0008会议客户营销的操作程序

1、：soop-ss&m-00008会议客户户营销接接待流程程客户档案上门预定 HYPERLINK 会议市场客户定位.doc 确定对象中间商信息用房控制预定更改营销洽谈联系客户 HYPERLINK 会议团队确认单.doc 签订协议预定取消 HYPERLINK 会议预定洽谈明确内容.doc 明确细则根据实时出租情况考量根据淡旺季合理分配通过前台掌握房况根据客户要求随时调整避免预定冲突选择合理营销方式保持与客户沟通随时了解客户动向 HYPERLINK 宴会_会议预订更改单.doc 下发变更单通知更改下发变更单通知取消确认免责条款以及详细信息，签订协议 HYPERLINK 客户档案.doc 建立客户档案

2、会议客户户营销接接待流程程一、确定定对象1)国国际会议议的营销销对象以以中型商商业机构构、公司司社团、办事处处等客户户为主并并积极拓拓展周边边大中城城市会议议中介机机构（如如知名国国旅、会会议中介介机构等等各类会会议市场场中间商商），寻寻求与周周边大中中城市知知名企业业的合作作关系；2)国国内会议议的营销销对象应应做到立立足本地地市场，面面向本省省市场发发挥本地地旅游资资源以各各省、市市政府和和各大中中型公司司等客户户为主。积极推推出与本本地旅游游资源打打包销售售会议消消费方案案；3)随随时掌握握本地每每年具有有固定会会议安排排的政府府机关、商业机机构、公公司社团团、大中中型企业业等客户户的会

3、议议安排情情况。二、联系系客户1)营营销人员员根据会会议市场场的客户户情况及及相关信信息，主主动上门门联系，努努力争取取客户在在本饭店店组织举举办会议议；2)在在客户联联系的基基础上，可可邀请会会议组织织者（包包括来店店洽谈会会议的客客户）参参观饭店店各类客客房、餐餐厅、会会议、康康体休闲闲等服务务设施，展展示本饭饭店的会会议接待待规模、规格和和饭店住住宿、用用餐等内内部环境境以及相相关的交交通条件件，力争争客户进进店；3)不不放弃各各次会议议接待契契机，积积极开展展二次销销售针对对与会人人员结构构进行分分析后做做好在店店推广，宣宣传工作作；4)定定期将饭饭店推出出的会议议打包优优惠方案案，旅

4、游游打包方方案等信信息以信信函、电电话、上上门拜访访、e-maiil等方方式告知知客户。三、营销销洽谈1)营营销人员员同会议议组织者者在参观观后，对对本饭店店各方面面有充分分了解的的基础上上举行业业务洽谈谈，以进进一步了了解客户户对会议议用房、用餐等等方面的的需求；2)明明确洽谈谈内容：用房种种类、客客房数量量、会议议期限、分批进进入饭店店的时间间、预测测离店日日期、房房间要求求（如撤撤迷你吧吧、关闭闭长途、房间分分布要求求、会务务组房间间安排等等）；客房价价格和会会议价格格；会议室室使用次次数、会会场摆放放要求、会议室室租金、应配备备的设备备及有关关接待要要求（如如鲜花水水果摆放放、茶歇歇安

5、排、条幅水水牌制作作、签到到台摆放放等）、采购立立项；用餐启启止日期期、用餐餐标准、用餐人人数和每每日早、午、晚晚餐时间间安排、用餐要要求（如如回民席席位、饮饮食禁忌忌、包厢厢使用、酒水安安排等）；租用康康体休闲闲设施项项目、次次数、租租金以及及收费标标准；确认会会议有效效签单人人及与会会客户消费费权限；预付订订金；结算方方式及发发票开具具要求；预定更更改截止止日期；违约责责任。四、签订订协议1)市市场部负负责拟订订会议营营销协议议书，经经客户同同意，并并报市场场部总监监理审批批后,由由双方正正式签署署；2)与与客户明明确协议议内容、甲乙双双方权利利及义务务、违约约条款、客户需需注意事事项等信

6、信息均明明确标明明；3)根根据协议议书拟写写（会议议通知书书）并将将协议书书复印件件作附件件，分送送房务部部、餐饮饮部、工工程部、财务部部、保安安部、休休闲部等等相关部部门.五、用房房控制1)根根据协议议明确的的内容，填填写会议议订房统统计表；2)应应注意对对会议用用房的控控制；贯贯彻平季季以散客客为住，会会议为辅辅，团队队补充的的饭店客客房营销销方针，会会议接待待以淡季季、平季季为主；3)淡淡季的会会议用房房可控制制在300%左右右，平季季可控制制在200%左右右，旺季季要视市市场状况况和客房房营销情情况而定定；4)随随时与房房务部前前厅保持持联系，掌掌握房间间状况。并根据据预定情情况与前前

7、厅协商商解决房房间安排排。六、预定定更改1)受受理预定定更改信信息时必必须首先先确认更更改信息息由会议议组织方方明确的的会议负负责人或或会议有有效签单单人发出出，且预预定更改改信息可可得到会会议主办办方认可可；2)接接到更改改申请后后，找出出原始预预定受理理、订房房单，明明确更改改内容，包包括房间间数、抵抵达日期期等；3)如如不增加加用房或或延长住住期，可可直接填填写预定定更改后后请会议议组织者者签字确确认；4)如如会议组组织者电电话通知知更改，应应要求对对方发送送电传、传真、特快专专递等书书面文件件以便于于双方留留存确认认；5)如如会议组组织者在在超过截截止日期期后要求求更改，提提出减少少房

8、数或或住宿天天数等，营销人员应在复函确认中告知对方饭店将按协议的有关条款执行；6)如如更改内内容要求求改涉及及时间、房量变变更，营营销人员员应查阅阅预定统统计表并并与前厅厅部协商商，在房房态许可可的条件件下再接接受与确确认。如如无法安安排，要要及时同同会议组组织者协协商解决决；7)更更改后的的会议定定房统计计、电脑脑输入均均需及时时进行修修改，确确保预定定的准确确性。8)涉涉及就餐餐时间、场地变变更或会会议场地地变更，营销人员应查阅餐饮、会议预定统计标并于餐饮部协商，在预订情况许可的的条件下在接受与确认。如无法安排，要及时同会议组织者协商解决；9)涉涉及就餐餐标准或或菜单调调整的，营销人员应与餐饮部或后厨负责人协商。根据调整情况确认客户是否需要增加、减少费用。之后再与会议负责人进行协商解决；10)将更改改资料、更改单单、原始始定单等等复印件件一并送送至预定定处存档档。并根根据更改改信息填填写更更改单下下发各部部门，以以利各部部门及时时进行调调整。七、预定定取消1)受理理预定取取消信息息时必须须首先确确认取消消信息由由会议组组织方明明确的会会议负责责人或会会议有效效签单人人发出，且且预定取取消信息息可得到到会议主主办方认认可；2)接到到会议预预定取消消通知后后，立即即找出原原预定资资料，并并加盖取取消印章章。制作作会议预预定取消消单由会会议主办办方负责责人签字