物业管理有限公司行政工作手册

1、PAGE 目 录 前言 管理处行行政部的的工作职职责公司资源源部与管管理处行行政部在在行政管管理方面面的角色色和职责责管理处行行政制度度及流程程1 保保密规定定2 廉廉洁守则则3 收收发文及及档案管管理4 月月报制度度5 表表格格式式的管理理规定6 文文件格式式的管理理规定7 管管理处印印章使用用管理规规定8 资资产管理理规定9 采采购、仓仓库管理理规定10 物品领领用制度度11 集团网网手机使使用管理理规定12 对讲机机使用管管理规定定13 工作任任务单使使用办法法14 图书借借阅管理理规定15 制服管管理规定定16 车辆使使用和管管理制度度17 宿舍管管理制度度18 电话接接听制度度19

2、电话管管理制度度20 节约用用纸、使使用二次次用纸的的规定21 办公区区域的管管理规定定22 办公行行政管理理规定2211员工证证2222更衣柜柜、钥匙匙的管理理2233电脑使使用与管管理2244复印使使用管理理2255传真机机使用管管理2266办公费费用控制制六、相关关表格（一） 模版版公文模版版信函模版版传真模版版备忘录模模版会议纪要要模版内部工作作联系单单模版 （二） 表表格请购单工作任务务单公司车辆辆使用申申请表车辆维修修申请表表固定资产产申请表表非固定资资产申请请表实物资产产处理申申请表实物资产产转让申申请表合同审批批流程表表名片印制制申请表表报价分析析报告事务应酬酬费用申申请及报报

3、销申请请表行政费用用分析表表前 言本行政政工作指指引手册册为新新世界物物业管理理有限公公司资源源部及辖辖下各管管理处在在行政管管理方面面的业务务指引桥桥梁，管管理处行行政负责责人为主主要联络络人，具具体负责责与公司司资源部部进行行行政业务务联络和和沟通。物管公司司资源部部对本手手册具有有修改权权和解释释权。资源部 管理处行行政的工工作职责责贯彻落实实物管公公司制定定的行政政管理制制度，在在做好管管理处行行政后勤勤支持的的同时，控制及及节约行行政成本本；组织和监监督办公公行为规规范的执执行，维维护办公公环境的的整洁、卫生及及安全；负责管理理处的各各类物品品采购和和固定资资产管理理；严格执行行保密

4、制制度，负负责管理理处文件件、资料料、档案案、图书书等管理理。1）管理理体系文文件的发发放管理理。2）行政政文件的的收集、发放、传阅、呈批、催办、保存、注销及及档案资资料的立立卷归档档。3）管理理处合同同、协议议、评审审记录、业务信信息等其其它文件件的整理理。4）指导导管理处处各部门门的文件件资料管管理。5）管理理处各类类书籍的的购置、分类、保管、借阅、管理。负责管理理处会议议的组织织、安排排、记录录及跟踪踪落实；根据公司司规定，协助管管理处主主任进行行管理处处印章管管理；按照公司司指引编编制管理理处行政政办公预预算，并并严格按按照经审审批预算算执行及及复核管管理处日日常办公公费用的的支出。完

5、成其他他日常行行政事务务性工作作；物管公司司资源部部与管理理处行政政在行政政管理方方面的角角色和职职责资源部与与管理处处行政的的定位和和角色：资源部管理处行行政规章制度度的草拟拟者业务的支支持者业务的监监督者业务咨询询顾问规章制度度的执行行者业务的优优化者业务的实实践者基层信息息的提供供者二、资源源部与管管理处行行政职责责描述：资源部管理处行行政组织制定定公司及及管理处处的行政政工作发发展规划划及管理理制度，编制实实施计划划与预算算，审核核各管理理处的实实施计划划及预算算；修订、执执行、监监督、完完善公司司行政和和后勤管管理制度度、工作作流程，确保行行政后勤勤管理的的顺利进进行；监监督管理理处

6、行政政的运作作，为管管理处行行政协调调解决疑疑难问题题；组织、协协调公司司各类活活动；制定公司司及管理理处的档档案管理理规定，按照档案管管理规定定归口口管理公公司档案案工作；监督、指导管管理处的的档案管管理；各项日常常行政事事务的统统筹，公公司本部部日常行行政事务务的具体体实施；统筹公司司所有资资产管理理，具体体实施所所有资产产转移、废旧处处理工作作；具体体执行公公司本部部的日常常资产管管理工作作；收集各管管理处日日常运行行资料，整理公公司的运运行情况况资料；负责公司司与项目目管理中中心、各各管理处处、外单单位的文文件收发发、流转转及管理理工作的的收发、流转及及管理工工作；配合公司司各职能能部

7、门及及管理处处的工作作。执行公司司的行政政管理制制度，按按照公司司的指引引编制管管理处行行政预算算，认真真执行公公司行政政预算，并及时时提出优优化成本本的好建建议；严格执行行各行政政和后勤勤管理制制度、工工作流程程，确保保公司行行政后勤勤管理的的顺利进进行；接接受公司司行政的的监督；组织协调调管理处处各类活活动及会会议，并并配合实实施公司司各类活活动；按照档档案管理理规定管理管管理处档档案工作作；接受受公司档档案管理理的监督督和业务务指导；管理处日日常行政政事务的的具体实实施；具体负责责管理处处的日常常资产管管理工作作，包括括申购、采购、转移、维护、维修、录入资资产卡片片、费用用报销；收集、提

