哈佛管理技能培训教程之经理信息处理能力

1、哈佛管理理技能培培训教程程：第三三单元 哈佛经经理的能能力 第第六章 哈佛经经理信息息处理能能力第六章 哈佛经经理信息息处理能能力 一、信息息收集 信息息收集的的基本原原则 信息或资资料这两两个词因因应用领领域不同同，而有有不同的的定义。综合一一般说法法和英文文解释，信信息应包包含下列列内容： (1)事事实、真真实(FFACTT)：指指还未经经“加工”的事件件所拥有有的原始始面貌。 (2)消消息、通通知(IINFOORMAATIOON)：指由传传达而来来，已经经过某种种程度整整理的事事实。 (3)知知性、智智慧(IINTEELLIIGENNCE)：指由由经验或或理性推推理而创创造的事事实或思思

2、考方法法。 (4)知知识(KKNOWWLEDDGE)：指由由发现及及思考而而产生的的系统化化概念。 (5)报报告(RREPOORT)：指经经过事实实调查后后，所做做出的记记录结果果和结论论。 (6)资资料、记记录(DDATAA)：指指汇集事事实后记记录下来来的所有有文字。 (7)报报道、传传闻(NNEWSS)：指指最新、有新闻闻价值的的事实，和和对这事事实的传传达。 收集集动机 在管理者者开始收收集资料料前，要要先回答答以下几几个问题题： (1)你你想得到到哪些具具体资料料? (2)哪哪种资料料一定要要有? (3)哪哪些意想想不到的的地方可可能藏有有目标资资料? 不分主次次、漫无无目的永永远是

3、收收集资料料的人最最易犯的的毛病。就象你你曾经不不知道需需要哪些些信息，却却连续收收集一个个月结果果仍似懂懂非懂一一样，总总以为只只要坚持持收集，就就能分清清目标；事实上上这种好好运气出出现的机机会微乎乎其微。最后的的结果是是，你面面对一堆堆“都有用用”的资料料，却不不知该用用什么。 系统统整理 收集动机机中的例例子可能能并不适适用于每每位管理理者，不不过如果果仔细推推敲进行行的步骤骤，其实实可以归归纳出五五个原则则： (1)发发现不寻寻常的事事物。不不用心观观察、见见怪不怪怪是许多多人丧失失机会的的原因。以日本本人来说说，在八八十年代代前期，常常有许多多情侣在在传统咖咖啡店里里相对而而坐，他

4、他们既不不交谈，更更不“眉目传传情”，根本本就是漠漠然冷对对。为什什么浓情情蜜意的的人进了了咖啡店店就变样样了?如如果有人人能进一一步了解解，极可可能发现现另一个个消费市市场。 (2)亲亲身体验验。19988年年，日本本推出高高级国产产车SIIMA，每每部卖价价高达5500万万日元，却却离奇地地畅销，成成为当年年最热门门车种。许多人人都在思思索其中中的原因因，而各各媒体的的从业人人员却拚拚命地绕绕着车子子的名字字、配件件、性能能打转，起起码有一一半的记记者连车车子是什什么样子子都不知知道，就就编出了了各式各各样的理理由来说说服读者者。其实实这部车车最大的的优点是是它有略略似女性性身体轮轮廓的“

5、性感曲曲线”，吻合合强调BBodyy Coonciiouss的时代代潮流，证证明“女性化化”的机械械产品有有市场。自诩“秀才不不出门，能能知天下下事”的你，有有时也该该活动筋筋骨出门门看看，免免得被二二手资料料所蒙蔽蔽。 (3)追追溯既往往。任何何事物都都有它的的时间流流程，就就象每个个小孩都都有父母母、祖父父母、曾曾祖父母母一样，没没有人会会凭空空冒出来来的，管管理者要要追究他他的生活活背景、亲人，才才能了解解儿童的的行为模模式。其其它事理理亦然。 (4)扩扩大空间间。在狭狭窄的环环境里，许许多思考考被挤压压的结果果，造成成其本质质逐渐泯泯灭，思思考的敏敏捷性荡荡然消失失。与其其在自己己的部

6、门门里苦思思，倒不不如看看看别的部部门的流流程?与与其困在在本行业业，倒不不如看看看其它行行业?看看看其它它的国家家?闭门门造车是是会永远远失败的的。 (5)用用图解方方式联想想。当管管理者感感觉思维维混乱时时，最好好拿出纸纸笔来，写写下关键键字或画画些图形形，借有有形的图图文思考考，用自自己的想想法来启启发自己己。其实实从现在在个人电电脑的普普及来看看，很可可能将个个人的原原始想法法输入电电脑，等等累积一一定程度度时，再再利用电电脑的移移动功能能审视、分类这这些构想想。用电电脑整理理构想时时，不妨妨在每一一行的起起头订一一个代号号，英文文字母、注音符符号都可可以，以以方便检检索和归归类。 当

7、然，如如果觉得得使用电电脑不方方便，用用卡片处处理也是是一种方方法，只只是每一一张卡片片只能写写一件事事情，才才不会混混淆。 收集集计划 任何一种种工作都都有开头头和结尾尾，尤其其在专题题式收集集资料的的情况下下，更要要有“截稿”的意识识， 才能有效效率地赶赶上工作作进度。一般地地，收集集资料时时应制定定合理的的计划，不不管是专专题式资资料或长长期的收收集，都都要有阶阶段性的的处理，大大概分三三个步骤骤： 1. 设设定“产品”类型 如果是长长期的资资料收集集工作，管管理者要要确定未未来资料料建档的的内容和和形式；如果是是专题式式的资料料收集，更更要考虑虑将来要要使用这这些资料料的方法法，即要要

8、先决定定最终“产品”的面貌貌： (1)是是以口头头说明还还是书面面报告报报出结果果? (2)报报告书用用手写就就可以； (3)报报告书必必须打字字处理吗吗? (4)是是否要将将报告书书交付印印刷厂印印成册子子? (5)有有无附加加照片、幻灯片片、录像像带等影影像资料料的必要要? 2. 合合理调配配时间、人才和和经费 最简单的的资料收收集方法法，就是是打电话话向有关关人士请请教，而而到图书书馆带资资料、到到书店买买书则是是可以立立刻行动动的方式式。也有有人投入入大笔财财力和人人力，在在海内外外各地大大量地收收集信息息。要采采用什么么方式，单单凭个人人或团体体的需要要和财力力而定，没没有任何何硬性

