集团分公司印章管理制度

1、集团分公司印章管理制度1 总 则1为加强集团各公司办公管理，保证公司各类印章正确和规范使用，结合公司实际，制定本制度。11本制度所称印章，是指在公司文件、合同、凭证、公涵及其它文书等与公司（或部门、企业法定代表人）权利、义务相关的书面材料上，需证明其合法性并起到认可作用而使用的工具。1 1 1 印章主要分为公章、钢印章、专用章、名章和戳记章等，其说明如下：112公章：公司正式印章，刻有公司法定名称，对外具有法律效力，有特定的规格、外形、尺寸。113专用章：只用于印章限定专门用途或部门权限范围内的业务活动，另作他用则不具备法律效力，如“财务专用章”“发票专用章”、 “合同专用章”或部门章等。1

2、1 4 名章：也称“私章”、 “手章” ，一般指公司法定代表人姓名章或其他特定人员姓名章。11 5戳记章：一般刻有标注名称、作用等内容的印章，主要作用是以印代写，清晰规范，提高工作效率。12本制度所称印章管理，是指对印章的刻制、保管、使用和处理一系列的程序规定。1 3 印章管理应当遵循“严格控制、专人保管、规范使用”的原则。1 4 印章的综合协调与职能管理部门为公司办公室。结合工 作实际需要，各类印章根据管理需要分别由专人进行保管。1 5 本制度适用于如下人员：1 5 1 印章刻制人员；1 5 2 印章保管、登记人员；1 5 3 印章使用人员；1 5 4 印章处理人员；5 5 其它与印章管理有

3、关的人员。2 印章刻制与废止处理1 公司各类印章的刻制申请由有关公司或有关人员提出后，必须经各公司总经理（负责人）同意， 并报备上一级后方可进行。2 申请公司或申请人员，在有关报告中应当将需刻印章的名称、使用范围及管理权限等方面加以说明。3印章的刻制工作由集团杭州办公室指定专人办理。4除名章外，其它所有印章如有需要更换或废止的，由办公室根据公司领导或上级领导指示将旧印章统一进行更换或封存。5对因各种原因发生印章停止使用的情况，其处理办法作如下规定：5 1 对原由工商、公安部门批准核定的印章，按规定需交还的，应交还的，应交有关行政管理部门处理。5 2 其它印章统一送交公司办公室封存或根据公司领导

4、和上级领导指示进行销毁。特殊情况，根据指示进行。5 3 根据实际工作情况，由公司办公室专门发文通知有关印章停用事宜。5 4 做好印章停用登记，并写明停用时间和停用原因等相关事项。3 印章登记、领用与保管1 公司所有印章在启用前须进行登记，公司办公室有关人员应当将每个印章登入印章档案登记卡（附表 1）内。 印章档案登记卡应和长期保存，以作备查。3 2 因特殊情况印章需申请在外地刻制时，有关经办人员和印章保管人员也应按规定进行登记，并及时报至公司办公室备案。3 公司印章刻制后正式启用前，印章保管人员必须填写印章领用移交申请单（附表2） 。4 公司办公人员因工作需要外出必须携带印章的，须填写 印章临

5、时外带申请单（附表3） ，经所在公司负责人和集团杭办主任签字同意后方可外带。临时外带印章应当及时归还。5 印章中的公章、钢印章一般由杭办主任保管；部门章由部门负责人保管；名章按工作方便及使用安全原则指定人员进行保管； 财务专用章由指定财务人员保管；戳记章由各部门指定人员保管。6 印章人员平时应当将印章妥善存放于专用保密场所，使用时方便取出，若在用章过程中暂时离开，应将印章及时妥善保存。用毕后即刻存放好。7 印章使用应当注意如下事项：7 1 不得扩大印章使用范围，不得用公章代替专用章或其他印章使用。7 2 加盖印章时，保证印章环形字组或横排字体端正、清晰；7 3 文件材料盖印应当做到骑年压月，即

6、把印章盖在落款和发文时间的年、月、 日中间； 盖骑缝章，应当盖在材料、条据、证书必须连接处，或其他应用文书与存根连接的地方。7 4 同时加盖几个单位的印章，印迹尽量不要相互重叠，不得盖出纸边，以免造成残缺不全。8 印章保管人员使用印章时，应当坚持原则，认真负责，严格控制，不滥用，不循私，对所有用印必须亲自处理，不准随便将印章交于他人使用。特殊情况，经上级领导批准同意方可盖章。9 印章保管人员因公出差、病假等原因，经上级领导批准同意，方可将印章用于公司领导事先指定的人员保管。10 印章保管人员离职时，应当将有关印章及相关材料移交清楚，填写印章保管移交单（附表4） ，有移交对象的直接移交，没有移交

