会场管理规范与制度范本

1、会场管理规范与制度范本第一节会场管理规范一、会场场服务的的主要内内容（一）会会议签到到签到是指指与会人人员进入入会场前前，在签签到处签签名或交交签到证证，是与与会人员员到会时时的第一件事事，同时时也是会会中服务务的第一一项任务务。其目目的是掌掌握出席席情况。依据不不同的划划分标准，会议签签到的具具体方法法可以分分为许多多不同的的类型。下面就就介绍几几种常用用的签到到方法： !簿式式签到会议工作作人员预预先要准准备好签签到簿，与会人人员到会会时让其其在簿上上签署自自己的姓姓名，有的的还需注注明自己己的职务务、所代代表的单单位和团团体名称称，表示示到会。这种簿簿子利于于保存，便便于查找找关系，有纪

2、念念性意义义。但只只适用于于小型会会议或与与会人员员到会时时间较为为分散的会会议。如如较长时时间的会会议，要要求与会会人员提提前一天天或几天天到会。一些大大型会议，或与与会人员员到会时时间集中中，不宜宜采用这这种办法法，否则则将会在在签到处处形成拥拥挤现象，造成成秩序混混乱，影影响会议议按时进进行。 #签到到证卡签签到就是将印印制好的的卡片预预先发给给与会人人员，与与会人员员入场时时交出一一张卡片片就行了了。卡片签到到也有两两种办法法：一种种是签名名的卡片片，与会会人员要要在卡片片上签上上自己的的姓名才才能入场场；一种种是由卡卡片上的的固定号号码代表表出席人人的姓名名。重要要会议使使用的多多是

3、签名名卡片，上面面也印有有证件号号码或座座次号码码，这种种办法可可避免簿簿式签到到易造成成人员拥拥挤的弊弊端。 !会议议工作人人员代签签这种办法法适用于于小型会会议。会会议工作作人员持持有本次次会议应应参加人人的名单单，来一一人计一名，随时可可以知道道到会情情况，这这种办法法较为简简单，完完全不用用麻烦与与会人员员，而且且统计迅速速。采用用这种办办法，会会议工作作人员必必须认识识本次会会议的全全部或绝绝大部分分参加人，根本本不认识识或大部部分不认认识与会会人，就就无法采采用这种种办法。如果是是富有纪纪念性意意义的会议议，为了了保存与与会人员员亲笔签签到的笔笔迹，小小型会议议也可以以不使用用这种

4、办办法。可可让与会人人员直接接签名。 #印制制座次表表全图签签到（上上面印有有与会人人员姓名名和排座座号）即：一边边接受签签到，一一边在座座次表上上销号，这样做做，随时时可以知知道到会会人数与与缺席人数及及其姓名名。这时时应注意意，印制制座次表表时，与与会人员员的座次次安排要要有一定定规律，如从某号号到某号号是某地地区（或或部门）代表座座位，将将同一地地区（或或部门）的与会会人员集集中在一起起，便于于与会者者查找自自己的座座位，能能起到引引导座位位的作用用。 $电子子签到机机签到只要与会会人员进进入会场场时把签签到卡片片送进签签到机；签到机机就会将将姓名、号码传传到中心，并并把卡片片退还本本人

5、，入入场完毕毕，签到到情况就就会在荧荧光屏上上显示出出来。电电子签到到机在我国国投入使使用的时时间不长长，使用用范围有有限，但但由于它它具有快快速、准准确、简简便的特特点，必将将在不长长的时间间内得到到更为广广泛的应应用。在不使用用电子签签到机的的情况下下，统计计到会人人员和缺缺席人名名单有两两个办法法：（%）按按排按号号地顺序序整理签签到单，少数工工作人员员就可以以完成这这一工作作。但是是，这种办法必必须等到到会同志志大部分分到会后后才能开开始工作作，在会会前只能能统计到到会和缺缺席人数，而不不能很快快提出缺缺席人的的具体名名单。（&）把把座次表表全图印印出来（上面有有排号、座号、人名），一

6、边边接受签签到，一一边在座次表上上销号。这样做做，可以以随时知知道谁到到会，谁谁未到会会。与会会者入场场后，秘秘书部门门要及时准准确地报报送出席席和缺席席情况，以便会会议主持持人掌握握。（二）引引导座位位日常的小小型会议议，与会会的同志志一般都都有自己己的习惯惯座位。但多数数会议需需要与会会者按照会前前安排好好的座位位或区域域就座。召开大大中型会会议，为为了方便便与会者者尽快就就座和保保持会场秩秩序安静静，都需需要采取取某种方方式引导导座位。比如，在会议议厅召开开的大中中型会议，一般般都采用用对号入入座的方方式或是是将会场场划分为为若干区区域，以以地区或或部门或或行业为为单位集中中就座，根据不

7、不同情况况，有的的也可采采取随便便入座的的方式，无论采采取对号号入座。 &$ !最新办办公室管管理规章章制度全全集还是随便便入座，或是划划分区域域入座，都可以以设立指指坐标或或是会议议秘书工工作人员员引座，有的小型型会议也也需要与与地会有有固定的的座次，应在出出席证和和签到证证上注明明座号，如果证证件上不注注明座号号或不发发证件，可在每每个会议议桌上摆摆置名签签，并同同时印制制“座次表表”发给与会人人员，与与会人第第一次入入场的时时候，会会议工作作人员应应做必要要的引导导，以便便与会人人员找到座座次。否否则，如如果缺乏乏引导，会场就就会乱成成一团，影响了了大会的的秩序。（三）安安排发言言会中发

8、言言是参加加会议的的代表表表达自己己意见的的方法，也是代代表同志志的基本本权利，体现会议的的民主集集中制原原则，使使领导同同志能广广泛听取取与会代代表的意意见，集集思广益益。所以以要尊重与与会代表表的发言言权。但但会中发发言不是是随意的的，安排排大会发发言的决决定权属属于大会会主席团的的有关领领导同志志。但是是，会议议工作人人员可能能被委托托先提出出安排意意见，供供领导同同志审定。安排大会会发言时时，应当当考虑以以下几点点： !面要要撒开所谓面要要撒开是是指要照照顾到不不同地区区的平衡衡，不能能只安排排某一地地区或某某几个地地区代表发言言，会议议领导要要广泛听听取各地地区代表表的发言言，才能能

