岗位工作说明书培训

1、工作说明明书讲义义培训内容容：什么是工工作说明明书战略规划划部和各各部门负负责人在在编写中中的作用用我司工作作说明书书的组成成要素工作说明明书的注注意事项项前 言言一、什么么是工作作说明书书：1、定义义：工作作说明书书又叫职职位描述述，职位位界定，工工作规范范。通俗俗的讲就就是给工工作画像像，用白白描的手手法把工工作特征征写下来来。这里里讲一下下，下面面可能混混用工作作说明书书和它的的别名，意意思是一一样的。2、主要要内容：工作内内容，职职责权限限，任职职要求。我司还还包括操操作规范范和工作作质量标标准等方方面内容容。简单单的讲就就是提供供了以下下信息：用谁，做做什么，何何时，何何地，怎怎么做

2、，做做得怎么么样。3、要点点：记录录工作本本身，与与从事工工作的人人无关。二、工作作说明书书的作用用：工作说明明书在建建立了组组织机构构的基础础上，通通过工作作分析，对对各岗位位的工作作内容、职责、权限和和与其它它部门、其它岗岗位之间间的关系系等进行行明确界界定。1、人力力资源管管理的基基本要素素，让员员工感觉觉公司规规范，明明白工作作内容，标标准和要要求，有有利于工工作的有有章可循循。2、便于于上级考考核，工工作的原原则，要要求，衡衡量标准准都很明明确，有有利于员员工工作作绩效的的考核工工作。3、招聘聘时，比比如招聘聘一个培培训主管管，要求求是什么么，做什什么，从从说明书书中能很很快找到到参

3、照依依据。4、便于于职业生生涯规划划，描绘绘了职位位晋升的的阶梯，比比如营销销部里面面的品管管和品牌牌部长有有职位上上的差异异，怎么么晋升，应应该在说说明书中中提供说说明。总之，工工作说明明书是人人力资源源管理中中最为重重要的文文件之一一。它是是人力资资源管理理的基石石。有利利于编制制系统的的人力资资源计划划，有利利于确定定招聘对对象组织织人才引引进，有有利于企企业内部部组织员员工培训训三、工作作说明书书的制定定与保存存责任1、谁来来定：部部门负责责人，经经理，部部长。为为什么？最了解解下属，熟熟悉部门门和下属属的工作作。我部部：辅助助，支持持，培训训他们怎怎么写，并并且要把把格式下下下来，对

4、对初稿进进行审核核。2、谁来来保存：三份。用人部门门负责人人，平时时用来作作工作指指导。员工：平平时参照照。人事部门门：备份份。四、工作作说明书书的构成成要素：我们的岗岗位说明明书共有有5个板板块：1、基本本要素22、工作作说明33、工作作规范44、操作作规范55、质量量标准共有388个小项项，这里里对重要要的项目目进行一一些说明明和列举举，使大大家对岗岗位说明明书的构构成要素素和填写写要求有有个认识识和了解解。基本要素素1、岗位位名称：头衔，反反映功能能，比如如总裁办办人事秘秘书、会会议秘书书、文字字秘书。2、所属属部门：属于哪哪个部门门，比如如客服数数据分析析专员，结结算数据据分析专专员。

5、我司总部部是三级级部门，一一般是中中心、部部门、组组。比如如：结算算管理中中心分成成总监办办、货款款结算部部、合同同管理部部、商务务部、数数据分析析部。3、生效效时间：可以是是劳动合合同拟定定的时间间一致，实实际编制制的时间间4、编制制、职务务、考核核、薪资资级别：用于人人力资源源预测，职职务体系系的设置置，考核核目标的的设定，薪薪资体系系的建立立。5、上下下级关系系：直接接上级：上级头头衔，只只能有一一个。直直接下级级。还有的岗岗位说明明书包括括以下基基本要素素：1、下属属人数：辅以组组织结构构图，把把上、下下关系反反映清楚楚。直接下属属比较好好计算。间接下下属就是是下属的的下属。如果是在在

