泰通建设集团有限公司档室管理及实施细则

1、泰通建设集团有限公司档案室筹建管理实施细则 PAGE 38档案室筹筹建管理理实施细细则(试行一一年)泰通建设设集团二0一四四年十二二月十二日泰通建设设集团有有限公司司档案室筹建管理理实施细细则目 录 总总则第二章 文文件材料料的归档档归档范围围归档要求求第三章 文文件材料料的分类类及各类类文件管管理制度度文件材料料的类别别各类文件件材料管管理制度度第四章 各各类文件件材料收收集范围围及保管管期限表表管理性文文件类归归档范围围及保管管期限表表工程项目目类文件件归档范范围及保保管期限限表会计档案案收集范范围及保保管期限限表员工档案案收集范范围及保保管期限限表设备文件件材料收收集范围围及保管管期限表

2、表特殊载体体档案收收集范围围及保管管期限表表 档案的的立卷整整理第六章 档案案管理权权责划分分、组织织机构图图第七章公公司档案案室规划划布置第一章、总则一、为顺顺应公司司发展需需要，加加强公司司档案的的管理和和收集、整理工工作，改改善以往往部门分分管和统统一集中中保管两两种管理理模式的的弊端，有效保保护和利利用档案案，特成成立档案案室并制制定档案案室管理理实施细细则。本细则中中所称的的档案，指公司司在运营营发展及及各职能能部门在在完成其其职能活活动中所所形成的的对日后后工作还还有查考考价值，可能成成为工作作中的依依据，可可提供参参考、借借鉴的文文件。公司档案案管理实实行各部部门收集集归档，档案

3、室室集中分分类保管管，提供供利用的的原则。 第二二章、文文件材料料的归档档文件材料料归档工工作含义义：文件材料料的归档档，即将将公司在在运营发发展活动动中及各各部门在在完成其其职能活活动中形形成的已已经使用用完毕或或办理完完毕且对对日后工工作还有有查考价价值，可可能成为为工作中中的依据据，可供供参考、借鉴的的文件材材料,由由各部门门文员进进行收集集，按公公司统一一的分类类方法分分类整理理、保管管，并按按公司规规定移交交期限移移交公司司档案室室汇总整整理，以以提供利利用。文件归档档要求：各部门应应指定专专职人员员（内勤勤）进行行文件的的收集、整理工工作。并并按本细细则中规规定的移移交时间间，完整

4、整、系统统地向档档案室移移交；严格文件件的的登登记制度度，文件件收进、发出、借出都都要进行行严格的的登记,登记便便于掌握握文件的的去向，收集时时容易收收回； 将办理完完毕的文文件，随随即收集集归档。文件办办理完毕毕后，文文件处理理部门如如不及时时追回归归档，继继续放在在承办人人手中，由于承承办人不不是专门门管理文文件的，没有积积累和管管理文件件的经验验，容易易将文件件遗失；对办完的的文件进进行检查查，是不不是有残残缺的或或不全的的，如有有应及时时追回，以免时时间一长长，找不不到责任任人；注意“帐帐外”文件的的归档。主要指指公司领领导人及及有关人人员外出出开会的的会议文文件和参参加公务务活动、培

5、训形形成的与与本机关关有关的的文件材材料。文件归档档案室必必须填写写“文件归归档清单单”。格式式如下：序号文件题名名份数归档部门门移交人接受人时间备注图1 文文件归档档清单7、用AA4-550mmm塑料蓝蓝色档案案盒，整整理、立立卷、编编目、装装订后交交接给档档案部，双方进进行移交交手续，签字确确认。档档案部只只对档案案数量管管理与监监督。不不对内容容进行审审核。第三章文文件材料料的分类类及各类类文件材材料归档档制度一、文件件材料的的类别：依据各类类文件材材料形成成领域及及内容、载体的的不同，将公司司各类文文件材料料分为管管理性文文件类、工程项项目文件件类、会会计文件件类、人人力资源源管理文文

6、件类、设备文文件类、特殊载载体档案案类六大类。二、各类类文件材材料管理理制度（一）管管理性文文件类1、管理理性文件件归档范范围企业在进进行企业业内部管管理过程程中形成成的文件件统称为为管理性性文件，根据其其性质不不同，又又分为行行政管理理类及经经营管理理类两类类。2、管理理性文件件材料的的归档制制度归档的文文件材料料必须字字迹清楚楚工整，纸张及及文件格格式符合合国家要要求，避免使用用圆珠笔笔、铅笔笔、纯蓝蓝墨水等等不耐久久的书写写材料；（2）归归档的文文件材料料要完整整、系统统、准确确；归档档的文件件必须是是原件。（3）保保持归档档文件材材料之间间的历史史联系、分类、立卷和和编目编编号；（4）

