送给领导批阅的提纲又当别论了。(4)起草正文结构安排好后，就可按提纲所列内容，开宗明义，拟写正文。 拟写正文，除依据拟写文书的基本要求以外，还要留意两点：导语要突出主题。文书的导语，是指文书开头几句引导性的语言。一般文书都有导语部分，用来引导收文单位或阅文人员了解和把握文书的主要内容、中心思想。因此，文书的导语确定要突出主题，使人一看便了解了发文的目的，这样有利于对文书内容的理解和贯彻执行。观点与材料的有机结合。一般地说，文书的正文，既要有鲜亮的观点， 又要有真实而丰富的材料。然后更重要的是观点

31、与材料的有机结合，用观点统帅材料，使材料为观点服务。这样写出的文书，才有理有据，使人感到生动真实，乐于信服。(5)反复检查，认真修改文书初稿拟出以后，确定要反复看几遍，耐烦认真地逐字逐句地检查修改。修改时，包括去掉可有可无的语句段落；补充没有说清晰的地方；调整结构；推敲用语的分寸。等等。有些需要进一步核实的数字、事实，确定要查找到原始材料认真核实。文书通过修改，不仅可以提高质量，还可以熬炼、提高写作力量，并且为领导审核签发打下良好基础。(二)要留意文种的选择文书的文种又叫文书的名称。目前用法的法定公文主要有十二类十三种。即：指令(令)、议案、打算、指示、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复

32、、函、会议纪要。这些公文是党政领导机关用法规性文件的形式发布的，具有法规的严峻性，任何单位在行文时都必需严格遵守，不能违反，因而被称为法定文种。法定文种都具有独立对外行文的资格，可以用法套红的文件版头行文。除此之外，还有一些常用文种，如方案、总结、方案、细则、简报等。在企业及其它专业部门，依据其业务工作范围的特殊需要还用法着一些专业文种，如意向书、市场调查报告、招标书、投标书、协议书等。上述文种我们将在以后各章节中逐一介绍。文种是依据制文目的、制发单位的权限和收发文单位之间的行文关系确定的。文种不同，所起的作用也不同，不行以任凭乱用，否则就达不到发文目的，甚至会打乱单位之间正常的工作秩序。因此

33、，文种的选择在行文中特别重要。第一，文种的选择必需符合发文目的。选用文种的目的，是为表达文书内容服务的。因此，弄清发文目的，是正确选用文种的前提之一。如：发文目的是要求上级解决困难，就应选用请示行文；发文目的是向上级反映状况，无须批准，就应选用报告行文；发文目的是邀请有关客人参与宴会，就应选用请柬行文。第二，文种的选择要符合制发单位的权限。文种的用法，对于不同的机关单位具有确定的选择性。如：指令这一文种，只有国家主席、国务院、国务院各部和各委员会、各级人民政府才有权用法，其它机关(军事机关除外)及企事业单位都无权用法指令。第三，文种的选择要考虑收发文单位之间的隶属关系。假如是向所属上级行文，就

34、应用法上行文，如：请示、报告，有时也可用法函；假如是向所属下级行文，就应用法下行文，下行文可供选择的文种较多，如：指令、指示、通知、通报、批复、打算等；假如是平行或不相隶属的单位之间行文，就应用法平行文，常用的平行文有函或通知。(三)要把握通用文书拟写的一般格式通用文书的格式即法定公文的格式，它包括公文的书面格式和公文的排版形式与印装要求两个方面。1.公文的书面格式。公文的书面格式是指公文的数据项目在公文文面上所处的位置和书写的样式。一篇完整的公文是由一些规定的数据项目构成的，这些数据项目就是公文的构成要素，或称公文的组成部分。这些构成要素不是随便确定的，它是由党和国家有关部门颁布的法规性公文

