科技档案整理方法55463442

1、科技档案案整理方方法第一节科科技档案案一、科技技档案的的定义科学技技术档案案案卷构构成的一一般要求求规定定：科技技档案是是企事业业单位和和国家机机构、社社会组织织及个人人从事生生产、科科研、基基建及管管理活动动中形成成的对国国家和社社会具有有保存价价值的应应当归档档保存的的科技文文件材料料。二、科技技档案的的特点1、专业业性2、多样样性3、成套套性三、科技技档案与与科技资资料的区区别1、反映映对象不不同（1）科科技档案案：本单单位科技技活动的的直接记记录（2）科科技资料料：外单单位科技技活动的的记录2、来源源不同（1）科科技档案案：是由由本单位位的技术术部门形形成的原原始记录录（2）科科技资料

2、料：从本本单位以以外收集集、交换换、购买买来的3、作用用不同（1）科科技档案案：依据据与凭证证作用（2）科科技资料料：参考考与借鉴鉴作用第二节科科技档案案的收集集归档一、收集集方法一列入、一同步步、一参参加、一一把关1、一列列入：明明确基建建、设备备、科研研等业务务管理部部门的岗岗位职责责，即把把科技档档案的收收集、积积累、移移交归档档工作列列入该科科室的职职责范围围，并责责任到人人。2、一同同步：科科技档案案的收集集工作与与基建、生产、科研、设备管管理活动动同步进进行。（1）事事前介入入。在与与有关单单位签订订协议合合同时（如如勘察、设计、施工、监理等等单位），应应对科技技档案的的套数、费用

3、、质量要要求、立立卷人、移交时时间等提提出明确确要求，作作为科技技档案接接收时的的依据。（2）事事中监督督。本单单位要负负责组织织、监督督和检查查有关单单位（如如勘察、设计、施工、监理等等单位）科科技档案案的形成成、积累累、整理理、移交交工作，做做到边施施工边收收集边整整理。3、一参参加：档档案人员员参加基基建项目目竣工验验收会和和设备开开箱，覆覆行签字字手续，并并对现场场形成的的文件材材料和设设备开箱箱后的随随机材料料进行现现场收集集。4、一把把关：把把好外出出人员带带回材料料的收集集关围绕基建建项目、设备选选购等活活动外出出开会、学习培培训带回回的各种种文件要要及时向向本单位位档案室室移交

4、。并由档档案部门门签字后后，才能能报销差差旅等有有关费用用（此项项规定可可纳入本本单位的的规章制制度，以以把好文文件材料料的收集集关）。二、归档档范围三、归档档要求1、归档档的文件件材料应应为原件件。2、归档档的文件件材料内内容必须须齐全、完整、准确、系统。3、文件件材料应应采用耐耐久性强强的书写写材料书书写，不不得使用用易褪色色的书写写材料，否否则必须须复印。4、文件件材料应应字迹清清楚，图图样清晰晰，图表表整洁，签签字盖章章手续完完备。5、图纸纸应折叠叠或A44（29772100mm）幅幅面，所所有竣工工图均应应在图标标栏上方方空白处处加盖竣竣工图章章，图标标栏露在在外面，竣竣工图章章应使

5、用用不易褪褪色的红红印泥。6、组卷卷所用的的各种目目录、表表格、封封面（底底）、卷卷盒一律律采用档档案行政政部门监监制的产产品。四、归档档时间（一）基基建档案案1、工程程前期文文件（依依据性、基础性性文件）：工作完完成后，一一次性归归档。2、施工工、监理理、竣工工文件：（1）规规模小：竣工验验收后三三个月内内一次性性立即归归档。（2）规规模大、周期长长：可按按单位、分部工工程，通通过单项项验收后后归档。（二）设设备、仪仪器：大大型设备备应在设设备、仪仪器安装装、调试试成功，交交付使用用时归档档，小型型设备仪仪器开箱箱验收时时即可归归档。（三）科科研课题题1、一般般情况下下：在研研究结束束并完成

6、成成果鉴鉴定后归归档。2、研究究周期长长的：可可按阶段段归档或或按年度度归档。（四）产产品、工工艺：应应在产品品定型验验收、正正式投产产时归档档，也可可视周期期长短分分阶段归归档。五、归档档份数1、基建建档案一一般不少少于2套，一一套（原原件）由由建设单单位保管管，一套套（原件件）移交交当地城城建档案案馆。2、其他他档案一一般归档档1套，较较重要的的和利用用频繁的的文件材材料可根根据实际际情况增增加归档档份数。六、归档档手续档案交接接时，应应编制移移交清单单，一式式两份，交交接双方方签字、盖章后后方可交交接。第三节科科技档案案的整理理整理程序序1、分类类2、组卷卷3、卷内内文件排排列4、拟写写