7、文文件材料料的归档档必须办办理移交交手续。3、管理理性文件件材料的的归档日日期和期期限各类管理理性文件件，由各各部门的的内勤将应应归档的的文件整整理好，在翌年年3月份，交档案案室统一一归档。4、管理理性文件件材料的的归档份份数（1）各各类管理理性文件件材料一一般归档档一式一一份(原原件及扫扫描件或或电子档档)。本公司制制发的编编有发文文号的文文件归档档两份，一份归归入案卷卷，一份份用以编编发发文文汇编。 （3）其其它重要要的和利利用频繁繁的文件件材料归归档一式式两份或或适当增增加其他他归档份份数。注：详细细见附表表（管理理性文件件材料归归档范围围及保管管期限）（二）工工程项目目文件类类（具体体

8、详见泰泰通建设设集团工工程档案案存档管管理办法法）1、工程程项目类类文件归归档范围围工程项项目文件件是指工工程在设设计、施施工、监监理及竣竣工验收收全过程程中形成成文字、图表、声像等等形式的的全部文文件。根根据其形形成时间间的不同同，分为为项目前前期文件件、项目目竣工技技术文件件两类。（1）项项目前期期文件是是指工程程开工以以前在立立项、审审批、招招投标、勘察、设计以以及工程程准备过过程中形形成的文文件。（2）项项目竣工工技术文文件，是是指工程程在施工工过程、竣工验验收及监监理过程程中形成成的反映映施工过过程和项项目真实实面貌的的文件。主要由由施工检检验记录录、竣工工图、竣竣工及验验收技术术文

9、件组组成。2、工程程项目文文件归档档制度（1）归归档的工工程项目目文件材材料要完完整、系系统、准准确；（2）归归档的工工程项目目文件材材料应做做到字迹迹清楚、图样清清晰、图图表整洁洁、签字字认可手手续完备备；竣工工图应每每页加盖盖竣工图图章。工程项目目文件材材料的归归档时间间工程项目目文件材材料应在在项目竣竣工验收收后三个个月内归归档。公司对工工程项目目文件材材料一般般归档一一式一份份（套）。注：详细细见附表表（工程程项目文文件归档档范围及及保管期期限）（三）会会计档案案类 第一条条会计档档案归档档范围包包括：1、会计凭凭证类：原始凭凭证，记记账凭证证，汇总总凭证，其他会会计凭证证。 2、会会

10、计账簿簿类：总总账，明明细账，日记账账，固定定资产卡卡片，辅辅助账簿簿，其他他会计账账簿。 3、财财务报告告类：月月度、季季度、年年度财务务报告，包括会会计报表表、附表表、附注注及文字字说明，其他财财务报告告。 4、其其他类：银行存存款余额额调节表表，银行行对账单单，其他他应当保保存的会会计核算算专业资资料，会会计档案案移交清清册，会会计档案案保管清清册，会会计档案案销毁清清册。第二条 财务部部每年形形成的会会计档案案，应当当由财务务部按照照归档要要求，财财务总监监指派专专人负责责整理立立卷，装装订成册册，编制制会计档档案保管管清册。当年形形成的会会计档案案，在会会计年度度终了后后，可暂暂由财

11、务务部保管管三年，期满之之后，应应当由财财务部编编制移交交清册，移交档档案管理理部统一一保管。第三条移移交档案案管理部部保管的的会计档档案，原原则上应应当保持持原卷册册的封装装。个别别需要拆拆封重新新整理的的，档案案部应当当会同财财务部和和经办人人员共同同拆封整整理，以以分清责责任。 第第四条 各部门门保存的的会计档档案不得得借出。如有特特殊需要要，经集集团总裁裁批准，可以提提供查阅阅或者复复制，并并办理登登记手续续，查阅阅或者复复制会计计档案的的人员，严禁在在会计档档案上涂涂画、拆拆封和抽抽换。 第第五条 会计档档案的保保管期限限分为永永久、定定期两类类。定期期保管期期限分为为3年、5年、1

12、0年年、155年、225年55类。会会计档案案的保管管期限，从会计计年度终终了后的的第一天天算起。第六条 保管期期满的会会计档案案，除本本办法第第七条规规定的情情形外，可以按按照以下下程序销销毁： 1、由由本集团团档案部部会同财财务部提提出销毁毁意见，编制会会计档案案销毁清清册，列列明销毁毁会计档档案的名名称、卷卷号、册册数、起起止年度度和档案案编号、应保管管期限、已保管管期限、销毁时时间等内内容。（会计档档案销毁毁清册见见附件一一） 2、集集团总裁裁在会计计档案销销毁清册册上签署署意见。 3、销销毁会计计档案时时，应当当由档案案部和财财务部共共同派员员监销。国家机机关销毁毁会计档档案时，应当

