会议管理制度XXXX0503（修改版）

1、和信通讯技术有限公司管理制度会议管理制度HS-XZ/HY01修订号01实施日期 2008 年1月5日第 PAGE 5 页 共 NUMPAGES 5 页1、目的本制度明确规定公司会议种类、组织及会务管理等工作相关内容，确保会议召开的质量和效率，推动对会议决议的执行。2、范围围本制度适适用于公公司各部部门召开的各项会会议的组组织与管管理。3、权责责3.1人人力资源源部协助公司管管理层确确定公司司会议的种类，组织会会议进行行、以及及制定、发布和推推广会务管管理相关制度；3.2会会议主办部门负责责各项会会议的会议申请请、通知知、组织织、记录及会议决决议催办落实完成工作作。4、会议议召开原原则 4.1高

2、高效。凡凡召开的的会议应应具备必必要性，注重实实效，主主题鲜明明，准备备充分。会议组组织者应应将会议议主持者者、议题题、议程程、时间间、地点点等安排排预先告告知与会会者；4.2精精简。大大力精简简会议，尽量缩缩短会期期，减少少与会人人员，能能合并召召开的会会议要尽尽可能统统筹合并并；4.3务务实。把把工作重重点放在在深入实实际，加加强调研研和督查查，集中中精力研研究和解解决实际际问题上上，可采采取现场场办公会会议等形形式，及及时协调调研究解解决有关关问题；4.4节节约。会会议召开开倡导勤勤俭节约约，会议议地点安安排在公公司内进进行，特特殊情况况需经公公司管理理层批准准，会议议所需经经费由主主办

3、部门门负责申申报，人力资资源部审审核。5、会议议分类5.1公公司级会会议：主主要包括括年度员工工大会、工作作总结会会（月度度/季度度/年度度）、月月度经营营研讨会、营销销总结会会（季度度/年度度）、业业务相关关会议(如客户户或供应应商研讨讨会、洽洽谈会，座谈会会等)及及各类临临时召开开的代表表大会；5.2例例会:公司各各一级部部门周例例会、月月度例会会；5.3专专项会议：项目研研讨会、业务综综合会(如计划划协调会会、质量量分析会会、生产产技术准准备会、生产调调度会、安全工工作会等等)。6、会议议周期及及时间安安排7、会议议申报及组组织6.1各各部门须须按照事事先规定的会议议时间、与会人员、会会

4、议报告告内容等做做好充分准准备参会会；6.2会会议通知知：列入入会议计计划的会会议通知知由人力力资源部部统一安安排，会会议通知知须提前前一天以以文字或或电话发发出。各部自自行安排排的小范范围会议议可自行行安排；6.3如如召开须须上级部部门参与与的不定定期会议议，由会议议主办单位根根据工作作需要和和会议内内容，向向上一级级单位提提出，提提报会议申申请单，详见见附件一一。经上级级单位审批，如如批准开开会，会前准备相关事宜由由会议主办单位负责，同同时参照本本程序执执行；6.4会会议筹备备工作：根据会议议内容，由会议议主办部部门负责责组织，会议相相关部门门配合完完成具体体工作的的筹备与落落实（包括：领

5、导讲讲话、会会场布置置、横幅幅标识、安全保保卫、音音响、会会议通知知、会议议方案等等）；6.5会会议签到到：会议议主办部部门应事事先准备备签到表表、册。中小型型会议实实行个人人签到，规模较较大的会会议实行行部门领导导签到。会议结结束时，主办部部门可对对各单位位的出勤勤情况进进行检查查或抽查查；6.6会会议文件件及会议议档案：全员性会议议的文件件由主办办部门准备备，会议议结束后后，应及及时将完完整的会会议文件件整理归归档，按按规定时时间移交交到人力力资源部部存档；一般性性工作会会议由主主办部门负负责会议议记录和和纪要整整理，会会议纪要要经部门门负责人人签发后后，公布布执行并并发至相相关部门门备忘

