VANKE-PDC系统-采购业务管理操作手册-v0

1、协同商务体验Collaborative Business Experience采购业务务管理操操作手册册万科核心心业务操操作系统统万科企业业股份有有限公司司版本 11.0 REF TableOfContents * MERGEFORMAT 采购业务管理操作手册万科核心业务操作系统作者作者联系方式式修订日期文档版本本修订描述述文档作者者目录TOC o 1-3 h z HYPERLINK l _Toc330080411 1.介绍绍 PAGEREF _Toc330080411 h 3 HYPERLINK l _Toc330080412 1.1.目标 PAGEREF _Toc330080412 h 3

2、 HYPERLINK l _Toc330080413 1.2.文档范范围 PAGEREF _Toc330080413 h 3 HYPERLINK l _Toc330080414 2.采购购管理 PAGEREF _Toc330080414 h 44 HYPERLINK l _Toc330080415 2.1.采购管管理概览览 PAGEREF _Toc330080415 h 4 HYPERLINK l _Toc330080416 2.2.采购计计划 PAGEREF _Toc330080416 h 5 HYPERLINK l _Toc330080417 2.2.1.操操作路径径及说明明 PAGERE

3、F _Toc330080417 h 5 HYPERLINK l _Toc330080418 2.2.2.操操作-创建计计划 PAGEREF _Toc330080418 h 6 HYPERLINK l _Toc330080419 2.2.3.操操作-查询计计划 PAGEREF _Toc330080419 h 8 HYPERLINK l _Toc330080420 2.2.4.操操作-删除计计划 PAGEREF _Toc330080420 h 8 HYPERLINK l _Toc330080421 2.2.5.操操作-修改计计划 PAGEREF _Toc330080421 h 9 HYPERLIN

4、K l _Toc330080422 2.2.6.操操作-计划导导出 PAGEREF _Toc330080422 h 9 HYPERLINK l _Toc330080423 2.3.采购方方案 PAGEREF _Toc330080423 h 100 HYPERLINK l _Toc330080424 2.3.1.操操作-创建采采购方案案 PAGEREF _Toc330080424 h 10 HYPERLINK l _Toc330080425 2.3.2.操操作-查询采采购方案案 PAGEREF _Toc330080425 h 12 HYPERLINK l _Toc330080426 2.4.采购

5、寻寻源 PAGEREF _Toc330080426 h 133 HYPERLINK l _Toc330080427 2.4.1.操操作-创建采采购寻源源 PAGEREF _Toc330080427 h 13 HYPERLINK l _Toc330080428 2.4.2.操操作-查询采采购寻源源 PAGEREF _Toc330080428 h 15 HYPERLINK l _Toc330080429 2.4.3.操操作-采购寻寻源审批批 PAGEREF _Toc330080429 h 16 HYPERLINK l _Toc330080430 2.4.4.操操作-发布采采购寻源源 PAGEREF

6、 _Toc330080430 h 17 HYPERLINK l _Toc330080431 2.4.5.操操作-开标及及决标 PAGEREF _Toc330080431 h 118 HYPERLINK l _Toc330080432 2.4.6.操操作-完成决决标 PAGEREF _Toc330080432 h 200 HYPERLINK l _Toc330080433 2.5.确定供供应商依依据 PAGEREF _Toc330080433 h 211 HYPERLINK l _Toc330080434 2.5.1.操操作-发起确确定供应应商依据据 PAGEREF _Toc330080434

7、h 21 HYPERLINK l _Toc330080435 2.5.2.操操作-更新/删除确确定供应应商依据据 PAGEREF _Toc330080435 h 22 HYPERLINK l _Toc330080436 2.6.采购协协议 PAGEREF _Toc330080436 h 233 HYPERLINK l _Toc330080437 2.6.1.操操作-创建采采购协议议 PAGEREF _Toc330080437 h 23 HYPERLINK l _Toc330080438 2.6.2.操操作-查询采采购协议议 PAGEREF _Toc330080438 h 26 HYPERLIN