35、所规定的，任何单位在拟制公文时都必需按规定执行。现将公文格式的各个组成要素按公文的文头、行文、文尾三个部分的书面格式挨次分述如下。(1)文头部分公文的文头部分包括公文格式代码、印制挨次号、隐秘等级、 紧急程度、收文处理标记、发文机关版头、发文字号、签发人姓名等项。公文格式代码：又称公文检索代码，是指代表公文格式类型的标记符号，由9位阿拉伯数字。标识于公文首页发文机关版头左上角。按确定的原则将机关发布的公文逐一编制代码，是使每一份公文都有唯一的标识，以便于计算机识别和处理。由于公文检索代码的国家标准尚未正式公布，所以尚未标注。印制挨次是：又称公文份号。是指同一公文在其总印数中的序号，主要针对隐秘

36、公文。有了份号，在登记、分送和清退时均可对号清点，便于查明责任，加强公文管理。份号由6位阿拉伯数字组成，标识在公文检索代码下方位置， 前面冠以NO：符号。隐秘等级：简称密级。指公文隐秘程度的等级，分绝密、机密、隐秘三个等级。由公文制发机关依据公文内容涉及党和国家隐秘的程度来划定。密级标注在份号下方。紧急程度：是对公文送达和办理的时间要求。分特急、加急、急件。其标注位置在密级之下。需要说明的是，有的急件是在标题的文种前面标明的，如：中共中心、国务院关于切实减轻农夫负担的紧急通知。收文处理标记：包括收文单位名称、收文编号、收文时间、档号等项，标注于公文首页发文单位版头右上方空白处，由收文单位加盖收

37、文处理章标识。发文单位版头：简称文头。是发文单位制发正式公文时用法的有固定版式的发文机关标识。文头由发文机关全称或规范化简称加文件二字。如：5 5 县政府文件、5 5 县统计局文件等。文头大字居中套红印在公文首页上部，约占图文区的三分之一或五分之二。版头下面有一间隔横线，作为文头区和行文区的分界线。发文字号：是指由发文单位编排的公文代号，由发文单位代字、发文年度( 加括号)和年度发挨次号组成。如：中发19985号。几个单位联合发文，只标明主办单位发文字号。发文字号的作用是，便于统计发文数量，在查找和引用时可作为公文的代号用法。发文字号的书写位置，一般说来，有版头的公文，标在公文版头之下，间隔横

38、线之上，居中书写；用信笺头的公文，则置于信笺头横线之下，公文标题之上，右侧书写；指令则在公文标题下面居中，写第号。签发人姓名：在公文中标注签发姓名，是表示公文生效并对该文内容严肃负责的一个标记，一般供上行文选用。标注在发文字号右侧。(2)行文部分公文的行文部分包括公文标题、题注、主送单位、正文、 无正文说明、附件说明、发文单位署名、成文日期、单位印章与领导人签署、注释及特殊要求说明等项。公文标题：公文标题应精确、完整地概括公文的主要内容，并标明发文单位名称和公文文种，即标题应由发文单位(责任者)、事由和文种组成。如：5 5 县档案局关于加强档案工作的打算，其中5 5 县档案局是发文单位，关于加

39、强档案工作是事由，打算是文种。标题起着提示的作用，使人一看便知道是什么单位发的，是关于什么问题的、什么种类的公文。公文标题的三个组成部分，一般都要写完整，但也有部分省略的状况：一是省略发文单位名称的。这又可以分为两种状况，一种是一些法规类公文，另一种是单位内部用法的公文，标题中往往可以省略发文单位。二是省略事由的。有些公文内容单一，正文部分文字较少，使人一目了然，就可以在标题中省略事由，如中华人民共和国财政部令。三是发文单位和事由同时省略的。多见于公布性公文。如公告、通告等。这是为了张贴时醒目，从而扩大传播范围。题注：是指对公文标题的注释说明。主要用以注明法规性公文或经会议讨论通过的公文产生的