7、案卷标标题5、复查查定卷6、编页页号7、填写写卷内文文件目录录8、填写写卷内备备考表9、填写写案卷封封面10、案案卷装订订11、案案卷排列列与档号号编制12、填填写卷盒盒、装盒盒排架13、编编制检索索工具一、科技技档案的的分类（一）基基建档案案分类1、“使使用性质质单项项工程”分类法法2、“专专业使用性性质单项工工程”分类法法3、“使使用性质质”分类法法4、不分分类直接接组卷5、综合合类的设设置（二）设设备档案案分类1、“使使用性质质型号号”分类法法2、“工工序型号”分类法法3、“车车间使用性性质”分类法法4、“使使用性质质”分类法法5、不分分类直接接组卷（三）科科研档案案分类法法1、“性性质

8、课题”分类法法2、“专专业课题”分类法法（四）产产品档案案分类法法1、“系系列型号”分类法法2、“品品种问题”分类法法二、组卷卷（一）组组卷的含含义：组组卷，就就是把一一组有联联系的文文件，以以卷、册册、袋、盒等形形式组合合在一起起，使它它能够表表达一个个相对独独立的概概念，以以便于保保管、保保密和利利用。（二）组组卷的要要求1、一卷卷就是一一组有密密切联系系的文件件，而不不是杂乱乱无章地地随意堆堆积。2、每一一卷都表表达一个个相对独独立的概概念，不不要一个个概念（案案卷标题题）多个个卷，卷卷与卷之之间应当当从题名名到内容容都是全全异的关关系。3、卷厚厚适度。一般不不超过440mmm。4、案卷

9、卷内不应应有重份份文件。5、价值值（保管管期限）大大体相同同。（1）基基建档案案：依据据性文件件（前期期立项及及审批文文件）、基础性性文件、土地证证红线图图、竣工工材料及及涉外文文件等作作永久保保存外，其其余文件件可划分分为长期期或短期期，原则则不短于于建筑物物的使用用寿命。参见PP22页页。（2）设设备档案案：一般般为长期期或定期期。要根根据设备备仪器的的使用寿寿命来定定。（3）科科研档案案：要视视其重要要程序和和价值大大小来定定期限。（4）产产品档案案：一般般定期，若若反映出出了该企企业的发发展史，则则可永久久存放。（三）组组卷方法法1、基建建档案：以单项项工程即即某一建建筑物为为单位组组

10、卷（1）大大中型建建设项目目a、文字字表格类类：按问问题（专专业）组组卷。如如：立项项审批、征地拆拆迁、勘勘察设计计、招投投标、原原材料试试验、化化验单、工程质质检、隐隐蔽工程程记录等等。b、竣工工图类：按专业业组卷。即建筑筑、结构构、水、电、气气、暖等等专业。（2）小小型建设设项目a、按阶阶段组卷卷：即按按准备（开开工前阶阶段）、监理、施工、竣工验验收这几几个阶段段组卷。b、直接接按单项项工程组组卷：即即1个工工程（建建筑物）11卷，文文字材料料在前，图图纸在后后。2、设备备档案（1）大大型设备备按结构构组卷：即按设设备的组组件、部部件、零零件等不不同可分分拆的组组成部分分组卷。（2）普普通

11、设备备仪器按按单台组组卷：即即1台11卷。（3）小小型设备备仪器可可酌情合合并组卷卷：即223台组组1卷。3、科研研档案（1）科科研成果果档案a、大型型：按课课题的阶阶段问题题组卷：准备阶阶段、研研究实验验阶段、总结鉴鉴定阶段段、成果果申报奖奖励和推推广应用用阶段。b、小型型：按单单独课题题项目直直接组卷卷。（2）科科研论文文：按年年度或部部门组卷卷，即11个年度度的论文文组1卷卷或1年年中1个个部门的的论文组组1卷。4、产品品档案（1）大大型产品品：按结结构组卷卷，即组组件、部部件、零零件或按按立项、设计、试制、生产、销售、创优等等工作程程序。（2）小小型产品品：按系系列或单单个产品品组卷，

12、即即1个系系列产品品或1个个产品组组1卷。三、卷内内文件排排列：（一）概概念：卷卷内文件件排列，就就是按照照文件的的形成规规律和必必然联系系，系统统的、有有规则的的进行排排放，固固定每份份文件在在卷内的的恰当位位置。（二）方方法：1、按阶阶段排列列适合合只组11个卷的的情况。（1）基基建档案案：按前前期文件件、工程程设计（初初设、扩扩初设计计、技设设、施工工图设计计）、工工程施工工、监理理、竣工工验收的的顺序排排列。（竣竣工图按按建筑、结构、水、电电、气、暖专业业顺序以以及竣工工图纸图图号排列列）（2）设设备档案案：按依依据性文文件、开开箱验收收、随机机文件图图纸、安安装测试试、运行行维修的的