6、矩阵式式的架构构里面，下下属人数数的计算算另有方方法：比比如子公公司的人人事经理理向子公公司总经经理，总总部人力力总监汇汇报，子子公司总总经理的的下属就就折半计计算，下下属人数数算一半半。2、沟通通关系：哪些人人打交道道。比如如招聘部部长：内内部，外外部应聘聘者，劳劳动部门门，媒体体，报纸纸，广告告经纪人人。最好好有频率率。内部部每周，外外部媒体体每月。工作说明明一、工作作概述：设置的的目的、目标：理由。通常格式式是：为了要做。比如如事业部部经理：为了保保证销售售额、销销售利润润的实现现，要做做好业务务管理和和部门管管理工作作。通过达到。比如如服务改改善部经经理：通通过服务务数据分分析，优优化

7、服务务政策，提提高和改改善服务务质量。二、工作作内容和和职责：核心部部分。主主要包括括：工作作内容（工工作职责责分类，工工作具体体内容）、工作依依据、时时限、权权责、衡衡量标准准。（一）工工作内容容：首先先将工作作进行分分类，确确定大的的职责，然然后填写写每一类类职责具具体的工工作项目目。1、分类类原则： = 1 * GB3 排斥原原则：即即分类后后的工作作条目之之间是没没有交叉叉与重叠叠的，相相互之间间是排斥斥的。 = 2 * GB3 全面原原则：即即分类后后工作条条目的总总和是能能涵盖所所在岗位位所有工工作的，没没有遗漏漏。如培训主主管的工工作分类类为：培培训计划划的制定定、培训训课程的的

8、组织与与安排、指导与与监督各各部门的的培训、培训的的改进及及其他等等。2、分类类方法： = 1 * GB3 在公司司里，任任何岗位位的工作作实际就就是一项项服务，为为自己部部门服务务，为其其他部门门服务，为为整个公公司服务务。根据据服务对对象的不不同，可可将本岗岗位工作作从以下下几个方方面来进进行分类类： = 2 * GB3 另外还还可根据据工作性性质划分分：独立性工工作；（多多是对物物的管理理，不怎怎么需要要沟通与与合作，如如档案管管理员、行政物物品管理理员等）还还可以继继续按照照物的品品类进行行分类。配合性工工作；(多是对对人的管管理，需需要较多多的沟通通与合作作，如培培训主管管、招聘聘专

9、员等等)还可可以继续续按沟通通的事项项进行分分类。混合性工工作。（介介于两者者之间）还还可以继继续按沟沟通的流流程与模模块进行行分类。 = 3 * GB3 对工作作的分类类还可以以按照基基本的流流程或模模块来分分。一个职位位或几个个职位通通常在为为一个主主流程服服务，最最直接的的分类方方法就是是按照该该职位所所服务的的子流程程来分类类，但是是需要将将部分相相关程度度较高的的子流程程合并。例如人人事管理理员的工工作是办办理人事事手续，其其主流程程包括入入职、转转正、晋晋升、调调动、考考勤、出出差、请请假、离离职等子子流程，因因此，对对其工作作的分类类，最方方便直观观的就是是按照这这些子流流程分类

10、类。不过过像出差差、请假假两个模模块以及及晋升、调动两两个模块块都可以以和合并并起来，成成为一项项工作任任务。 = 4 * GB3 还可以以按照工工作量进进行分类类。一项简单单任务而而工作量量非常大大，就可可单独归归为一类类，如人人事管理理员的考考勤卡核核定，就就是一项项工作量量非常大大的工作作，每个个月要占占用两个个星期的的时间，就就可以认认为是一一项单独独的主要要工作内内容。一一些工作作量较少少的工作作，可以以合并在在一块，如如一些组组的部长长对组内内两三个个员工的的沟通、培训、激励等等与对组组外部门门的少量量的协作作等工作作可以放放在“内部沟沟通与外外部协作作”一栏。分类方法法很多，并并