40、法定程序与时间等。 如中华人民共和国专利法的题注是：(1984年3月12日第六届全国人民代表大会常务委员会第四次会议通过，依据1992主送单位：是指发文单位要求主办或答复其所发公文的对方单位，位于正文之上，标题左下方，无论一行或多行，均靠左顶格书写。依据单位类型中间加顿号，末尾加冒号。正文：是公文的主体或中心，用来表达公文的具体内容。正文的结构一般包括导语、正文主体与结束语三部分：导语部分一般有依据式、目的式、缘由式三种写法，以表明制发这份公文的依据、目的或缘由。正文的主体是公文的最主要部分，也是写好公文的关键和难点所在。由于文种的不同，发文目的不同，其写作的具体要求也不同。对各种不同文种的写

41、作和要求将在后面有关章节中详述。结束语是正文的结尾。结束语部分要意尽言止，自然终结。由于公文文种不同，行文目的不同，以及行文关系等缘由，结束语也有不同的写法。无正文说明：是指由于篇幅所限，使公文生效标识(即落款)与正文不能同处在一个页面上而消失分别状况时，为维护公文的完整性而作的说明。其注明位置是在发文单位落款的左上方第一行顶格书写上此页无正文。必需指出的是，公文在排印时，要尽量避开消失此页无正文的状况。附件说明：是用以说明附属在公文正件之后的有关材料的名称及件数的。附件也是某些公文的重要部分。如：一些用于发布法规性公文的指令或转发某一公文的通知，附件便往往是事实上的主要公文，正文只是起批准、

42、发布或按语作用。附件说明位于正文或无正文说明的左下方，公文生效标识之上，注明所附材料名称及件数。然后，在发文单位落款和成文日期之后或另起一页附上所列附件的材料。发文单位署名：又称落款。是指在正文或附件说明之后署上制发该份公文的单位名称，亦即公文的法定作者。公文法定作者可以是国家机关、团体、企事业单位，也可以是这些机关单位的领导人。发文单位的书写应留意： 发文单位的名称应用全称，假如是以领导人名义发文，应写上职务、姓名。 联合发文的单位名称都要写上，以主办单位为先，然后依次排列。 发文单位名称的位置应在正文、无正文说明或附件说明之后，右下方另行书写，并同正文之间有确定间隔，以便用印。成文日期：是

43、指公文形成的时间。它是公文生效及日后查考的重要依据之一。成文日期年月日都要写全，不能有任何省略。成文日期的确定有以下几种状况： 凡属会议通过的公文，应以通过和批准日期为准。 指令、指示和重要通知，以领导签发的日期为准。 一般例行公文，应以实际发出日期为准。 法规性公文，以批准日期为准。用印：印章是一种信物，在公文上盖印是表示制文单位对公文生效和确认无误的一种凭证。每个单位的印章都是由上级领导机关制发的，其规格、样式，国家有统一规定，伪造要依法予以惩处。印章一般应盖在公文末尾，年、月、日中间。有时，党的领导机关大量印刷的普发性公文，依据特定的格式特地印制了公文版头并经机要交通递送，不再加盖印章，

44、同样有效。注释或特殊要求说明：是用来说明公文中在其它区域不便说明的各种事项。如需要加以说明的名词术语，或用于表示公文的阅读范围、用法方法等。公文的阅读范围是指公文发送范围内规定的阅读对象，一般在成文日期的左下方，文尾部分主题词之上，用圆括号指明发至县团级、发至省军级等。一般的决议、指示、通知等领导性公文和通常的行政、业务问题的非机密性公文，不需要特殊规定阅读范围。下级对上级的请示或报告，也不能规定阅读范围。(3)文尾部分公文的文尾部分包括主题词、抄送单位、印发说明、页码等项。主题词：是指能够精确表达公文主题内容的规范化的词。公文标注主题词是为了实现办公自动化的需要。1985年以来，中心和地方的