8、提供管理理处日常常运行情情况资料料；负责管理理处与物物管公司司、所在在项目的的项目部部、销售售部及外外部单位位的文件件收发、流转及及管理工工作；配合物管管公司及及管理处处其他部部门的工工作。三、资源源部与管管理处行行政具体体业务管管理的工工作描述述：事务类型型资源部管理处行行政1、行政政规章制制度起草公司司及管理理处行政政管理制制度；执行公司司行政管管理制度度；监督管理理处执行行公司行行政管理理制度检查、完完善现行行各项行行政管理理制度。执行物管管公司行行政管理理制度；汇报管理理处行政政手册的的执行情情况及提提出改进进建议。2、预算算管理编制公司司行政预预算的费费用指标标；编制公司司本部的的行

9、政预预算；协助管理理处完成成行政预预算；执行公司司的行政政预算，对预算算目标负负责；监督管理理处执行行行政预预算；对公司及及管理处处的行政政预算执执行情况况做定期期检讨。编制管理理处行政政预算；执行公司司批准后后的行政政预算；定期检查查汇报管管理处行行政预算算的执行行情况。3、收发发文管理理制定公司司及管理理处的收收发文管管理规范范；负责公司司本部所所有的收收发文事事务；监督管理理处的收收发文管管理情况况。执行公司司的收发发文管理理规范；负责管理理处所有有的收发发文事务务；汇报管理理处的收收发文执执行情况况，并提提出优化化改进建建议。4、文档档管理制定公司司文档管管理标准准文件，并统筹筹实施，

10、包括统统一发文文格式、统一表表格格式式等；草拟、公公布、完完善公司司的文本本和表格格模式。按公司文文档管理理标准规规定的细细则，实实施文档档管理工工作；正确使用用公司文文本和表表格模式式。5、档案案管理制定公司司及管理理处的档案管管理制度度；负责公司司及管理理处的证证照、合合同、文文件等重重要档案案的集中中管理；发挥档案案价值，保障档档案安全全完整；监督管理理处档案案管理工工作；组织实施施公司本本部档案案室盘点点工作。依照公司司档案案管理制制度建建立管理理处档案案管理工工作程序序；管理好物物管公司司的所有有文档资资料；汇报管理理处的档档案管理理情况，并提出出优化改改进建议议；6、印章章/用章章

11、管理制定公司司印章章管理规规定、申请请盖章管管理规定定及其其他相关关制度和和流程；监督、实实施公司司印章、盖章及及其他相相关制度度和流程程；审批各管管理处刻刻制管理理处印章章申请；严格执行行印章章管理规规定、申请请盖章管管理规定定及其其他相关关制度和和流程；按工作需需要申请请刻制管管理处印印章，并并妥善保保管；8、资产产采购及及管理制定公司司资产产管理制制度、严格要要求实施施资产管管理和资资产保全全工作；指导、监监督、检检查各管管理处的的资产管管理工作作；在各管理理处之间间合理调调配各类类资产，组织执执行资产产转移工工作；制定资产产采购流流程及相相关应用用表格；按照行政政采购审审批权限限实施物

12、物管公司司的资产产采购工工作；公司本部部资产的的日常维维护管理理。按公司资产管管理制度度、的的职责要要求，严严格实施施资产管管理和资资产保全全工作。对资产管管理过程程中出现现问题的的及时汇汇总、上上报；配合执行行公司资资产转移移工作；严格按照照公司资资产采购购流程和和权限进进行实施施采购；管理处资资产的日日常维护护管理。9、各类类日常行行政事务务（饮用用水、用用餐、快快递、车车辆调度度、办公公用品采采购/分分发、办办公设备备的维护护、指定定供应商商的意见见反馈等等）负责日常常行政事事务供应应商的甄甄选、评评价、反反馈、适适时更换换等事务务。制定日常常事务操操作规范范，并监监督实施施情况，提出意

13、意见和改改进建议议；优化公司司日常行行政工作作，提高高工作效效率。负责本管管理处各各类办公公设备、设施维维护、调调配等工工作；按公司的的要求与与有关供供应商合合作，并并及时反反馈对供供应商的的赞许/意见/建议；优化本管管理处日日常行政政工作，提高工工作效率率。11、报报告关系系/类别别：行政月报报汇总：半年度行行政工作作报告；年度工作作报告；各类会议议纪要；审核管理理处年度度行政预预算。行政月报报半年度行行政工作作报告；年度工作作报告；各类会议议纪要；申报管理理处年度度行政预预算行政工作作制度及及流程1 保保密规定定为了加强强对公司司/管理理处信息息资料的的综合保保护，完完善公司司办公室室/管

14、理理处工作作规程管管理，现现根据国国家有关关保密管管理规定定及劳动动法规，结合公公司/管管理处运运作之实实际，特特制定本本规定。1.1 保密密的范围围1.1.1 本规定定所指保保密的范范围是指指未经许许可不能能向他人人透露的的涉及公公司/管管理处各各方面运运作的所所有信息息资料，包括商商业秘密密、技术术信息、业主资资料、经经营信息息及公司司/管理理处认定定为秘密密的其他他资料。1.1.2 商业秘秘密是指指不为公公众所知知悉、能能为权利利人带来来经济利利益，具具有实用用性的技技术信息息和经营营信息；或者是是因被泄泄露而引引致公司司/管理理处权益益受损的的内容。技术信信息和经经营信息息包括但但不限

15、于于客户/业主资资料、合合同资料料、推广广计划、管理策策略、预预算、薪薪酬制度度、人事事资料、财务计计划、会会计资料料、规划划设计图图纸、方方案及计计划、程程序软件件、技术术参数、网络信信息以及及与公司司/管理理处业务务有关的的资料。1.2 保保密文件件的控制制1.2.1 保密文文件的界界定1.2.1.11由物管管公司经经理/管管理处主主任根据据文件的的内容与与时效性性，界定定本公司司/管理理处文件件是否属属保密文文件。1.2.2 保密文文件的保保管1.2.2.11所有保保密文件件必须由由专人负负责保管管。1.2.2.22保密文文件派发发时，须须在文件件上注明明“密件，不得复复印”字样。任何人

