三级地方志书资料管理办法

1、 XX省三级地方志书资料管理办法随着全省三级地方志书编纂工作的全面展开，地方志书编纂过程中资料收集与资料管理已成为当前和今后一个时期的重要工作。为进一步做好全省三级地方志书编纂中的资料管理工作，依照XX省地方志工作规定和关于加强全省地方志系统资料管理工作的意见，制定本办法。一、修志资料的分类管理1.志书承编单位的资料管理承编单位（省、市州、县市区三级有修志任务的厅、局、部、办、委）在完成修志供稿任务后，将收集到的原始资料和在编纂过程中形成的全部资料（包括志书初稿、二审及三审稿）分类整理，分卷成册，连同电子版一同移交本单位资料档案部门。由专（兼）职资料档案人员集中统一管理。2.省、市（州）、县（

2、市、区）地方志办公室资料管理 三级地方志书编纂出版后，各专志（含部类、篇、节）责任编辑将送审稿（含原始资料稿）整理立卷装订，由各编辑室或总编室主任负责连同电子版一同移交本单位资料档案室。资料档案室将其装入统一规格的志书文稿资料盒内，按顺序编排上架、以便查阅。按规定复制移交本级档案馆。二、修志资料的整理各专志（部类、篇、节）责任编辑协助资料档案管理人员共同完成修志全部资料整理工作。（一）志书文稿资料的整理 1资料档案管理人员要检查修志资料的种类、份数及每卷资料页码是否齐全。2同一部志书的文稿资料（包括编纂方案、资料长编、初审稿、二审稿、终审稿、及手写稿、打印稿、复印稿等）合立为一卷；若分多个文稿

3、资料盒，则编为一卷，顺序排列在一起。3文稿资料装订前，要去掉文稿中的金属物，对损坏的文稿纸张应按裱糊技术要求托裱，字迹扩散或不清楚的应复制并与原件一并立卷。4每卷文稿资料整理完毕后，分别装入资料盒内（资料盒采用省档案局统一规格的31cmx22cm案卷盒，其厚度根据文稿的厚度而定）。5认真填写资料文档号、资料文档提名、立卷单位、起止日期、保管期限、并以志书资料文档号的顺序依次排列置于资料柜内保存。（二）音像、微缩、实物等资料的整理1音像、微缩、实物等资料是修志资料的重要部分，必须由资料档案室集中统一管理。2音像、微缩、实物等资料和文字说明等资料入库前，要对其进行检查，对污损的要进行技术处理。要整

4、理收集齐全，内容要与名称相符、原件与复印品内容要一致。3音像、微缩、实物等资料应按实际内容分类组合排列和编目。同一内容的音像光盘、磁盘等电子文本分若干几盘的应视为一个资料文档，每盘依次编号装入一个资料盒内，编为一个资料文档号，便于管理和使用。4音像、光磁盘存放时应立放，盒与盒之间的间距不小于3mm，存放的库房温湿度应在规定的温湿度之间。5音像、微缩、实物资料的文字说明要准确揭示内容主题，文字简洁，语言通顺。说明内容的事由、时间、地点、人物、背景、作者，标注项目要齐全。说明要采用从左到右的横写格式，时间用阿拉伯数字表示。6修志资料均为永久性保存资料。文字书写必须要用蓝色或炭黑色墨水的钢笔书写，禁

5、止使用铅笔或者圆珠笔等其它字迹不牢固的书写工具书写。三、地方志书及修志资料的报送全省各级地方志办公室要全面掌握本地修志资料和各类地情书籍情况，以便广泛开发利用。1各市、县（区）地方志书出版后，应将其终审稿连同电子版报送市（州）地方志办公室。2各市州、直管市、XX林区地方志书出版后，应将其终审稿连同电子版报送省地方志办公室。3.省志各承编单位终审稿，连同电子版送省地方志办公室。4.全省各级各类地方志书（包括单位和个人利用修志资料编纂的地情书籍）出版后，三个月内向上一级地方志办公室报送三套。市、县（区）志书出版后，可直接报送省地方志办公室。四、修志资料的保管1修志部门要有专门的资料管理机构，无专门机构的要指定专人负责修志资料的管理，因工作变动或因故离职应向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁修志资料。2要制订严格的资料管理制度，随时做好修志资料的收进、移出、库存数量等情况的登记工作。严防资料丢失等意外事故发生。3原始送审稿及音像、微缩、实物等资料一般不得借出资料室，如有特殊需要必须经主管领导批准后，方可限期外借。4各承编单位的修志原始资料存放在单位档案室，只能在档案室查阅，原始资料一律不准外借。5修志资料要做到安全保管，定期检查，资料室内严禁吸烟，严禁存放易燃、易爆物品，严禁使用电器。做到防盗、防火、防潮、防尘、防光、防虫、防鼠、防污染，保持经常通风。五、修志资料管理的检查与验收