8、K l _Toc330080439 2.7.采购合合同 PAGEREF _Toc330080439 h 277 HYPERLINK l _Toc330080440 2.7.1.操操作-创建采采购合同同 PAGEREF _Toc330080440 h 27 HYPERLINK l _Toc330080441 2.7.2.操操作-查询采采购合同同 PAGEREF _Toc330080441 h 28 HYPERLINK l _Toc330080442 2.8.采购订订单 PAGEREF _Toc330080442 h 299 HYPERLINK l _Toc330080443 2.8.1.操操作-

9、创建采采购订单单 PAGEREF _Toc330080443 h 29 HYPERLINK l _Toc330080444 2.8.2.操操作-查询采采购订单单 PAGEREF _Toc330080444 h 32 HYPERLINK l _Toc330080445 2.9.要货计计划 PAGEREF _Toc330080445 h 333 HYPERLINK l _Toc330080446 2.9.1.操操作路径径及说明明 PAGEREF _Toc330080446 h 33 HYPERLINK l _Toc330080447 2.100.订单单接收 PAGEREF _Toc33008044

10、7 h 335 HYPERLINK l _Toc330080448 2.100.1.操作路路径及说说明 PAGEREF _Toc330080448 h 355 HYPERLINK l _Toc330080449 2.111.采购购规划 PAGEREF _Toc330080449 h 337 HYPERLINK l _Toc330080450 2.111.1.操作-手工创创建采购购规划 PAGEREF _Toc330080450 h 337 HYPERLINK l _Toc330080451 2.111.2.操作-模板导导入 PAGEREF _Toc330080451 h 388 HYPERLI

11、NK l _Toc330080452 2.111.3.操作-审批采采购规划划 PAGEREF _Toc330080452 h 39 HYPERLINK l _Toc330080453 3.报表表查询 PAGEREF _Toc330080453 h 441 HYPERLINK l _Toc330080454 3.1.1.操操作路径径及说明明 PAGEREF _Toc330080454 h 41介绍目标本手册用用于介绍绍万科核核心业务务系统采采购管理理相关操操作。文档范围围本文主要要使用对对象是采采购部用用户。采购管理理采购管理理概览采购管理理操作流流程示意意图：开始创建采购计划创建采购合同创建采

12、购协议直接委托确定采购方案分散采购/邀请招标零星采购确定供应商依据项目计划集中采购寻源招标需要审批K2审批系统非项目计划项目计划创建采购订单结束采购订单单接收流流程示意意图：通知供应商发货创建发运通知单订单接收打印接收单开始结束供应商自助操作采购计划划项目采购购工作具具体实施施前，由由采购负负责部门门组织成成本部、项目部部、设计计部等相相关部门门进行项项目采购购策划，确定施施工进度度计划、主要施施工项目目采购节节点计划划、项目目合同架架构体系系、总包包及关键键工程采采购方案案等信息息。然后后根据公公司确定定的项目目开发计计划，由由采购负负责部门门组织项项目经理理部、成成本管理理部、设设计管理理

13、部等相相关部门门编制具具体的项项目采购购计划，确定项项目、分分期、标标段或楼楼号、采采购内容容、采购购模式、签约/下订单单时间等等重要信信息。采购计划划与采购购方案、采购寻寻源、采采购协议议、采购购合同及及订单等等模块相相关联，形成采采购人员员的综合合工作平平台。操作路径径及说明明操作路径径：VKK：公司采采购业务务管理-超级用用户采购计计划进入采购购计划界界面如下下图示，在“采购计计划”功能中中，可进进行计划划的创建建、查询询、修改改。并通通过计划划创建后后续的采采购操作作。操作-创创建计划划在线创建建计划操操作步骤骤：在“采购购计划”功能界界面，直直接点选选按钮，开始计计划的输输入。根据栏