13、由由同级财财政部门门、审计计部门派派员参加加监销。财政部部门销毁毁会计档档案时，应当由由同级审审计部门门派员参参加监销销。 4、监监销人在在销毁会会计档案案前，应应当按照照会计档档案销毁毁清册所所列内容容清点核核对所要要销毁的的会计档档案；销销毁后，应当在在会计档档案销毁毁清册上上签名盖盖章，并并将监销销情况报报告本单单位负责责人。第七条 保管期期满但未未结清的的债权债债务原始始凭证和和涉及其其他未了了事项的的原始凭凭证，不不得销毁毁，应当当单独抽抽出立卷卷，保管管到未了了事项完完结时为为止。单单独抽出出立卷的的会计档档案，应应当在会会计档案案销毁清清册和会会计档案案保管清清册中列列明。第八条

14、 财务部部移交会会计档案案时，财财务部总总监指派派专人进进行会计计档案移移交工作作，不允允许其他他人进行行交接。移交人人应当编编制会计计档案移移交清册册（移交交清册表表样及填填写说明明见附件件二），列明应应当移交交的会计计档案名名称、卷卷号、册册数、起起止年度度和档案案编号、应保管管期限、已保管管期限等等内容。交接会会计档案案时，交交接双方方应当按按照会计计档案移移交清册册所列内内容逐项项交接，并由交交接双方方的部门门长负责责监交。交接完完毕后，交接双双方经办办人和监监交人应应当在会会计档案案移交清清册上签签名或者者盖章。会计档档案移交交清册一一式三份份，档案案部、财财务部、集团办办公室各各留

15、存一一份。附件一：会计档案案销毁清清册档案编号号类别案卷题名名起止年度度凭证编号号册数应保管期期限已保管期期限销毁时间间备注1、单位位负责人人意见：2、监销销人：（1）档档案机构构：（3）同同级财政政部门：（2）会会计机构构：（4）同同级审计计部门： （国家机机关销毁毁会计档档案时，应当由由同级财财政部门门、审计计部门派派员参加加监销。财政部部门销毁毁会计档档案时，应当由由同级审审计部门门派员参参加监销销。）附件二：会计档案案移交清清册顺序号类别案卷题名名起止时间间凭证编号号册数保管期限限已保管期期限备注1、交接接双方的的部门长长负责监监交。 2、交接接完毕后后，交接接双方经经办人和和监交人人

16、应在会会计档案案移交清清册上签签名或者者盖章。 移交交部门负负责人： 接接收部门门负责人人： 移交交部门经经办人： 接接受部门门经办人人： 移交交时间： 接接收时间间：3、会计计档案移移交清册册一式三三份，交交接双方方及单位位各存一一份。会计档档案移交交清册填写说说明1、顺序序号：指指会计档档案案卷卷在本册册案卷目目录中顺顺次排列列的序号号。2、类别别：主要要指会计计档案的的种类。如：会会计凭证证、会计计账簿、财务报报告及其其他。3、案卷卷题名：指会计计档案案案卷的具具体名称称。如：会计账账簿类的的总账、现金日日记账等等。4、起止止日期：指案卷卷卷内最最开始启启用的时时间到最最后终止止使用的的

17、时间。如：19966.1.1119966.122.311。5、凭证证编号：填写记记账凭证证的编号号。6、卷内内张数：主要指指综合后后凭证、账簿、财务报报告的页页数。7、保管管期限：指案卷卷封面上上注明的的保管期期限。会会计档案案的保管管期限一一般有：永久、长期、25年年、155年、110年、5年等等。8、已保保管期限限：指会会计档案案形成至至移交时时，已保保管的期期限。9、备注注：指用用来说明明个别案案卷的某某些特殊殊情况的的记录。如：卷卷内某页页文件不不清楚、残破、缺页漏漏张等，以示查查阅或鉴鉴定时特特别注意意。注：详细细见附表表（会计计档案材材料归档档范围及及保管期期限）（四）人人力资源源