9、的的规定。 3. 进进行“工作过过程管理理”一个单位位如何制制定合适适的时间间表来进进行进度度管理是是让管理理者头痛痛的难题题。根据据工作经经验，设设定期限限是进度度管理的的首要之之务。 (1)要要判断准准备收集集的资料料是否充充足； (2)要要专人负负责，明明确分工工； (3)要要清楚显显示每个个人的工工作进度度，并考考核其是是否已经经完成。把这张张表输入入电脑，然然后打印印出来，利利用各种种符号注注明不同同的工作作进度，有有变化时时，再用用电脑修修正进度度情况。有了这这张一览览表，每每个人的的工作量量就一目目了然，可可做为核核算工资资的参考考。 收集集原则 收集资料料时，即即使是个个人的工

10、工作，也也应该有有一套工工作规则则。一旦旦开始收收集，就就会发现现大量繁繁杂的、各式各各样的和和规格不不一的资资料有如如潮水般般地四处处涌现，尤尤其以小小组形式式进行工工作时，到到手的资资料更是是混淆不不清。这这时，工工作规则则是能处处理这种种混乱状状况的唯唯一工具具。 统一格式式是制定定工作规规则的主主要内容容，在分分工越来来越细的的现代工工作中，只只有统一一格式，才才能同时时发挥专专业分工工和综合合表现这这两种优优势。一一般地，统统一格式式可从下下列四个个方面着着手： 1. 统统一内容容规格 根据经验验，内容容规格的的设定最最好能用用文字逐逐条描述述和记录录，空口口说明的的效力是是会逐渐渐

11、消失的的，白纸纸黑字才才能存证证。 2. 统统一用纸纸规格 任何资料料收集工工作到最最后都要要以纸面面处理收收场，不不管处理理资料的的机会再再多、再再进步，没没有纸面面资料协协助，还还是很难难进行处处理。在在八十年年代办公公自动化化热潮刚刚起的时时候，很很多人都都宣告纸纸类将从从此在办办公室消消失，自自动化机机器将取取代纸类类成为办办公室的的新宠。事实上上，文字字处理机机和个人人电脑果果然成为为新宠。但这些些机器吞吞吐的纸纸量，却却如洪水水一般淹淹没办公公室。 要混合处处理A、B两型型纸规格格是很麻麻烦的，就就算放在在同一尺尺寸的档档案夹或或书柜里里，也会会参差不不齐，所所以保存存性的书书面资

12、料料还是统统一用AA型纸比比较容易易处理。总之，开开始工作作前，一一定要先先决定用用纸尺寸寸的统一一，最理理想的规规格当然然是A?4，不不过，还还是要根根依工作作需要而而定。无无论如何何，统一一用纸规规格一定定要以提提高工作作效率为为原则，不不能反客客为主。 3. 统统一机器器制造资资料的规规格 不管资料料的形式式有多少少种，在在进行收收集时总总要选用用一种媒媒体来记记录。“听人讲讲话”也是一一种方法法，但是是“脑”这种媒媒体的正正确度和和记录长长度不但但有限而而且可疑疑，所以以人们才才发明文文字笔 记的方式式；而最最近几年年打破传传统文字字媒体形形式的工工具是电电子信息息记录媒媒体。最最先成

13、为为电子信信息记录录机的明明星分别别是录音音机、个个人电脑脑、文字字处理机机、录像像机等。虽然各各种不同同功能、机型的的新记录录器陆续续上场，但但这些正正在发展展中的媒媒体还无无法转换换互用，在在规格上上更不统统一，所所以在开开始收集集资料时时，也要要选择电电子媒体体的规格格。此外外，因为为各媒体体优劣各各异、各各有长处处，所以以一旦决决定了某某一种电电子媒体体，就要要有一用用到底的的决心，不不要在中中途任意意转换。譬如说说现在有有人用VVHS尺尺寸的带带子作取取材工具具，也有有人用88cm录录像带记记录资料料，如果果两者混混用，在在整体上上会出现现大的混混乱。 同样地，如如果资料料收集是是由

14、工作作小组共共同完成成，那么么大家使使用不同同的电脑脑规格处处理信息息、存入入碟片，以以致最后后转存资资料库时时，一定定会发生生极大困困难。所所以收集集前的规规格统一一整理，恐恐怕要多多花一些些时间考考虑和设设计。 4. 收收集到的的资料最最好是原原始文件件 资料和任任何传闻闻、谣言言一样，只只要经过过人手，一一定多少少会变质质，产生生“以讹传传讹”的效果果。 即使是处处理同一一件事情情的不同同报道，文文章中理理应相同同的关键键处也会会出现差差异，这这也是管管理者每每天要看看好几份份报纸的的原因。因此，在在收集、引用文文献和参参考资料料时，一一定要调调出原始始文件，千千万不要要引用“别人的的引

15、用文文”。虽然然这样会会很麻烦烦，但却却是收集集和使用用资料的的重要原原则误用用二手资资料的后后果都相相当的严严重。因因此，在在收集资资料时，一一定要找找到最原原始的来来源，即即使找不不到原件件，也要要了解情情况，确确认事实实。 二、信息息收集要要术 信息息收集的的目的 1.整理理的目的的在于缩缩短“检索时时间”简单地说说，“整理”是以缩缩短“检索时时间”为宗旨旨，以提提高效率率为目的的。“检索时时间”是什么么意思呢呢?其实实它原来来是电脑脑的专用用名词，指指：从查查询、搜搜索直到到获得资资料的整整个过程程中所花花费的时时间。比比如当你你在写稿稿时，遇遇到不会会写的字字时，从从离开书书桌拿字字