16、人如复印印或抄录录保密文文件，公公司有权权根据本本规定追追究其泄泄密责任任。1.2.2.33对于尚尚在草拟拟或讨论论中的、未经最最后确定定及公布布的方案案或计划划，草案案人必须须在有关关的讨论论会议后后立即回回收，以以避免草草案或计计划外泄泄，造成成公司方方面不必必要的负负面影响响。1.2.3 保密文文件的传传递1.2.3.11保密文文件须以以密封形形式分发发至接收收人，并并须于信信封面注注明发件件人及收收件人姓姓名，交交由公司司/管理理处内的的特别指指定人送送往。1.2.3.22对于需需分别签签署审批批的保密密文件资资料，经经办人可可按签署署的先后后顺序在在同一份份文件中中传签，无须复复印多

17、份份，以减减低密件件外泄的的风险。1.2.4 保密文文件的使使用1.2.4.11保密文文件原则则上不得得借阅，如因特特殊情况况需内部部借阅，须获管管理处主主任/物物管公司司总经理理批准并并于指定定地点方方可查阅阅，不得得超出指指定参阅阅范围及及指定地地点，更更不允许许擅自进进行复印印；管理理处/部部门间的的借阅，须经被被借部门门主管/管理处处主任批批准，并并指定主主管或以以上职级级的人员员方可参参阅，被被借部门门/管理理处如有有正当的的理由，有权谢谢绝相关关密件的的借阅。1.2.5 保密密文件的的销毁1.2.5.11如因特特殊原因因须复印印密件，经办人人须严格格控制复复印的份份数，如如复印错错

18、误或有有多印份份数，须须立即作作销毁处处理，不不得用作作二次纸纸循环再再用。1.2.6 网络保保密文件件的控制制1.2.6.11对于在在网络上上传输的的保密文文件，员员工必须须加具密密码储存存，并将将有关的的密码告告知主管管。1.2.6.22通过网网络传送送的保密密文件，在接收收后须立立即进行行保密存存放，并并确保存存放安全全后，马马上进行行网络密密件的删删除处理理。1.2.6.33为加强强网络保保密文件件的安全全，加具具的密码码应避免免告知其其他无关关人员。1.2.6.44网络系系统打印印输出的的保密文文件，应应当即时时取回和和保管好好文件。1.3 员工工保密的的义务1.3.1员工工负有对对

19、公司/管理处处上述信信息及资资料保密密的义务务，不得得以任何何手段或或方式向向第三方方披露公公司/管管理处有有关保密密资料。1.3.2员工工在使用用保密范范围内的的信息时时，应当当取得公公司/管管理处的的许可，并应妥妥善保存存有关资资料，以以保证不不被外泄泄。1.3.3员工工应当遵遵守公司司/管理理处的保保密制度度，不得得违反公公司/管管理处有有关的保保密规定定；不得得以盗窃窃、利诱诱、协迫迫或其他他不正当当手段获获取公司司/管理理处的保保密资料料；不得得披露、使用或或帮助他他人获取取公司/管理处处的保密密资料。1.3.4员工工有责任任对工作作过程中中所接触触到的敏敏感资料料或保密密文件做做出

20、特别别处理与与控制，以避免免保密文文件的泄泄露甚至至流失。1.3.5员工工不论是是以何种种原因离离开公司司/管理理处的，以后必必须对公公司/管管理处的的保密资资料承担担保密义义务。1.3.6员工工不得在在公众场场合谈论论有关属属公司/管理处处保密信信息或资资料的内内容。1.4 员工工泄密的的后果与与处理1.4.1若因因员工泄泄密而造造成公司司/管理理处损失失的，该该员工须须承担连连带责任任，公司司/管理理处同时时有权追追缴其违违法所得得。1.4.2对于于涉及互互联网的的泄密行行为，公公司/管管理处有有权根据据有关法法律法规规进行处处理与追追究。1.4.3在职职员工如如违反本本保密规规定，公公司

21、/管管理处有有权依据据劳动法法有关规规定即时时解除与与员工的的劳动合合同，且且不给予予任何经经济补偿偿；造成成公司损损失的，公司/管理处处有权要要求员工工赔偿。1.4.4对于于泄露公公司/管管理处资资料，无无论员工工是否有有意，公公司/管管理处同同样会对对员工做做出纪律律处分或或保留追追究其法法律责任任的权利利。2 廉廉洁守则则2.1 公司司任何员员工个人人不得以以任何形形式收受受有关业业务单位位（施工工单位、供应商商等）的的红包及及礼物，若因节节庆之故故，难以以推却的的，应缴缴交公司司资源部部登记，由公司司统一处处理。2.2 公司司任何员员工个人人不得要要求和尽尽量避免免受请参参加业务务单位

22、的的请吃。若因工工作需要要应事前前向部门门经理报报告，经经批准后后始可赴赴约。2.3 公司司任何员员工严禁禁损害公公司利益益向业务务单位收收取好处处或回扣扣。2.4 公司司设立总总经理信信箱，接接受员工工及业务务单位的的，对在在廉洁纪纪律执行行时发现现的问题题，若金金额或物物品价值值较大的的，将移移交司法法机关处处理。2.5 员工工因谋求求私利，参加业业务单位位请吃，影响公公司形象象者，将将予警告告和通报报批评处处理，屡屡犯者，将予辞辞退。3 收收发文及及档案管管理3.1 文件件定义3.1.1本规规定所提提的文件件是指：证照、合同、函件、图纸、传真、以部门门/管理理处/物物管公司司名义发发出的