18、管理文文件类1、人力力资源档档案收集集范围员工个人人文件材材料员工个人人文件材材料一般般会形成成两种类类型,一一种是企企业管理理员工过过程形成成的管理理性文件件材料,另一种种是记录录员工个个人在本本企业工工作情况况的文件件材料。员工个个人的文文件材料料通常会会形成以以下几种种:个人人履历登登记表、培训证证书、技技术登记记证书、学术成成绩情况况的证明明材料、社会保保险单据据、任免免、录用用、聘用用、奖惩惩、考评评的文件件材料等等。（2）公公司年度度培训计计划及培培训实施施记录、培训实实施效果果评估等等。（3）员员工公益益活动组组织情况况记录。2、公司司员工档档案的归归档要求求（1）公公司人力力资

19、源部部门对反反映员工工上述方方面的材材料应及及时整理理归档；（2）归归档的材材料必须须真实，文字清清楚；3、公司司员工档档案归档档份数公司员工工档案一一般归档档一式一一份。（五）设设备文件件材料类类1、设备备文件材材料，含含办公设设备文件件材料及及施工、检验设设备文件件材料。归档范范围详见见附表。2、设备备文件材材料的归归档要求求（1）归归档设备备文件必必须准确确反映设设备及其其管理活活动的真真实情况况；（2）归归档设备备文件应应完整、系统、成套。3、设备备文件材材料的归归档时间间（1）外外购设备备的随机机文件，在设备备开箱验验收后应应即时收收集归档档；（2）在在设备安安装、调调试、使使用、维

20、维修、改改造过程程中形成成的文件件材料，应在每每一阶段段工作结结束后，将有关关文件材材料及时时收集归归档。（六）特特殊载体体文件类类1、特殊殊载体档档案收集集范围特殊载体体文件材材料是用用声音和和图像、实物等等形成记记录的各各项重要要活动的的信息记记录。形形成的主主要种类类有照片片、录影影带、录录像带、实物等等。 2、特殊殊档案的的归档要要求（1）特特殊载体体档案必必须是原原件；（2）录录音、录录像文件件应保证证载体的的有效性性。确保保影像清清晰、画画面完整整；（3）长长期保存存的电子子文件应应使用不不可擦除除型光盘盘；所有实物物档案必必须配有有简明扼扼要的文文字说明明。 33、实物物档案归归

21、档时间间特殊载体体档案最最好做到到随时归归档。第四章 各各类文件件材料收收集范围围及保管管期限表表管理类文文件归档档范围及及保管期期限表文件等级级归档文件件材料名名称及类类型收集部门门保管期限限备注行政管理理方面各部门归归档整理理后，于于次年33月份移移交公司司档案室室归档整整理。1企业在经经营、管管理活动动、广告告宣传中中形成的的各项可可行性分分析、申申请、批批准、企企业章程程等。总经办、行政部部永久2各项会议议纪录、纪要及及会议决决议事项项执行情情况记录录、分析析。总经办2年3外来文件件（主要要指经贸贸委、建建设局等等上级行行政管理理部门发发来的文文件）及及其督办办实施情情况记录录。总经办

22、技术性文文件长期期保存，有新版版本应以以旧换新新4公司及各各部门各各项管理理制度总经办永久5以公司及及部门名名义下发发的各类类公函、通知、通报、指示、决议等等（公文文）。总经办按内容区区分6各部门工工作计划划、报告告、总结结、申请请等。各部门3年7机动车辆辆的基本本信息、资料、证件、保险单单、维修修记录、事故资资料等总经办永久经营管理理方面1公司综合合性统计计分析资资料及各各部门年年度、月月度统计计报表及及统计分分析资料料。各部门3年2招、投标标文件业务部3年3市场调研研、分析析资料，顾客满满意度调调查表、事故分分析资料料等。业务部及及相关技技术部门门3年其它1外单位直直接发到到承办部部门有保

23、保存价值值的文件件。各部门2公司领导导及部门门人员外外出开会会和参加加公务活活动形成成中与本本单位有有关的资资料。各部门二、工程程项目类类文件归归档范围围及保管管期限表表序号归档文件件材料名名称及类类型收集部门门保管期限限备注一、项目目前期文文件各项目部部归档整整理后，于工程程竣工验验收三个个月内移移交公司司档案室室归档。1施工现场场勘测记记录及客客户提供供的施工工蓝图、原始依依据等。工程部3年2设计开发发任务通通知单3年3设计输出出图纸（含初步步、施工工设计）、预算算书3年4设计过程程中形成成的“设计开开发计划划（任务务）书、设计开开发输入入清单及及设计输输入评审审报告、设计开开发信息息联络

