时间管理培训

1、1时间管理与个人成效夏维虹一、时间与时间管理21、时间是什么在你的生命中，你怎样诠释时间？3时间对需要的人来说“实在太短”；时间对恐惧的人来说“实在太长”；时间对痛苦的人来说“实在太慢”；时间对快乐的人来说“实在太快”；时间对有爱心的人来说是永恒。 朝菌朝生暮死；寒蝉春生复死；海龟生存500年；松柏树、黄杨树活数千年牛顿：“绝对时空”；爱因斯坦：“相对论”时间是什么？时间的特性不可增减不可缺少不可贮存不可替代时间可以管理！时间是什么？是生命是财富是资源是人生最大的资本6 天底下每种事物都有其季节性，而每个时刻也都有其存在的目的，生命诞生的时刻；生命枯萎的时刻；播种的时刻；收成的时刻以及保持缄默

2、的时刻，挺身讲话的时刻。旧约圣经之传道书 我们是每分钟的主人，否则便是每分钟的奴隶，我们利用时间，否则时间利用我们。名人名言莎士比亚：“放弃时间，时间也会放弃他。”华罗庚：“凡是在事业上有所成就的人，无一不是利用时间的能手。”72、我们浪费时间的原因1、缺乏明确的目标2、拖延3、缺乏优先顺序，抓不到重点4、没有次序和计划5、做事有头无尾6、缺乏条理与整洁，找东西7、不懂授权浪费时间的原因8、不会拒绝别人的请求9、盲目行动10、分不清责任和权力11、懒惰、缺乏自律12、消极思考一组有意义的数据：# 人们一般每8分钟会收到1次打扰，每小时大约7 次，或者说每天50-60 次。平均每次打扰大约是5分

3、钟，总共每天大约4小时，也就是约50%。80%的打扰是没有意义或者极少有价值的。 # 每天自学1小时，7 小时一周，365 小时一年，一个人可以像全日制学生一样学习。3-5 年就可以成为专家。 # 20%的工作时间是“关键性的”、“重要的”。80%的时间用在了无意义的事情上。 # 一个人如果工作桌上乱七八糟，他平均每天会为找东西或者多余耗费花1 个半小时，每周7个半小时。 # 我们感到要发生的事情95%不会发生。 10一组有意义的数据：# 我们感到要发生的事情95%不会发生。 # 80% 的危机和纠纷（内耗）是可以避免的。# 善于利用时间的人不会把时间花在需要的事情上，而会花在值得的事情上。

4、# 时间管理当中最有用的词是不。# 做一件事情实际花费的时间往往会比预期的时间要多一倍。 # 如果你让自己一天做一件事情，你会花一个整天去做。如果你让自己一天做两件事情，你也会完成它。如果你让自己一天做12 件事情，则会完成7-8 件事。 # 花1个小时进行计划，行动时会节约10 小时。 11客观方面浪费时间的原因a.上级领导浪费时间（开会、电话、不懂授权、组织官僚、制度呆板） b.工作系统浪费时间 （访客、官样文章、员工离职等）c.生活条件浪费时间（通讯、环境、交通、朋友闲聊、家 住郊区等）每个人的时间都是有价值的例：工作时间举例（以2004年有效工作日261天计）（每天有效工作8小时计）例

5、：时间价值举例（以2004年全年365天计）（每天每小时的价值）15平均80岁寿命我们只有3年的时间去创造价值,我们如何管理它？一寸光阴一寸金1-20、60-80忽略不计，余40 1年为1寸 项目 每天耗时 40年耗时 结余睡眠 8小时 13.3年 26.7一日三餐 2.5小时 4.2年 22.5交通 1.5小时 2.5年 20电话 1小时 1.7年 18.3看电视、上网 3小时 5年 13.3看报、聊天 3小时 5年 8.3刷牙、洗脸、洗澡 1小时 1.7年 6.6休假、白日梦 闹情绪、身体不适2小时 3.3年 3.3当我还年轻的时候，我决定改变世界。在我年长一点的时候，我发现这个志向过于宏

