浅析秘书人员应遵循的交谈礼仪

1、浅析秘书人员应遵循的交谈礼仪浅析秘书人员应遵循的交谈礼仪有人说：眼睛可以包容一个美丽的世界，而嘴巴那么能描绘一个精彩的世界。欧美等兴隆国家就把舌头、金钱、电脑并列为现代人必备的三大法宝。确实，口才的重要性毋庸置疑。然而好口才假设再加上礼仪礼节，往往会带来好的人缘，进而获得事业上的成功。一、秘书人员遵循交谈礼仪的必要性首先，秘书人员遵循交谈礼仪可以优化个人形象。任何一种礼仪的施行，都能使施礼者的形象得到良好的表达，交谈礼仪的施行自然也不例外。个人形象优化了，那么可使个人工作绩效得到进步；同时秘书人员个人也代表着组织的形象，所以个人形象优化了，也就树立了本组织的良好形象，从而产生最正确的社会效应，

2、带动组织工作的顺利开展。其次，秘书人员遵循交谈礼仪可以更好地处理和保持与指导、同事及外界的人际关系。秘书学中一个核心问题就是秘书与指导关系问题，秘书要处理好与指导的关系，必然要遵循一定的交谈礼仪和技巧。如与指导交谈时注意上下级关系的礼仪、把握好说话的分寸、对指导要适时进言等。当然，通过言谈把握好与指导的关系是很重要的，但也要通过语言这个交际工具处理好与其别人员的人际关系，这样才可以建立良好的人际环境，才能为做好本职工作打下基矗此外，通过交谈礼仪的施行来协调好本组织人员之间的关系，使得本组织机构在一个和谐的气氛中顺利运转。在论析秘书人员应遵循的交谈礼仪时，首先要理解交谈的根本要求，尤其是作为秘书

3、这个职业的需要所应符合的几个根本要求。二、秘书人员交谈的根本要求一交谈的态度交谈的态度要真诚。美国总统林肯曾说过：真诚是我待人的美学原那么。说话要有诚意。不管多么美妙的话语，假设缺乏了诚意，也不过是花言巧语而已。巴金说过：文学的最高的技巧是无技巧。巴金并非反对技巧，而是想强调，比起所谓技巧，真情实感更为重要。说话也是一样。我们曾看到许多讷于言而敏于行的君子，虽然话不多，但他君子的品行，一句两句话就让人信服和佩服了。所以无论你的口才如何，首先要真诚、要有诚意是非常重要的，这也是任何礼仪施行的首要的根本要求。二交谈的语言对于纷繁复杂的众多的地方方言系统，我们为了更好地沟通和交流，提出了一种标准化的

4、语言，即普通话，所以秘书人员要想能与人更好地沟通交流，就必须具备较好的普通话程度。三交谈的声音对于交谈的声音，可从音量、语速和语调三个方面来阐述。1、音量秘书特别要注意控制自己的音量。在国际礼仪中，以说话声音适度为有修养。所谓的适度，就是以能让交谈对象听清而不影响其他的人为准。腔调略低，是职业的需要，有利于建立良好的职业形象。2、语速交谈中陈述意见要尽量做到平稳中速。为了表达的需要，在特定的场合下，也可以通过改变语速来引起对方的注意，加强表达的效果。比方说语速的变慢，以引起注意。不管何种语速都要以对方可以听清为主，这也是对对方的尊重。3、语调秘书人员要根据不同的交际对象、交际场合，恰当地运用不

5、同的语气语调进展交谈。如面对上司、长者时，语气要平和、谦恭，给对方以敬重感；面对同事、客人时，语气要和缓、有礼；面对下属时，语气要亲切、随和。四交谈的表情社交中最丰富多彩、最引人注目的体态语言就是面部表情。人们心中的感受往往首先借助面部表情向外扩张。而在礼仪学中的表情礼仪是指人们对目光和笑容两方面的礼仪标准。微笑是社交场合中最富吸引力、最令人愉悦、也最有价值的面部表情。而目光礼仪根据目光注视的范围划分为公务注视区额中至双眼部的区域、社交注视区双眼至下颌的区域、亲密注视区双眼至前胸的区域三个区域，其中公务注视适于公务活动中的秘书向上司汇报工作、与客户会谈、以及与同事讨论问题等正式、庄重的场合；社

6、交注视适用于各种社交场合，这种目光亲切友好，有利于营造轻松和彬彬有礼的社交气氛；亲密注视区是具有亲密关系的人在交谈时采用的注视区。当然，不管是采用哪种注视区，都应注意既注视对方，又不能盯着人家不放，使对方紧张。有时不妨把目光转移一下，看看眼前的物件，如文件、桌上的水杯等，也可随谈话的内容而转移、变化，或点头、或摇头，表情自然过渡，这样就较为轻松自在。假设以上四种根本要求可以归为谈话者所应具备的形式要求的话，那么，下面我们就谈话内容的本身提出一个根本要求，即：五交谈的用语要用礼貌用语。尤其秘书人员需要更有意识地多使用礼貌用语，而且要时时注意去运用。这里举一个例子。一个刚工作的秘书奉命接待一个公司