24、单单、设计计开发输输出清单单、设计计变更通通知单”等文件件资料3年5与客户进进行业务务联络形形成的各各类资料料（含书书信、传传真件、电脑磁磁片等）6与公司内内部各部部门针对对工程项项目进行行沟通、联络形形成的各各类资料料。3年二、项目目施工及及竣工验验收、售售后服务务文件1施工任务务通知单单工程部3年2设备订购购计划3现场勘测测记录、技术交交底记录录、进货货检验记记录4施工组织织方案、施工进进度计划划、开工工报告等等5施工检验验记录表表、施工工日志等等6施工过程程中，与与公司内内部业务务沟通及及与客户户进行业业务联络络形成的的各类文文件（含含书信、传真、电脑磁磁片等）。7竣工图纸纸、与施施工图

25、有有关的设设计变更更、现场场洽商和和材料变变更资料料、试验验报告、竣工技技术文件件、工程程竣工交交接证书书、技术术资料移移交明细细、设备备出厂资资料移交交清单等等。8施工过程程客户意意见反馈馈单、客客户台帐帐、工程程质量事事故报告告及处理理结果等等。三、会计计档案收收集范围围及保管管期限表表序号归档文件件材料名名称及类类型收集部门门保管期限限备注一、会计计凭证类类1原始凭证证财务部15年2计帐凭证证15年3汇总凭证证15年二、帐薄薄类1总帐15年2明细帐15年3日记帐15年4辅助帐薄薄15年三、财务务报告类类1月、季度度财务报报告永久包括文字字分析2年度财务务报告（结算）永久包括文字字分析四、

26、其它它类1会计移交交清册15年2会计档案案保管清清册永久3会计档案案销毁清清册永久4银行余额额调节表表 15年5银行对帐帐单15年四、员工工档案收收集范围围及保管管期限表表序号归档文件件材料名名称及类类型收集部门门保管期限限备注1员工录用用登记表表长期2员工与公公司的劳劳动合同同等契约约性文件件3员工身份份证明材材料（如如身份证证复印件件等）4员工学历历、学位位、和专专业技术术职务证证明材料料（正本本）5员工在本本公司工工作期间间的考核核、鉴定定材料等等6有关员工工任免、聘用、待遇等等方面的的文件材材料7员工在本本公司工工作期间间参加各各种培训训的证书书8员工参加加社会保保险、医医疗保险险等方

27、面面的文件件材料9有关该员员工的其其他应归归档的文文件材料料五、设备备文件材材料收集集范围及及保管期期限表（含办公公设备和和施工、检验设设备）序号归档文件件材料名名称及类类型收集部门门保管期限限备注1设备购买买申请，购置、报价记记录等总经办长期2设备开箱箱文件，如设备备使用说说明书、保修卡卡、安装装、趋动动程序、配套设设施等。总经办3设备运行行检验记记录，设设备修护护、维修修记录等等总经办工程部部4设备台帐帐、设备备年度校校准记录录等六、特殊殊载体档档案收集集范围及及保管期期限表序号归档文件件材料名名称及类类型收集部门门保管期限限备注一、声像像类1反映本公公司主要要职能活活动和工工作成果果的照

28、片片、录音音带、录录像带、VCDD、DVVD等。各部门永久2领导人和和著名人人物参与与本公司司有关重重大活动动的照片片、录音音带、录录像带、VCDD、DVVD等。3本公司组组织或参参加的重重要外事事活动的的照片、录像带带、录音音带、VVCD、DVDD等4记录本公公司重大大事件、重大事事故，与与本公司司有关的的自然灾灾害及异异常现象象的照片片、录像像带、录录音带、VCDD、DVVD等。5与其他载载体档案案有密切切联系的的照片、录音带带、录像像带、DDVD、VCDD等。二、实物物类1反映本公公司工作作业绩或或荣誉的的奖旗、奖状、奖杯、奖牌等等。2反映本公公司领导导人和著著名人物物工作业业绩或荣荣誉

29、的奖奖旗、奖奖状、奖奖章、奖奖杯、奖奖牌等。3本公司在在对外交交往中获获得的各各种纪念念品、礼礼品4反映本公公司重大大事件、重大事事故，与与本公司司有关的的自然灾灾害及异异常现象象的各种种纪念品品或实物物。5与其它载载体档案案有密切切联系的的实物第五章 档案案的立卷卷整理档案室管管理人员员对各部部门移交交的文件件资料要要加以系系统的分分类、整整理、编编目，组组成案卷卷，编制制检索工工具，以以方便查查找利用用。档案案整理工工作应按按以下方方法步骤骤进行。一、档案案的分类类各部门及及档案室室收集的的各类文文件，应应按公司司统一的的分类方方法进行行分类整整理，方便查找找利用。依据公司司具体情情况，文