6、大，所以我决定改变我的国家。等我更老成的时候，我又发现这个目标也太宏大，所以我决定改变我的城市。后来我发现连这个也办不成的时候我决定改变我的家人。现在，在生命的晚年，我才了解我应该先改变自己。如果，我从自己开始，我就可能会改变我的家人、我的城市、甚至我的国家谁知道，说不定我可以改变世界 一位犹太长老临终前留下的遗言17“不能管理时间，便什么都不能管理” （美）杜拉克“管理”时间是不对的，“时间管理”就是“自我”管理！3、什么是时间管理？时间管理就是管理时间？时间管理案例、查尔斯史瓦担任伯利恒钢铁公司总裁期间，曾经向管理顾问李爱菲提出：“请告诉我如何能在办公时间内做妥更多的事，我将支付给你任意的

7、顾问费。” 李爱菲于是递了一张纸给他，并向他说“写下你明天必须做的最重要的各项工作，先从最重要的那一项工作做起，直到完成该项工作为止。重新检查你的办事次序，然后进行第二项重要的工作。倘若任何一项着手进行的工作花掉你整天的时间，也不用担心。只要手中的工作是最重要的，则坚持做下去。假如按这种方法你无法完成全部的重要工作，那么即使运用任何其它方法，你也同样无法完成它们。倘若不借助某一件事的优先次序，你甚至连哪一种工作最为重要都不清楚。将上述的一切变成你每一个工作日里的习惯。当这个建议对你生效时，把它提供给你的部属采用”。 数星期后，史瓦寄了一张面额两万伍仟美元的支票给李爱菲，并附言她确实已为他上了十

8、分珍贵的一课，伯利恒瓮后来之所以能够跃升为世界最大的独立钢铁制造者，据说可能是导因于李爱菲的那数句真言。 20下面用最简单的办法测试，你只需回答“Yes” Or “ No”.1 你通常工作很长时间吗？2 你通常把工作带回家吗？3 你感到很少花时间去做你想做的事吗？4 如果没有完成你所希望做的工作，你是否有负罪感？5 即使没有出现严重问题或危机，你也经常感到工作有很多压力？6 你的案头有许多并不重要但长时间未处理的文件？7 你经常在做重要工作时被打断吗？8 你经常占用用餐时间工作吗？9 在上个月里，你是否忘记一些重要的约会？10 你时常把工作推到最后一分钟，然后很努力的去做完它们？11 你觉得找

9、借口推延你不喜欢做的事容易吗？12 你总是感到需要做一些事情而保持繁忙吗？13 当你长休了一段时间，你是否有负罪感？14 你常无暇阅读与工作有关的书籍？15 你是否太忙于一些琐碎的事而没有去做与目标一致的大事？16 你是否有沉醉于过去的成功或失败之中而没有着眼于未来？ 测测你的时间安排是否合理21 总结你的时间掌控1216 “yes” 救命！你在时间管理上需改进812“yes” 48 “yes”04“yes”当心！你需要重新审视你的时间行动指南可以！方向正确，但需要提高冲劲恭喜！坚持并保留你的方法二、如何做好时间管理22课 程 目 标知道什么是重要的做计划实践 重要、计划、实践23时间的秩序时

10、间箭头将过去和未来区别开来,使时间有方向 错误：3成时间缅怀过去、3成时间梦想将来、 3成时间应付目前的一切正确：8成时间应付今天、1成时间借古今用作为参考 1成时间计划未来 如果你想让列车时速再快10公里，只需要加一加马力，而若想使车速增加一倍，你就必须要更换铁轨了。杰克 韦尔奇25时间管理学的演变记事便条做一些计划、规划分出优先顺序挖掘人的资源、重视人26I+重要性IIIIIIIVU+紧迫性I+ U+I+ UI U+I U1、区分时间的重要性和紧迫性重要的事：对个人工作生活会产生重大影响的事情。紧迫的事：此刻不做就会给我们带麻烦的事情。紧迫的事情不一定是重要的事情。27紧急 重要 不重要