9、全面地地了解情情况。当当然，照照顾地区间间的平衡衡不等于于各地区区的发言言人数一一定相等等，各地地区发言言代表人人数的比比例要与与各地出席席会议的的代表人人数的比比例一致致，出席席会议的的代表较较多就多多安排发发言人数数，出席席会议的代代表人数数较少，就应少少安排发发言人数数。 #注意意主要领领导同志志与基层层领导同同志的平平衡高一级主主要领导导同志的的发言，可能内内容全面面，政治治性、理理论性较较强，而而基层领领导同志或做做具体工工作的同同志的发发言，可可能内容容具体，材料丰丰富、生生动。把把两者适适当地穿穿插安排，会使发发言生动动活泼，效益更更大。两两者结合合起来，相得益益彰。 $注意意主

10、题平平衡每人的发发言都有有主题思思想。要要安排符符合会议议总精神神的主题题，注意意不要过过分重复复主题。相同同内容的的发言，不要紧紧连在一一起，最最好也不不要放在在一天，以免影影响与会会人员情情绪，减弱弱会议效效果。总总之，要要把相同同内容的的发言适适当分开开，使每每天的会会议不致致让人感感到单调。当然，如果有有实际需需要，例例如为了了加强某某种声势势，反映映某种呼呼声，还还是可以以把一个方方面的发发言集中中安排在在一起的的。安排发言言要有广广泛的代代表性，或以地地区、部部门考虑虑；或以以阶层、职业考考虑；或或从代表人物物考虑，而这些些都必须须以服从从大会总总目的为为前提。此外，为为了安排排好

11、大会会发言，保证会会议发言言踊跃，会议工工作人员员还应该该做一定定的促进工作作。如透透露领导导意图，如需印印发发言言稿，应应询问发发言人的的准备情情况，并并将发言言次序和时时间告诉诉他。 （四）会会议记录录不论规模模大小的的会议都都应有记记录。会会议记录录包括两两部分内内容，第第一部分分是会议议的组织情况况，包括括会议名名称、届届次、时时间、地地点、出出席者、主持人人等。第第二部分分是会议议的内容：会议议议题、讨讨论发言言、形成成的决议议等。真真实地记记载会议议的情况况，客观观反映会会议的内容容和进程程，可以以为日后后分析研研究会议议内容的的提供依依据。因因此，会会议记录录是重要要的文书档档案

12、材料料，也是是会议快快报、简简报、纪纪要的原原始根据据和重要要素材。会议记录录方法可可分为两两种： !摘要要记录这种记录录采用汉汉字直接接记。各各级党政政机关的的日常会会议，一一般用汉汉字作简简单记录录。但有的地地方，有有时对此此类会议议也作为为详细的的记录。 #详细细记录要求有言言必录，包括发发言中的的插话等等，都要要详细记记录在案案。这种记录录有的采采用符号号速记，有的使使用录声声设备，会后根根据录声声整理记记录。也也有的是速记记和录音音二者兼兼用。但但有些会会议不宜宜录音，就只能能运用速速记，详详细记录录一般适适用于特别别重要会会议。对对高级领领导同志志的重要要发言，应当作作速记记记录或

13、录录音，以以便做好好传达和文文献保存存工作。会议记录录要求真真实、准准确、完完整，不不得随意意增删改改动，特特别是速速记，更更要忠实实原话，保持持风格，段落清清楚，文文字准确确。做好会议议记录应应该做到到以下几几点：（!）使使用统一一标准的的会议记记录本。各页都应应有：会会议名称称、时间间、地点点、出席席人、列列席人、缺席（原因）、会议议主持人、记记录人、会议内内容等项项目。（#）会会议记录录要真实实、准确确、完整整，不得得随意增增删改动动。重要内容容，要记记清原话话，保持持风格，段落清清楚，文文字准确确。（$）速速记符号号的应用用。用速记符符号记录录的，要要及时整整理，防防止遗忘忘。（%）会

14、会场记录录人员的的座位安安排要适适当。既要考虑虑听清台台上的领领导讲话话，又要要考虑听听清台下下群众发发言，尤尤其是座座谈会，记录人员要要能听清清全场人人员的发发言。会议记录录是一项项政治性性强、技技术性高高的工作作。会议议记录人人员必须须实事求求是地做做记录，不能能随意改改动，尤尤其是速速记，要要求忠实实原话，保持风风格。总之，会会议记录录要求真真实、准准确、完完整。能能否做好好会议记记录，不不仅要求求记录人人员有认真、负责的的精神，而且要要求记录录人员有有一定的的秘书工工作的专专业知识识和实际际训练。 会议记录录人员还还必须熟熟悉会议议的情况况，明确确会议的的宗旨和和基本精精神，否否则不可

15、可能迅速速地对会议议内容作作出完整整准确的的记录。（五）组组织分组组讨论召开大中中型会议议往往有有许多问问题需要要在小组组中进行行讨论，小会常常常穿插插在大会会之间进行。有很多多议题一一般是先先经过小小组充分分酝酿和和讨论，然后才才拿到大大会上通通过。因因此，可以以说小会会是大会会的基础础和补充充，大会会是小会会的继续续。分组组的办法法各有不不同，可可根据实际际情况而而定。可可以按地地区分组组，将同同一地区区的代表表集中到到一组；也可以以按部门门分组，将将同一部部门的代代表集中中到一组组；还可可以按问问题分组组，将熟熟知某个个问题的的代表集集中到一组组。每种种分组的的方法都都有自己己的优点点，