11、不一定定要依据据上述方方法，只只要灵活活运用，能能符合排排斥原则则和全面面原则的的分类方方法，分分类数控控制在337 类，即即可认为为是较好好的方法法。（二）工工作依据据：做每每项工作作时，参参照的制制度、手手册、通通知等文文件或其其他知识识。比如：人人事手续续办理工工作的依依据为人人力资源源管理手手册员员工手册册福福利制度度出出差管理理规定考考勤管理理制度等等等。（三）工工作时限限：该项项工作进进行的频频率和何何时完成成。比如：数据统计计工作，要要求每月月日日前完成成；会议记录录的整理理工作，要要求会议议结束后后24小小时内完完成；店面的销销售工作作，要求求每日做做但并未未有明显显的结束束期

12、限，则则填写 “常规”或“例行”；写工作日日志，要要求每天天都做且且需完成成的，则则填写“日常”；工作经验验的总结结或新进进员工的的带训工工作，并并未有明明显的时时间规律律的，则则填写“据实际际需要完完成”等等。（四）权权责：就就是职权权与责任任。1、职权权一般包包括：审审核权，审审批权，检检查监督督权和绩绩效考核核权。这这些职权权之间是是有所区区别的。比如财务务部经理理对20000元元以下的的费用报报销有审审批权，而而对20000元元以上的的费用报报销只具具有审核核权。需要说明明的是，不不是所有有岗位都都有职权权的，一一般的，作作业类岗岗位就没没有职权权。2、责任任：基本本可以分分成全责责、

13、部分分和协助助。全责是：如果出出现问题题，将承承担全部部责任。部分是：一些人人共同完完成某项项工作，承承担部分分责任。协助是：协助其其它职位位做工作作。根据承担担的责任任不同，具具体可以以表述成成审批、指导、监督、控制、执行、协调、配合等等，根据据具体的的工作而而定。（五）衡衡量标准准：工作作的行动动、责任任过后就就是对每每项工作作的要求求。如差旅费费报销办办理工作作，要求求及时、准确、传递无无差误；秘书的会会务安排排工作，要要求准备备工作充充分无误误、及时时、组织织协调到到位、注注意细节节等等。举人事负负责人为为例，对对工作职职责、责责任、衡衡量标准准和职权权部分的的填写进进行说明明：1、制

14、定定年度总总体人力力资源战战略计划划，并监控控执行。责任：全全责衡量标准准：计划划和实施施是否有有可行性性和时效效性。2、人力力资源的的有效配配置：具体工作作：审批批用人需需求、指指导或实实施招聘聘工作、晋升、内部调调动申请请的审批批。责任：全全责衡量标准准：及时时性、成成本控制制、员工工满意度度（可对对人员进进行一些些调查），部部门满意意度（主主要考察察人员服服务期间间的成效效，时间间周期测测算部门门的满意意度）3、薪酬酬和福利利：建立健全全薪酬福福利体系系，审核核日常薪薪酬福利利项目。责任：全全责衡量标准准：预算算和成本本的差异异、薪酬酬对外有有竞争力力，对内内有公平平性。4、员工工的培训

15、训和发展展：建立员工工培训制制度和流流程，审审批培训训计划和和指导计计划的实实施。指指导员工工职业生生涯发展展规划。责任：全全责衡量标准准：年度度计划的的准确性性、学时时、效果果满意度度。5、激励励考核、绩效管管理：制定目标标设定办办法，激激励、奖奖惩机制制。责任：全全责衡量标准准：可行行性、用用人部门门的满意意度。6、员工工关系和和企业文文化：建立沟通通渠道和和程序，把部门建设纳入企业文化建设的总体目标和要求之中，进行劳动争议的处理。责任：部部分（其其它部门门也做一一些工作作，开辟辟通畅的的内部沟沟通途径径，建立一一支与企企业文化化相融合合的员工工队伍是是各个部部门的共共性职责责）衡量标准准