30、文件归档档统一采采用“年度类别问题保管期期限”分类法法，即：第一步步是将公公司归档档的文件件按不同同年度、不同类类别分开开，然后后再把相相同年度度且同一一类的文文件划分分在一个个类别；第二步步是将同同一个年年度同一一类的文文件按文文件内容容反映的的不同问问题分开开，然后后再把相相同问题题的文件件划分在在一个类类别；第第三步是是将同一一个问题题的文件件按永久久、长期期、短期期三个保保管期限限分开，然后同同一个保保管期限限的文件件划分在在一个类类别。如如：将“20004年度度管理理类文件件各项项会议记记录”划分在在一个类类别。二、组卷卷组卷是将将分类的的文件经经过组合合、排列列、编号号、编目目、装

31、订订等程序序，组合合成案卷卷。1、将文文件组合合成卷分类后文文件仍是是一份一一份的，这样文文件还不不便于保保管，应应将单份份的文件件装订成成册。公公司文件件组卷统统一采用用“内容组组合法”，即将将内容相相同的文文件组合合在一起起，成为为一个卷卷。如管管理性文文件按问问题组卷卷；工程程项目类类文件的的组卷，实行一一个工程程项目分分项目前前期文件件、项目目竣工技技术文件件两类进进行组卷卷，如“普兰店店污水处处理厂工工程项目目”分“普兰店店污水处处理厂项项目前期期文件”和“普兰店店污水处处理厂工工程竣工工技术文文件”两大类类进行组组卷2、卷内内文件的的排列文件组合合成卷后后，现时时的卷内内文件还还是

32、凌乱乱的，没没有先后后秩序，为了使使其成为为一个系系统的有有机组合合体，这这就要排排列和编编号。（1）管管理性文文件按问问题、时时间或重重要程度度排列。（2）工工程项目目文件按按管理、依据、施工检检验记录录、评定定、验收收排列。（3）设设备文件件按依据据性、开开箱验收收、随机机图样、安装调调试和运运行维修修等顺序序排列。（4）卷卷内文件件一般文文字在前前，图样样在后。正件在在前，附附件在后后。印件件在前，定（草草）稿在在后。3、卷内内文件的的编号卷内文件件在系统统排列以以后，应应当用阿阿拉伯数数字给卷卷内文件件编页号号，以固固定他们们的排列列顺序，这样便便于统计计和保护护文件。在编号时时要注意

33、意以下几几点：编号的的位置在在每一个个案卷内内应当统统一，页页号用阿阿拉伯数数字。卷内每每页有字字迹的正正反面纸纸张均应应编号，页号写写在材料料正面的的右上角角，背面面的左上上角。图图纸编号号应在右右下角，或标题题栏外右右上方。编号应应当先用用铅笔，以区别别于原有有文件上上的号码码，编错错了还可可以修改改，待页页码完全全确定下下来以后后，再用用编号机机编号。成套图图样或印印刷成册册文件，不必重重新编页页号。各卷之之间不连连续编页页号。4、填写写卷内目目录和备备考表（1）卷卷内目录录是指卷卷内文件件目录。在每一一卷文件件的最前前面，都都必须填填写卷内内文件目目录，用用以介绍绍卷内文文件的内内容和

34、成成分，就就像一本本书的目目录一样样，以便便查询利利用。卷卷内目录录格式如如下：卷内文件件目录序号文号责任者题名日期页号备注图2 卷卷内文件件目录序号，应用阿阿拉伯数数字从11起依次次标注卷卷内文件件的顺序序，一个个文件一一个号。文件编编号，应应填写文文件文号号或图样样的图号号，或设设备、项项目代号号。责任者者，应填填写文件件形成部部门或主主要责任任者。文件题题名，应应填写文文件标题题全称。日期，应填写写文件形形成日期期。页号，应填写写每份文文件首尾尾页上标标注的页页号；卷内文件件目录填填好后，应制作作一式两两份，除除放置一一份于卷卷首外，其余一一份做档案目目录。（2）卷卷内备考考表。备考表是

35、是用来说说明卷内内文件状状况的。应放在在全卷文文件的最最后。备备考表项项目有：本卷情情况说明明、立卷卷人、检检查人、立卷时时间。本本卷情况况说明：填写卷卷内文件件缺损、修补、补充、移出、销毁等等情况。立卷人人：负责责整理文文件归档档的人员员，检查查人：负负责检查查归档文文件整理理质量的的人员姓姓名。立立卷日期期：归档档文件整整理完毕毕的日期期。格式式如下：卷内备考考表本卷情况说明立卷人：检查人：立卷时间：图3 卷卷内备考考表图3：卷卷内备考考表5、案卷卷的装订订1）归档档文件一一般按件件装订。装订时时，正本本在前，定稿在在后；正正文在前前，附件件在后；转发文文在前，被转发发文在后后；来文文与复