13、顺序排排列。（3）科科研档案案：按准准备阶段段、研究究实验阶阶段、总总结鉴定定阶段、成果申申报奖励励和推广广应用阶阶段顺序序排列。（4）产产品档案案：按立立项、研研究设计计、试制制、生产产、销售售、创优优等工作作程序排排列。2、卷内内即有文文字材料料又有图图纸时，文文字材料料在前、图纸在在后。3、卷内内纯属文文字材料料时，可可参考文文书档案案排列：（1）整整体上按按时间（工工作程序序进度）。（2）正正文在前前、底稿稿在后。（3）正正文在前前、附件件在后。（4）批批复在前前、请示示在后。（5）原原件在前前、复印印件在后后。4、装订订成本、印刷成成册的材材料一般般不拆散散重新排排列。四、拟写写案卷

14、标标题（一）基基建档案案标题拟拟写方法法：1、文字字材料类类：前期期文件“三段式式”：责任任者 关于 问题题 的的 名名称例：郑州州市政府府关于市市电业局局1100千伏碧碧沙变电电站征地地的责任者 问题题批复、会会议纪要要名称2、表格格、图纸纸材料类类：（1）项项目名称称+专业业（子项项或分部部）+表表格、图图纸名称称（2）项项目名称称+表格格、图纸纸名称例1：教教学楼 给排水水、电气气、门窗窗、装饰饰分部 工程质质量评定定表项目名称称 子项分分部 表格格名称例2：教教学楼（电电气）竣竣工图项目名称称 专专业 图纸纸名称例3：教教学楼隐隐蔽工程程记录项目名称称 表格名名称（二）设设备档案案标题

15、拟拟写方法法：型号+设设备仪器器名称+文件名名称例：XXX型B超超仪订货货合同、合格证证、说明明书、开开箱单型号 名称 文文件名称称（三）科科研档案案标题拟拟写方法法（略）（四）产产品档案案标题拟拟写方法法（略）五、复查查定卷复查定卷卷就是对对所组成成的案卷卷，进行行一次全全面的审审查，对对不符合合要求之之处立即即纠正，以以确保案案卷质量量。复查查内容：（1）案案卷组成成是否合合理（22）卷内内文件是是否齐全全完整（33）卷内内文件排排列是否否系统科科学（44）案卷卷题名是是否恰当当。六、编制制卷内文文件页号号1、编号号范围：（1）除除空白页页（卷内内文件目目录、案案卷封面面、封底底）外，文文

16、字与图图纸逐一一编号。（2）印印刷成册册已有页页号的文文件自成成一卷时时也可不不重新编编号。2、位置置：正面面右下下角、背背面左下角角，同文文档相反反。3、编号号工具：用铅笔笔编写阿阿拉伯数数字。七、填写写卷内文文件目录录序号文件编号责任者文件材料料题名日期页号备注1、序号号：即顺顺序号。序号的的给定是是以一份份文件或或一张图图纸为单单位。（1）其其中打印印件与底底稿，主主件与附附件，原原件与复复印件均均为一份份文件，给给一个顺顺序号。（2）请请示与批批复视为为2份文文件，各各编各的的号（若若批复不不另行文文，只在在原请示示件上批批示意见见的，仍仍做为一一份文件件，编一一个号，但但需要在在题名

17、填填写时体体现出批批示）。2、文件件编号（1）文文件：如如：请示示、批复复，文件件编号就就是文号号。（2）图图纸：填填图号，例例“建施-1”，“结施001”“水施施03”。（3）许许可证：填证号号。3、责任任者：（1）以以落款盖盖章或签签名为准准，填写写文件的的直接形形成单位位和个人人；（2）有有两个以以上责任任者时，尽尽量都填填上，太太多时，选选择两个个主要责责任者，其其余用“等”代替。（3）竣竣工图的的责任者者填写竣竣工图章章上的施施工单位位。（4）责责任者可可填写规规范通用用的简称称。4、文件件材料题题名。即文件标标题或图图纸的全全称。5、日期期：文件件或图纸纸的形成成日期。格式为为20

18、00206612（88位数）。6、页号号：填每每份文件件的首尾尾号。说明：（11）图纸纸有图样样目录时时，仍要要编制卷卷内文件件目录，原原图纸目目录要作作为卷内内一份文文件编页页号登入入目录；若该套套图纸需需要组成成几卷，图图纸目录录放在第第一卷内内。（2）卷卷内文件件目录排排在卷内内文件首首页之前前。八、填写写卷内备备考表（一）说说明：包包括以下下内容：1、标明明卷内文文件的件件数与页页数；2、说明明卷内文文件残缺缺破损情情况（无无者不写写）；3、填写写立卷人人、检查查人姓名名及日期期，日期期为立卷卷的完成成时间。（二）互互见后：填写反反映同一一内容而而载体不不同另行行保管的的档案的的档号，该该档号后后应注明明载体形形式，并并用括号号括起。九、填写写案卷封封面1、档号号：后面面讲。2、档案案馆号：不填。3、案卷卷题名：填写已已拟写好好的案卷卷题名即即可。4、立卷卷单位：哪个单单位组卷卷就填哪哪个单位位5、起止止日期：填写卷卷内文件件形成的的起止日日期，只只填年、月。6、保管管期限：填写划划定的永永久、长长期、短短期卷内档档案材料料有两种种以上保保管期限限时从长长划定。7、