7、对象的由上级领导指定人员保管。根据印章保管移交单 ，办公室负责及时填写印章保管人员变动登记表（附表 5） 。11 如发生印章丢失、损毁或被盗情况，当事人应当立即向公司领导及有关职能部门报告，并根据领导指示查明原因，做出书面处理意见。4 印章使用范围及手续1 公章使用范围：1 1 以公司名义向国家机关、各省市、自治区党政机关发出的重要公函和文件；1 2 以公司名义与有关单位的业务往来、公函、文件和联合发文；1 3 以公司名义发布的其它文件、材料。2 公司专用章使用范围：合同专用章用于以公司名义签定有关业务方面的协议和合同；财务专用章用于处理公司内外各往来帐务活动时所需盖章。3 名章使用范围：以公

8、司法定代表人或其特定人员的名义在发文、凭证、文书、票据等方面需使用名章。名章一般与公司其它印章配合使用。4 戳记章使用范围：一般用于公司往来文件收阅时需标注有关内容的盖章。（公司目前暂未启用）4 5 若印章管理人员临时不在或有其它原因不能亲自处理用印情况的， 未经领导批准，擅自交由代理用印人或印章使用人员用印的，发生意外情况由印章管理人员负责承担一切责任。4 6 严格控制在空白合同、空白介绍信或其他可能涉及公司债权债务的空白文档上签盖公章，如确实需要，必须事先填写有关审批单 （附表6） ， 并经所在公司总经理（负责人）、 上级领导 （或授权）签字同意。7 为简化用印审批手续，常规用印或事先已明

9、确需要再次用印的文件，如事前已经有关领导批准同意，印章管理人员可不必再次要求当事人向有关领导请示。任何用印办公司人员应予以登记（附表7） 。5 违反制度责任1 违反本制度规定，公司印章的刻制事先未经各公司总经理（负责人）或上级领导批准的，对有关责任人和当事人处以1000元以上的罚款。2 违反本制度规定，停用印章未按规定进行处理并给公司造成损失的，有关责任人承担一切责任。3 违反本制度规定，印章未按规定专人保管，或存放非保密场所且屡教不改的，对当事人处以1000 元以上的罚款。4 违反本制度规定，未按规定注意事项使用印章的，对当事人处以50200元的罚款。5 违反本制度规定，滥用印章、擅自增刻印

10、章、随便将印章交于他人或未经各公司总经理（负责人）及 上级领导同意的将公章带离公司的，对当事人处以1000 元以上的罚款。情节严重者，予以调离岗位、内部待岗、留用察看直至除名处理。6 违反本制度规定，印章保管人员因公出差、病假等原因或离职时在无特殊情况下，未按规定将印章及相关材料移交清楚的，对当事人和有关责任人处以 100500元的罚款，给公司造成重大损失的，追究法律责任。7 违反本制度规定，发生印章丢失、损毁、被盗时有关人员未及时查明原因或未上交原因报告的，对当事人和有关责任人处以200500元的罚款。6 附则1 本制度由集团公司修订并负责解释。2 本制度如有未尽事宜，根据实际情况经上级批准

11、后，集团公司办公室进行修改或另行补充规定。3 本制度自发布之日起施行。附表如下附表1印章档案登记卡编号：印章刻制经办人:印鉴图样批准部门启用日期：年 月日变动原因备注变年 月日动年 月日情年 月日况年 月日（此表为长期性保存，请妥善保管）登记人：登记时间： 年 月 日印章档案登记卡编号：印章刻制经办人:印鉴图样批准部门启用日期：年 月日变动原因备注变动年 月日年 月日情年 月日况年 月日（此表为长期性保存，请妥善保管）登记人：登记时间： 年 月 日附表2印章领用移交申清单印章刻制经办人:领用人所在部门领用原因领用时间印鉴图样移交人（本表一式2份，移交人、印章管理部门各 1份）印章领用移交申清单

12、印章刻制经办人:领用人所在部门领用原因领用时间印鉴图样移交人（本表一式2份，移交人、印章管理部门各 1份）附表3印章临时外带申清单申清时间： 年 月日申请人所在部门带出时间月日点归还时间月日点外带原因部门意见外带印鉴图样公司领导意见上级领导意见备注（本表一式2份，印章管理部门1份，经办人1份）印章临时外带申清单申清时间： 年 月日申请人所在部门带出时间月日点归还时间月日点外带原因部门意见外带印鉴图样公司领导意见上级领导意见备注（本表一式2份，印章管理部门1份，经办人1份）附表4印章保管移交单印章名称印章管理部门移交日期年 月日印鉴图样移交人接收人审批人备 注（本表一式3份，印章管理部门1份备案，移交人、接收人各执1份）印章保管移交单印章名称印章管理部门移交日期年 月曰印鉴图样移交人接收人