某公司档案管理系统操作培训

1、PAGE PAGE 3020一三三年世纪纪科怡档档案管理理系统操操作培训训字向红一、管理理软件安安装、初初始化、数据备备份恢复复单机：标标准v33.2.1版本本网络版：同时支支持8个个客户端端同时录录入或查查询。1、安装装、初始始化(以以单机版版本为例例)安装：安安装时建建议安装装在非操操作系统统分区（如：DD盘），并设置置一个文文件夹如如：d:innfossoftt4。原文设置置：d:kyydocc。光盘系列列号在光光盘盒背背面。实体分类类号：操作此此步之前前，一定定要先“全宗设设置”，为了便便于区分分，序号号建议使使用01101来来表示，前两位位表示：类别（01文文书档案案、022会计档档

2、案等），后两两位表示示大类下下的小类类（01101表表示综合合类）辅助字典典：根据需需要来设设置保管管期限、密级、会计类类别，在相应应的字典典类目下下分层设设置对应应的内容容，可在在辅助字字典下面面设置和和来文或或档案录录入界面面下,如如:加一一五年和和25年年保管期期限。档号设置置：三级、两级、单级二级管理理：全宗宗号（33）-目目录号（3）-案卷号号（3）-页号号（3）如：0889-005-1123-0122单级管理理：全宗宗号（33）-归归档年度度（4）-实体体分类号号（4）-保管管期限（4）-件号（3）。如:0889-220066-01102-Y-220(yy表示保保管期限限永久，c表

3、长长期，dd表示短短期，330代表表30年年、100代表110年)用户管理理:设置部部门、设设置用户户、设置置密码（选择某某用户-“用户”菜单-属性）及某用户权权限日志检查查：系统操操作日志志，如：20111年55月255日ISSA用户户删除5500条条记录，进入日日志检查查后可查查看到相关记记录。2、数据据备份、恢复（库备份份恢复）is_aarchhivee.dbb（如图图：1.1、11.2）二、档案案管理软软件基本本录入科技档案案为三级级管理。靠档号号来进行行关联。传统文书书、基建建、照片片、会计计等档案案为二级级管理有关联：显示所所选案卷卷级目录录的卷内内目录无关联：显示所所有案卷卷级目

4、录录的卷内内目录简化必须须著录项项目：文文件编号号、密级级、文件件题名、责任者者、文件件形称时时间、页页数、全全宗号、归档年年度、分分类号、目录录号、案卷卷号、保管期期限为必必录项目目文号：由由机关代代字+年度+顺序号号组成 如：临临档发20112445号（机关代代字：临临档发 年度：20112 顺顺序号：45号号）密级：密密级是文文件保密密程度的的等级，按GBB/T77一五66-19987文献保保密等级级代码将文献献保密等等级划分分为六个个等级：绝密、机密、秘密、内部、国内、公开。题名：是是表达文文件的中中心内容容、形式式特征的的名称。1、没有有题名或或者不能能揭示内内容时，应该依依据其内内

5、容拟写写题名，图1.1图1.2自拟题名名放在在在原题名名后面并并加（），比如如某份文文件的题题名是：紧急通通知，我我们应该该根据文文件的内内容自拟拟一个题题名：紧紧急通知知（关于加加强公共共场所消消毒预防防非典的的紧急通通知）2、涉及及人事、干部任任免，工工资、级级别变动动人员的的。要在在原题名名后面录录入涉及及本单位位的相关关人员，加“（）”。目的的是为了了提高档档案检索索的准确确率。3、题名名中的简简称一律律写成全全称或者者规范性性简称。如：临临沧地区区行政公公署商业业局，简简称临沧沧行署商商业局。4、题名名中涉及及到的方方块数字字一般换换成阿拉拉伯数字字。比如如二000一，录录入时一一律