14、目目标题提提示，选选择或输输入相应应的信息息，包括括项目分分期（“项目计计划”此项为为必须，“非项目目计划”则不需需要填写写）、计计划名称称等等计计划相关关信息，其中栏栏目标题题上带“*”标记的的表示必必须输入入内容，不带标标记的可可根据实实际需要要输入。计划包含含的内容容一个屏屏幕宽度度不够显显示，可可点击“展开所所有列”输入其其他信息息。输入完成成后，点点击。系统还提提供另外外一种创创建方法法，可使使用系统统提供的的模板（模板获获取参考考导出操操作），离线整整理数据据，整理理汇总后后，导入入系统即即可。导入操作作步骤：使用导出出的EXXCELL模板整整理数据据，整理理汇总后后，进入入计划功

15、功能主页页；点击按钮钮；点击浏览览按钮，找出已已整理好好的模板板；点击按按钮，系系统开始始检查数数据内容容，检查查无误后后，导入入，并提提示导入入多少记记录的信信息。如如果数据据有误，会在功功能界面面的左上上角提示示错误原原因，请请根据提提示，检检查并修修改数据据文件后后，重新新导入。例如：数数据文件件格式不不正确，就会提提示如下下，用户户只需要要重新使使用EXXCELL打开文文件，另另存为220033版本的的exccel，重新导导入即可可。操作-查查询计划划确定需要要查找的的内容，进入项项目采购购计划或或非项目目采购计计划界面面；输入查询询条件；点击，则满足足查询条条件的计计划，就就会被罗罗

16、列显示示在界面面下方。找到需要要的计划划记录，选中计计划，根根据完成成进度，创建方方案、招招标、确确定供应应商、合合同订单单或协议议的计划划相关后后续操作作。操作-删删除计划划对于未创创建后续续关联操操作（未未寻源、未创建建采购订订单等）的“已创建建”状态下下的计划划是可以以删除。操作步骤骤：经办人查查询出需需要删除除的计划划；打勾后，选择删删除计划划。操作-修修改计划划操作步骤骤：经办人查查询出需需要修改改的计划划；打勾后，选择更更新计划划，此时时计划字字段内容容变成可可编辑；修改后如果已经经通过计计划执行行了其他他采购业业务的创创建，和和后续业业务有关关的内容容，即不不能再修修改。只只能修

17、改改计划的的时间，经办人人等内容容。操作-计计划导出出查询到的的计划可可以导出出到EXXCELL工作簿簿，方便便大家做做其他统统计用。也可以以导出模模板，分分发给其其他同事事，分别别填写各各自的采采购计划划，汇总总后再倒倒入系统统，方便便离线操操作。导出操作作步骤：经办人查查询出需需要修改改的计划划；选择导出出选项，是所有有行，还还是导出出模板；选择后，点击，根据提提示打开开或保存存在本机机上。根据需要要，使用用exccel工工具，对对数据进进行后期期整理。采购方案案采购方案案是指在在具体产产品/服服务采购购实施前前，通过过调研确确定的关关于本次次采购的的标准及及采购方方式。采采购（包包括但不

18、不限于）在实施施前，采采购负责责部门应应编制具具体采购购方案，明确采采购方式式、供应应商入围围条件、入围供供应商名名单并说说明选择择依据，确定合合作单位位的原则则/标准准的建议议等。操作-创创建采购购方案通过采购购计划中中创建采采购方案案在采购计计划界面面中，查查询出采采购方案案需要依依据的采采购计划划后，勾勾选计划划，选择择系统提示示是否创创建方案案，选择择在随后的的方案输输入界面面，根据据界面提提示输入入采购需需求、入入围要求求、招标标主要要要求、截截标时间间、入围围供应商商等信息息后，点点复查采购购方案审审批表，检查无无误后，点提交交提交审批批后，转转入K22审批流流工作系系统，请请添加

19、审审批附件件后发送送审批。具体操操作请参参阅K22工作流流操作手手册。K2审批批流程未未完成之之前，采采购方案案状态为为“审批中中”，审批批中的方方案只能能查看，不能做做其他操操作。审批结束束后，状状态变成成“审批通通过”，可查查看。操作-查查询采购购方案查询操作作路径：VK：公司司采购业业务管理理-超级级用户采购方方案进入采购购方案查查询界面面如下图图示，在在“采购方案案”功能中中，可进进行方案案的查询询、修改改。输入查询询条件；点击查询出的的拟定方方案，可可修改，其他状状态的方方案可查查看内容容。采购寻源源采购寻源源是指对对于所要要采购的的产品/服务及及其供应应商的选选择和确确认的过过程。