11、防患未然 改进产能 建立人际关系 发掘新机会 规划、休闲 繁琐的工作 某些信件 某些电话 浪费时间之事 有趣的活动重要与紧要之区别从容人无用人 危机 急迫的问题 有期限压力的计划压力人 不速之客 某些电话 某些信件与报告 某些会议 必要而不重要的事 受欢迎的活动无聊人不紧急28紧急 重要 不重要 偏重第一类事务，结果 压力 精疲力竭 危机处理 忙于收拾残局不紧急29紧急重要不重要不紧急 偏重第二类事务，结果 有远见，有理想 平衡 纪律 自制 少有危机高效时间管理的秘密在于第2象限。如果你把精力集中于第2象限，就能掌握时间的主动权，保持生活的平衡，减少未来可能出现的危机。30 偏重第三类事务，结

12、果 短视近利 危机处理 被视为巧言令色 轻视目标与计划 缺乏自制力，怪罪他人 人际关系浮泛，甚至破裂紧急重要不重要不紧急 31紧急重要不重要不紧急偏重第四类事务，结果 全无责任感 工作不保 依赖他人或社会机构维生时间管理系统的五个步骤： 1 ）明确你的价值观2） 确定你的目标3） 对你的目标按优先级排序4） 明确你的任务5） 对任务按优先级排序32请在脑海中想象一棵大树，树根是你的价值观，树干是你的目标，树的主枝是你的主要任务，树的细枝和叶子是你的次要任务。你所做的一切应源于你的价值观，它是树根。你的目标支撑着各种各样的任务，它们都是为实现你的目标服务的。33价值观目标任务任务任务任务任务任务

13、任务任务发展任务和维持任务发展任务如果成功完成此项任务，你现在的情况会得到改善。例如，你搬进一套更好的住房。发展任务具有如下特点：通常由你的目标衍生出来可以作为一项挑战维持任务完成这些任务可维持你现在的情况。例如，你每个月缴纳房租和水电费。342、将事情按轻重缓急排序35大石头小沙子水杯子理论36Diarize（定出做的时间） 变为Do it latter（呆会做）4D原则Do it now！（马上就做）Dont do it。（别去做了）重 要 紧 迫Delegate授权别人去做37高MIMIIIMIIMIV大第一重点第二重点第三重点非重点重点优先工具：低小市场吸引力成功可能性时间管理三步曲A

14、、记录自己的时间，追踪流向，诊断并分析时间运用的状况B、订定目标并拟订计划，使时间的应用更具效用C、切实执行计划，研究造成时间浪费的因素及因应之道改掉浪费时间的习惯，成为掌握时间的主人383、如何合理利用时间？42时间自然法则总结Parkingsons Law 帕金森原则时间象一根弹筋：设立期限Paretos Principle 帕雷托原则80%的结果来源20%的努力Concentration Enigmas 注意力之谜 注意力需要及时恢复Internal Energy Levels 内在能量水平有效地利用你的生物钟Efficacy Efficiency 效能与效率 做正确之事，做好它43我的

15、生物钟不能控制它，就去合理利用它6:00-8:0014:00-16:008:00-12:0016:00-20:0020:00-睡觉451）订定每日工作计划 详细地计划今天下午或是明天早上的工作。工作计划-为每天的2-3件事项留出完整的时间 时间计划表工作 起止时间 使用时间 优先顺序 备注时间管理演练场制定你未来5天的时间计划。请将这份事件清单中的各种事件分类，划分不同的优先级，按优先级把它们重新排序，然后根据这些事件，制订一个周末的时间安排表。哪些事情被放弃不做？为什么？ 哪件事情有最高的优先级？为什么？ 你会高兴地执行这个计划吗？ 47良好计划的好处1、充分利用企业的有限资源，发挥最大的效