45、党政领导机关逐步推行了各种公文要标注主题词的制度，这标记着公文管理进入了现代化阶段。关于主题词的用法，现在执行的是1997年12月公文主题词的标注位置在注释或特殊要求说明左下方，文尾横线上端。一份公文的标引应依据其内容和特点，选用二至三个主题词，最多不超过五个。词目之间应有一个字的间距。抄送单位：是指发文单位要求其了解或帮助办理所发公文的单位。抄送单位标注在主题词下方位置，用与图文区等长的横线与主题词隔开。抄送单位名称要用全称或规范化简称。印发说明：又称印制版记。是指公文印制状况的记载，包括公文制发单位的名称、印发日期和印制份数等。印制单位一般是各单位的办公厅(室)，用法全称或规范化简称；制发

46、时间是秘书部门起印公文的时间，年月日要写全；印制份数是该份公文所印数量。印发说明位于抄送区域横线之下，左侧行首空一个字标注制发单位名称，右侧注明制发时间，行尾空一个字。然后在下方划一与图文区等长的间隔线作底线，底线下面右侧标注印制份数。页码；指公文每一张页的挨次编号，用阿拉伯数字标注在每页图文区下端。正面为单数，位于右下角，反面为双数，位于左下角，没有图文区的页面不标页码。以上介绍了公文的基本组成。需要指出的是，公文的文头、行文和文尾三个部分构成一份格式完整的公文的整体。也就是说，一份完整的公文，必需是三个部分齐全，缺一不行。2.公文的排版形式与印装要求公文的排版形式，是指公文数据项目在公文版

47、面上的标印格式，即公文的外观形式。包括版头设计、版面安排、字体字号、字行字距、天地页边、用纸规格等。总的要求是，公文页面洁净、活泼、明显，看上去清爽悦目。国家技术监督局于1988年9月发布的国家机关公文格式， 规定了公文通用的纸张尺寸、规格、书写形式和公文各组成部分的排列挨次，区域划分，排版形式(见附图1.2.3)与字体字号的选用。它适用于各单位发布的法定公文。 其它公文亦可参考。(1)公文用纸的尺寸与规格：接受16开型(长260毫米，宽184毫米)标准纸， 推举接受国际标准A4型(长297毫米，宽210毫米)。张帖用法的公文用纸幅面可依据需要确定。(2)公文的书写格式：公文中的文字符号一律接

48、受从上至下， 自左向右横写横排(少数民族文字除外)。(3)字体字号的选用：公文中字号的选用一般按发文单位名称、大标题、 小标题、标识符号、正文及注释说明等挨次依次从大到小地选用。公文大标题推举用法二号宋体字，小标题推举用法三号宋体字。装钉要求：公文一律在左侧装钉，用线装、钉装或胶粘方法。以上通用文书拟写的一般要求也同样适用于企业事务文书的拟写。一、意向书(一)学习目标如何拟写意向书。(二)意向书的拟写意向书的结构一般包括：标题、导语、正文、结尾四个部分。标题：意向书之前加上项目名称，如兴建麦秆草席加工厂意向书。导语：写明合作各方单位的全称，双方接触的简要状况，磋商后达成的意向性意见。然后用本着

49、原则，兴建项目作为导语的结语。正文；分条款写明达成的意向性意见。结尾：要写明未尽事宜，在正式签定合同或协议书时予以补充一语，以便留有余地。例文：意向书意 向 书纺织品进出口公司：市丝绸公司(以下简称甲方)，与国服装公司(以下简称乙方)经过友好恰谈，为了进一步发展双方贸易，双方拟在公平互利的基础上，进行补偿贸易。现已达成初步协议：一、为了扩大中国丝绸服装贸易，乙方要求甲方供应稳定生产的服装工厂，为乙方生产中国丝绸服装，甲方同意在县乡新建一所服装工厂，生产乙方所需的以真丝为面料、不绣花的女装衬衫，男式睡衣，女式睡袍等。产量暂定为年产30-35万件。为了确保质量，乙方期望该厂从一开头就留意质量和生产