16、例如如，按地地区分组组可以集集中反映映各地区区代表对问问题的讨讨论意见见。按部部门分组组可以集集中反映映各部门门的意见见。把熟熟知某些些问题的的代表集中中一组，可以使使问题讨讨论得更更深刻。分组讨讨论具体体采用哪哪种方法法，可视视会议具具体情况而而定，各各组都要要确定好好召集人人和记录录员。为为保证讨讨论质量量并及时时传递讨讨论意见，可以以把会议议工作人人员分派派到各组组，帮助助引导讨讨论，了了解各组组讨论的的进展情情况，并并在大会主主席团和和各组之之间传递递信息。发现好好的方法法应及时时推广、交流，好的意意见要及及时反映，以便各各组之间间能互相相学习，彼此取取长，共共同提高高会议质质量。（六

17、）编编收会议议资料会议记录录是会议议的如实实记载，是编写写简报、整理会会议纪要要的基础础工作。现场记记录十分紧张张，字迹迹很不清清晰，有有时又用用速记，如不及及时整理理，有些些问题就就很难搞搞清楚。整理记录录，先要要复原简简化了的的语句，再用规规范化的的语言，但不能能更动原原意。整理会议议记录以以后，就就应当编编写简报报。编写写简报是是为了交交流情况况，反映映问题，推动会议发发展。会会议简报报应迅速速及时地地由大会会秘书处处编发。简报的的内容要要集中、突出，能反映会会议的精精神；文文字要简简短扼要要，讲究究经济。有些会议议出现“快报”的形式式。“快报”是简报报的提要要，要求求以更为为凝练的的语

18、言，反映实质质性的问问题。快快报的特特点是“快”，上午午的问题题，下午午就能反反映出来来。快报报的送达对象象是少数数领导人人。领导导事情多多，时间间少，看看快报可可以及时时掌握会会议进程程，及时时指导。这这是向领领导反映映情况的的好形式式。领导导讲话、会议快快报、简简报及其其它会议议资料，需要在会会中分发发，所发发文件或或资料，如属要要收退的的，应当当在文件件右上角角写上收收文人姓姓名，收文文时要登登记，为为收退工工作创造造便利条条件。在在会中发发文，除除直接对对与会者者发文外，一般般性的文文件资料料，还可可在会场场每个座座位上摆摆放一份份，也可可在入场场时，由由会议秘秘书工作人人员在入入口处

19、依依次将文文件资料料发到每每位与会会者手中中。会议文件件资料、简报快快报的撰撰写印制制与日常常文字工工作要求求不同，主要是是时限性性要求较高，会中每每天的新新情况往往往限定定秘书工工作人员员必须在在当天夜夜间编印印出来，第二天天 #! 早晨分发发到与会会者手中中。会中收集集资料必必须准确确、快速速、全面面。通常常采用的的办法，一是把把秘书工工作人员员分派到各小小组，将将有关情情况随时时加以收收集整理理；二是是请与会会者将新新建议，新思想想及新情情况整理成成书面材材料，送送交有关关资料人人员，更更值得注注意的是是，在一一天或是是一个阶阶段的会会议工作完完结后，秘书工工作人员员要及时时集中，先将收

20、收集到的的情况进进行综合合分析，然后指指定专人加加以整理理。由于于文件资资料的印印制常常常集中在在夜间，因此，对于较较长时间间的会议，往往往需要组组织专门门的校印印人员，为了保保证质量量和时限限，校对对人员一一般应做做到“一校一读”，即两两人先对对照原稿稿唱校一一次，再再每人细细看一遍遍原稿；重要文文件资料料应坚持持“两校一一读”；特别别重要的的还应坚坚持“两校两两读”。同时时应确保保印校人人员与主主校人员员的联系，以以便及时时解决校校印中出出现的问问题。（七）安安排候会会候会制度度是会间间的重要要制度之之一，有有些会议议议题繁繁多，但但并不是是要求每每位与会会者都要参加加每个议议题。一一些与

21、前前一议题题无关但但必须参参加后一一议题的的与会人人员，会会议工作作人员要为为他们安安排候会会。安排排好候会会，一是是要选择择合适的的候会地地点，候候会地点点一般不不要离会场场太远，否则当当这一议议题结束束，下一一议题开开始时，候会人人员难以以及时赶赶到会场，耽误误会议进进行。二二是要掌掌握好候候会的时时间，不不要让候候会者等等得太久久。要及及时通知知候会人员员会议进进行情况况，前一一议题结结束，要要立即通通知应该该参加下下一议题题的候会会者，不不要耽搁时时间，影影响到会会。安排排好候会会不仅是是为了保保证会议议有条不不紊地进进行，提提高会议议质量，保保证会议议效果，更重要要的是有有些重要要的

22、议题题需要保保密，讨讨论内容容只能限限制在一一定的范围围内，不不是让每每一位与与会者知知道，做做好候会会工作，使与该该议题无无关的人人员不参参加讨论，可以避避免会议议内容不不必要地地扩散，防止泄泄密。安安排好候候会，还还是端正正会风的的重要措施施。与议议题无关关的人员员参加会会议，坐坐下无事事，形成成一种“陪会”现象，甚至在在会场上聊聊天，影影响会议议的秩序序和会议议效果，做好候候会工作作正是改改变这种种会风，保证会会议精简和和高效的的重要措措施之一一。（八）内内外联系系会议进程程中，经经常有些些临时性性事务，需要会会中秘书书工作人人员办理理。比如如与会领领导同志批办办文件要要转送有有关部门门

23、，会外外有的部部门或秘秘书有急急件呈送送与会领领导同志志，或者者需要请与与会同志志接电话话，等等等。这些些事情都都应由秘秘书工作作人员作作为中介介人负责责办理或或协助办理理。特别别是一些些日常工工作会议议，如党党委常委委会、政政府部门门办公会会等。有有的人员员与前面议议题无关关，但需需参加后后面某一一议题的的汇报、讨论，要安排排他们提提前到达达会场，一边休息息，一边边等候，当研究究与他们们有关的的议题时时，秘书书工作人人员要及及时请他他们进来。开大大中型会会议时，会议秘秘书工作作人员可可以借助助报话器器或呼叫叫机等现现代手段段进行会会 议内外之之间的联联络，机机密性较较强的会会议，应应事先规规