16、能2、预测问题，防范事端于未然3、事情推展前，做有效沟通，让其他部门了解我们需要的协助，也同时了解我们能为他们做些什么4、协助评估目标的可行性5、避免不必要的重复，减少无谓的浪费6、建立优先顺序，按部就班，不赶工，不加班492）避免分散注意力 你所花费的努力中，通常有百分之二十已决定了最后的结果。因此，专心在少数能影响结果的事务上，将有助于在短时间内达到要的成果。50办事处与总公司的协作 某办事处已成立了两年，现有10位销售人员，负责销售工作。该办事处业绩一般，但面对竞争激烈的市场局面，总公司为了要全面推广工作站产品，最近派了小李过去以便能打开工作站市场。 小李除了工作站之外，对其它产品如服务

17、器、多媒体电脑等更是熟悉。办事处经理王先生因此经常要求小李帮忙兼卖其他产品。半年后小李始终无法打开工作站市场，他诉说王经理常常要求他去完成其它产品的销售任务，所以实在没法抽出充分的时间去开发工作站市场。思考题：1、假设小李继续兼卖其他产品的话，那会造成什么后果？2、王经理其实应该怎么做？案例学习Q：问题出在哪里？角色主要目标对于什么角色，应明白什么对你是最重要的。业务经理是由于业务做的好而由业务员提拔的，使你成为经理的技能正在阻碍你成为好经理。成为经理时角色变了，但仍保持原有工作方法，主不能胜任现在的工作。要知道现在对我来说什么是最重要的，实际上是在选择做与不做，做哪件事。通用彼得克拉斯在开公

18、司高层会议时，花4个小时的时间讨论的主题是“确定零件部门的主管”。有人认为这么点小事用太长的时间不合算。他却认为：总裁做出好的决策，而没有好的人去执行的话，任何决策就象是在水上写字，因此他宁愿花费较长的时间去选人，也不愿等到以后收拾乱摊子。如何确定事情的重要性？角色定位 对你这个角色来说，什么是最重要的？ 5152时间是串起过去、现在及未来无数事件的连续线时间管理的基本单位是事件时间管理的关键在掌握事件事件经由选择选择以价值为基础53顺习惯做事会有越来越多的抱怨Proactive（制变）Reactive（应变）思考一下再去做二者的区别就是选择，有选择比没有意识去选择好知道什么是重要的，并按重要

19、的原则去选择54 3）优先管理1、Make a list of things to do today 把每天要做的事情列一份清单2、Set priority and work on the most important确定优先次序，从最重要的开始做3、Do it every day!每天这么做！每日计划： Plan the next d b you l the office.在你 办公室 前，计划 天的工作。55To-Do List待处理事项Delegate to授权A/BTo-Do 事项Time 需Required 时Delegation 授权跟进Ref参见Name姓名Return 返还Ti

20、me 时间Ref参见Notes 备注 4）清理桌面A、建三个文件档案B、 根据4D原则整理好所有东西C、 把“立即做”档案里的工作一件件处理完 给活动定下时间 使用活页文件D、每日清理桌面57A.M. P.M. 6 7 8 9101112Daily Expenses 每日支出 1 2 3 4 5 6 7 8 910Appointments日程58Monthly Plan月度计划 Month Year 年 月Projects/Goals本月项目/目标A/B Business 工 作 开始日 Personal 个人生活 59小测试：表达工作情绪的词语惬意沉闷 累乱繁忙轻松无聊充实平衡烦有效率地完成

21、工作疲于应付盲目目标明确筋疲力尽毫无头绪做自己想做的事压力太大精力充沛憔悴应付自如昏昏欲睡按部就班工作愉快拖沓逃避信心百倍忙于收拾残局有危机感有成就感请学员从以上30个词中选出5个最能表达自己近来工作情绪的词语，再从5个中选出2个，最后选出1个。三、如何提高个人时间效能？60个人成效effectiveefficient明确于结果：快、好高效A nice manager A good manager An effective manager脾气好工作愉快、有结果一个有成效的经理人61Productivity Challenges 对生产率的挑战1、优先顺序不明确/危机管理2、电话打扰3、缺乏优先