36、文文作为一一件时，复文在在前，来来文在后后；结论论性文件件在前，依据性性文件在在后；文文字在前前，图样样在后；有译文文的外文文资料译译文在前前，原文文在后。 2）一一律采用用左上角角装订，将左上上侧对齐齐。大于于A4幅面的的要按AA4的规格格进行折折叠，小小于166开幅面面的要用用A4纸进行行托裱。 3）装装订方法法可根据据需要使使用不锈锈钢钉书书钉装订订、燕尾尾夹固定定、线绳绳三孔左左侧装订订法、牛牛皮纸三三角分装装、胶粘粘等方法法。对已已装订成成册的可可不再拆拆卷重装装。装订案卷卷的排列列格式是是：案卷封面面卷内内文件目目录文件备考表表封底底案卷装订订的要求求是：整整齐、牢牢固、不不影响阅

37、阅读。在在装订之之前要去去掉文件件上的金金属物，以防年年久锈蚀蚀文件。还要逐逐页检查查文件，注意不不要有倒倒置、脱脱漏的页页张。凡凡书写未未留装订订线的要要补贴加加边，破破残的文文件要修修补裱糊糊，大张张的文件件要折叠叠。三、案卷卷的整理理案卷的整整理是对对已组成成的卷进进行分类类和系统统化排列列，然后后编制档档案目录录方便查查找利用用。（一）案案卷的排排列案卷排列列采用“年度类目问题保管期期限排列列法。第第一步先先将同一一年度同同一类别别的案卷卷放在同同一类别别的案卷卷排列在在一起。第二步步是将同同一年度度同一类类别的文文件按其其反映的的内容不不同及保保管期限限的不同同进行排排列。（二）案案

38、卷号的的的编制制与填写写案卷目目录 （1） 案卷卷号，即即案卷按按上述排排列方法法排列后后，按顺顺序进行行编号，案卷号号应按排排列顺序序，逐次次编号，不留空空号，不不设虚号号。 （2）案卷目目录，就就是按照照案卷排排列的顺顺序，抄抄录案卷卷的标题题、保管管期限、卷内文文件页数数等项目目而形成成的一本本案卷名名册。其其格式如如下：案卷号类别题名年度页数期限备注图4 案案卷目录录（3）编编制档案案目录档案目录录，由封封面、案案卷目录录、卷内内文件目目录三部部分组成成。是档档案检索索的重要要工具，其装订订排列顺顺序是：封面案卷卷目录卷内内文件目目录（把把卷内文文件目录录内的“备注”栏改为为“所在案案

39、卷”）。档档案人员员应按年年度及类类目编制制档案目目录。卷内目录录及卷内内文件目目录见图图2、图图5。档档案目录录封面如如下：档 案 目 录类别名称目录号起止年度 图图5 档案案目录封封面四、档案案的鉴定定与销毁毁（一）档档案的鉴鉴定（1）所所有存档档的档案案要定期期进行鉴鉴定。其其具体内内容包括括：制定定鉴定档档案价值值的原则则和标准准、判定定档案价价值，确确定档案案保管期期限、销销毁失去去保存价价值的档档案，以以及有关关档案鉴鉴定的组组织工作作等等。（2）档档案鉴定定应成立立档案鉴鉴定小组组，其成成员由总总经办主主任、管管理者代代表、各各部门负负责人、档案室室管理人人员组成成。（3）档档案

40、鉴定定工作应应在每年年度的上上半年进进行一次次。（二）档档案的销销毁 （1）通过鉴鉴定，对对那些已已过保管管期限、保存价价值不大大或失去去保存价价值的档档案要予予以销毁毁；（2）档档案销毁毁应由档档案管理理人员提提出申请请，填写写档案案销毁申申请单，经相相关负责责人审批批后方可可予以销销毁，销销毁时应应有监督督人员在在场（行行政部负负责人）。档档案销毁毁申请单单格式式如下：档案销毁毁申请单单序号文件题名名年度目录号案卷号件号卷内文件件页数原期限备注销毁原因因： 申请请人： 日日期：档案编制制部门意意见： 审审核人： 日期：总经办主主任意见见： 批准准人： 日期：图6 文文件销毁毁申请单单档案的