24、定一些些暗语和和代号进进行联络络，以免免报话机将将通话内内容通过过电波传传送出去去，造成成泄密。（九）处处理临时时交办事事项会议进程程中，可可能发生生一些出出乎预料料的临时时变动，比如调调整议题题，增加加与会人人员及其他特特殊情况况，会议议秘书工工作人员员应当根根据领导导同志的的指示和和实际情情况，采采取应急急措施，妥妥善予以以解决。二、住会会与住会会服务（一）住住会的概概念会议组织织者以集集中安排排与会人人员住宿宿的形式式而召开开的会议议。凡以以住会形形式召开开会议，除要要编造专专门的会会议经费费预算，选择适适当的住住会地点点以外，还要组组织专门门提供住住会服务的的工作机机构。（二）住住会服

25、务务安排住会会的会议议，在会会议住地地应向与与会人提提供的必必要服务务。这些些服务项项目包括括：为每个与与会者合合理安排排房间；根据国国家规定定的会议议伙食标标准安排排和调剂剂伙食，并照顾顾不同的民民族习俗俗；介绍绍住地内内各种服服务设施施的位置置和使用用方法；提供必必要的阅阅报、通通讯、用车车、购物物和个人人卫生服服务；为为与会人人员个人人贵重物物品提供供必要的的保管手手段；对对与会人员员的来访访客人提提供必要要的接待待、引导导和传呼呼等。三、会议议值班会议值班班，是会会中服务务的一项项重要工工作，是是大中型型会议和和小型重重要会议议秘书工工作不可缺少少的重要要环节。值班室室实行昼昼夜值班班

26、，在会会议秘书书处或秘秘书组领领导下，负责会会议承上启启下、左左右联系系、互相相沟通、平衡协协调等工工作。其其具体任任务主要要有以下下几项： !根据据会议有有关领导导同志的的指示精精神，将将有关会会议事项项传达给给与会代代表小组组或与会人员员； #向会会议领导导及时反反映会议议进展情情况、会会议临时时出现的的特殊情情况以及及与会同同志提出的请请示、要要求和意意见； $负责责接待前前来询问问有关事事宜的与与会同志志，答复复或向有有关部门门传达他他们提出出的有关问题题； !同会会场管理理人员、门卫、后勤及及各有关关工作机机构建立立密切联联系，协协调有关关工作机构之之间的关关系； #发会会议通知知，

27、值班班室接到到会议领领导同志志关于进进行某项项活动的的指示后后，首先先应认真核实实清楚时时间、地地点、内内容、参参加范围围和其他他要求，然后发发布通知知，应先先通知有有关单位，作好充充分准备备，比如如会务、警卫、后勤、文秘等等，之后后再通知知与会同同志。常常用通知办办法：一一是用电电话通知知各组召召集人或或其秘书书；二是是发布书书面通知知；三是是在与会会同志必经经的显眼眼之处，张贴开开会通知知，晓谕谕周知。比较重重要的活活动，以以采取前前两种办办法为好。四、会中中服务的的要求及及注意事事项会中服务务是在会会议进行行中的服服务，是是在情况况不断发发生变动动中的服服务，这这就对秘秘书工作人员员提出

28、了了特殊的的要求，因此，会中服服务人员员，特别别应当注注意到以以下几点点：（一）自自己的工工作目标标和会议议目标统统一要把会中中服务工工作看成成是由许许多既有有分工、又有互互相联系系、互相相制约、互相依依存，并且且处于运运动状态态的有机机统一体体，秘书书工作人人员既要要清楚自自己在会会中担负负的职责，又要要了解会会议服务务的整体体要求，既要相相对独立立地进行行工作，各负其其责，又又要密切切协作，主主动配合合，步调调一致地地进行工工作，以以便充分分发挥整整个会中中服务系系统的作作用。（二）服服从统一一领导做好会议议服务工工作要有有统一领领导，以以便协调调工作人人员之间间、各工工作环节节之间的的关

29、系，尤其其是一些些大型会会议，会会议工作作人员数数量很多多，而且且来自不不同地区区不同的的部门，如果缺乏乏统一领领导，各各行其是是，各自自为政，就会形形成一盘盘散沙，难以为为会议的的总目标标服务，甚甚至互相相推诿、扯皮，发生碰碰撞，产产生矛盾盾。因此此，会议议工作必必须实行行统一领领导，严格格纪律，做到一一切行动动听指挥挥，重大大问题由由领导统统一做出出决定，会议工工作人员员必须严格格执行，不能自自作主张张，各行行其是。（三）增增强保密密意识一些重要要的会议议，密级级较高，会议的的文件材材料、信信息都属属国家机机密，会会议工作作人员在工作作中难免免要接触触这些机机密，这这就需要要会议工工作人员

30、员增强保保密意识识，事事事处处不不能疏忽大大意。文文件材料料要按规规定收藏藏好，传传递信息息时，也也要注意意措词得得当，防防止泄露露机密。在在传递信信息的场场所及其其他可能能泄密的的环境，不得有有丝毫大大意。 （四）尽尽可能地地熟悉与与会同志志的相貌貌及特征征这在会议议进行中中对传递递文件、作会议议记录、传呼电电话和谨谨防冒名名顶替等等，都极极有好处。一一个领导导机关的的秘书部部门对有有关秘书书人员都都是这样样要求的的；要熟熟悉所有有有机会会参加本机机关各种种会议的的领导同同志。有有的秘书书人员为为了达到到这个目目的，只只要有机机会便尽尽力留意每每个人的的面貌、特征，还保存存一套他他们的照照片