6、使用用阿拉伯伯数字，如：220011，专用名名词不变变，比如如：“十二五”规划等。责任者：有多个个责任者者时，责责任者之之间以“;”相隔，三三个以上上责任者者的，著著录前面面两个，然后加“等”来著录录。个人责任任者一般般只著录录姓名，必要时时在姓名名后著录录职务、职称，并加“（）”。机关关团体责责任者必必须著录录全称或或不发生生误解的的通用简简称。简简称一旦旦确定，就必须须前后统统一文件形成成时间：文件形形成时间间：时间间项一律律用8位位阿拉伯伯数字表表示。年年4位月月2位日日2位，不足88位用00补足。如：只只能确定定为20006年年，那就就填入22006600000,若若是20006年年1

7、月11日，则则填入22006601001。常用快捷捷键介绍绍1、移动动到下一一个文本本框，按按Tabb键或eenteer键。Shiift+Tabb则上移移到上一一个文本本框。2、题名名录入时时如果上上下两条条大同小小异，可可用cttrl+c复制制，再cttrl+v粘贴贴，ctrrl+XX剪切，然后进进行不同同之处的的修改即即可，这这样可以以提高录录入的速速度。3、快捷捷键保存存：cttrl+s，存加：ctrrl+zz4、需要要选中部部分行进行删除除或打印印报表操操作时，先选中第第一条，按住sshifft键后后选中最最后一条条，如果果不是连连续的选选，空行行选择时时，按住住ctrrl键用用鼠标点

8、点击所需需要选择择的行。技巧：录录入时误误删除全全部题名名，可单单击右键键选“撤消”。三、档案案管理软软件查询询、排序序、目录录序列查询：简简单查询询、高级级查询。数据排序序：一般般采用用用档号排序序，也可可根据需需要进行行选择其其它数据据源进行行排序目录系列列：设置置前先选选中档案案门类（简化方方法整理理设置设置目目录序列列）批量修改改：条件件必须部部分记录录内容相相同。选择记录录：选择择1-nn间所有有记录:先选中中第1条条，按住住shiift键键选中第第n条。选若干干条记录录：按住住ctrrl键逐逐条选择择。目录序列列：v33.2.1(按按F5)作为目目录序列列字段四、浏览览界面设设置、

9、文文件归档档流程、件号调调整1、浏览览界面设设置2、文件件归档流流程（如如图：44.1）a.文件件管理下下进行文文件登记记（来文文、发文文、内部部文件）b.文件件管理下下对文件件进行鉴鉴定：鉴鉴定（补补充相关关字段内内容）：填入归归档情况况，若需归归档则填填入：全全宗号-实体分分类号-保管期期限c.门类类字段对对应 dd.文件件管理-文件归归档（查查询归档档内容-（不能能使用年年度归档档且钩选选“形成档档号”）点选顺序序（件号号）图：4.13、件号号调整:档案管管理件号调调整（如如图：44.2）图：4.2五、目录录的修改改、导入入、导出出、制作作1.修改改：屏幕幕中以“xA|”开头的的显示文文

10、本在实实际报表表中以当当前文本本方式显显示，而而以“xB|”开头的的显示文文本在实实际报表表中则以以数据表表中相应应字段内内容代替替，以“xC|”开头的的显示文文本在实实际报表表中显示示为系统统参数，例如时时间、页页码等。题名前前空两个个汉字的的位置（如图：5.11）2、导入入：光标移移到数据据管理-F5（ctrrl+11）后跳跳出下图图窗口，按图示示步骤进进行导入入操作（注：第第4步路路径为“C:报表”，此报报表在教教学光盘盘内）。（图图：5.2）3.导出出：来文文-选择择右边的的“销毁清清册”报表-工具栏栏“导出”-选择择存放目目录路径径及文件件名-确确定前加4个字符空格图：5.1导入销毁

11、毁清册目目录：主主界面“数据管管理”按F55( vv3.22 cttrl+1 )图：5.2六、档案案门类备备份、恢恢复、门门类制作作、不同同类型数数据导入入1、档案案门类备备份恢复复（图66.1 图6.2）图6.1图6.22、门类类制作：系统维维护F5选“档案”增加输入“婚姻档档案”下一步步底层门门类下一步步选“简化方方法整理理”（选门门类模板板时见 图6.1）下一步步点“”按钮修改英英文表名名、中文文表名点“结构”对字段段进行定定义。（属性中中字段输输入方式式见图66.2）图6.1图6.2附1：常常用操作作流程序号目标条件操作步骤骤结果需注意的问题1安装世纪纪科怡软软件硬件环境境：Peert