22、/目标4、贪多嚼不烂5、不速之客6、无效授权7、桌面杂乱无章/找不到东西8、缺乏自律/拖延9、不会说“不”10、会议 1、使命优先，人生规划 要认清自己的使命 要预先规划时间（每日、每周、每月、每年）哈佛大学调查结果（25年后）：3%10%60%27%有清晰且长期的目标有清晰但短期的目标有较模糊的目标无目标行业领袖、社会精英社会中上层的专业人士社会的中下层面，没有什么特别的成绩 社会最底层， 面临失业2、明确目标设定目标的SMART原则：具体的(Specific)明确、不含糊。可衡量的(Measurable)定量化。能达到的(Attainable)太高太低都会失去意义。相关的(Relevent

23、)围绕企业宗旨和愿景展开，要与客户、员工、股东相关。限定时间(Time-bound)必须有起止时间和区间。 目标ABC原则目标ABC原则：在最有价值的那些项目旁边,标上大写的A字,在稍低价值的项目旁边标上大写的B字,在价值最低的项目旁边标上C字。 目标的设定 明确自己的价值观 设定目标 制定阶段性步骤 把握今日：最重要时刻 长期中期 短期3）要事第一 分清轻重缓急，抓住重点 二八定律 ABC法则明确角色定位68What I am here for ?对我的岗位来说，最重要的职责是什么？Make a list. 分清主动工作和被动工作内容。主动性（建设性）工作：帮助达到目标的工作被动性工作：日常

24、琐碎的事情4）一生就是一天 当日事当日毕 70今日事今日毕拖延决定或行事缓慢是非常危险的习惯。应付拖延的招数：订定完成期限建立回馈制度安排人监督你趁早解决把工作划分为几个小部分现在就去做马上行动！5）第一次就做好 追求零缺点6）整洁和条理拿东西养成哪里拿，哪里放的习惯把同样、同类、同时使用的东西放在一起把东西上编号贴上字条把所有的钥匙集中保管设立一套高效的处理文件系统做事应尽量简化7）做自己该做的事 不要让人浪费你的时间 74将阻碍减到最低通常造成时间浪费的环境因素有：电话信件会议等候访客紧急事件75培养说“不”的能力 如果你从来不懂得拒绝工作，导致工作量超出负荷时，你的工作品质势必会大受影响

25、。NO！NO！NO！8）善用零碎的时间 如何应用上下班中 途时间如何应用等待的时间自我检查1、我是否难以说清一天里干了些什么？2、我是否碰到了一个无法再拖延的问题？3、我是否做了实际上不需要做的事？4、我是否常常越权处理？5、我是否往往对某些任务要花费更多的时间？6、我是否难以按时赴约？7、我是否经常会忘记接下去准备做的事？1、结果导向 策略优先 行动快速四、管理者的2、安排工作时，就必须要求时限 下属只做你要求检查的事管理者的管理者的3、善于授权 尽量及时的授权要授予权利，说明目标与期望要评估、检查注重结果出现困难时，要帮助寻找解决困难的方法不能姑息“倒授权”的行为你仍然要承担责任81学习分配工作 学习将不同的工作授权给不同的单位执行，分工合作才能在最短时间内以有效的方式达成目标。授权时应注意1）有一套制度用以监督管理2）你选择的人务必是心甘情愿，并且有能力3）教育部属、指导部属使他们有成长的机会4）确定他们有必要的工具和支援供给，以便 完成工作5）鼓舞部属，促使部属保持积极与热诚的态度6）授权意味着不仅要分配不好干的事，也要 分配容易做的事7）不能把自己难以胜任的工作转交给别人4、带着解决方案说问题管理