31、，经经常翻看看，在召召开会议议时与其其本人对照照。各人人的方法法不同，但目的的都是为为了工作作上的方方便。（五）严严格要求求自己会场服务务工作，比较辛辛苦，工工作量大大。所以以会议工工作人员员要严格格要求自自己，克克己奉公，个个人的事事情要服服从会议议工作，以会议议工作为为重，保保证会议议能够顺顺利进行行和会议议的质量。在会议议服务工工作中还还要热情情周到、耐心、文明、主动。不能吃吃一点苦苦，受一一点累就怨怨天尤人人。以上上这些是是会场工工作中的的基本要要求，会会议工作作人员要要按照这这些要求求去做，保保证会议议取得圆圆满成功功。 第二节会会场管理理制度范范本一、会议议室使用用和管理理规定会议

32、室是是公司举举行会议议、接待待外宾和和客户的的场所，为加强强管理，制定如如下使用用和管理规定定： !公司司会议室室只限公公司内部部各处（室）和和子公司司使用，外单位位借用会会议室须须经公司领导导批准，并到办办公室办办理借用用手续，并填写写“申请表表”和“登记簿簿”（附件件一、附件二）。任何何处（室室）和子子公司无无权将会会议室借借给外单单位使用用。 #各处处（室）和子公公司使用用会议室室须经办办公室同同意，领领取会议议室钥匙匙。 $爱护护会议室室的设施施，保持持会议室室清洁。用后应应及时清清洗水杯杯和烟缸缸，锁好好门，将钥匙退退还办公公室。 %任何何部门和和个人不不得将会会议室的的桌椅、茶具、

33、烟缸等等设施拿拿出会议议室。附件一：会议室使使用申请请表年月日日期时间间会议名名称主持持人地点点人数备备注 & &申请使用用单位管管理单位位名称填表表人主管管管理人人事务科科长副经经理 附件二： 会议室使使用登记记簿!日期时间间 ! !第五篇篇会议管管理规章章制度二、会议议室、接接待室使使用管理理制度第一条会会议室、接待室室是公司司举行会会议、接接待客户户的场所所，为加加强管理理，规范范公司会议议室、接接待室的的有序使使用，给给员工营营造一个个良好的的工作环环境，特特制定如如下管理理制度：第二条公公司所有有员工非非接待客客人和参参加会议议，不得得随意进进入接待待室和会会议室。第三条各各部门如如

34、需使用用会议室室，要提提前到总总经理办办公室申申请，在在会议室室使用登登记簿上签签字，由由办公室室统一安安排。第四条接接待室有有专人负负责，引引见、招招待、接接送来宾宾。第五条任任何员工工不得随随便移动动会议室室、接待待室的家家具及物物品。第六条任任何员工工不得随随意使用用会议室室、接待待室的茶茶叶、咖咖啡、饮饮料等用用品。第七条任任何员工工不能随随意拿走走接待室室的报刊刊、杂志志等资料料。第八条爱爱护接待待室、会会议室的的设施。第九条会会议结束束，要整整理会场场，保持持清洁，并去办办公室办办理交接接手续。第十条以以上规定定希望全全体员工工自觉遵遵守，损损坏公物物或违反反制度者者将给予予适当的

35、的经济处罚罚。 !最新办办公室管管理规章章制度全全集三、会场场布置管管理规定定第一条实实施布置置前必须须考虑周周详，根根据布置置任务来来确定执执行人员员，并做做好明确确分工。第二条会会议现场场要做好好清洁保保护工作作，地毯毯、大理理石面应应做好保保护措施施。第三条根根据宴会会部及有有关部门门的宴会会、会议议通知单单，按时时、按规规格做好好绿化布布置。第四条绿绿化布置置力求整整齐、美美观，植植物干净净、无尘尘、无虫虫口、无无黄叶，花盆机机架的主体体、台面面插花要要求绝对对卫生清清洁，色色彩鲜艳艳、造型型端庄。第五条布布置完毕毕应清理理好现场场，再重重新清理理、喷水水一次，确认无无误，征征求验收收

36、意见，取取得最佳佳布置效效果。 四、会议议记录整整理表会议名称称会议时间间年月日日时分至至年月日日时分会议地点点会议主持持出席人员员：会议程序序：会议内容容：会议决议议：会议描述述会议记录录主管签签署 五、会议议决议催催办表决议事项项该完成成时间现现状评估估催办原原因催办办结果确确认完成成时间责责任人催催办人 第四章会议后期期管理规规范与制制度范本本第一节会会议后期期管理规规范一、会议议文件的的立卷与与归档会议结束束后，会会议文件件需要依依照其内内在联系系，加以以系统整整理，分分门别类类地组成成一个或一套套案卷，归入档档案，这这就是会会议文件件的立卷卷归档。这是会会议秘书书部门的的一个重重要任

37、务，是将现现行会议议文件转转化为档档案的重重要步骤骤，是档档案工作作的基础础。（一）会会议文件件立卷工工作程序序 !大中中型会议议文件立立卷（!）收收集材料料这是立卷卷工作的的第一步步，要按按会议文文件立卷卷范围将将会议中中形成的的所有文文件、材材料及时、完完整地收收集起来来。 !）在分分发会议议文件时时须留必必要的份份数。一一般印发发的以保保存两份份为宜（不包括括原稿）。重重要会议议文件的的初稿、历次修修正稿也也应保存存，如有有复印稿稿，亦应应保存一一份。 #）要注注意收集集领导同同志阅办办完的会会议文件件、材料料。 $）要注注意收集集会议的的非正式式文件，如来往往电报、电话记记录、证证件等

38、等等。（#）甄甄别整理理 !）检查查收集的的文件、材料是是否齐全全完整，如有未未收集的的应尽快快收集起起来。 !）剔出出不需立立卷归档档的会议议文件、材料。（）分分类归卷卷即对会议议所有文文件、材材料进行行大体分分类，区区分为主主要文件件、一般般文件、参考文文件、大会会发言、书面发发言、领领导讲话话、会议议简报、会议快快报、有有关文书书资料等等。然后后按问题和和时间特特征立卷卷，一般般来说，会议主主要文件件（报告告、决议议、结论论及主要要负责同同志的重要要的讲话话等）单单独立卷卷。一般般文件及及参考文文件，分分别按问问题特征征立卷。大会发发言按发言言日期立立卷。书书面发言言按地区区或单位位立卷