16、典、到到翻开字字典找到到你要的的词汇，其其间所花花费的时时间，便便可用“检索时时间”来称呼呼。如果果仅仅为为了书架架外观的的整洁漂漂亮，而而在整理理时，以以书的大大小来分分类，外外表上看看起来也也许很美美观，可可是当你你想要找找到所需需要的资资料时，却却要颇费费一番周周折。反反之，不不以大小小为分类类标准，而而以种类类来编排排的书架架，虽然然外表看看起来凹凹凸不平平，十分分凌乱；但以“检索目目的”的观点点来看，却却能发挥挥书架的的真正效效用，达达到事半半功倍的的效果。 2. 信信息整理理要以“个人需需求”为中心心 为“个人人”而作的的信息整整理，不不必考虑虑他人的的立场，只只要自己己方便使使用

17、，不不管别人人的看法法如何，这这样就是是最好的的整理方方法。例例如：百百科全书书的封面面，原本本是为了了美观和和收藏而而设计的的，如果果你把它它全部去去掉，做做为自己己的枕头头，而且且将整套套书放在在容易看看见的地地方，甚甚至在书书架上划划上每一一本书的的固定位位置，这这是很好好的做法法。当然然，在客客厅的书书架或壁壁炉上放放套百科科全书，是是再好不不过的装装饰品了了。实在在不该这这样地对对待百科科全书，但但是，如如果站在在百科全全书的本本意上，你你的作法法才真的的是“物尽其其用”。毕竟竟，需要要百科全全书时，总总能以最最短的时时间取得得想要的的资料。 在信息整整理上，一一旦顾虑虑太多，就就无

18、法发发挥功效效。在整整理时，必必须以“自我需需求”为原则则， 并且以缩缩短检索索时间为为目的，如如此才能能设计出出一套适适合自己己的整理理方法。但是，费费心所设设计出的的整理方方法，即即使未参参杂其它它的因素素，实行行后，却却发现所所需的检检索时间间要比整整理前更更长。因因此，这这一套整整理方法法就要重重新再研研究了。 3. 开开始收集集信息时时，不要要希望有有“完美品品”的出现现 信息整理理力求简简化是最最好的方方法。剪剪报时，看看到认为为需要的的部分，就就立刻撕撕下来，然然后把剪剪报贴在在活页纸纸上，等等累积到到某种程程度后，再再考虑重重新分类类整理。刚开始始，应先先考虑“什么样样的信息息

19、比较适适合自己己?”等因素素，然后后订出收收集的标标准，还还要腾出出宝贵的的时间去去完成它它。可是是，如果果最后发发现离“完美品品”还有一一大段距距离时，就就会十分分泄气。 奉劝各位位管理者者，先经经过一段段时间的的收集，再再整理这这些信息息，千万万不要以以为“这是完完美的信信息”。毕竟竟，在信信息整理理中，“完美”是无法法达到的的境界。事实上上，如果果有“为了获获得周详详 的信息整整理而投投入过多多的时间间的人，简简直是傻傻瓜”的认同同心理，再再做信息息整理时时，大多多能得 心应手，事事半功倍倍。而且且熟能生生巧，渐渐渐地也也更能有有效率地地整理信信息了。不断地地改进之之后， 必能设计计出最

20、佳佳的整理理方法，在在不同情情况下加加以应用用，发挥挥它的功功效。例例如，为为了能高高效地整整理繁杂杂业务，你你绞尽脑脑汁，设设计出一一位得力力助手“信信息检索索秘书”，它使使你在工工作时能能迅速获获得你所所需要的的信息。 4. 信信息收集集以“完成目目的”为出发发点 “信息检检索秘书书”是根据据实际需需要设计计的。在在收集各各类信息息时，要要有严谨谨认真的的态度。信息收收集也要要讲求“轻重缓缓急”，没有有完成目目的的意意识，收收集的信信息就不不具有任任何意义义。 5. 信信息收集集的标准准 “宁短毋毋缺”的收集集方法能能使你获获得一大大堆的资资料。但但是，这这是相当当不明智智的方法法。为什什

21、么呢?这种象象脱缰的的野马似似地收集集信息，光光整理就就得花费费很长的的时间，别别说“使用”了。“请 勿不停地地贮存信信息，断断然决定定资料的的取舍，更更是一种种智慧。”相信很很多经验验丰富的的人都会会强 调这项原原则。取取舍的标标准是一一门大学学问。收收集信息息时，“取舍标标准”是一件件十分困困难的事事，往往往会在收收集信息息时造成成心理阻阻碍。所所以建议议管理者者不要实实行“去舍标标准”，而实实行“采用标标准”。一般般人都有有“获得容容易丢弃弃难”的心理理障碍，实实行“采用标标准”，就更更能符合合一般人人的心理理状态。不过，“采用标准”的重点，并非一开始就使用，而是资料收集到某一程度后，再

22、根据“为何这样做”而实行“采用标准”，这时资料收集就具有实用性了。 信息收集集和整理理，都以以“自我目目的”为前提提。每隔隔一段时时间，就就得做这这种“目的意意识”的分 类，然后后再以“采用标标准”整理所所需的资资料，如如此绝不不会产生生资料取取舍的困困扰。完完成资料料的 收集，由由于取舍舍标准不不一，不不能及时时利用“采用标标准”，这只只是具有有收集意意识，尚尚称不上上有 效率地整整理资料料。 信息息收集的的特征 信息有如如生物，随随时随地地衍生和和扩大；尤其对对现代人人来说，信信息的无无边，就就如巨大大的海洋洋。管理理者每天天拿到的的早、晚晚报，加加起来的的字数那那么多；坐在汽汽车里看看到

23、的是是广告；公司里里公文、电话、商业资资料如潮潮水般流流过双手手；休息息时看到到听到的的尽是书书本、杂杂志、电电视节目目、广播播录像带带厖连一一本新的的电脑手手册都是是信息家家族的一一员。这这些数之之不尽的的资料似似乎足以以将人淹淹没，但但实际上上，一直直认为与与工作无无关的资资料大都都能可以以过眼即即丢，想想要在信信息社会会里过健健康生活活，除了了大胆取取舍外实实无他法法。 不管是何何等重要要的资料料，如果果仅保持持刚拿到到手的形形式，一一定会因因表现方方式和媒媒体的不不同，而而无法归归纳和应应用。未未经整理理的资料料是无法法提高工工作效率率的。 1. 工工作效率率化 许多人在在初尝资资料整