20、需需要实现现的采购购模式包包括：集集团集中中采购、区域集集中采购购，公司司集中采采购，分分散采购购，采购购方式：邀请招招标、竞竞争性谈谈判、直直接委托托（直接接委托在在系统外外操作）；寻源的过过程是在在采购方方案审批批后，通通过采购购方案审审批表编编制招标标文件， 招标标文件需需要采购购部组织织，成本本部、工工程部、项目部部、设计计部等参参与，通通过审批批后发布布招标，通知供供应商投投标，组组织供应应商答疑疑，供应应商根据据招标文文件投标标；当招招标时间间结束后后，采购购部组织织相关部部门评标标，编制制标书分分析报告告，通过过定标会会议或者者公示确确定合作作供应商商审批表表，通过过决标审审批后

21、，完成寻寻源。操作-创创建采购购寻源创建采购购寻源路路径在采购计计划界面面中，查查询出采采购寻源源需要依依据的采采购计划划后，勾勾选计划划，选择择系统提示示确认是是否创建建，选择择“是”在随后的的招标基基本信息息输入界界面，根根据界面面提示招招标标题题，结束束时间（截标时时间）添添加招标标附件后后等信息息后，点点；填写本次次招标产产品信息息；选择招标标小组成成员，分分配“审核”（招标标发布审审批人），发布布前需要要提交给给具有“审核”权限人人审批，只有一一致通过过，才能能发布招招标。选择参与与招标的的供应商商；复查无误误后提交交审批复查无误误后提交交审批提交后，审批人人将收到到即时通通知，所所

22、有审批批人一致致批准后后，招标标才能发发布。在在审批期期间，招招标记录录不能修修改。如如需修改改，请任任一审批批人拒绝绝审批退退回，即即可修改改。操作-查查询采购购寻源查询操作作路径：VK：公司司采购业业务管理理-超级级用户采购寻寻源寻寻源招标标进入采购购寻源界面面如下图图示，在在“采购寻源源”功能中中，设置置查询条条件后，点对查找出出的招标标，根据据状态可可进行相相应的修修改和查查看。操作-采采购寻源源审批经办人提提交招标标审批后后，审批批人会收收到通知知；审批人进进入PDDC平台台，在工工作列表表中就能能发现“要求审审批”的通知知如下：点开主题题，出现现审批界界面，如如批准则则点击，如需需

23、要经办办人重新新修改则则点击此审批流流程是并并发的流流程，所所有相关关的审批批人，在在提交审审批后，会同时时收到要要求审批批的通知知，只要要有一个个人拒绝绝批准，那么其其他审批批人的未未审批的的通知都都会自动动关闭，退回经经办人重重新办理理。只有有全部审审批人批批准后，此招标标才允许许发布。操作-发发布采购购寻源拟定的招招标信息息，经部部门领导导和成本本等相关关人员的的审批通通过后，就可以以正式发发布了。发布操作作如下：进入采购购寻源，查询出出已审批批的拟定定招标记记录；打开记录录，点击击；发布成功功，系统统会提示示确认。发布后，如需修修改招标标内容，可，如供应应商都已已投标完完成，可可提前结

24、结束招标标，如供供应商都都因为某某些原因因，不能能在约定定时间前前投标，也可延延长投标标时间。并可通通过查询询界面查查看供应应商的投投标情况况。操作-开开标及决决标招标截标标后，查查询并打打开招标标记录如如下，可可看到流流程显示示当前阶阶段为开开标。此此时供应应商的投投标信息息还处于于密封状状态。经办人点点击，开标后后，供应应商的投投标信息息被打开开。招标标成员小小组的人人开始评评标。评标结束束后，通通过操作作，在系系统上确确认评标标结果。取人决标标后，需需要提交交决标审审批确认认流程。系统提示示确认提提交操作作提交审批批后，转转入K22审批流流工作系系统，请请添加审审批附件件后发送送审批。具