39、。通知、来往文文书均按按时间立立卷。（#）组组卷组卷时将将永久、长期、短期三三个保管管期限的的文件最最好分别别组卷。同一类类问题的的文件、材料料集中组组卷，按按照文件件张数多多少，多多的可分分几个属属类汇成成若干卷卷，少的的可将若若干属类汇汇成一卷卷。每卷卷文件张张数一般般以 $%到到 $&%张张左右为为宜，最最多不超超过 !%张张。卷内文件件按重要要程度和和时间进进行排列列，同一一文件的的不同修修改稿按按时间先先后顺序序排列，定稿放在在前面。同时为为使案卷卷不受污污损，要要拆除文文件、材材料上的的金属钉钉和障碍碍物，注注意文件、材料页页码顺序序的排列列。（&）卷卷内文件件编目定卷以后后在会议

40、议文件、材料上上加盖编编目章（包括卷卷号、顺顺序号），以卷卷为单位位编排标注页页号，第第一页在在右上角角，第二二页在左左上角，把每份份文件在在卷内的的位置固固定下来。然后后按顺序序填写卷卷内目录录，没有有标题的的文件要要代拟标标题。卷内文件件目录参参考格式式如下：卷内文件件目录第页顺序号成成文机关关文件简简要内容容文件日日期文件件所在份份号备考考 （!）填填写卷内内文件备备考表即对每次次会议卷卷内的文文件情况况作必要要的说明明，说清清楚文件件来龙去去脉、形形成过程程、文件重要要程度和和卷内文文件变动动情况等等，字迹迹要清楚楚，卷面面要整洁洁，立卷卷者、检检查者还还要签注姓姓名和立立卷时间间。卷

41、内文件件备考表表参考格格式如下下：备考表机关名称称：号案案卷目录录组织单位位名称：第号案份份第张文件件本案卷内内共有份份卷内文件件有关情情况说明明：立卷人年月日检查人年月日 $# !最新办办公室管管理规章章制度全全集（!）拟拟定案卷卷标题每个案卷卷要拟定定标题，一般应应反映出出会议名名称、作作者和主主要内容容。它是是查找利利用文件的基基本线索索，因此此所拟标标题要确确切，语语言要通通顺精练练，概括括性强。标题通通常由作作者、问题题、名称称三部分分组成。如：中共 县委委关于选选拔优秀秀青年干部部的决定定 年 月 日再如： 同同志 年 月 日在 省常常委会上上关于整党党问题的的发言（#）填填案卷封

42、封面案卷封面面要用毛毛笔或钢钢笔正楷楷书写，字迹要要清楚、整洁，卷皮所所列项目目应填写写齐全，卷皮皮起止日日期均以以卷内文文件的最最早和最最晚日期期为准。案卷封面面参考格格式如下下：（机关名名称）（案卷标标题）自年月日日起至年月日日止案卷号：卷内共份份保管期期限全宗号：目录号：（编制单单位）年月日编编 !第五篇篇会议管管理规章章制度（!）案案卷排列列大中型会会议文件件的分卷卷，也按按保管期期限、重重要程度度和时间间排列。（#）编写案案卷目录录案卷目录录是登记记案卷和和提供利利用档案案的基本本工具，是立卷卷部门向向档案室室（馆）移交案卷的的手续和和凭证，也是档档案部门门检查、统计案案卷的依依据。

43、要要按案卷卷排列顺顺序逐卷卷逐项填写写案卷目目录，打打印一式式三份，两份随随案卷移移交档案案部门，一份留留存备查查。案卷目录录表参考考格式如如下：案卷目录录顺序号文书处理号卷名起止止日期份数张数保管期限备考上述工作作完成后后，即可可按归档档要求移移交档案案室或档档案馆。在正常常情况下下，应在在第二年上半半年将上上一年的的案卷向向档案室室（馆）移交归归档。归归档时交交接双方方应按照照案卷目目录清点核核对无误误后，履履行签字字手续。 $%日常常工作会会议文件件立。（）立立卷日常工作作会议文文件立卷卷，也要要从收集集材料做做起，搞搞好甄别别整理。（$）组组卷一次会议议形成和和使用的的所有文文件、材材

44、料组为为一卷，卷内文文件按照照会议讨讨论问题题的顺序排列列。排列列的一般般顺序是是：开会会通知、会议议议程、会会议记录录、会议议记事表表、会议议纪要和会会议文件件。有的的文件如如有几次次修改稿稿，则将将定稿放放在前面面，然后后将修改改稿按顺顺序排列其其后。卷卷内文件件份数以以所编顺顺序号统统计，附附件不单单独编号号和计算算份数。如文件件过多，可可分为几几卷，但但只填写写一份卷卷内目录录放在第第一卷，其余各各卷在卷卷皮注明明是何会会议的第几几卷，备备考表上上也需加加以说明明。（&）拟拟定案卷卷标题日常工作作会议每每次讨论论的问题题比较多多，文件件也较多多，案卷卷标题一一般只能能笼统地地标出会议名

45、名称、次次数和时时间。如如： 中共 !县委委 !次次常委会会议 !年 !月 !日如果问题题集中，也可将将文件内内容反映映在案卷卷标题上上，但一一般多以以副标题题的形式式出现。如：中共 !县委委 !次次常委会会议 讨讨论通过过 !同同志在劳劳模授奖奖大会上的的讲话（）其其它如卷卷内文件件编目、备考表表的填写写、卷皮皮的填写写、编写写案卷目目录等，与大中型会议议基本相相同上述工作作完成后后，即可可按归档档要求移移交档案案部门归归档。（二）会会议文件件立卷归归档在会议文文件完成成了现行行使命之之后，即即它们被被阅办讨讨论之后后，由于于它们记记载了一一定机关的工工作活动动，在此此后的工工作实践践中可能