23、电电子邮件件等文件件。3.1.2公司司正式文文件不可可以电子子邮件方方式传递递，即收收到和发发出的电电子邮件件不具有有法律效效力。3.2 收发发文管理理3.2.1 收文3.2.1.11收到的的文件（包括通通过前台台之外来来文件，以及内内部各部部门/管管理处文文件（密密件除外外），由由物管公公司秘书书或各管管理处行行政人员员负责收收文登记记；另物物管公司司秘书必必须在项项目管理理中心内内部网页页进行收收文登记记。无具具体收文文部门的的文件，由资源源部负责责收文登登记。3.2.1.22收文登登记后，及时报报公司总总经理/管理处处主任或或授权人人签署意意见，再再转交收收件人/跟进人人处理。无总经经理

24、/管管理处主主任签署署意见的的文件，可不予予处理。3.2.1.33文件执执行或处处理完毕毕后，由由收件物物管公司司秘书/管理处处行政人人员存档档，重要要的文件件正文（如有）物管公公司秘书书须定期期交到档档案室归归档。3.2.1.44管理处处行政人人员负责责每月填填写收收文登记记表。3.3 发件件 3.3.1 起草：由需要要发件的的部门/管理处处起草文文件。3.3.2 编号：对外公公文由物物管公司司秘书上上公司网网登记索索取编号号。管理理处内部部发文由由管理处处行政人人员负责责统一编编号及填填写发发文登记记表。3.3.3 打印：由发文文部门/管理处处负责。3.3.4 校对、签署由发文部部门/管管

25、理处负负责，部部门/管管理处/物管公公司归档档的文件件需有发发件人、管理处处主任及及物管公公司总经经理的签签名；以以管理处处名义发发出的电电子邮件件，则打打印后由由管理处处主任签签名，留留作归档档。3.3.5 申请盖盖章由物管公公司秘书书负责申申请盖物物管公司司公章，按项目目中心有有关图章章的管理理规定执执行，文文件的审审批件由由项目中中心行政政及信息息管理部部负责归归档。3.3.6 发出：由发件件部门/管理处处负责，并作出出发文、签收登登记。3.3.7 内部传传阅收件人依依据传阅阅批示尽尽快传阅阅，不应应拖延。传阅并并签名后后的文件件，交回回归档。3.3.8 归档具有保存存价值的的文件物物管

26、公司司秘书应应及时移移交给项项目中心心资源部部档案室室；其他他文件由由物管公公司秘书书和各管管理处行行政人员员负责保保管和处处理，做做好文件件类别、保存份份数、存存放方式式和存放放地址等等情况的的登记。3.3.9 管理处处行政人人员负责责每月填填写管理理处的发文登登记表。3.4 文件件保管及及处理3.4.1 物管公公司秘书书及各管管理处行行政人员员负责文文件的保保管工作作。3.4.2 管理处处秘书/各管理理处行政政人员将将所有收收、发的的文件按按不同的的类别进进行分类类，具体体类别根根据各自自的具体体情况制制定，做做到科学学、系统统、方便便查阅和和处理。并需将将各自的的文件分分类的类类别规则则

27、，每年年一次或或有改变变时报物物管公司司资源部部备案。3.4.3 文件必必须存放放在文件件柜等安安全的地地方，不不得随意意或杂乱乱地堆放放。3.4.4 定期组组织清理理文件（每年的的6月和和12月月）。由由各管理理处指定定专人负负责，根根据文件件的内容容和重要要性，界界定文件件的存放放期限和和处理方方法，例例如：3.4.4.11对于保保管期限限已到的的文件，集中销销毁，并并做好注注销的登登记手续续，包括括文件名名称、文文件日期期、来文文单位/收文单单位、文文件编号号、存放放期限、注销日日期、注注销负责责人、注注销批准准人（管管理处主主任/物物管公司司经理）等；3.4.4.22对于保保管期限限未

28、到、但不是是经常使使用的文文件，按按类别进进行钉装装、打包包，集中中存放到到另外指指定的位位置上；3.5 档案案管理3.5.1 文件的的移交3.5.1.11对于各各部门/管理处处在工作作中形成成的、具具有保存存价值的的文件材材料应在在规定期期限内由由物管公公司秘书书移交至至项目管管理中心心档案室室，具体体移交期期限如下下：3.5.1.22重要文文件如公公司/管管理处证证书、合合同、及及其他法法律文件件，应在在办妥后后一周内内由物管管公司秘秘书移交交项目管管理中心心档案室室。3.5.1.33一般工工作性文文件，可可按工作作进度作作阶段性性定期移移交。3.5.1.44文件移移交人将将符合归归档条件

29、件的文件件整理后后，填写写申请，交到项项目管理理中心档档案管理理员处，档案管管理员清清点无误误后，予予以签名名确认。3.5.2 档案的的保管公司的档档案由资资源部指指定专人人进行保保管，一一般雇员员不得私私自保留留档案。资源部部根据公公司档案案编号的的规则，将文件件进行编编号，分分类存放放。3.5.3 档案信信息的使使用3.5.3.11复印档档案公司规定定可按暨暨定的权权限进行行复印档档案，但但必须填填写档档案复印印记录表表。如如所复印印的文件件属公司司证照类类，由物物管公司司秘书统统一向项项目中心心行政及及信息管管理部办办理。3.5.3.22档案原原件的借借用1）原则则上公司司档案原原件不外

30、外借，但但因工作作需要必必须外借借的档案案原件（例如办办理公司司年审所所需资料料等），可凭政政府部门门的通知知填写档案原原件借用用申请表表，交交物管公公司经理理签批后后由物管管公司秘秘书向项项目中心心行政及及信息管管理部借借出。2）档案案原件外外借期一一般不得得超过一一个月。如因工工作需要要未能及及时归还还的，须须将其原原因和档档案的存存放地点点知会项项目中心心档案管管理员，并由档档案管理理员作出出追踪。3）档案案借用人人应有高高度责任任感，保保持档案案的整洁洁和完整整，不得得涂污及及损坏。3.5.3.33 档档案原件件的归还还1）借用用人将档档案归还还时，须须经项目目中心档档案管理理员检查查