50、力量的逐步提高。甲方同意乙方的意见，并同意在工厂筹建结束时作具体安排。二、乙方向甲方供应价值约万美元的制作丝绸服装的专用设备和附属设备。 三、甲乙双方的贸易和乙方的来料加工业务，其价格、规格、交货期等均应逐项签定合同。 四、甲方依据乙方供应之服装设计原图及施工工艺要求进行加工生产，保证质量。五、乙方应派员来市县乡服装工厂进行技术辅导及质量监督。乙方人员来市所需一切费用概由乙方自行负担。六、未尽事宜，在正式签定合同或协议书时再予以补充。甲方 乙方 国服装公司 纺织品进出口公司 代表：(签名) 代表：(签名)年月日 年月日(三)相应学问意向书是双方或多方就某一问题进行初步洽谈后形成的意向性文书，一

51、般用于就某事项初次发生联系的当事人之间，主要是为达到某种目的而表达的基本意图和愿望，为进一步正式签订协议奠定基础，多用于经济技术的合作领域。意向书是意向性洽谈后的产物，它为今后签订经济合同做了预备。意向书虽属协议类文书，但它与协议书、合同不一样，它只是一种临时性的协商性的文书，一旦正式签订协议书或合同它就完成了使命；意向书也不象协议书、合同那样具有法律效力，它对任何一方都没有约束力；意向书也不象协议、合同那样，一经签约，在一般状况下是不能随便更改的，而意向书则比较敏捷，在协商过程中，对各方的意见可择善而从，最终达成协议。意向书的种类很多，按合作关系的不同类型，有加工承揽意向书、建设工程承包意向

52、书、货物运输意向书、财产保险意向书、科技协作意向书等。(四)拟写意向书的留意事项1.语言精确，表达清晰，看法明确。2.严峻认真，忠实于洽谈内容。3.所达成的意向要按内容分条叙述，并参照合同或协议的条款排列二、邀请信(一)学习目标如何拟写邀请信。(二)邀请信的拟写邀请信一般由名称、收信人称谓、信首问候语、正文、信末问候语、写信人署名、日期等项组成。名称：在邀请信首页上端居中写上邀请信。收信人称谓：在邀请信的开头顶格书写被邀请者的姓名或单位名称。个人姓名后应加上先生、女士、经理等相应的称呼。信首问候语及正文：在邀请信正文的开头首先是问候语您好等，然后进入正文主体，主要说明邀请的缘由和活动的内容，介

53、绍活动安排的详情，并提出邀请。信末问候语：正文结束后，在正文左下方另行低二格写上问候语。写信人署名、日期；在邀请信末尾右下方适当位置写上邀请单位名称或个人姓名，同时签上年月日。例文：邀请信邀 请 信先生：您好。我厂定于月日进行建厂五十周年纪念活动，当日下午3时在厂部大礼堂进行纪念大会，恭请莅临并在会议主席台就座。此致敬礼厂办公室年月日(三)相应学问企业现实工作活动中，常常会邀请有关伴侣或合作伙伴参与宴会、酒会、茶话会或其它活动，非正式场合可以面邀或者电话邀请，但在比较正式的场合，则需要发邀请信。邀请信的作用一是能对邀请者表示敬重，表明邀请者的严肃看法；二是用作参与活动的凭证。邀请信一般要选择严

54、峻、庄重的场合用法。(四)拟写邀请信的留意事项1.恳切、热忱，使对方感受到邀请者的诚意而开心地接受邀请。2.为了表示严肃和诚意，邀请信一般用手写。三、请柬(一)学习目标如何拟写请柬。(二)请柬的拟写请柬一般由名称、称呼、正文、习惯结尾语、落款等五部分组成。名称；在封面上写明请柬或请帖字样，若请柬没有封面，请柬二字就写在第一行中间。称呼：在请柬的背面第一行顶格写上被邀请的单位名称或个人姓名。个人姓名后面加上先生、总裁等相应的称呼。正文：首先交待邀请参与的活动内容；其次要交待进行活动的时间和地点。习惯结尾语：在正文后另起一行空两格写敬请二字，然后再另起一行顶格写完临二字。落款：写明邀请人和发出请柬

