项目沟通管理的主要内容

1、 项目沟通管理的主要内容项目沟通管理（project communication management）包括为了确保项目信息及时适当的产生(generation)、收集(collection)、传播(dissemination)、保存(storage)和最终配置(ultimate disposition)所必须的过程。项目沟通管理把成功所必须的因素-人(people)、想法(ideas)和信息(information)之间提供了一个关键连接。涉及项目的任何人都应准备以项目语言（the project language）发送和接收信息并且必须理解他们以个人身份参与的沟通怎样影响整个项目。图10-

2、1描述了以下几个主要过程的纲要：101沟通计划(communication planning)-决定项目涉及人(stakeholders)的信息和沟通需求：谁需要什么信息，什么时候需要，怎样获得。102信息传播（information distribution）-使需要的信息及时发送给项目涉及人。103执行报告(performance reporting)-收集和传播执行信息，包括状况报告（status reporting）、进步衡量（progress measurement）和预测104行政总结（administrative closure）-产生、收集和传播信息以形成一个阶段或项目完成。这

3、些过程程之间以以及与其其他领域域的过程程之间相相互作用用。如果果项目需需要，每每个流程程可以由由个人、多人或或团体来来完成。在每个个项目阶阶段每个个过程至至少发生生一次。虽然在在这里列列举的流流程是分分立的阶阶段并具具有明确确定义的的分界面面，事实实上他们们互相交交织、互互相作用用在一起起。流程程的相互互作用在在第3章章项目管管理过程程详细地地阐述。沟通的通通用管理理技术技技巧（见见2.44.2部部分）跟跟项目沟沟通管理理有关（但并不不等同）。沟通通是一个个更宽广广的课题题，包括括一些重重要的知知识体系系，它特特别适用用于项目目的唯一一知识体体系。并并不局限限适用于于项目的的重要知知识体系系。

4、例如如： 发送送者-接接收者模模型（ssendder-recceivver moddelss）-反馈环环，沟通通阻碍等等。 媒体体选择(chooicee off meediaa)-什么时时候采用用书面沟沟通和什什么时候候采用口口头沟通通。什么么时候使使用非正正式的备备忘录和和什么时时候使用用正式的的报告。 书书写文体体（wrritiing styyle）-主主动语态态和被动动语态，句子结结构，词词汇选择择等。 陈陈述技巧巧(prreseentaatioon ttechhniqquess)-肢体语语言(bbodyy laanguuagee)，视视觉辅助助工具的的设计（dessignn off v

5、iisuaal aads）等。 会会议管理理技巧(meeetinng mmanaagemmentt teechnniquues)-准准备议程程表，处处理冲突突。1011沟通计计划(ccommmuniicattionn pllannningg)沟通计划划包括决决定项目目涉及人人的信息息和沟通通需求：谁需要要什么信信息；什什么时候候需要；怎么获获得。虽虽然所有有的项目目都需要要沟通项项目信息息，但信信息需求求和传播播方式差差别很大大。确认认涉及人人的信息息需求和和决定满满足需求求的适当当方式是是项目获获得成功功的重要要因素。对于大多多数项目目，沟通通计划的的大部分分工作作作为项目目前期阶阶段的一一

6、部分来来完成。然而本本过程的的结果在在项目进进行中应应时常被被复查和和修订（如有需需要）以以确保持持续的应应用性。沟通计划划常常与与组织计计划（参参见9.1）紧紧密联系系在一起起，因为为项目的的组织结结构对项项目沟通通要求有有重大影影响。10111沟沟通计划划输入（inpputss too coommuuniccatiion plaanniing）1. 沟沟通要求求。沟通通要求是是项目涉涉及人信信息需求求（innforrmattionn reequiiremmentts）的的总和。需求结结合信息息类型和和格式定定义。信信息的类类型和格格式在信信息的数数值分析析中必须须的。项项目资源源只有通通过