31、所归还还之档案案是否完完整，并并签名确确认。2）档案案管理员员将档档案原件件借用申申请表复印件件退回借借用人，证明已已归还档档案，完完档案归还还手续。3.5.3.44 档档案原件件的处理理由物管公公司秘书书统一交交项目中中心档案案室存档档。4 月月报制度度月报制度度：每月月25日日前，各各管理处处以规定定书面格格式上报报该管理理处各部部门工作作情况至至物管公公司秘书书。香港月报报制度：每月228日前前，各管管理处以以规定书书面格式式上报该该管理处处工作状状况至物物管公司司秘书及及项目。5 表表格格式式的管理理规定5.1 适用用范围5.1.1公司司（“广州新新世界物物业管理理有限公公司”）及公公

32、司辖下下各管理理处、各各部门所所使用的的表格。5.1.2不包包括只在在部门内内部使用用的表格格。5.2 表格格格式5.2.1 表头5.2.1.11内容：公司标标志，加加“广州新新世界物物业管理理有限公公司”，下款款是表格格名称。5.2.1.22位置：公司标标志在表表头的最最左边，其右边边为“广州新新世界物物业管理理有限公公司”和表格格名称（两行上上下排列列、紧靠靠标志的的右边）。 例：5.2.1.33字体：“广州新新世界物物业管理理有限公公司”用隶书书，字号号为三号号；表格格名称用用华文楷楷体，字字号为小小三号。5.2.2 表表尾5.2.2.11 内内容：表表格编号号和页号号数5.2.2.22

33、表格编编号的规规则：1） 表表格编号号由：制制表部门门表格格编号（以用途途分类）版次次生效效日期 组成 例如：资源人事008版版1220055071182） 编编号的字字体：宋宋体，99号。3） 表表格编号号的位置置：在表表尾的左左边。5.2.2.33 页页号数的的规则（适用于于总页数数在1页页以上的的表格；对于只只有1页页的表格格，不需需加页号号数）：1） 页号数数内容：第页，共页。2） 页号数数的字体体：宋体体，9号号。3） 页号数数的位置置：在表表尾的中中间。5.2.3 表格的的正文5.2.3.11 字字体版：华文楷楷体。5.2.3.22 字字体大小小：根据据具体表表格的排排版而自自行确

34、定定。5.3 表格格管理5.3.1 表格的的编制各部门负负责编制制相应的的表格，应指定定专人负负责，并并将编制制好的表表格报资资源部，如有更更新，应应及时告告知资源源部。5.3.2 表格的的管理资源部负负责表格格编号分分类、登登记及检检查、督督促等管管理工作作。5.3.3 所有有表格均均由资源源部统一一公布适适用。凡凡未经资资源部公公布的表表格，均均不发生生效力。6 文文件格式式的管理理规定6.1 适用用对象本规定适适用于公公司/管管理处所所有对内内和对外外文件，包括打打印版本本和手写写版本的的文件。6.2. 公公司标志志公司标志志在文件件上端的的最左边边，具体体如下： 6.3 文文件编号号的

35、规则则：文件编号号由：物物管公司司/项目目物管处处/发文文部门/文件种种类/档档号 组组成例如： G800 /RRMS/CW /M11/ 000011 档档号 文文件种类类 发发文部门门 项项目物管管处 物物管公司司 诠释：物管公司司G80文件类型型内部工作作联系单单W项目物管管处时代RMA备忘录M岭南RMS会议纪要要MU逸彩RMY电子邮件件E发文部门门资源部ZY传真F财务部CW物管公司司0工程部GC项目管理理中心1客服部KF合作公司司2保安部BA往来公司司3档号00001始6.3 日期期的格式式统一有有以下两两种6.3.1中文文式XXXX年XX月X日日，例如如：二零零零五年年一月三三十一日日

36、（以下下简称为为中文文字日期期）、或或20005年11月311日（简简称为中中文式数数字日期期）。6.2.2英文文式年/月月/日，例如：20005/11/311。6.3 使用用规定63.1对外外的公文文、信函函、内部部的备忘忘录等正正式文件件，其最最后落款款的文件件日期，统一使使用上述述之中文文式文字字日期；正文内内容提及及到的日日期，则则可选择择上述格格式中的的任一种种。6.3.2其他他种类文文件（包包括电子子邮件），其正正文内容容提及的的日期和和文件的的日期，则可选选择上述述格式中中的一种种。7 管管理处印印章使用用管理规规定7.1 目的的：规范管理理处印章章使用管管理，确确保公司司利益不

37、不受损害害。7.2 使用用范围：新世界物物业管理理有限公公司下属属各管理理处印章章管理。7.3 职责责：7.3.1管理理处主任任为印章章的第一一责任人人，负责责印章日日常保管管、使用用审批，并在休休息时以以面授权权形式，将印章章指定专专人（人人事行政政）保管管、使用用审批。7.3.2管理理处行政政人员按按印章章申请使使用流程程办理理盖章手手续。7.4 工作作程序：见印印章申请请使用流流程申请使用印章部门不同意人事行政助理审核将印章使用申请表及文件一并交人事行政助理填写印章使用申请表不同意管理处主任人事行政助理向管理处主任口头汇报（文件内容）审查在申请表上签字人事行政助理代签（管理处主任上班后一

38、天内补办有关手续）使用部门在印章使用登记表登记盖章文件复印存档7.5 使用规规定：7.5.1 管理处处印章只只限于发发布管理理处内部部文件、对业主主的通告告、管理理处内部部制度及及与物管管公司各各管理处处之间文文件往来来；不得得用于发发往外部部单位、政府部部门及个个人等的的对外发发文，及及有关合合同、协协议、担担保、证证明等事事项。7.5.2 使使用印章章应填写写印章章使用申申请单，经管管理处主主任批准准后再加加盖公章章。7.5.3 加加盖的印印章应端端正、清清晰，加加印位置置应“齐年盖盖月”。7.5.4 不不得在白白纸或空空白介绍绍信上加加盖印章章。7.5.5 行行政助理理要严格格遵守印印章