24、理理术的甜甜头时，不不禁喜上上眉梢，而而这种快快感逐渐渐使很多多人将资资料 整理视为为嗜好而而乐此不不疲。当当然人人人有不同同的嗜好好，但是是不能错错将嗜好好当工作作，否则则很容易易又回到到浪费精精力和无无意义的的原点上上。 有很多人人无限制制地剪报报、贴报报、建档档，这完完全是嗜嗜好。对对工作来来说，资资料整理理只要能能够做到到需要时时就能找找到必要要的资料料就行。也许你你觉得，如如果费时时费钱去去剪存一一些不必必要的报报纸，还还不如去去做些对对自己生生活更有有建设性性的事。资料整整理并不不是信息息工作的的目的。它是整整理各种种不同规规格的第第一手资资料，然然后加以以运用在在工作上上，以发发

25、挥整体体的功能能；资料料整理的的最终目目的是“工作”，而不不是“整理”。所以以管理者者一定要要在收集集来的资资料中，找找出一些些法则，以以此为武武器，或或创造畅畅销产品品，或找找到更有有利的商商机。创创造利益益绝对是是信息工工作的最最终目的的。 2. 整整理和保保管 资料整理理可分为为“整理”和“保管”两部分分。“资料整整理”是通过过归档、剪报和和索引等等方法，来来从事“整理保保管技术术”。不过过这种整整理保管管技术大大都是善善后的工工作。通通过处理理，使以以后有必必要时能能迅速方方便地获获得必要要资料。这个技技术虽然然重要，但但更重要要的却是是如何将将汇集到到的资料料加以活活用。市市面上有有

26、很多关关于“资料整整理”的书籍籍，但却却过分强强调整理理保管的的技术，容容易失之之偏颇。因此，兼兼顾活用用资料和和取用时时迅速便便利的资资料整理理术，可可以说是是资料整整理和保保管工作作的两大大动力。 信息息整理的的技术 在追求信信息整理理技术完完善的过过程中，管管理者脑脑中常会会留下不不愉快的的感觉，这这会影响响工作的的进度。这些感感觉包括括被丢掉掉的资料料是不是是真的不不需要?明明记记得一些些有用的的资料，但但临到用用时却记记不起来来、说不不出口。它它容易使使思考混混乱、使使工作出出错，以以致浪费费时间，更更严重的的是增加加工作的的成本。因此，理理想的资资料整理理方法，能能让人保保持平静静

27、、愉快快的心情情，并有有效率地地进行工工作，即即要符合合“资料生生理”。 1. 资资料生理理学 任何人在在工作时时，大脑脑都在运运转，大大脑工作作的状况况就是它它的生理理状况；资料整整理的目目的就在在维持大大脑清晰晰和明朗朗。为了了整理大大脑的思思考，必必须找出出资料生生理的规规律。可可是，人人类的思思绪总是是随机而而片断的的，并没没有系统统化的管管理，尤尤其是在在令人意意外的时时刻经常常产生新新构想，紧紧接着又又忘记。这些新新构想未未必马上上可用，但但如果能能使用一一套方法法加以利利用，很很可能整整理出一一套完整整的计划划。 要把这些些杂乱无无章、毫毫无次序序的想法法转变成成有意义义、有条条

28、理、有有层次的的思想体体系，最最重要的的工具是是语言，而而表现的的最主要要手段则则是文字字篇章。所以，资资料工作作也可以以说是用用“语言”道具来来处理问问题的工工作。不不论是文文件、书书籍或报报纸，全全都是语语言的信信息源。用系统统化的方方法整理理资料，设设法转化化成社会会通用的的法则，这这就是“资料工工作”。而资资料整理理法则须须根据大大脑的思思考方式式来设计计，即创创造整理理的资料料生理系系统。这这是效率率化工作作的成功功的匙钥钥。人都都有惰性性，都不不愿意处处理麻烦烦的事。因此，在在设计资资料整理理法时，一一定要考考虑这种种特点。 2. 实实现低成成本高效效率 “低成本本”和“高效率率”

29、是管理理者随时时要牢记记的两个个基本概概念。商商业行为为的基础础就是以以最小投投资创造造最大的的利益，信信息工作作亦然。以整理理文件为为例，一一般市面面上卖的的纸制档档案夹约约10元元，如果果有5000项资资料，要要花5000元，有有20000项就就要花220000元，再再加上存存放档案案的柜子子， 仅是这些些硬件就就要大约约几千元元，对私私人资料料整理来来说很浪浪费，而而收效如如何却仍仍不得而而知；有有很多人人放弃整整理资料料就是因因为这个个因素。 至于效率率，除了了检索和和取用资资料要快快外，整整理、保保存资料料的速度度更要考考虑。使使用从市市面上购购的档案案夹时，还还得把文文件用打打洞机

30、打打洞，再再贴上一一份目录录，填上上资料的的内容。此外还还得把不不同规格格的资料料做统一一处理，每每一道手手续都繁繁琐而费费时，每每次整理理资料时时的不快快，真让让人觉得得在浪费费人生。一次又又一次这这样的费费事耗时时后，许许多人都都无法持持久地整整理资料料，因此此，一定定得找出出低成本本而又不不浪费时时间的资资料整理理保管系系统。 3. 统统一规格格的意义义 圣经上说说：“为了不不让人互互相沟通通，共同同建造这这座高塔塔，免得得减损神神的权威威，神让让所有的的人开始始说不同同的语言言，不再再互通声声息，且且争吵起起来”。这这个有名名的巴别别塔的故故事，说说明了在在现代社社会中，如如果信息息规