7、客户。客户来到公司大楼，秘书看见了，走上前就说；陈先生，我们经理叫你上去。设想一下假设你是那位陈先生，听到这句话会有何感想？所以这位陈先生一听，心想：我又不是你下属，凭什么你叫我上去我就上去。一气之下就说：你们要想做生意，让你们经理去找我，要不想做就不必去了。于是就以这样的场面收常试想假设那位秘书当时说的是请字，就不会出这样的为难了，所以要注重礼貌用语的时时运用，秘书人员要以此作为一种职业养成。二、秘书人员交谈时应具备的技巧秘书人员在具备上述的交谈的根本要求根底之上，为了更好地遵循交谈礼仪，还应掌握一定的交谈技巧，下述就从五个方面来阐述。一选择话题力求投机交谈是一种有来有往的双边或多边的言语和

8、情感的交流活动。其中话题的选择，不仅仅是技巧问题、礼仪问题，有时甚至可以成为政治问题，以致造成外交方面的纠纷，所以务必要小心。因此，交谈前选择话题是首先必须把握的。话题的选择分为有既定的主题和无既定的主题两种情况。1、有既定的主题有既定的主题，即有事务交往双方事先约定的主题。此时，谈话内容事先要有准备，如信息的搜集、思路的整理，这样才能进步效率。正式见面时应开门见山地向对方说明来意或交谈的目的，或是应酬几句后就较快地进入正题。2、无既定的主题此时就需要寻找适宜的谈话内容，这可从以下几个方面来选择。1应注意选择的话题要获得与对象的共同感从内容上来看，选择交谈话题最好的方法是就地取材，即按照当时所

9、处的环境觅取话题。例如出于社交的需要，秘书代替指导拜访、看望别人时，就被拜访者、被看望者所处的环境中的某样物品，或称赞它，常常是最稳当、最得体的开场白，由此可引出某方面的话题来。2要议论对象感兴趣的、熟悉的话题交谈时可向对方理解一些他熟悉的、感兴趣的问题，让对方谈他最熟悉、最感兴趣的事情，说明你已机智地吸引了对方交谈的兴趣，话语才会绵绵不绝。3要议论对象擅长的主题如和律师交谈的时候，可以谈谈法律方面的话题；在和从事某专业的人士交谈时，可以谈此专业的问题。此外，可以有一些公共的话题。比方当前发生的社会事件、热点问题、最近热播的影视剧、体育赛事、流行时尚等。此外，秘书人员与人进展事务交往时，双方一

10、般都是因公而谈，所以有关个人隐私的内容，如年龄、收入、婚恋、安康、个人经历、宗教信仰等，假设不是对方主动提出来或是工作需要必须理解的内容，就不要议论。另外如非议别人、兴趣低级的话题、政治话题等，也是应该避开的。二巧说敬语，真诚得当礼仪语言确实在表达着对别人的问候、尊敬和热情，但假设说多了反而使人感到机械，而且说不好也容易给人以虚伪、做作之感，所以秘书人员在使用礼仪用语时，在真诚的前提下，可以对礼仪语言进展巧妙的变换，从而使之生动活泼起来，更好地传达着礼仪用语所蕴含的谦虚热情和亲切真诚。那么看似机械、呆板的礼仪用语如何变得生动活泼呢？下面就举一个案例。我们在日常生活中经常用到欢迎光临这类敬辞，但

11、是假设我们一连见到同一个人几次，而每次都用这一句，也实在呆板。那么，我们可以在保存原意的前提下，适当的稍加变动，使其生动活泼起来。如上海某大酒店一位门厅的效劳人员在第一次见到王先生时，便面带微笑的向他致意：您好！欢迎您光临我们酒店。当王先生第二次来到酒店，这位效劳员因为前次酒店经理对王先生的接待而认出了他，边行礼边说：王先生，欢迎您的再次到来。并随即陪王先生上了楼，此时的王先生因为自己被这位效劳生认出并记住了姓名，自然很快乐，感到很温暖，即有宾至如归之感。时隔数日，当王先生第三次踏入酒店时，那位效劳员脱口而出：欢迎您的又一次光临！一个表示欢迎的敬辞，在这位效劳生的口里却有了三种表述，王先生连连