16、：员工工满意度度，计划划执行的的及时性性。7、上级级交办的的其它工工作责任：全全责衡量标准准：领导导满意度度。受总经理理授权，行行使以下下职权：1.审批批权试用期员员工的辞辞退；部部门负责责人以下下员工的的辞职、辞退、行政处处分。2.审核核权管理人员员调动、升职、加薪、奖励；部门负负责人以以上员工工的辞职职、辞退退、行政政处分。 3.检检查监督督权 对部门门日常工工作、总总经理批批示和办办公例会会决议执执行情况况有检查查监督权权；对违违规违纪纪案件有有检查监监督权；对工作作失职案案件有检检查监督督权。 4.绩绩效考核核权 对除总总经理外外的所有有员工有有绩效考考核权。这是以人人事经理理为例，讲

17、讲工作职职责、责责任、衡衡量标准准和职权权。下面面对工作作规范进进行一下下讲解。工作规范范包括任职职条件、晋升渠渠道和工工作条件件三个部部分：一、任职职条件：学历、性别、年龄、工作经经验、知知识、技技能、资资格、态态度。有些做得得比较详详细的工工作说明明书还有有一项是是生理要要求，包包括身高高、体重、听力、视力、健康状状况、外外貌、声音等条条目，特特别需要要指出的的是提出出“生理要要求”在国内内属于正正常运作作，但是是类似要要求在西西方国家家会被视视为歧视视性的，公公司由此此会有被被起诉的的危险。（一）学学历：中中专、高高中、大大专、本本科、硕硕士或不不作要求求，特定定专业。（二）性性别：男男

18、女不限限、只限限男性或或女性（三）年年龄：适适合的年年龄。（四）工工作经验验：要从从事本岗岗位工作作，人员员需要有有多长期期限、怎怎样的工工作经验验？经验验是在一一定时期期的职业业活动中中，通过过对知识识的实际际运用而而获得的的。一般般包括项项目经验验、项目目管理经经验、销销售经验验、管理理经验、领导经经验。比比如部门门负责人人应该具具备的经经验是：部门流流程的发发起、控控制、监监督，管管理决策策以及如如何影响响或实施施管理决决策的经经验。（五）知知识：要要从事本本岗位工工作，人人员需要要具备哪哪些方面面的知识识？一般般来讲，知知识是可可以像书书本一样样放在桌桌上的东东西，看看得见摸摸得着。分

19、成行行业知识识、专业业知识、产品知知识、电电脑知识识、语言言知识、一般经经营管理理方法与与工具、商务经经营管理理知识。比如人力力资源部部员工，根根据岗位位特性，需需要具备备的专业业知识要要求为熟熟悉国家家和当地地的关于于薪酬、佣工、劳动合合同、争争议的法法规及政政策。（六）技技能：要要从事本本岗位工工作，人人员需要要具备哪哪些方面面的技能能？一般般来讲，技技能是人人将知识识内化后后本身掌掌握的工工作技巧巧、方法法套路、以及工工作时的的直觉，技技能是看看不见摸摸不着，只只有在操操作过程程中才能能体会得得到。技能一般般分成：基本技技能与专专业技能能。如总裁办办会议秘秘书，根根据岗位位特性，需需要具

20、备备的基本本技能要要求为1、会使使用一般般办公设设备和办办公软件件。2、能够够快速阅阅读与撰撰写常用用公文。需要具备备的专业业技能要要求为1、写作作技能：行文格格式规范范，语言言通顺，内内容充实实，结构构严谨，笔笔迹清晰晰易于阅阅读，要要求有速速记能力力。2、人际际沟通能能力：善善于倾听听，能够够通过简简短的对对话明晰晰对方的的意图；善于表表达，口口齿清晰晰，普通通话标准准，内容容明确，易易于理解解。3、组织织协调能能力：能能够和各各个部门门，各层层级人员员无障碍碍沟通，将多项并行的事务安排的井井有条并能有效沟通。（七）资资格：如如会计师师、内审审员、电电焊工证证书。二、晋升升渠道：正常渠渠道