46、能需要经经常找出出来作对对照、作作参考，因而具具有查考作作用。这这说明会会议文件件具有史史料性特特点，有有立卷归归档的必必要性。同时，档案工工作为了便便于管理理和查找找，也要要求会议议文件先先立卷而而后进入入档案保保管。如如果对各各级党政政机关在工工作中形形成的大大量会议议文件资资料，不不加以完完整地、科学地地、系统统地整理理，必然然会杂乱零零散，既既无法科科学管理理，更无无法迅速速查考。因此，搞搞好会议议文件的的立卷归归档工作作，对于于科学保保管和方方便利用用档案具具有重要要意义。主要要有以下下四点： #$保持持会议文文件之间间的历史史联系以以便于查查找利用用各级党政政机关的的日常会会议过程

47、程中讨论论和形成成的文件件，种类类繁多，数量浩浩大，每每份文件都有有特定的的使命和和作用。在同一一个会议议中，必必然要涉涉及和形形成许多多文件，它们之之间有着密密切的联联系，我我们不仅仅需要把把具有查查考价值值的全部部会议文文件完整整地保存存下来，而且还要要依照它它们之间间的历史史联系，科学地地加以整整理、鉴鉴定、区区分，组组成案卷卷。这样样才能够很很好地反反映机关关会议工工作活动动的历史史面貌，并便于于查考和和利用。如果会会议文件件不经过系系统地整整理立卷卷，或随随意拼凑凑组合，就会使使文件孤孤立零散散，杂乱乱无章，看不清清来龙去脉脉，难于于查找利利用。 %$保持持历史的的真实面面貌、反反映

48、工作作的客观观进程会议文件件是党政政机关会会议活动动的第一一手珍贵贵的历史史记录，大至记记载党和和国家的的会议活动史史实，小小至记载载各单位位的会议议情况，通过立立卷归档档，完整整地将会会议文件件收集保保 存下来，可以真真实地体体现党政政机关工工作进程程和历史史面貌。 !保护护会议文文件的完完整与安安全，便便于保存存和保管管会议文件件内容广广泛，数数量很多多，如不不加以系系统整理理，不仅仅不便于于使用，而且容容易磨损散失失，特别别是有些些文件长长期分散散在各部部门或个个人手里里，很容容易造成成丢失和和泄密。零散的会会议文件件按一定定的规格格要求立立卷，装装订成册册，可以以避免文文件破损损和散失

49、失，有利利于保存和和管理。 #保证证会议秘秘书工作作的联系系性，为为档案工工作奠定定基础机关的文文件是机机关档案案的来源源，会议议秘书部部门将讨讨论完毕毕的文件件立成案案卷，才才算最后完成成了文书书处理工工作。搞搞好立卷卷归档工工作，有有利于机机关档案案室的基基础建设设和开展展利用工作作。案卷卷移交给给档案部部门以后后，会议议文件便便从运转转过程进进入了档档案管理理阶段。所以，立立卷是档档案部门门的工作作对象，立卷工工作是档档案工作作的基础础，立卷卷的质量量直接影影响档案的的质量。（三）会会议文件件立卷归归档范围围和分工工一个机关关日常处处理的会会议文件件很多，有本机机关撰写写的，有有上级、平

50、级、下级机机关送来的，有重要要的，也也有一般般的，等等等，在在众多会会议文件件中，绝绝大多数数需要留留作查考，但其其中也有有少数没没有查考考价值，这就需需要明确确规定会会议文件件立卷归归档范围围，以保保证确有保保存价值值的会议议文件材材料等能能完整地地立卷保保存，做做到既不不遗漏不不全，又又不重复复庞杂。同同时还应应明确立立卷归档档分工，避免遗遗漏和不不必要的的重复。 $会议议文件立立卷归档档范围根据国家家档案局局有关规规定，会会议文件件立卷归归档范围围是：（$）会会议文件件立卷归归档范围围代表大会会、代表表会议、各种例例行会议议、工作作会议和和其他各各种会议议所形成成的全部部会议正式文文件，

51、如如决定、决议、指示、计划、报告等等及其付付印稿。上述会议议的参考考文件。上述会议议的出席席、列席席、分组组名单。上述会议议的议程程、日程程和程序序。上述会议议的书面面通知、来往重重要电报报、电话话记录等等。上述会议议的会议议记录、发言稿稿、简报报、快报报、纪要要及其付付印稿。领导同志志在上述述会议上上的报告告、讲话话、谈话话及其付付印稿。上述会议议的选举举材料。上述会议议有关的的图表、照片、录音带带、录像像带等。上述会议议的证件件。上述会议议的记事事表。 会议总结结。其它有关关材料。此外，对对于外出出开会带带回来的的重要的的有价值值的文件件材料，也应立立卷归档档。（!）不不需要立立卷归档档的

52、会议议文件材材料为了提高高案卷质质量，减减少档案案中玉石石不分、庞杂臃臃肿的现现象，根根据国国家档案案局关于几项项不归档档的文书书材料的的销毁暂暂行规定定，下下列会议议文件材材料不需需立卷归归档。重份文件件。对于于一式多多份的会会议文件件材料，只须保保留一、二份，其它多多余份数数不必保存。事务性、临时性性的没有有查考价价值的文文件材料料，如召召开一般般业务性性会议的的临时通通知等。未成文的的草稿和和一般性性文件的的历次修修改稿，文件起起草人在在构思撰撰写过程程中起草草的未成文未未经审批批的提纲纲、素材材、底稿稿等，不不需立卷卷归档。但重要要会议讨讨论的关关于法律、法令令、指示示等立法法性文件件

53、，领导导指导性性文件和和其它属属于政策策方针，长远计计划等方方面的文件件的定稿稿和历次次修正稿稿均须保保存。内容被其其它文件件包括的的文件材材料。对于上述述无须立立卷归档档的文件件材料，可以进进行简单单的整理理、登记记，按照照文件销销毁手续销毁毁。 !会议议文件立立卷归档档分工进行立卷卷归档分分工是为为了避免免各机关关之间会会议文件件材料立立卷发生生不必要要的遗漏漏或重复。具具体分工工是：（#）上上级党政政领导机机关的会会议（包包括以党党政领导导机关名名义由部部门主办办的专业业会议）的文文件，由由党政领领导机关关办公部部门或秘秘书部门门立卷归归档，如如以中共共中央名名义召开开的会议文文件，由由