31、格不不统一，人人们就容容易犯错错且无法法沟通。这种愚愚蠢的例例子到处处都有，以以录放影影机和VVHS系系统来说说，一直直到最近近才有统统一成VVHS的的趋势，显显然BEETA系系统已经经落伍，但但在市面面上还可可以买到到BETTA系统统的产品品。这种种厂商缺缺乏相容容性，几几乎就等等于现代代的“巴别塔塔”。不过过VHSS的音质质的确没没有BEETA的的好，日日本电视视公司就就爱用BBETAA带，但但是： 信息规格格的统一一与否，并并不在于于比较各各种规格格的好坏坏，而是是重视规规格间的的互换性性；缺乏乏互换性性的规格格，会阻阻碍多数数人自由由地使用用信息。 在个人电电脑的键键盘设计计上也出出现

32、同样样的问题题。现在在最普及及的JIIS键盘盘并不符符合生理理学，因因此有人人发明出出频繁动动用拇指指的键盘盘。而一一旦熟悉悉了这种种设计，使使用人几几乎就不不会使用用国际通通用的电电脑或打打字机了了。这就就好象不不管英文文是不是是最优秀秀的语言言，只要要它一天天是国际际语言，学学习英语语就是现现代商业业人的基基本要求求。选用用电脑键键盘也一一样，不不管性能能好坏，都都得使用用大多数数人通用用且兼容容的机种种。 选用大多多数人使使用的规规格，是是资料整整理的基基本条件件。整理理工作的的第一步步是统一一规格，不不同尺寸寸的纸张张、文件件是很难难处理的的；至少少自己公公司和部部门使用用的电脑脑、文

33、字字处理机机，应该该统一文文件和报报告的格格式、尺尺寸。规规格统一一是信息息工作最最重要的的原则，但但实际收收集来的的资料却却不免有有大小、长短、方圆不不一，因因此必须须事先统统一规格格。 三、信息息收集技技巧 人事事资料收收集技巧巧 要从“人人”身上取取得信息息，最有有效的方方法是面面对面沟沟通；通通过这个个方式，可可以接触触和证实实沟通对对象的所所言所行行，这个个“人”就成为为获得信信息的最最有利来来源。 要与人面面对面沟沟通须注注意五个个基本技技巧： 1. 决决定会面面对象 找到合适适的咨询询人选，其其实并不不容易。不管是是纯粹访访问还是是想请对对方配合合，都要要预先做做准备，把把有关资

34、资料备齐齐，制定定自己的的拜访目目的，并并写下若若干要点点提醒自自己。然然后再分分析搜集集来的名名单，找找到合适适人选。这个准准备工作作关系到到以后面面对面沟沟通的成成败，不不可轻视视。 2. 订订约 订约是面面对面沟沟通方式式中最大大的一个个难关。就对方方而言，这这是一个个他可以以不做的的工作、可以不不见的约约会。无无端打电电话与人人订约，成成功的机机会并不不大，尤尤其对一一个素不不相识的的人，想想要在几几分钟内内把自己己复杂的的动机解解释清楚楚，实在在很困难难。许多多担任营营销业务务工作的的人，一一定都有有这种体体验。冒冒味打电电话联络络不相识识的人，有有时会给给对方无无礼的感感觉，有有时

35、不妨妨考虑先先以信函函告知。 3. 准准备工作作 在会面之之前，要要先把沟沟通对象象的背景景和专业业调查清清楚，要要收集有有关的资资料；如如果对方方曾有著著作出版版，要大大略浏览览，假如如对方的的著作很很多，就就要记得得翻阅第第一本和和最近出出版的那那本书刊刊。 4. 拟拟好问题题备忘录录 因为沟通通时间不不能太长长，所以以要有在在最短时时间内完完成会面面的打算算。出发发之前，记记住在笔笔记本的的第一页页上，写写下最急急于解答答的基本本问题，做做为备忘忘录。 5.实际际的会面面沟通 假如会面面的时间间是一个个小时，在在前300分钟之之内，一一定要问问完所有有准备好好的问题题，并且且把要点点记在

36、笔笔记本上上。当然然在谈话话过程中中，如果果对方允允许，也也可以使使用录音音机，但但是一定定要记笔笔记。 杂志志资料收收集技巧巧 1. 收收集资料料的程序序 对资料工工作者来来说，在在媒体报报道各事事件时，事事件本身身已经变变成过去去式了；知道这这些过去去的细节节没有任任何用处处，重要要的是工工作者要要能从这这些纪事事当中，培培养出能能发现更更新事物物的敏锐锐感和判判断力。 杂志文章章的确有有宣传时时代趋势势的功能能，许多多报纸或或公车广广告的大大标题也也隐含有有这类信信息，尤尤其是针针对年轻轻人、主主妇或职职业女性性的广告告更不能能忽略，时时代的新新动向总总是奇妙妙地显现现在这些些人身上上。

37、阅读读杂志时时，碰到到自己喜喜欢的文文章，就就要把出出处和标标题记下下来，以以后要使使用时再再找出来来。除了了专业人人士外，一一般人要要买学术术性的杂杂志，恐恐怕都要要付出一一些资金金和时间间成本；最好先先读自己己喜欢的的杂志，其其它特别别专业的的资料则则要等用用时再彻彻底地寻寻找。应应付杂志志信息膨膨胀最好好的办法法就是赶赶快读，许许多人总总是买了了一堆杂杂志放在在书桌上上，一天天、两天天没读，到到了最后后只有丢丢弃；所所以阅读读杂志应应抱着“现在不不读，以以后没机机会”的态度度，挤出出时间来来处理，不不要眼睁睁睁地看看着新杂杂志不断断进门，读读书压力力不断增增大。 2. 杂杂志资料料的取舍

38、舍方法 杂志资料料的取舍舍和报纸纸的方法法有些相相通，基基本原则则都是少少取不必必要的，并并大胆舍舍去。否否则收集集了一堆堆无法整整理的资资料，发发挥不了了辅助工工作的作作用。每每一个主主题所能能对应到到的资料料已经满满满当当当，有关关的每篇篇文章未未必都得得保存，一一定要遵遵守这个个原则：在必要要时，才才彻底寻寻找非要要不可的的资料。 收集资料料时，只只选择和和主题、资料题题目有关关的文章章。这样样收集的的资料才才真正有有使用价价值；以以自己的的兴趣、专业和和经验来来收集资资料，才才不致过过分空泛泛。坚持持这种取取舍原则则，专攻攻自己的的专业，一一定能找找到无数数资料。从杂志志上撕下下来的资