21、、转转换岗位位三、工作作条件：环境状状况、使使用设备备操作规范范包括流程程与操作作要求一、关键键工作流流程图将所在岗岗位涉及及的关键键/核心心工作流流程以图图示表现现出来。注意：请请注意将将工作内内容与工工作流程程划分开开来，以以上“工作分分类”为工作作的横向向划分，流流程为工工作的纵纵向划分分。有的的工作只只是流程程中的一一部分，如如订单审审批，有有的工作作涵盖了了几个流流程，如如会议的的组织与与安排。（一）流流程的特特点：1、是系系统化、时序性性强的工工作；2、有起起点有终终点；3、有单单据的传传递或信信息的流流转。（二）流流程图的的画法：1、图形形：核心心流程图图是由互互相连接接的方框框

22、和圆泡泡所组成成的，箭箭头只是是流程的的方向。流程的的方向通通常自左左向右或或自上而而下。对对于反馈馈则是个个例外。2、文字字：方框框中的文文字一般般有两种种写法，一一种是基基本上全全部为动动作，这这叫流程程处理图图；另一一种是全全部为名名词，这这叫流程程框图。画流程程时最好好是词汇汇统一，要要么都用用动词，要要么都用用名词。3、事件件或活动动：可以以写在节节点上，也也可以写写在箭头头上，重重要的判判断要用用菱形方方框，不不要求做做跨部门门的流程程图。二、工作作注释（只只有详细细列明，才才真正具具有指导导意义）包括操作作标准、参照文文件与涉涉及的表表单：（一）操操作标准准：即每每个环节节的操作

23、作要求，以以及如果果不注意意很容易易出错的的事项。有些环节节没有这这些内容容可以不不写，但但有些环环节必须须强调，工工作时要要求是什什么？有有哪些注注意事项项。同时时要强调调，审核核、审批批环节和和作业环环节的操操作标准准是有所所区别的的。1、如果果一个人人涉及到到审核、审批类类环节，编编写自己己的岗位位说明书书时就要要写明：你在审审批时，审审批的内内容有哪哪几项，审审批的标标准是什什么？怎怎样的情情况下审审批通过过？例如我司司人事管管理员负负责入职职手续的的办理，在在这个流流程当中中，有一一个环节节是“审核入入职材料料”，操作作标准就就是：审审核入职职资料是是否齐全全及材料料真实性性，重点点

24、对身份份证、学学历证书书、户口口簿、离离职证明明、体检检证明、经济担担保书进进行审核核。2、如果果一个人人涉及的的是作业业类环节节，就要要按照顺顺序写清清楚作业业的步骤骤，每个个步骤的的要求。还是用上上述的人人事管理理员举例例：在入入职手续续的办理理时，审审核完新新员工的的“进人报报告，入入职材料料，录用用通知单单存根联联”等资料料后，管管理员就就要进行行以下操操作： = 1 * GB3 按集团团规定签签订合同同及相关关协议，填填写入司司个人资资料，联联系相关关部门做做好工作作安排。 = 2 * GB3 将已办办结入职职资料转转档案管管理员存存档。 = 3 * GB3 建立入入职管理理台帐（应

25、应包括实实习部门门、姓名名、性别别、学历历、初拟拟职务级级别、入入司时间间、工作作经历、备注）。 = 4 * GB3 每周一一前下发发上周欢欢迎新员员工加盟盟通告。（二）参参照文件件：流程程的各环环节工作作需参照照哪些制制度、手手册、通通知等文文件或其其他。（三）涉涉及的表表单及其其他：前前面提到到流程的的一大特特点即有有单据的的传递，这这里的“表单及及其他”就是流流程中涉涉及的各各项单据据。沿用以上上举例：在入职职手续的的办理中中，要参参照入入职管理理制度，涉涉及的表表单有：身份证证、户口口簿、学学历证书书、离职职证明、体检证证明、经经济担保保书、入入职管理理台帐、欢迎迎新员工工加盟通通告工