55、的时间。19501999纪念5 5 厂建厂五十周年请 柬(正面)5 5 先生：定于十一月一日上午九时，在本市中山会堂召开5 5 厂建厂五十周年座谈会。敬 请完 临5 5 厂5 年5 月5 日(正文)(三)相应学问请柬，也称请帖。它是为邀请客人参与某项活动而特地制发的通知书。请柬是在不同社交场合中常常用法的一种礼俗性专用书信。它虽属书信类，但比起一般的信函更具庄重性的特点。所以，一般只有遇到较大的事情或庄重的场合才用法请柬，而不用一般的信函，以示对被邀请者的敬重。从这一意义上说，请柬也是一种邀请信。请柬的发送要把握好时间性。发送太早，被邀请者简洁遗忘；发送太晚，又简洁使被邀者感到时间仓促，安排有

56、困难。因而，请柬的发送应有专人负责，以便适时发送。(四)拟写请柬留意事项1.简明、扼要。2.语言恳切、热忱、有礼貌。3.款式和装帧要美观大方。四、感谢信(一)学习目标如何拟写感谢信。(二)感谢信的拟写感谢信一般由标题、受文对象、正文、结尾、签署五部分组成。标题：感谢信的标题有两种写法，一是用文种名称感谢信挺直作为标题；另一种是由受文对象和文种名称两个要素相结合而成，如：致的感谢信。受文对象：在标题之下，正文之前顶格写明被感谢对象的单位名称或个人姓名。个人姓名后面加上先生、同志等相应的称呼。然后加上冒号，引出正文。正文：首先写明在什么时候得到对方的关怀、支持和帮助，对此表示感谢；然后简述对方关怀

57、、支持和帮助有什么效果，或陈述这种帮助在今后将起什么作用，最终再次向对方表示感谢。结尾：写上表示感谢、敬意的话。签署：感谢信的最终签上写感谢信的单位名称或个人姓名，同时签上年月日。例文：感谢信感 谢 信公司：月日下午我公司业务员到市百货公司购买物品，不慎丢失皮包一个。内有人民币五千余元、工作证一个及发票单据若干张。当我们发觉后正在焦急查找时，贵公司职工主动将拾到的皮包送到我公司。我们一再感谢并表示要赠送纪念品，同志却说：这是我应当做的，一再表示不能接受纪念品。她这样拾金不昧的高尚品德，对我们全体工作人员是一次很好的训练。在此特致函贵公司，深表谢意，并建议对的高尚行为予以表扬。公司年月日(三)相

58、应学问在企业各项工作中，感谢信的用法也特别普遍，当应邀赴宴、收到礼品或得到对方的帮助后，为感谢对方的关怀、支持或帮助，都应当尽快给对方写感谢信，这是惯例，也是一种礼貌要求。感谢信的用法很普遍，秘书人员应当很好把握。(四)拟写感谢信的留意事项1.简洁而有诚意，语气亲切而自然。2.既能表达出感谢之情，又不宜太长。五、拟写企业事务文书的一般留意事项(一)要了解企业事务文书的写作特点企业事务文书的拟写除具备一般文书的写作特点外，还具有自己独特的地方。表现在：1.共性颜色较鲜亮。企业事务文书的拟写受格式的束缚较少，写作手法和表达的形式较为敏捷多样。交际文书中作者情感往往有较多的流露。2.重视礼节礼貌。企业事务文书属于平行文的较多，主要用于单位与单位之间的交往，除了实质性的内容外，在行文中特别留意礼节礼貌，留意说话用词的份量