39、资料，要要立刻用用钉书机机钉好，记记下杂志志名称和和出版日日期等，最最后再放放进袋状状资料袋袋里。如如此积存存一段时时间后，每每个资料料袋都如如一本书书，在等等人、等等车时，不不妨取出出资料审审查一遍遍，再一一次决定定这些文文章是否否有保存存的必要要。 3. 收收集学术术性杂志志资料 除了报纸纸、杂志志外，还还有不少少资料源源可利用用，象证证券交易易所、私私人收藏藏文库等等都是可可以使用用的资料料源。至至于学术术方面的的最新信信息，则则要从学学术杂志志上着手手；尤其其是最先先进的科科学技术术，各国国研究者者都争分分夺秒竞竞相争取取，有些些人会想想尽方法法争取同同一主题题的研究究优先权权，因为为

40、这不仅仅和科学学家个人人名誉有有关，而而且与现现代科学学和工业业技术密密切相关关，获取取优先权权才能取取得发明明权，也也才能得得到财富富。目前前科学家家争取优优先权，都都以在权权威性学学术杂志志发表论论文的时时间为准准；查最最新科技技信息是是唯一的的方法。这类杂杂志中具具有代表表性者有有：“Natturee”、“Sciiencce”、“Prooceeedinngs of Nattionnal Acaademmy SScieencee”等。订订阅这类类杂志，要要和代理理书商联联络，平平时很难难买到，不不然就得得到政府府大型图图书馆或或特定的的研究机机构图书书馆去寻寻找。 书籍籍资料收收集技巧巧

41、1. 先先找到购购买书籍籍的方法法 一般地，购购买书籍籍的方法法有八点点： (1)选选择特定定书店。在众多多书店中中，选定定几家较较符合自自己需要要者，然然后定期期去“巡店”。要花花点时间间去熟悉悉书店书书架的摆摆设方式式，以后后找书时时会方便便许多。 (2)选选择专业业书店。有些书书店虽然然小，但但会营销销特别的的书种，书书目甚至至比大型型书店还还齐全。如能找找到和自自己的研研究主题题相应的的书店，则则会创造造出许多多利益。 (3)利利用电话话确认。从广告告或其它它渠道发发现自己己需要的的书籍时时，最好好先利用用电话向向书店询询问，免免得徒劳劳而返。 (4)向向出版社社查询。以订书书来说，一

42、一、两星星期后收收到书是是常事，一一个月后后拿到也也屡见不不鲜。如如果碰上上迫切需需要书的的情况，真真会教人人心急如如焚；如如果情况况特别紧紧急时，不不妨直接接打电话话和出版版社联系系，了解解市场的的情况后后，再亲亲自到书书店去买买。 (5)邮邮购。如如果在书书店没法法子找到到自己所所需的书书，可以以直接向向出版社社购买；不妨事事先约定定将快递递或限时时专送的的邮费一一并寄入入，这样样短期之之内即可可拿到书书。一般般来说，这这样成功功的比例例大约是是70%，订书书时一定定要向对对方传达达自己迫迫切需要要的意图图，这样样出版社社才会感感到时间间的压力力，快速速地为你你处理。 (6)直直接购入入。

43、如果果连邮购购时间都都想省下下来的话话，只要要确定出出版社有有书，可可以自己己跑一趟趟去买。对住在在都市内内的人来来说，这这反而最最节省时时间。 (7)查查图书目目录。每每年国内内都会发发行一本本图书年年表，将将前一年年全国所所有出版版书籍的的书名、作者、出版社社、时间间等记录录下来，找找书时不不妨多利利用这种种工具。许多书书店也会会准备这这些书籍籍供一般般读者参参考。 (8)也也可向出出版社查查询旧版版书。在在图书馆馆找资料料时，常常会找到到二、三三十年前前的极有有价值的的旧书资资料，想想买这种种书似乎乎只能去去旧书摊摊找找看看，能否否找得到到还是个个未知数数。其实实除此外外，还可可以试着着

44、问出版版社是否否有库存存，如果果幸运找找到，常常能用很很低的代代价买到到这种来来之不易易的参考考书，而而这些书书如在旧旧书摊，很很可能是是身价不不菲的。 2. 选选择利用用地区图图书馆 公共图书书馆可以以帮助收收集资料料，并且且大大地地发挥作作用。在在第一线线的工商商界人士士虽然利利用图书书馆的机机会很少少，但如如果图书书馆仅限限于借阅阅畅销小小说或当当期杂志志的话，实实在很可可惜。现现在公共共图书馆馆的阅览览室，几几乎已经经变成“不读书书的看书书学生”的专用用空间，这这些学生生拿这个个公共空空间写作作业、背背教科书书，实在在很浪费费，不论论如何，图图书馆还还是以服服务读者者为宗旨旨。 要找出

45、一一家收藏藏丰富、使用方方便的图图书馆并并不是一一件容易易的事，真真正有用用的图书书馆并不不多。如如何选择择图书馆馆呢?应应着重考考虑七个个条件： (1)历历史悠久久。图书书馆设立立的时间间愈久，收收藏古版版书、绝绝版书的的可能性性愈大，尤尤其连出出版社都都已经没没有库存存的书，很很可能老老图书馆馆都有。 (2)藏藏书丰富富。一个个图书馆馆的藏书书量如果果没有77122万册的的话，可可利用率率会很低低。信 息工作，就就是要在在许多好好资料中中找到自自己的目目标信息息。如果果原资料料量不够够，就谈谈不上筛筛选了。 (3)封封架书表表示贵重重图书很很多。图图书馆特特别封架架处理的的一定是是贵重图图