7、信息息个沟通通才能获获得扩展展，信息息使项目目成功，缺乏沟沟通会导导致失败败。项目目的资源源应当花花费并且且仅能花花费在沟沟通信息息上。决决定项目目沟通通通常所需需要信息息有： 项项目组织织和项目目涉及人人责任关关系； 涉涉及项目目的纪律律，行政政部门、专业； 项项目所需需人员的的推算以以及应分分配的位位置； 外外部信息息需求（例如，同媒体体的沟通通）。2. 沟沟通技巧巧。在项项目的基基本单位位之间来来回传递递信息，所能使使用的技技术和方方法可能能差异很很大：从从简短的的谈话到到长期的的会议；从简单单的书面面文件到到即时查查询的在在线的进进度表和和数据库库。可能能影响项项目沟通通的技术术因素有

8、有： 信息息需求的的即时性性-项项目的成成功是取取决于即即时通知知频繁更更新的信信息，还还是通过过定期发发行的报报告已足足够？ 技技术的有有效性（thee avvaillabiilitty oof ttechhnollogyy）-已到位位的系统统运行良良好吗？还是系系统要作作一些变变动? 预预期的项项目人员员配置-计划划中的沟沟通系统统是否同同项目参参与方的的经验和和知识相相兼容？还是需需要大量量的培训训和学习习？ 项目目工期的的长短(thee leengtth oof pprojjectt)-现有技技术在项项目结束束前是否否已经变变化以至至于必须须采用更更新的技技术？ 制制约因素素。制约约因

9、素是是限制项项目管理理小组作作出选择择的因素素。例如如，如果果需要大大量地采采购项目目资源，那么处处理合同同的信息息就需要要更多考考虑。当当项目按按照合同同执行时时，特定定的合同同条款也也会影响响沟通计计划。 假假设因素素。对计计划中的的目的来来说，假假设因素素是被认认为真实实的确定定的因素素。假设设通常包包含一定定程度的的风险。他们可可在本处处确定，或者他他们也可可是风险险识别过过程的输输出（见见11.1部分分）。10112沟沟通计划划的工具具和方法法（tooolss annd ttechhniqquess foor ccommmuniicattionn pllannningg）1. 项项目

10、涉及及人分析析(sttakeehollderr annalyysiss)。为为了对项项目涉及及人的信信息需求求和信息息资源形形成一种种系统的的和符合合逻辑的的观点以以满足需需求，应应对多种种多样项项目涉及及人的信信息需求求加以分分析。(关于项项目涉及及人见22.2和和5.11部分),此种种分析应应考虑那那些适合合于项目目且能提提供所需需要信息息的方法法和技术术。应注注意避免免在不需需要的信信息和不不适合的的技术上上浪费资资源。10113 沟通计计划的输输出1 沟沟通管理理计划（commmunnicaatioons mannageemennt pplann）。沟沟通管理理计划是是一个文文件，它它

11、提供： 收收集和归归档的结结构（aa coolleectiion andd fiilinng sstruuctuure），详细细规定用用来收集集和贮存存各类信信息的方方法。采采用的过过程应涵涵盖对以以前已公公布材料料更新和和纠正收收集和发发送。 发发送结构构(a disstriibuttionn sttruccturre)，详细的的规定信信息（状状况报告告、数据据、进度度、技术术资料等等）将流流向谁那那里，和和使用什什么方法法（书面面报告、会议等等）来发发布各类类信息。此种结结构必须须与项目目组织图图表（tthe orgganiizattionn chhartt）定义义的责任任和报告告关系兼兼

12、容。 被被发送的的信息的的说明，包括格格式(fformmat)、内容容(coonteent)、详细细级别(levvel of dettaills)、使用的的协议/定义(connvenntioons/deffiniitioons)。 产品品进度(prooducct sscheedulles)，显示示每种类类型的沟沟通什么么时候产产生。 在在排定的的沟通(schheduuledd coommuuniccatiionss)中检检索信息息的方法法。 随着着项目的的进展，修订和和提炼沟沟通管理理计划的的方法。根据项项目的需需要，沟沟通管理理计划可可以是正正式的或或非正式式的，可可以是详详细的或或提纲式式