25、体操操作请参参阅K22工作流流操作手手册。K2审批批工作流流结束审审批后，PDCC招标记记录状态态即从“决标审审批处理理中”更改为为“已审批批决标”操作-完完成决标标审批后的的决标，还需要要做完成成决标操操作，整整个招标标工作才才会完成成。查询到已已经审批批通过的的决标；点击，系系统提示示选择供供应商生生成合同同，提交交后，整整个招标标过程结结束，进进入合同同签订阶阶段。确定供应应商依据据确定供应应商依据据是用于于发起确确定合作作供应商商审批。操作-发发起确定定供应商商依据发起确定定供应商商依据在采购计计划界面面中，查查询出确确认供应应商需要要依据的的采购计计划后，勾选计计划，点点击按钮钮，打

26、开开确定供供应商依依据输入入界面。在随后显显示的“确定供供应商依依据”界面，输入依依据、选选择供应应商；复查后提提交审批批；提交审批批后，转转入K22审批流流工作系系统，请请添加审审批附件件后发送送审批。具体操操作请参参阅K22工作流流操作手手册。K2审批批结束后后，即可可根据相相关计划划和方案案，发起起合同。合同的的发起，依然回回到计划划工作台台，选择择计划，点创建建合同。操作-更更新/删删除确定定供应商商依据查询操作作路径：VK：公司司采购业业务管理理-超级级用户采购寻寻源寻寻源招标标进入采购购采购寻寻源界面面，如下下图示，选择“确定供供应商依依据”功能，设置查查询条件件，点对查询出出的未

27、完完成的依依据可做做修改，可查看看确定依依据的状状态和详详细信息息。采购协议议采购协议议是为了了保证质质量、降降低风险险，对于于风险高高、金额额大的产产品/服务采采取的一一种采购购模式，产品/服务在在集团、区域、一线公公司等不不同范围围内分别别有相同同需求时时，即可可采取此此采购模模式以降降低采购购成本。采购协议议可以是是集团、区域、一线公公司与长长期合作作良好的的供应商商直接签签订战略略合作协协议，也也可以根根据寻源源签订集集中采购购协议。采购人员员编制采采购协议议，可以以手工编编写行信信息也可可以进行行Exccel导导入，在在采购协协议分配配后 提提交审批批，审批批通过后后，分配配采购协协

28、议的公公司就可可以进行行引用采采购协议议目录了了。操作-创创建采购购协议通过非项项目计划划创建采采购协议议在非项目目采购计计划界面面中，查查询出采采购协议议需要依依据的采采购计划划后，勾勾选计划划，选择择。注意：采购计计划在创创建采购购协议之之前需要要先完成成采购寻寻源或确确定供应应商依据据。确认创建建采购协协议；输入协议议的基本本信息输入协议议产品名名称、协协议单价价；如果使用用模板离离线整理理数据，请先在在协议采采购行输输入界面面上，点点按钮导导出最新新的模板板做数据据整理。点击，可可选择是是追加模模式，还还是覆盖盖已经导导入的数数据。如提示成成功，可可进入下下一步，如不成成功，则则需要根

29、根据错误误提示修修改。导入后的的数据如如发现数数据还需需要调整整，也可可以直接接修改。选择以后后需要引引用该协协议的下下属公司司；复查无误误后提交审批批后，转转入K22审批流流工作系系统，请请添加审审批附件件后发送送审批。具体操操作请参参阅K22工作流流操作手手册。K2审批批通过后后，协议议状态变变成“批准”，批准准的协议议就可以以被订单单引用了了。操作-查查询采购购协议查询操作作路径：VK：公司司采购业业务管理理-超级级用户（或订单单管理）协议议进入协议议界面，设置查查询条件件后，点点满足条件件的记录录，即可可被查询询到。批批准的协协议还可可以修改改，单不不能删除除，修改改后的协协议需要要重