46、书，这这是市面面上找不不到的。 (4)拥拥有良好好环境的的参考室室。参考考室中存存放的大大多是统统计、年年鉴、缩缩版、人人名录、年报、地图等等书籍、资料，这这些是个个人难以以负担或或买回收收藏的书书，所以以好的图图书馆一一定要有有好的参参考环境境，尤其其要有称称职的图图书管理理员提供供咨询。 (5)聘聘用优良良的图书书管理员员。一个个好的管管理员，其其实就是是找书专专家，他他总是用用正经、重视的的态度来来看待读读者不经经意、不不明确提提到的问问题。一一个好的的管理员员就象一一座图书书馆，他他不但拥拥有丰富富的书籍籍知识，而而且一定定要有绝绝佳的耐耐性。 (6)能能让读者者大量借借书的图图书馆。

47、一个好好的图书书馆，起起码一次次能让读读者借五五本书。 (7)开开馆时间间。理想想的开馆馆时间至至少要到到晚上八八时以后后，而且且假日一一定要开开放，这这对上班班族或个个人来说说，都是是福音。 大学附设设的图书书馆也是是一个重重要的信信息源。有些图图书馆只只对校友友、在校校生开放放，有些些则会对对社区开开放；会会利用大大学图书书馆的人人，大多多都是精精于资料料收集的的人。如如果要收收集特定定行业的的资料，不不妨向社社会团体体的图书书馆和资资料中心心寻找；有些企企业甚至至有自己己的小图图书馆，也也是一个个方便的的资料来来源。专专门的博博物馆也也具有图图书馆的的功能，博博物馆的的工作人人员和图图书

48、管理理员一样样，都有有释疑的的能力，是是不可忽忽视的信信息源。 3. 有有效利用用图书馆馆的方法法 为了在最最短时间间里从图图书馆取取得最多多的信息息，管理理者应在在行前做做好准备备工作。现在一一般图书书馆都使使用很传传统的分分类法，并并不能全全部囊括括增加的的新领域域的书种种，许多多人在图图书馆里里找不到到书，有有时候不不是个人人的错，而而是图书书馆分类类的问题题。 一般图书书馆的书书卡形式式大约是是： (1)依依图书分分类； (2)作作者名(笔划序序)； (3)书书名(笔笔划序)。 4. 收收集资料料的注意意事项 在图书馆馆里找资资料，大大多数能能让读者者复印，不不过要大大量复印印，尤其其

49、是碰到到很难在在市面上上买到的的书时，总总要花上上一大段段等待和和复印的的时间。图书馆馆通常会会把复印印机固定定在某个个规格以以便统一一收费；如果复复印规格格和收集集资料的的规格不不同，会会增加整整理上的的难度；如果需需要大量量复印时时，不妨妨把书借借出来自自己动手手复印后后再还书书，可以以省掉一一些麻烦烦。同时时要注意意自己的的复印尺尺寸，比比规定尺尺寸小还还好整理理，要是是尺寸太太大，就就得折叠叠，以后后翻阅起起来很不不方便。 四、信息息整理技技巧 袋式挡案案整理技技巧 资料整理理系统一一定要简简单到连连最怕麻麻烦的人人都能持持续使用用，不能能耗费时时间、手手续繁琐琐。 许许多人都都很可能

50、能有这样样的经验验，书桌桌上资料料堆积如如山，抽抽屉里则则沉甸甸甸，自己己要的文文件却怎怎么也找找不到，经经过一段段时间，资资料越集集越多，许许多人越越不愿去去处理，就就这样抱抱着资料料日复一一日；即即使好不不容易买买了档案案柜，杂杂乱无章章的文件件也跟垃垃圾一样样，不好好存放。 大约在220年前前，王先先生尚未未整理的的资料中中，单单单文件、文稿一一项，就就叠成了了一座高高60 公分、长长2公尺尺、宽400公分的的“纸山”。这座座“山”有他的的采访笔笔记、有有关资料料、收据据、纳税税证明、小手册册等，没没有一样样是能丢丢的。结结果他每每次找资资料都会会造成一一次“山崩”，每崩崩一次山山，崩就

51、就更痛苦苦一次。日复一一日，终终于有一一天，王王先生下下定决心心，心想想一定有有办法来来有效处处理这些些资料。 他首先要要思考的的是制订订出整理理“纸山”的规则则；即在在什么条条件下，可可以轻松松处理资资料。这这些条件件主要有有五项： (1)能能存放资资料的空空间不大大。必须须达到“使用最最小空间间”的目的的； (2)低低成本地地完成整整理系统统，最好好不要超超过10000元元，以免免影响自自己的“私房钱钱”； (3)这这个系统统要能立立刻将各各类资料料的尺寸寸统一； (4)这这个系统统要能让让自己快快速找到到需要的的资料； (5)这这个系统统能容纳纳以后再再设的档档案，是是开放的的，不能能封

52、闭。 脑海里想想着这五五个条件件，眼望望着纸堆堆，他心心想，如如果用公公文信封封袋装起起来，按按类排列列，只要要把资料料丢进去去就行，这这不是最最简单的的办法吗吗?“袋式档档案系统统”就这样样诞生了了。其实实这种办办法的思思考方式式和其它它建档方方法并没没有太大大差异，只只是不需需要花很很多钱买买很多档档案夹，可可以低成成本地完完成建档档；同时时任何资资料都可可“原始”地丢进进纸袋即即可，不不需要加加贴任何何多余纸纸张。而而纸袋则则可使用用目前最最普遍的的“角型22号”袋，这这种纸袋袋到处都都能买到到，连AA4型的的资料都都放得进进去。这这是一种种复杂而而吃力的的处理方方法，方方便、省省时又不