6、；6.7与与平级或纵向向沟通的不不定期会会议召开，由会议议发起单位提出出并参照本程程序执行。7、会议议要求及及纪律7.1会会议接待待由会议议主办部门门负责，会议召召开前5分钟进行签到，须准确统计计会议人人数并留存存档案资资料，详详见会议签签到表附件三三；7.2会会议相关关部门负负责在会会前将与与会议相相关的参参阅资料料及时、准准确分发发至与会人员；7.3会会议记录录由会议主办部门门负责记记录；7.4与与会人员员应做到到不迟到到，不早早退，因因故不能能参加会会议应提提前向主主办会议议部门请请假；有有事离开开会场需需向会议议组织者者请假；会议期期间应关关闭通讯讯工具，保持会会场安静静，不做做与会议

7、议主题无无关的事事；7.5 会议内内容有保保密事项项时，与与会者必必须严格格遵守保保密纪律律；7.6人人力资源源部将于会议议召开后后对会议议纪律执执行情况况（包括括会议出出勤、请请假制度度履行情情况及会会风会纪纪情况）在全公公司范围围内通报报。各部部门负责责人要重重视对会会议纪律律的执行行，以身身作则，促进良良好会风风的形成成。8、会后后工作跟跟进8.1主主办部门门负责整整理及下下发会议纪纪要（详详见附件件四）及及会议决决议的催催办；8.2会会后聚餐餐、娱乐乐等活动由人力资资源部组组织、协协调，会议主办部门应在会议议召开前前通知人力力资源部部，以便便提前准准备安排排；8.3会会议文件件材料的的

8、立卷归归档，建建立会议议档案。8.3.1主办办部门负责责会议的相相关材料保存存，如会议议通知、会议议议程、签到表、会议纪纪要、会议议报告等等文书须一并收集集、整理理齐全，按按一会一卷的的立卷方方法设立案案卷；8.3.2部门门内部会会议均需需将会议议议程、签到表、会议纪纪要、会议议报告等等文书备份呈呈报总经经理。9、会议议室使用用管理办办法9.1 管理归归口9.1.1人力力资源部部负责会会议室的的统筹管管理和协协调安排排使用。9.1.2日常常管理具具体：会会议室内内财产的的保管、卫生保保洁、门门窗及电电器的关关闭、使使用交接接手续办办理、钥钥匙交接接等。9.1.3所有有会议室室的灯光光、音响响、

9、多媒媒体投影影等的操操控工作作、日常常调试及及报修工工作均由由网络管管理员或或总经办办指定专专人负责责。9.2 使用范范围及预预约程序序9.2.1按照照“会议议管理制制度”之之规定，列入每每周会议议计划的的会议优优先编排排使用会会议室；各部如需使使用会议议室一般般要提前前1天向人力力资源部部申请预预约，以以便统筹筹安排使使用。若若各部拟拟预约的的会议室室使用时时间与每每周列入入会议计计划或已已预定的的会议室室与临时时性重要要会议发发生冲突突时，以以重要会议议为先。9.2.2外部部租赁会会议室主主要用于于全公司司的大型型活动及及重要会会议等，如有特特殊活动动需要，需经公公司管理理层批准准，方可可

10、执行租租用安排排。9.2.3申请请使用会会议室可可在公用用盘下载载申请表，要求求要逐项项填写申申请单中中各项内内容，并并在“其其它说明明”栏中中注明参参会人数数、需使用设设施等，经批准准后方可可使用；严禁擅自自使用会会议室。9.3 使用规规定9.3.1按照照“谁使使用谁负负责”的的原则，使用部部门须派派专人负负责本部部门活动动期间的的管理及及安全工工作。9.3.2会议议期间非非与会人人员不得得随意进进入会议议室。9.3.3凡进进入会议议室的人人员必须须自觉遵遵守会议议室使用用管理规规定。讲讲卫生，不得喧哗、不得损坏公公物、不得损坏坏公用设设施。对对于违反反本规定定的人员员，人力力资源部部或指定定管理人人员有权权制止、教育、直至给给予行政政处罚。9.3.4会议议室使用用结束后后，使用用部门必必须负责责关闭电电源、还还原设施施，做好卫生生保洁。如发现现公用设