54、省、市市、地、县委办办公厅（室）立立卷归档档；以国国务院名名义召开开的会议议的文件，由省政政府、市市政府、行署、县政府府办公厅厅（室）立卷归归档。参参加会议议的其它它单位，可可汇集一一套作为为资料保保管。如如有本单单位领导导同志在在会上发发言，可可抽出发发言稿同同原稿一起起立卷归归档。上上级党政政各主管管机关召召开的会会议文件件，由各各级对口口单位立立卷归档，各级级党政领领导机关关可不立立卷归档档。如党党政负责责同志参参加会议议并作了了讲话，只将负负责同志讲讲话稿立立卷归档档。（!）本本级党政政领导机机关召开开的会议议（包括括以党政政领导机机关名义义由有关关部门主主办的专业会议议）的文文件，由

55、由本级党党政机关关办公部部门或秘秘书部门门立卷归归档。以以本部门门名义召召开的会议议形成的的文件。由本部部门立卷卷归档。党政机机关领导导同志在在会议上上的讲话话，由党党政机关办办公部门门或秘书书部门立立卷归档档，部门门只存印印制件。两个以以上部门门联合召召开的会会议形成的的文件，由主办办部门立立卷归档档，其它它部门存存印制件件。 &%$ （四）会会议文件件立卷的的基本原原则和方方法 !会议议文件立立卷的基基本原则则会议立卷卷工作的的基本原原则是“一会一一案”，这是是周恩来来同志 !#$%年指示示的，他他说“会议文文件应按按每一次次会议进进行立卷卷，以便便查找利利用。”这是指指导立卷卷的准则则。

56、其具具体内容是：以会议议为单位位立卷，按照会会议文件件材料的的自然形形成规律律，保持持文件之之间的历历史联系，反映机机关工作作活动的的特点和和真实面面貌，便便于保管管和利用用。 &会议议文件立立卷方法法（!）编编制案卷卷目录会议立卷卷工作在在正常情情况下，应依据据事先编编制好的的案卷类类目来进进行。案案卷类目目是每年初在在实际文文件尚未未产生之之前，根根据机关关性质、职权范范围、内内部组织织结构情情况、当当年会议工工作计划划、任务务和一年年中可能能产生的的会议文文件情况况，参照照往年的的案卷类类目，按按照立卷要要求拟制制出的案案卷分类类名册。这是一一种比较较详细具具体的立立卷规划划。编制制案卷

57、类类目，可以以由会议议秘书部部门的有有关工作作人员提提出方案案。经主主管领导导同志批批准即可可。（&）灵灵活运用用文件的的特征立立卷每一份会会议文件件都有其其一定的的特征。一般来来说，一一份文件件主要由由作者、名称、内容、收文文机关和和形成文文件的时时间等几几个基本本部分组组成，可可以概括括为六个个特征：部门特特征、时间间特征、名称特特征、作作者特征征、地区区特征、通讯者者特征。会议立立卷就是是按会议议文件材料料的共同同特征或或以一个个特征为为主结合合其它特特征组成成案卷。 !按问题题特征立立卷。问题特征征是指会会议文件件内容所所反映的的问题。按问题题特征立立卷，就就是将文文件内容容所反映的同

58、同类性质质问题的的文件如如会议正正式文件件的初稿稿、定稿稿和历次次修改稿稿组成案案卷。一一次大型会会议有两两个以上上主题时时也可用用这种方方法。 按时间间特征立立卷。时间特征征一是指指会议文文件形成成的时间间，二是是指会议议文件内内容所针针对的时时间。按按时间特征立立卷，就就是将属属于同一一时间的的文件如如同一天天的大会会发言集集中立卷卷。 #按名称称特征立立卷。名称特征征是指会会议中讨讨论和形形成文件件、材料料的名称称，如正正式文件件、参考考文件、记录、简报报、证件件等。按按名称特特征立卷卷，就是是将名称称相同的的文件材材料集中中立卷。 $按作者者特征立立卷。作者特征征是指制制发会议议文件、

59、材料的的单位或或个人。按作者者特征立立卷，就就是将作作者相同的文文件集中中立卷，也即分分级立卷卷。 %按地区区特征立立卷。地区特征征是指会会议文件件内容涉涉及的地地区。按按地区特特征立卷卷，就是是将内容容涉及同同一 地区的会会议文件件集中立立卷。 !按通讯讯者特征征立卷。通讯者指指问答双双方。按按通讯者者特征立立卷，就就是将针针对一个个或几个个问题如如参加会会议人员问题题双方的的往复文文电集中中立卷。对于六个个特征不不能机械械地理解解和运用用，通常常来说，一卷之之内结合合使用两两个以上上特征立卷，是比较较科学的的方法。会议文文件主要要以会议议为单位位进行立立卷，日日常工作作会议一一次会议立立一

60、个案案卷，但但大型会会议文件件繁多需需要立一一套案卷卷，这需需要根据据不同情情况按照照不同特征征立分卷卷。（五）正正确区分分会议文文件保管管期限根据案卷卷内容的的重要程程度确定定保管期期限，并并在可能能条件下下将保管管期限不不同的文文件分开立卷卷，有利利于文件件的管理理和鉴定定，也有有利于文文件的提提供利用用工作。根据国家家档案局局有关规规定，会会议文件件的保管管期限分分为永久久、长期期、短期期三种。 !确立立会议文文件保管管期限的的原则（!）凡凡是反映映本机关关主要职职能活动动和基本本历史面面貌的，在国家家经济建建设、政政治斗争和科学学研究中中需要长长期利用用的文件件，列为为永久保保管。（#