53、不浪费财财力。 袋式档案案最基本本的使用用方法是是先把信信封袋反反面部分分的封口口切去两两公分，然然后在封封袋正面面左方写写上目录录，再把把资料放放进袋中中即可。虽然方方法简易易，但袋袋式系统统有与其其它系统统不能相相比的优优点。 文件件资料整整理技巧巧 1. 当当机立断断的勇气气 各式各样样的文件件资料、电话留留言、企企划表、进度书书、复印印本、备备忘录等等，正一一步步淹淹没管理理者的工工作环境境。在信信息泛滥滥的时代代，任何何文件都都要经过过两种选选择： (1)是是否有保保存整理理的必要要； (2)是是否应该该舍弃。考虑这这两点后后，就要要马上决决定处理理。 取舍的时时效非常常重要，很很多

54、人都都觉得无无所谓，可可以待会会儿再做做，但一一旦有了了下次、明天、月底的的念头后后，人就就不会处处理它了了；永远远不要存存着“暂时保保留”的想法法，现在在不处理理，以后后每过一一天，处处理的功功夫就得得增加一一倍。 2. “边读边边丢”法 “无法处处理”有时候候就等于于“不知如如何处理理”，心中中毫无取取舍的标标准。整整理者应应该掌握握一项基基本原则则： 将来能再再度取得得的资料料，当下下就要丢丢掉。 对商界人人士来说说，报纸纸、杂志志上已经经公开的的一般资资料，使使用率并并不高，反反而是一一些不成成文章的的数字、描述才才是真正正有用的的信息。现在电电脑和电电话传真真的通讯讯功能愈愈来愈普普

55、及，一一通电话话或电脑脑连线就就能得到到的资料料就可以以丢弃。或者退退一步想想，只要要把非常常必要的的资料剪剪存下来来，其它它的叙述述不看也也行。报报纸和杂杂志是很很占空间间的，最最好是一一边读就就一边撕撕、剪、割，读读完了，该该留的已已经处理理完，其其它就送送进垃圾圾筒了事事。 拿到资料料时，就就应鼓起起割舍的的勇气，做做到眼、脑、手手并用。唯有如如此，才才不会在在“垃圾”中工作作。 3. 舍舍弃多余余的复印印资料 复印机愈愈来愈普普及，功功能愈多多样化，其其后果之之一就是是“垃圾资资料”愈多。人们常常说的“信息洪洪流”并不是是多样信信息满溢溢，而是是同样信信息重复复出现。这种“重复信信息”

56、的盛况况因为复复印机的的普及而而更上一一层楼。 不得不复复印时，尽尽量利用用缩小功功能或双双面复印印，以尽尽量节省省资源。 4. 注注明出处处 任何要保保存的资资料，在在放进资资料袋前前，都必必须注明明出处。注明出出处就是是要在资资料上标标示：何何人、何何时、何何处。除除了性能能优异的的电脑或或智慧型型文字处处理机附附有记忆忆出处的的功能外外，一般般还是要要靠手写写来记录录资料来来源，尤尤其在复复印书籍籍的部分分资料时时，这道道手续更更不可缺缺少。在在复印部部分书籍籍时，一一定要将将封面及及版权页页复印下下来；报报纸、杂杂志资料料则一定定要标明明报纸、杂志名名、日期期、作者者或发行行单位。其它

57、的的商业文文件在保保存前至至少要记记下日期期，日后后只要翻翻看日志志就可以以查出与与会人。 5复印印文件的的原始名名称 一般来说说，许多多公司的的便条纸纸都印有有自己公公司的名名称或标标识，复复印资料料时也可可把原始始拥有者者的名字字复印出出来。可可以利用用电脑或或文字处处理机打打出一条条1公分分宽的名名条，用用透明胶胶带贴在在复印机机的上方方或下方方，这样样任何复复印出来来的文件件都会印印上名条条，文件件就自动动有了身身份证明明。现在在利用电电脑或文文字处理理机来写写书信、文件的的人愈来来愈多，反反而缺少少特色，不不妨利用用复印，印印上自己己的名条条。 6. 制制作规格格化的表表格 使用规格

58、格化的表表格，会会让资料料处理工工作进行行得更顺顺利。在在办公室室里常会会用旅费费申报表表、工资资明细表表、估价价表等固固定表格格，但在在个人方方面上却却几乎没没有类似似的表格格。一般般的文具具供应商商或印刷刷厂很难难个别为为不同的的个人设设计并供供应种种种不同的的表格；而一般般个人想想要求印印刷厂承承制极少少量却多多样的表表格时，也也必须付付出极高高的代价价。事实实上如果果能灵活活运用文文字处理理机或复复印机，同同样可以以为自己己设计专专用表格格。 7 “文件资资料的整整理”注意事事项? 文件资料料的整理理有七个个注意事事项： (1)信信息化的的社会几几乎等同同于“文件社社会”，因此此跨入商

59、商业社会会的第一一步就是是要善于于运用文文件资料料； (2)文文件资料料无时无无刻都处处于重复复、泛滥滥的境地地，为了了不让无无价值的的资料阻阻碍工作作效率，当当取得资资料时，要要立刻判判断、决决定取舍舍； (3)统统一规格格是资料料整理的的基础，任任何资料料规格都都要遵守守既定的的格式，并并持续使使用，不不得变更更； (4)要要统一不不同规格格的资料料时，可可借重复复印机，但但要节省省纸资源源； (5)在在任何文文件资料料上，都都要注明明出处，以以便日后后引用时时，能追追究资料料的来源源、背景景； (6)不不妨将同同样主题题的有关关资料编编定成册册，并加加以编号号，用于于检索； (7)复复印

60、机是是个人工工作上最最重要的的辅助工工具，能能负担很很大的工工作量，但但要慎防防滥用。 电子子资料整整理技巧巧 文字处理理机、录录音机、录像机机、电脑脑等媒介介储存的的电子资资料，与与过去的的纸资料料相比，各各有优缺缺点。 1. 电电子资料料的特征征 电子资料料的优点点包括四四项： (1)小小型记录录媒体却却能收集集大量资资料； (2)易易于资料料的加工工与重复复利用； (3)能能迅速而而简单地地查询、分类、整理资资料内容容； (4)使使用电话话即能快快捷传递递资料。 不过，电电子资料料也有逊逊于纸资资料的多多项缺点点，包括括五点： (1)资资料的输输入及处处理，必必须通过过专用机机器和熟熟练