12、夸赞：不呆板，不机械，有程度。所以在交际中，为了使别人更深地感受到你的真诚，可以通过巧说敬语，使本身机械、呆板的礼仪语言变得生动起来，从而更好地施行我们的礼仪，更深地表达我们的热情。三柔言谈吐，委婉含蓄秘书人员要时时注意谈吐的柔和、用语的委婉，以利于工作的开展。语意的准确明白从来就不排斥用语委婉，而且它不仅是礼仪的要求，也是秘书这一职业的角色要求。同一种意思有不同的表述方法，有的让人爱听，有的让人听了却心生反感，应尽量防止强硬的、高压式的、措辞剧烈的话语。如秘书发挥参谋辅助作用，为上司提出某一方法并评价时，假设说的是我认为这是惟一可行的方法。不如说成这个方案不一定就是最好的，但它是目前看来惟一

13、可行的。效果可能会更好些。假设谈话的对象是单位内部的同事，作为秘书有时必须将一个有关辞退、处分、回绝之类的决定告诉对方，此时，在准确表达的前提下，用语委婉含蓄，会使双方都好受些。如以淡化事件本身的去说，这事过去了，如今你有了新的时机、这次我帮不上忙，非常抱歉。假设对方是客户，当他提到一些不便议论的问题，不要轻易表态或回绝答复，可以借机转移话题，以免影响关系。如一位客户来单位参观，你作为本单位的秘书，将全程陪同做好介绍和引导工作。期间，假设客户突然向你问起了我方的产量、产值一类本来不宜问到的问题，实说那么违犯保密原那么；而告之不可说那么使双方为难。此刻，完全可以运用适当的谈话技巧，用另外的方式来

14、表达无可奉告之意。比方说单位让我们消费多少，就消费多少、有多大消费才能，就消费多少；能卖出去多少产品，就能创造多大产值、一年和另一年创造的产值，往往不尽一样。面对这种照顾对方情绪的所答非所问，对方但凡敏感识趣者，定会知难而退。四学会赞美，诚意实效爱听赞美，其实是出于人的自尊需要，是一种正常的心理需要。因为经常听到真诚的赞美，就能明白自身的价值，并且获得别人的肯定，也有助于增强自信心。同时赞美别人不仅让别人得到快乐，自身还可以在人际交往中得到意想不到的收获。并且从心理学角度说，赞美是一种有效的交往技巧，能有效地缩短人与人之间的人际心理间隔 。所以秘书人员要学会赞美，恰当地赞美能为自身和本组织创造

15、一个良好的人际环境。最有实效的赞美不是锦上添花，而应是雪中送炭。其实对于任何一个人，他身上早为众所周知的明显长处，不是最值得赞美的，或者说不是最有实效的赞美；而最有实效的赞美应是对那蕴藏在他身上，既极为可贵又尚未引起重视的优点的赞美，因为对此的赞美，对对方来说是以前没有得到过的，所以是最有实效的赞美。有的人不习惯当面直接赞美别人，或不习惯当面被直接赞美，恰如其分的间接赞美，其意义与效果并不亚于直接赞美。如严师出高徒、将门出虎子、名厂无劣品之类的说法，就道出了间接与直接的关系。直接赞美劳动成果，往往就是间接赞美消费、培植出这硕果的劳动者。五幽默幽默，机智灵敏英国哲学家培根曾经说过善谈者必善幽默。

16、具有幽默感的人，往往在智商、人际关系、工作业绩等方面较高或较好。据统计，那些在工作中获得成就的人，并非都是最勤奋的人，而是擅长理解别人和颇有幽默感的人。幽默的方法不仅可以让人愉悦，同时还可以解决问题、帮助别人摆脱困境。所以秘书人员要擅长在交谈中幽默地处理工作中的问题、矛盾与困境。三、秘书人员交谈时应注意的事项在遵循交谈礼仪时，要注意以下几点事项：一举止要恰当，谈话间隔 要适当手势不要过多，幅度不要过大；注意姿态。如双方并排而坐时，在谈话中间可把身体侧向对方，以示专注；不要和对方离得过近或过远，尤其注意不要唾沫四溅，以免失态。二要照顾到在场的所有人不要只关注、照顾主宾，对其他在场的客人，要常用目

17、光照应一下，让每个人都感受到你对他们的关注和尊重。三不要中途打断或是和人争辩出于尊重的需要，对方讲话时，不要中途打断或是和人争辩，这是不合礼仪的。假设确实有没有听懂或听清之处，也要等到对方的话告一段落或中途停顿的时候再插话。可以以这样的话起头对不起，请允许我插一句，对不起，您的话是不是这个意思自己讲话时，要给别人发表意见的时机，不要滔滔不绝，旁假设无人。四要耐心倾听对方讲话时，要耐心倾听，目光要注视对方。这是尊重的需要，也是礼仪的需要。同时在倾听的过程中，进展适当的提问，这既为礼仪的需要，表达对对方的尊重，也为获取信息的需要。五尊重风俗，注意禁忌社会风俗文化制约着人们的言语行为，人们的言语行为又反映了一定的社会风俗文化。因此，我们在与各个