41、借借阅与利利用1.档案案的借阅阅与利用用（1）、外单位位来人查查阅本单单位档案案，需持持单位介介绍信并并填写档档案借阅阅申请表表，经单单位有关关部门领领导签字字批准，方可借借阅，不不得抄录录或借出出。（2）、本集体体员工查查阅各类类档案应应在档案案室内进进行，不不划道、涂改、折卷、裁剪、拍照、撕毁等等。特殊殊情况需需借出的的，需经经部门负负责人批批准，但但借出时时间不得得超过一一周，不不得转借借他人。需继续续使用者者要办续续借手续续，确保保档案的的完整与与安全。（3）、借出档档案材料料的时间间不得超超过一周周，必要要时可以以续借。过期由由档案管管理员催催还。需需要长期期借出的的，须经经总经理理

42、批准。（4）、借阅档档案资料料者必须须妥善保保管档案案资料，不得任任意转借借或复印印、不得得拆封、损污文文件，归归还时保保证档案案材料完完整无损损，否则则，追究究当事人人责任。（5)、借出档档案材料料，因保保管不慎慎丢失时时，要及及时追查查，并报报告主管管部门及及时处理理。（6）、重要档档案、机机密档案案不得借借阅，必必须借阅阅的要经经总经理理同意，必须外外借的，由总经经理审批批。1.1档档案分为为普通档档案和涉涉密档案案两类1.涉密密档案范范围具体体如下： 1）公公司经营营计划、资金计计划以及及经营管管理中的的重大事事项决策策； 2）内内部掌握握的合同同、协议议、意向向书及可可行性报报告等；

43、 3）财财务预算算、决算算报告，各类财财务报表表、统计计报表等等财务信信息和数数据； 4）经经营成本本预算、决算报报告，各各类招投投标等成成本信息息； 5）员员工人事事档案、未公开开的人事事资料等等各类人人力资源源信息； 6）各各类投资资、资本本运作信信息和数数据； 7）公公司发展展决策及及相关信信息； 8）其其他经公公司确定定的应保保密事项项。涉密档案案按密级级程度分分为绝密密、机密密和秘密密三种，其中上上述1）、2）、3）为绝密密；4）、5）、6）为机密密；7）、8）为秘密密。绝密密档案保保存期限限为永久久；机密密档案保保存期限限为长期期；秘密密档案保保存期限限为短期期。 2.普普通档案案

44、 涉密档档案外的的其他档档案为普普通档案案。普通通档案保保存期限限为短期期。 普通档档案和涉涉密档案案的借阅阅与利用用（审批批流程请请见图88 ；档档案借阅阅审批表表见图99 ）。普通档案案和涉密密档案的的借阅与与利用审审批流程程表序号档案分类类事由最终审批批人1普通档案案查阅、复复印登记即可可2借出交档部门门负责人人3跨部门（公司）查阅、复印交档部门门负责人人4跨部门（公司）借出总经理5涉密档案案查阅、复复印、借借出交档部门门负责人人6跨部门（公司）查阅、复印总经理7跨部门（公司）借出总经理备注：档档案借出出应在77个工作作日内归归还，特特殊情况况需事先先约定归归还日期期。图7档案案借阅借借

45、阅审批批流程表表 档案案借阅审审批表借阅单位位/部门门借阅时间间借阅内容容借阅用途途借阅人 归还还时间部门负责责人 归还情情况集团总裁裁签字注：1、请慎重重利用所所借材料料，确保保完好并并及时归归还档案案室。2、档案案室将根根据借阅阅档案的的重要程程度确定定是否需需要主管管领导签签字，如如需要则则必须主主管领导导签字后后方可借借出。3、表中中所有项项目请使使用黑色色字迹笔笔填写。图8资料料借阅申申请单第六章 档案案管理权权责划分分、组织织机构图图1）工程程档案，管理权权在泰通通集团总总公司，集团总总裁为领领导第一一责任人人，经营总监监为监督督第一责责任人，档案部部管理小小组长为为日常管管理第一

46、一责任人人。2）非工工程档案案，管理理权在泰泰通集团团总公司司，集团团总裁为为领导第第一责任任人，非非工程档档案的所所在部门门负责人人，为非非工程档档案的审审核、监监督第一一责任人人，日常常借阅保保管管理理档案部部为第一一责任人人。 第七章公公司档案案室规划划布置集团公司司档案室室设立在在集团办办公楼内内，位于于二楼档档案室，单独设设置。布布置原则则为：清清晰、美美观、节节约空间间、便于于工作查查找，规规章制度度上墙。各公司司档案分分区域摆摆放、各各类别划划分清淅淅，各专专业档案案分类设设置。档案柜各各公司档档案摆放放位置，类别划划分、专专业设置置图示（详见下下图）。此图片为为正装门门面，正正装门面面共2排排卷柜，最外层层管理类档案员工档案设备文件档案档案管理员个人物品工程档案、会计档案、设备文件材料、特殊载体档案泰通集团母公司各专业档案水利、港口专业工程档案