39、管理理规定，严格核核对印印章使用用申请单单上注注明的文文件内容容、份数数，对不不符合管管理处印印章使用用范围的的要予以以指正。8 资资产管理理规定8.1 本文文件的适适用范围围适用于对对公司及及公司辖辖下各管管理处之之全部相相关资产产的管理理。8.2资资产的定定义泛指使用用期为11年以上上（含11年）在在公司及及公司辖辖下各管管理处使使用的资资产。其其中，单单位价值值在RMMB20000以以上（含含RMBB20000元）的资产产，属固固定资产产类，财财务软件件系统中中划分为为A类资资产；单单位价值值在RMMB20000元元以下的的资产，属非固固定资产产类，财财务软件件系统中中划分为为H类资资产

40、。8.3 资产产的分类类所有的资资产是根根据与财财务账相相一致的的标准进进行分类类的，具具体为：8.311办公设设备类（包括家家私、传传真机、复印机机、打印印机、空空调、碎碎纸机、绘图仪仪、音像像器材、电器、厨具、电话等等）；8.3.2电脑脑网络类类（包括括服务器器、PCC、外设设设备、网络设设备、电电脑软件件等）；8.3.3交交通设备备类（包包括汽车车、摩托托车、电电池车等等）；8.3. 4房房屋类；8.4 资产产管理和和主管部部门8.4.1管理理处行政政部为管管理处的的资产管管理部门门。负责责按照规规定办理理资产的的增加、调配、转移、报废、减少、盘点和和资产系系统的登登记等工工作，并并对资

41、产产安排适适当的维维护，以以保证公公司资产产的实物物和资产产的记录录统一一一致。8.4.1资源源部为公公司所有有资产主主管部门门。负责责监督和和指导管管理处的的资产管管理工作作。 8.5 资产产使用部部门资产使用用部门是是指具体体贯彻执执行公司司资产管管理和使使用的有有关规定定，负责责部门资资产日常常维护工工作的执执行部门门。8.6 资产所所有权及及相关责责任8.6.1 资产所所有权资产所有有权归属属于负担担其成本本费用的的物管公公司或管管理处。在广州州新世界界物业管管理有限限公司及及辖下各各管理处处范围内内，资产产位置的的改变并并不构成成所有权权的改变变。8.6.2 资产管管理部门门责任负责

42、按照照规定办办理资产产的增加加、转移移、报废废、减少少、盘点点等组织织、登记记手续，并对资资产进行行必要的的维护安安排。8.6.3 资产使使用部门门责任8.6.3.11资产作作用部门门应清楚楚本部门门所属下下的资产产所处的的位置，并确保保该固定定资产处处于正常常的使用用中； 8.6.3.22如发现现使用人人变更、或使用用地点变变更、或或损坏、或遗失失等，应应及时通通知该资资产管理理部门，以便于于更改资资产的登登记资料料和作相相应的处处理；8.6.3.33资产管管理部门门已对管管理处所所有资产产及其使使用人进进行了编编号并登登记，各各资产使使用部门门及资产产的具体体使用权权人须对对应使用用，并妥

43、妥善保管管、爱惜惜使用。8.6.3.44负责本本部门的的资产盘盘点工作作。8.7 固定定资产的的折旧固定资产产每月折折旧费用用最终由由该固定定资产的的使用部部门/管管理处承承担。8.8 资产产的取得得8.8.1申请请购买资资产作购买前前的准备备，填写写“固定资资产申请请表”（所申申购的资资产属固固定资产产类时适适用）、或填写写“非固定定资产/费用申申请表”（所申申购的资资产属非非固定资资产类时时适用），然后后将申请表汇汇总到资资源部审审核，由由资源部部进行调调配，无无库存则则再由资资源部组组织购买买。8.8.2资产产购入后后的验收收资产管理理的公司司责任人人应负责责资产到到达后的的质量确确认，

44、保保证其今今后的正正常使用用。当物品送送到时，申请人人或接收收人应检检查该物物品以确确保以下下几点：8.8.2.11物品与与资产申申请单上上物品一一致。8.8.2.22来的物物品与送送货单上上物品一一致。8.8.2.33物品质质量是合合格的。注：如发发生物品品与要求求不符或或质量不不合格，该接收收人或资资产管理理的部门门/管理理处责任任人必须须通知资资源部，并作有有关的协协调，保保证对资资产情况况的及时时了解。8.9 资产产的编号号8.9.1资产产转移所申请的的资产是是从库存存中调配配的，则则属使用用者的变变更，不不产生新新的资产产编号，资源部部作相应应的变更更使用人人登记。8.9.2当一一项

45、物品品被认定定为资产产后，由由资源部部登记，给予其其一个新新的资产产编号，按统一一的位置置将资产产编号的的标签粘粘贴在该该物品上上。8.100 资资产的签签收资源部将将该资产产编号填填写在申申请表的的“取得登登记栏”中，再再由申请请人或使使用人在在“取得登登记栏”上签收收。8.111 资资产资料料的存档档资产管理理的公司司责任人人，将该该资产的的申请表表、购买买合同、产品介介绍书、保质书书、发票票复印件件、资产产卡片、资产转转移单等等资料存存档。8.122 资资产购买买款的支支付由资源部部负责办办理资产产购买款款的支付付手续，并将已已填写“取得登登记栏”的申请请表原件件、资产产卡片、发票等等资