30、新审审批后才才能再此此被引用用。采购合同同采购人员员可以根根据采购购协议创创建采购购合同，也可以以根据寻寻源创建建采购合合同，采采购合同同需要进进行K22审批，采购人人员可以以通过核核心业务务系统修修改和查查询合同同信息和和审批情情况。操作-创创建采购购合同采购合同同通过计计划创建建采购计划划创建后后，对于于不同采采购模式式的计划划，需要要操作的的流程是是不同的的，比如如分散采采购是不不能直接接创建采采购合同同的，必必须完成成寻源或或确定供供应商依依据的操操作后，才能创创建合同同。如果果没有完完成，点点创建时时，系统统会在操操作界面面的左上上角出现现警告，请用户户注意查查看警告告信息，做相应应

31、的补充充操作。完成必要要的前期期操作后后，在采采购计划划界面中中，查询询出采购购合同需需要依据据的采购购计划后后，勾选选计划，选择。注意：操作-查查询采购购合同查询操作作路径：VK：公司司采购业业务管理理-超级级用户（或订单单管理）合同同与订单单合同同与订单单进入合同同订单界界面如下下图示，输入合合适的查查询条件件后，点点击;查询出的的合同，根据经经办状态态，或可可修改，删除，或只能能查看详详细信息息。采购订单单采购人员员通过集集中采购购协议创创建采购购订单，采购订订单需要要K2进进行审批批，采购购订单签签订以后后通过要要货计划划对供应应商的送送货数量量和送货货时间进进行控制制和修改改。订单单

32、数量根根据实际际情况，如需修修改，则则直接在在原订单单上进行行数量和和产品的的更新修修改，修修改后提提交审批批，以确确认本次次修改。操作-创创建采购购订单通过采购购协议创创建采购购订单在采购计计划界面面中，查查询出采采购合同同需要依依据的采采购计划划后，勾勾选计划划，选择择；在订单输输入界面面上，选选择需要要引用的的协议；从协议中中选择需需要的产产品；方法一：自协议议清单添添加点击按钮钮，在如下图图示的协协议清单单中选择择产品。选择后，点击，将所所选商品品显示在在订单行行中。方法二：导出模模板，选选择后，再导入入先导出模模板，整整理模板板数据；模板整理理后，选选择导入成功功后，系系统会提提示，

33、如如不成功功，系统统也会给给出相应应的警告告，请根根据提示示内容修修改模板板数据。复核订单单数据无无误后，提交审审批；提交审批批后，转转入K22审批流流工作系系统，请请添加审审批附件件后发送送审批。具体操操作请参参阅K22工作流流操作手手册。审批期间间，订单单不可修修改，KK2审批批完成后后，订单单状态变变成“批准”，批准准后的订订单，即即可请供供应商发发货。操作-查查询采购购订单查询操作作路径：VK：公司司采购业业务管理理-超级级用户（或订单单管理）合同同与订单单合同同与订单单进入合同同订单界界面如下下图示；设置查询询条件后后，点，即可可找出匹匹配条件件的合同同订单信信息。要货计划划供应商在

34、在签订了了采购订订单后，一些采采购量比比较大的的材料需需要进行行分批送送货，采采购部门门或项目目部门需需要制定定要货计计划来分分批进行行要货，供应商商需要根根据收到到的要货货计划通通知组织织发货，并在系系统中编编制发运运计划。操作路径径及说明明只有订单单才会需需要创建建要货计计划。要要货计划划的操作作目的是是通知供供应商送送货，如如果供应应商已经经通过其其他方式式被通知知到，也也可不执执行以下下操作，直接接接收即可可。操作路径径：VKK：公司采采购业务务管理-超级用用户（或或订单管管理）合同与与订单要货计计划操作步骤骤进入要货货计划界界面如下下图示，输入订订单名称称或流水水号，找找到要货货的订单单。在找出的的订单信信息中，挑选要要货产品品，确认认要货数数量；要货数量量不能大大于剩余