26、作质量量标准一、基本本/定性性要求：与前面面的衡量量标准相相同点在在于都是是对工作作绩效有有影响，但但是无法法量化的的要求。不同点点在于前前面的是是对每条条职责提提出的要要求，这这里是针针对关键键、核心心职责提提出的标标准。二、KPPI（关关键绩效效指标）： 职责衡量量标准或或者工作作质量标标准通常常是难以以把握的的。这是一个个通常的的难点，是是与目标标管理，绩绩效考核核相联系系的。可可以利用用绩效考考核的一一些指标标加以规规定。主要是：数量、质量指指标数量：利利用率、销量、增长额额、增长长比例、市场占占有率、新顾客客的数量量、投资资回报率率质量：准准确率、误差率率、预算算与实际际的差、可靠性

27、性、安全全时限时间：按按时交货货、及时时安装、反应时时间反应指标标：投诉诉率、称称赞、反反馈程度度、流失失率、满满意度财务指标标。三、从事事本岗位位工作的的人员，应应该具备备怎样的的工作态态度和能能力。（一）工工作态度度可从三三个方面面来确定定：1、对人人，如亲亲和友善善，易相相处等2、对事事，如耐耐心细致致、认真真负责等等3、对组组织，如如职业道道德操守守、敬业业、忠诚诚等（二）工工作能力力：从事事本岗位位工作的的人员，对对工作能能力有哪哪些要求求。一般包括括：分析析及决策策能力、计划组组织能力力、工作作演示能能力、书书面表达达、沟通通学习能能力、委委派控制制能力、团队合合作能力力、冲突突管

28、理能能力。能力需要要进行分分级。比比如：沟沟通能力力是指：善于倾倾听，有有效反馈馈，善于于将计划划，想法法表达并并获得别别人的支支持，与与别人保保持良好好关系，这这是对沟沟通能力力的定义义和列举举。销售售人员对对这项能能力的要要求就很很高，总总机沟通通能力就就较低。不同岗岗位的沟沟通能力力定义分分级不同同，就需需要进行行分级。评分等等级的设设定也要要依实际际情况尽尽可能准准确。举一个人人事经理理为例，他他需要的的能力有有：计划组织织能力、沟通能能力、分分析判断断能力、计划委委派能力力。工作说明明书的注注意事项项一、组成成要素详详略的问问题：工作说明明书有的的较为详详细，有有的简单单。详略略各有

29、好好处。比比如有些些工作说说明书还还包括工工作要点点、工作作难点、工作禁禁忌。详详略并没没有一定定之规，内内容应该该依据企企业的实实际情况况和工作作分析的的目标加加以调整整，可繁繁可简。我们的的工作说说明书的的项目设设计，基基本上就就能够满满足：组组织管理理、人力力资源需需求预测测、聘用用管理、工作流流程的梳梳理、工工作评价价的需要要。二、有的的写得罗罗嗦，在在记流水水帐。比如总台台岗位：在日常常接待类类里面，分分成四项项，每一一项都写写得很是是详细，比比如接待待一般来来访客人人：就是是有礼貌貌的询问问客人情情况后，请请其在总总台沙发发上稍坐坐，及时时与被访访者联系系，确认认之后引引导客人人进

30、入洽洽谈区域域，为其其泡上茶茶水。对对待无预预约的客客人还写写了：及及时与被被访者或或被访者者的秘书书联系，确确认之后后引导客客人进入入其办公公室，如如不同意意，可以以开会或或外出为为借口，让让客人留留下联系系方式或或另约时时间。其实可以以把这些些动作和和过程在在操作规规范中体体现，把把这些具具有相似似特征的的活动合合成一项项职责：合理安安排来访访客人等等候，经经被访者者或秘书书确认后后，引导导客人进进入办公公室。三、使用用浅显易易懂的文文字，用用语要明明确，不不要模棱棱两可。好的说明明书让人人一看就就懂，不不用作太太多解释释工作。比如上上级要看看下属工工作，如如果说明明书难以以理解，就就无法指指导下属属工作。四、最好好采用动动宾的结结构：比如：销销售岗位位：在计计划费用用内，领领导，控控制销售售活动，以以取得预预期的销销售额。用动宾宾结构界界定活动动，动词词用来区区