46、料交交财务部部。8.133 资资产的处处理资产的处处理应填填写实实物资产产处理申申请表，并根根据有关关规定执执行；如如属固定定资产批准后交交由财务务部操作作。8.133.1由由于使用用中损坏坏而处理理的，在在归档时时必须附附有损坏坏报告。8.133.2由由于遗失失（或被被盗）而而处理的的，在归归档时必必须附有有遗失（或被盗盗）报告告。8.133.3需需废弃而而处理的的，应须须附有该该物品的的照片，以作处处理参考考。8.133.4固固定资产产的变卖卖，必须须附有变变卖的有有关资料料，包括括变卖报报告、手手续、票票据复印印件等。8.133.5其其它8.144 定定期资产产检查两种周期期性的维维护来

47、保保持记录录的精确确、真实实：8.144.1资资产的年年报（由由资源部部负责）8.144.2周周期性盘盘点（由由资源部部主持各各部门配配合）8.144.3资资产的年年报资源部于于每年112月331日前前，根据据当年二二次资产产盘点的的情况，调整好好资产登登记后，打印出出公司/管理处处资产的的年报，交档案案室归档档；同时时将各部部门/管管理处的的资产年年报发给给各资产产管理的的部门责责任人。8.144.4周周期性的的盘点周期性的的盘点为为每年的的3月和和9月。9 采采购管理理规定9.1 目的的规范物管管公司各各管理处处物品采采购，物物品入仓仓、出仓仓的程序序，确保保采购物物品符合合规定要要求。9

48、.2 适用用范围适用于物物管公司司各管理理处有形形产品采采购工作作，供应应商管理理及仓库库管理等等。9.3 职责责9.3.1各管管理处行行政助理理负责编编制管理理处的月月资金使使用计划划及采购购清单，并负责责仓库管管理作及货款款报销、采购资资料存档档管理工工作。9.3.2各管管理处主主任负责责审核本本管理处处的月资资金使用用计划及及采购清清单。9.3.3公司司资源部部负责收收集有关关供应商商信息及及资料，负责审审核各管管理处的的月资金金使用计计划及采采购清单单，并汇汇总编制制物管公公司的月月资金使使用计划划，报总总经理审审批，负负责落实实供应商商的评审审管理工工作。9.3.4财务务部负责责资金

49、审审核及调调拨。9.3.5总经经理负责责审批各各管理处处及物管管公司的的月资金金使用计计划及采采购清单单。9.3.6仓管管员负责责物品的的验收、领用，库存物物品的管管理。9.4 采购购制度要要点9.4.1维修修物料的的采购原原则：实实行补仓仓制，由由各管理理处行政政助理与与仓管员员核准仓仓库最高高库存量量及最低低库存量量。每月月保持物物品库存存量在仓仓库最高高库存量量及最低低库存量量之间。仓存金金额最高高限额在在10,0000元内，零星或或补储备备仓的采采购每月月的次数数不超过过（含）三次。9.4.2 采购行行为分类类9.4.2.11固定资资产类指单位价价值在110000元以上上（含11000

50、0元）且且使用期期不少于于2年的的、在广广州新世世界物业业管理有有限公司司及辖下下各管理理处内使使用的资资产。包包括电脑脑网络设设备、办办公家具具、办公公设备、车辆、工程设设备、电电机等物物品。9.4.2.22非固定定资产物物品/费费用类指单位价价值在110000元以下下（物品品的使用用期不限限）的物物品/费费用。包包括低值值易耗品品、工程程零星耗耗材物料料、办公公设备的的维修费费、办公公室绿化化费、公公务交通通费、饮饮用水费费、邮递递费及其其它杂项项品。9.4.3采购购方式9.4.3.11长期协协议范围围：员工宿舍舍租赁、办公设设备的维维护、保保养（协协议期限限一般为为一年）等。9.4.3.

51、22固定供供应商范范围：文具/办办公用品品、工程程物料、制服洗洗涤、对对讲机购购置维保保、电脑脑设备购购置及维维保、消消防保安安用品、制服制制作、饮饮用水供供应商等等。9.4.3.33一般供供应商经市场调调查，固固定供应应商无法法供应的的、或在在同等条条件下固固定供应应商的价价格高时时，临时时寻找的的供应商商，采购购品单价价在3000元（含）以以上，或或总价值值在1,0000元(含含)，要要求有33家或33家以上上供应商商来进行行比较、核价。9.4.4 采购审审批权限限按广广州新世世界物业业管理有有限公司司财务审审批权限限执行行。9.5 其他他采购要要求:9.5.1 尽量要要求按时时送货，如需

52、外外出采购购，行政政助理应应安排集集中物品品采购。9.5.2 采购物物品均要要求供应应商提供供正式的的商品销销售发票票。9.5.3 对于批批量货品品或大宗宗物品，均要求求供应商商送货上上门。9.6 采购购程序一一般分请请购、询询/比/议价、呈核订订购、验验收、报报销及存存档跟踪踪管理六六个阶段段。9.6.1请购购9.6.1.11仓管员员于每月月月底编编制好仓仓库存量量报表，以便审审核各部部门提交交的请购购计划，并于每每月255日前汇汇总本管管理处下下月的资资金使用用计划（附请购购清单），依权权限逐级级报批。9.6.1.22资源部部汇总审审核各管管理处的的资金使使用计划划，并交交总经理理批准。9

53、.6.1.33急需及及临时需需采购的的小件物物品价值值在人民民币五百百元以下下，由申申请部门门填写请购表表交行行政助理理审核，经管理理处主任任批准后后交行政政助理统统筹采购购，价值值在人民民币五百百元以上上，一律律报公司司资源部部及总经经理批准准。9.6.1.44大件贵贵重物品品除按照照资金使使用程序序报批外外，仍需需由使用用管理处处拟写书书面详细细申请报报告报总总经理批批准。9.6.1.55固定资资产（110000元以上上）采购购需填写写固定定资产采采购申请请表。9.6.2 询价、比价、议价9.6.2.11行政助助理按月月资金使使用计划划中的采采购清单单或请请购表的缓急急，参考考市场行行情及