12、iium 2666 以以上CPPU32M以以上内存存100MM以上硬硬盘剩余余空间软件环境境：Wiindoows998/NNT/220000将世纪科科怡软件件(光盘盘)放进进光驱“安装装”下一一个是下一个个输入姓姓名公公司和序序列号浏览选定安安装路径径确定下一个个选中”典型安安装” 下一个个下一个个开始安安装确定结束退出安安装界面面。世纪科怡怡软件安安装在你你的电脑脑内。1如安装装过程中中电脑提提示软件件中有的的电子文文件不能能顺利拷拷贝到目目标文件件夹内，请按照照提示进进行手工工拷贝。2如为为第二次次安装该该软件，请在选选定安装装路径时时输入inffosooft44再点确确定。2进入系统统已

13、进入wwinddowss桌面双击桌面面上的“世纪科科怡”图标在用户户密码框框内键入入isaa确定。进入世纪纪科怡档档案管理理系统。3全宗设置初次登陆陆科怡系系统进入系统统参数设设置向导导选单全全宗输入全全宗号及及全宗名名称“下一步步”完成成设置全宗宗号、全全宗名称称4字段设置进入管理理系统界界面按“Cttrl1(FF5)”键进入入信息门门类定义义界面双击“档案”图标双击“文书档档案”图标选中“简化方方法整理理”图标单击“修改” 按钮钮单击“结构”单击“增加”在“数据类类型”页，填填写 字字段名：“mlhh” 中文文名：“目录号号”；在“属性”页，勾勾选“值继承承”项单击“确定”“关闭闭”“返回

14、”“退出出”在简化方方法整理理中添加加“目录号号”字段应用传统统方法整整理的单单位可以以不进行行此步操操作5分类方案案设置进入“系系统维护护”模块界界面2. 单单击“实体分分类”图标点击“增加”按钮，填写类类目序号号及类目目名称，如：001 党党委办，02 政府办办关闭；依据按问问题、或或科室组组卷来设设置6辅助字典典设置进入“系系统维护护”模块界界面3. 单单击“辅助字字典”图标选中“保管期期限表”单击击“增加”按钮在“名称”处输入入“25年年”单击击“保存”即可，同样分分别输入入一五年年、5年年、3年年；实物物类型处处，依据据各单位位情况添添加，方方法如上上点击“关闭”；在输入数数据时，作

15、为可可选项7档号格式式设置进入“系系统维护护”模块界界面4.单击击“档号格格式”图标，双击“文书档档案”单击“传统方方法整理理”单击击“档号项项设置”从“可选项项目”中添加加全宗号号、目录录号、案案卷号、件号四四项确定删除序序号5、6结果如如下所示示：1 全宗宗号 44 2 目录录号 22 3 案卷卷号 44 4 页号号 4 重整档档号保存单击“简简化方法法整理”步骤骤如上，结果：1 全宗宗号 4位位2归档年年度 44位3 实体体分类号号码 4位2 保管管期限 2位 4 件号号 4 位保存重整档档号退出注意：档档号格式式设置，依据各各单位档档案整理理方法而而定。保保存后，查看档档号是否否为全宗

16、宗号目目录号案卷号号顺序序号。8录入界面面设置进入“档档案管理理”模块界界面单击“档档案录入入”图标选中文文书档案案中的“简化方方法整理理”单击击左上角角的“新增”按钮进入数数据录入入界面点击工工具菜单单项中的的“卡片输输入界面面设计”插入入“文字标标题”右键点点击“属性”将标题题改为“目录号号”，选择择数据源源mlhh确定定插入“文本框框”右键键点击“属性”数据源源选择“目录号号”确定定确定调整“标题框框”“文本本框”位置点击左左上角“保存”按钮退出9档案移交交进入“移移交接收收”模块单击“档档案移交交”图标点选所所要移交交的档案案门类如：选选中“传统方方法整理理”点击击“添加移移交条件件”