13、的。沟沟通管理理计划是是整个项项目计划划的一个个附属部部分。1022 信息息发送(infformmatiion disstriibuttionn)信息发送送是指将将需要的的信息及及时地传传送给项项目涉及及人，它它包括实实施沟通通管理计计划以及及对突发发的信息息请求（reqquesst ffor infformmatiion）作出反反应。10221 信息发发送的输输入 1 工工作结果果(woork ressultts)。工作结结果在44.2.3.11部分讨讨论。2 沟沟通管理理计划。沟通管管理计划划在100.1.3.11部分讨讨论。3 项项目计划划。项目目计划在在4.11.3.1部分分讨论。10

14、222 信息发发送的工工具和方方法1 沟沟通技巧巧(coommuuniccatiion skiillss)。沟沟通技巧巧用来交交换信息息。发送送者有责责任使信信息清晰晰、没有有歧意和和完整以以便接收收者能正正确地接接收。发发送者也也有责任任确保信信息被正正确地理理解。接接收者有有责任确确保完整整接收和和正确地地理解信信息。沟沟通有很很多类型型： 书面面的和口口头的，耳听的的和口讲讲的。 内内部的（项目内内）和外外部的（与客户户、媒体体、公众众的沟通通）。 正正式的（报告，指示等等）和非非正式的的（备忘忘录，特特别安排排的谈话话等）。 垂直直的（组组织内上上下级之之间）和和水平的的（与同同级别之

15、之间）。2 信信息检索索系统（infformmatiion rettrieevall syysteems）。小组组成员可可通过各各种方法法共享信信息，这这样的方方法包括括手工案案卷系统统(maanuaal ffiliing sysstemms)、电子文文本数据据库(eelecctroonicc teext dattabaasess)、项项目管理理软件，以及可可以检索索技术文文件资料料的系统统（例如如工程制制图）。3 信信息发送送系统(infformmatiion disstriibuttionn syysteems)。项目目信息可可使用多多种方法法发送。包括项项目会议议，复印印文件发发送，共共

16、享的网网络电子子数据库库，传真真，电子子邮件，声音邮邮件，以以及电视视会议。 10223 信息发发送的输输出1. 项项目记录录(prrojeect reccordds)。项目记记录可以以包括信信函、备备忘录、报告和和说明项项目的文文件。应应尽可能能适当的的有组织织的维护护这些信信息。项项目小组组成员常常常在项项目笔记记本（pprojjectt nootebbookk）中维维持个人人记录。1033 执行行报告(perrforrmannce repporttingg)。执行报告告包括收收集和发发布执行行信息，从而向向项目涉涉及人提提供为达达到项目目目标如如何使用用资源的的信息。这样的的过程有有：

17、状况况报告(staatuss reeporrtinng)-描述述项目当当前的状状况。 进进展报告告(prrogrresss reeporrtinng)-描述述项目小小组已完完成的工工作。 预预测-对未来来项目的的状况和和进展作作出预计计。执行报告告一般应应提供范范围、进进度、成成本、质质量等信信息。许许多执行行报告也也要提供供风险和和采购的的信息。执行报报告应写写得具有有综合性性或针对对某一特特例（oon aan eexceeptiion bassis）。10331 执行报报告的输输入1 项项目计划划。项目目计划在在4.11.3.1部分分讨论。项目计计划包括括了各种种各样用用来评估估项目执执行

18、的基基准。2 工工作结果果。工作作结果-已全全部或部部分完成成的子项项目（ddeliiverrablles）；已发发生或已已分担的的成本等等-都都是项目目计划执执行的结结果（见见4.22.3.1部分分）。工工作结果果应在沟沟通管理理计划规规定的框框架内汇汇报。工工作结果果中精确确一致的的信息对对执行报报告的使使用价值值是很重重要的。3 其其他项目目记录。有关项项目记录录的论述述见100.2.3.11部分。除了项项目计划划和项目目工作结结果，其其他项目目文件中中也常常常包含有有关项目目的信息息。在评评估项目目执行时时也应考考虑到这这些信息息。10332 执行报报告的工工具和方方法1 执执行复查查