54、过过去采购购记录进进行询价价作业，若因特特殊情况况（独家家制造或或代理等等原因）应于请购单单上注注明并填填报独独家特约约委托方方/供应应商审批批表外外，原则则上应精精选三家家以上的的供应商商办理比比价，或或经分析析后议价价。9.6.2.22行政助助理应获获取正式式书面的的报价资资料，内内容须详详细、真真实，除除包括产产品的必必要信息息外（如如货号、规格、产地、价格、货期等等），还还须显示示供应商商的详细细资料，必要时时要有盖盖章确认认，并附附上公司司简介、产品样样板、技技术参数数资料、质检证证明等。9.6.3 呈核、订购9.6.3.11行政助助理须将将经议价价后的报报价资料料汇总，归纳整整理报

55、价价分析，并将拟拟选定的的产品、最终价价格及供供应商资资料填制制于请请购单上，依依权限逐逐级报批批。9.6.3.22于议价价后商定定的货品品规格与与采购清清单上载载明的有有出入或或属代用用品，行行政助理理应在请购单单上注注明并附附上详细细资料，一同呈呈报使用用部门核核准后，再依权权限逐级级报批。9.6.3.33采购材材料较专专业复杂杂时，行行政助理理需密切切联系使使用部门门，并先先把请请购单交使用用部门确确认无误误后，才才依权限限逐级报报批。9.6.3.44请购购单经经核准后后，如数数量、金金额发生生变更尤尤其增加加时，行行政助理理应重新新依权限限报批。9.6.3.55 行政政助理接接到核准准

56、后的请购单单后，应密切切跟进交交货事宜宜，并及及早做好好相关的的收货准准备工作作。9.6.4 验收9.6.4.11验收原原则上应应有行政政助理和和仓管员员会同使使用部门门人员共共同检验验，专业业产品还还需要专专业人员员陪同验验收，验验收合格格后验货货人需在在送货货单上上签名确确认收货货，如不不合格，由验货货人填写写不合合格产品品验收表表要求求供货商商签名，交人事事资源部部存档备备案，月月底总结结，如不合格格产品验验收单超过一一定数量量，取消消供货资资格，另另换其它它供货商商。9.6.4.22仓管员员须及时时做好货货品的入入仓进帐帐纪录，对退换换及分批批交货产产品需及及时反馈馈使用部部门，并并作

57、出跟跟进。9.6.4.33行政助助理持手手续完备备的请请购表、入入仓单、相关关申请报报告及发发票到财财务部报报销。9.6.5 存档档跟踪管管理9.6.5.11购项目目应设立立档案，便于查查阅，以以及做好好跟踪管管理工作作。9.6.5.22货品的的保修、使用说说明等相相关资料料，须由由行政助助理统一一管理。9.6.5.33行政助助理应定定期整理理资料，做好归归类、数数据统计计工作，随时为为管理处处提供准准确的记记录信息息。9.6.5.44采购记记录及规规程须接接受各部部门、财财务人员员、总经经理及业业主的定定期稽核核监督。9.7仓仓库管理理9.7.1. 物品品出仓9.7.1.11各部门门出仓物物

58、品范围围：请请购单中申购购的物品品；必需需的办公公用品。9.7.1.22各部门门根据出出仓物品品范围凭凭工作作任务单单向行行政助理理办理材材料出仓仓手续。9.7.1.33行政助助理将每每天出仓仓的物品品数量登登记在库存物物品盘点点表上上。9.7.2 物品盘盘点9.7.2.11 每每月255日前，人事行行政助理理对仓库库内物品品进行逐逐一清点点。由财财务部复复核。9.7.2.22 根根据清点点结果，填写库存物物品盘点点表。9.7.2.33 将将库存物物品明细细账的库库存物品品额和盘盘点表上上的实物物余额进进行核对对。9.7.2.44 在在次月11日前将将前月库存物物品盘点点表、入仓仓单、出仓仓单

59、交交人事资资源部主主任审核核。9.7.3 仓库管管理9.7.3.11 仓仓库物品品应摆放放整齐，由大到到小、由由重到轻轻、从上上到下的的顺序依依次摆放放；9.7.3.22 物物品应分分名别类类，在物物品前挂挂上物品品标签卡卡；9.7.3.33 仓仓库除仓仓管员外外，无特特殊情况况其他人人员不准准入内；9.7.3.44 仓仓库应通通风良好好，做好好防鼠、防潮等等措施，定期投投放鼠药药，对易易腐烂、发霉的的物品应应定期晾晾晒；9.7.3.55 仓仓库内的的机械设设备应定定期保养养上油；9.7.3.66 仓仓库内应应摆放足足够的灭灭火器；9.7.3.77 仓仓库内应应做好安安全用电电管理，不准在在仓

60、库内内进行加加工、烹烹调等作作业，必必须做到到人走灯灯关；9.7.3.88 仓仓库内应应做好防防范措施施，门、窗、锁锁保持完完好；9.7.3.99 仓仓管员休休息或不不在岗位位时，应应将仓库库房间钥钥匙及钥钥匙箱钥钥匙以封封条形式式交于最最高当值值主管，在此期期间如需需领用物物品须有有两人同同往，并并做好登登记记录录。9.8 物品品供应商商评审管管理9.8.1 评审范范围9.8.1.11长期供供货合作作的供应应商/委委托方；9.8.1.22成交标标的大额额的供应应商/委委托方9.9 行政政助理应应当对合合格供应应商及时时建档，包括以以下内容容：9.9.1 供应商商/委托托方的名名称、注注册地址