17、按钮进入简简单查询询界面，例如查查找19991年年20001年的的永久卷卷档案（依据移移交内容容可自由由设置查查询项）查询查看移移交档案案退出下一步步下一步步设置移移交方式式，如：点选“以光盘盘方式移移交”下一步步点击浏浏览，选选择存放放位置完成确定否确定将保存在在硬盘的的目录存存盘，并并移交档档案馆如果软盘盘容量不不够，可可用优盘盘或刻录录光盘保保存。10录入记录录已进入世世纪科怡怡主界面面鼠标指向向“档案管管理”单击“档案录录入”档案文书档档案传统方方法整理理或简化化方法整整理进行条条目录入入。在编辑状状态下进进行条目目录入11逐条增加加记录已进入世世纪科怡怡编辑状状态新增网网格进行新新增

18、条目目的录入入。库内条目目增加12批量增加加记录已进入世世纪科怡怡编辑状状态一三删除一条条记录已进入世世纪科怡怡编辑状状态选中要删删除的记记录删除记录已删删除14批量删除除记录已进入世世纪科怡怡编辑状状态方法一：选中其其中一条条要删除除的记录录按住sshifft键并并用鼠标标左键点点击所需需删除的的其它记记录。方法二：要整页页删除记记录，先先用鼠标标左键点点击需删删除页的的第一条条记录按住sshifft键鼠鼠标左键键单击此此页最后后一条记记录所有选中中的记录录已删除除整页记录录已删除除一五修改一条条记录已进入世世纪科怡怡编辑状状态选中要修修改的记记录修改当当前记录录记录已修修改16批量修改改记

19、录已进入世世纪科怡怡编辑状状态在菜单栏栏中点批批量修改改选择要要修改的的范围进进行详细细修改记录已修修改17指定页已进入世世纪科怡怡编辑状状态左键点击击指定页页输入要要指定的的页号已进入所所指定的的页一八简单查询询已进入世世纪科怡怡编辑状状态左键点“记录” 简单单查询选择查查询范围围确定输入查查询条件件点击查查询所查询的的记录已已找到19高级查询询已进入世世纪科怡怡编辑状状态左键点“记录” 高级级查询在相应应字段键键入查询询条件添加条条件在相应应字段键键入查询询条件直到所所有条件件添加完完为止点击查查询所查询的的记录已已找到20排序已进入世世纪科怡怡编辑状状态左键点“记录” 排序序选择数数据源

20、双击所所选数据据源（或或单击添添加）选择升升序或降降序确定数据已按按所选数数据源排排序21有关联已进入世世纪科怡怡编辑状状态选择一条条案卷级级目录有关联联显示所选选案卷级级目录的的卷内目目录此功能只只能在传传统方法法中使用用22无关联已进入世世纪科怡怡编辑状状态任选一条条案卷级级目录无关联联显示所有有案卷级级目录的的卷内目目录此功能只只能在传传统方法法中使用用，可统统计出所所有卷内内目录数数23刷新已进入世世纪科怡怡编辑状状态左键刷刷新所有数据据已被刷刷新24视图已进入世世纪科怡怡编辑状状态视图选选择想要要的显示示类型显示出所所要的视视图类型型25原文管理理已进入世世纪科怡怡编辑状状态原文管理理进入原原文管理理界面原文选择添添加类型型内容已添添加至科科怡系统统26报表已进入世世纪科怡怡编辑状状态报表选选择要打打印的报报表类型型选择打打印条件件中的查查询范围围打印所选内容容已被打打印27报表打印印界面设设置已进入世世纪科怡怡主界面面将鼠标放放在“档案管管理”按Cttrl+1(FF5)进入目目录维护护界面选择要要调整的的目录类类型在右侧侧报表窗窗口内双双击要设设置的报报表类型型选择所所需修改改的某细细节区进行相相应设置置保存退出所做修改改已被保保存如设置报报表字体体类型、大小选选择要设设置的某某一细节节区格式