19、（peerfoormaancee reevieew）。执行复复查是为为评估项项目状况况和进展展而举行行的会议议。执行行复查一一般同下下面讨论论的一个个或多个个执行报报告的方方法一起起使用。2 差差异分析析（vaariaancee annalyysiss）。差差异分析析是指把把项目的的实际结结果与计计划或预预期结果果作比较较。最常常使用的的是成本本和进度度偏差。但是范范围、质质量和风风险与计计划之间间的偏差差也同样样或更加加重要。3 趋趋势分析析（trrendd annalyysiss）。趋趋势分析析指检查查项目结结果以确确定执行行是改进进了还是是恶化了了。4 盈盈余量分分析（eearnned

20、vallue anaalyssis）。各种种形式的的盈余量量分析是是衡量执执行时最最常用的的方法。它把范范围、成成本和进进度等度度量标准准结合在在一起以以帮助项项目管理理小组评评估项目目执行。对每项项活动而而言，盈盈余量分分析包括括计算三三个主要要数值： 预预算，也也称为排排定工作作的预算算成本（thee buudgeetedd coost of worrk sscheedulled：BCWWS），是给定定期间内内计划花花费在某某项活动动上的已已被批准准的成本本估计部部分。 实实际成本本，也称称之为已已执行工工作的实实际成本本（thhe aactuual cosst oof wworkk pe

21、erfoormeed：AACWPP），是是给定期期间内因因完成工工作所花花费的直直接和间间接成本本的总和和。 盈余余量（tthe earrnedd vaaluee），也也称为已已执行工工作的预预算成本本（thhe bbudggeteed ccostt off woork perrforrmedd：BCCWP），是总总预算的的一个百百分比。此一百百分比等等同于实实际完工工工作的的一个百百分比。为了简简化数据据收集许许多盈余余量仅用用一个百百分比表表示。一一些盈余余量只用用0和1100%（完工工或未完完工）来来表示以以确保执执行衡量量的客观观性。这三个量量一起使使用提供供了工作作是否按按计划完完成

22、的度度量标准准。最常常使用的的度量标标准是成成本差异异（CVV=BCCWP-ACWWP）、进度差差异（SSV=BBCWPP-BCCWS）和成本本执行指指数（CCPI=BCWWP/AACWPP）。累累计的成成本执行行指数（BCWWPs之之和除以以ACWWPs之之和）在在预测完完工时的的项目成成本中广广泛地应应用。在在一些应应用领域域，进度度执行指指数（SSPI=BCWWP/BBCWSS）也被被用来预预测项目目的完工工日期。5 信信息发送送的工具具和方法法。执行行报告以以10.2.22部分讨讨论的工工具和方方法发送送。1 执执行报告告（peerfoormaancee reeporrts）。执行行报

23、告对对收集的的信息进进行组织织和总结结并且提提出分析析结果。执行报报告按照照沟通管管理计划划的规定定提供各各类项目目涉及人人所需求求的符合合详细等等级的信信息。执执行报告告的通用用格式包包括条形形图（也也称为甘甘特图），S曲曲线、矩矩形图和和表格。图100-2使使用S曲曲线来表表示累计计的盈余余量解析析数据，而图110-33以表格格表示盈盈余量的的数据。2 变变更请求求（chhangge rrequuestts）。对项目目执行情情况的分分析，常常常产生生对项目目的某些些方面作作出修改改的要要求。这这些变更更请求由由各类变变更控制制程序处处理。（例如，范围变变更处理理，进度度控制等等。）1044行政总总结（aadmiinisstraatioon cclossuree）项目或阶阶段在达达到目标标或因其其他原因因而终止止后需要要一个总总结。行行政总结结包括对对项目结结果的鉴鉴定和记记录，以以便由发发起人、委托人