大学学院学生档案管理暂行规定

1、 - 5 -XX学院学生档案管理暂行规定 学生档案是学生学习、工作、成长的真实记录和重要历史资料。为确保学生档案资料完整、妥善保管、充分利用、安全转递，特制定本暂行规定。第一章学生人事档案学生人事档案随学生学习、工作单位的变动而转移。一、新生学生档案的办理新生入学报到时，及时将自己的高招档案材料交至所在院（部），各院（部）须指定辅导员、班主任或其他专人接管，待各院（部）建立新生基本情况登记和审查学生资格完毕后，于当年12月将新生档案移交至学生处档案室，学生档案移交应建立完善的交接手续。二、学生档案的保管（一）学生档案在各院（部）期间，由各院（部）负责妥善保管，责任人是各院（部）主管学生工作领导

2、。1、各院（部）要指定专人负责管理，并确保学生档案的安全、注意防火、防水、防盗等；2、学生档案应按年级、专业、班级、学号顺序分类管理。（二）学生档案在学生处期间由档案管理员负责妥善保管，责任人是学生处主管学籍工作领导。1、学生处应按照国家相关规定设立档案室并专人管理；2、档案室要建立完善的管理制度，做到安全、科学、规范、有序管理。三、学生档案的查阅1、学生档案原则上只限各院（部）负责学生工作的领导和辅导员、班主任查阅，原则上不得外借；2、校外因政审等原因查阅学生档案者，须持单位介绍信；3、校内查阅学生档案者，须持单位证明并经所在院（部）主管学生工作领导签字同意后方可查阅；4、查阅学生档案时，应

3、严格办理材料清点手续，任何人对学生档案材料不得擅自处理，如有丢失由查阅人负责；5、查阅学生档案必须由档案管理负责人在场办理，不得代办。四、毕业生档案的移交（一）毕业生档案材料内容1、高中及高考材料中学学籍及奖惩材料、高考报名表、体检表、高考成绩及志愿表等；2、大学期间材料就业报到证通知单（副联）、毕业生登记表、学习成绩表、实习鉴定表、学年鉴定表、在校期间奖励处分材料、党、团组织材料、体检表等。（二）毕业生档案的整理与移交1、学生毕业时，有各院（部）应按要求及时做好毕业生相关材料的归档工作，主管学生工作的领导要进行认真检查，确保材料齐全无误，并按时将毕业生需要归档的材料送交学生处档案室。2、学生

4、处负责规整好所有毕业生的档案材料，并按时将毕业生档案寄往毕业生就业报到证地址。如：师范教育专业的寄往各地教育局，非师范教育专业的寄往各地人力资源和社会保障局（省高等学校毕业生就业指导中心、大中专学生就业指导中心或人才交流中心等有关单位）。3、因特殊原因不能寄送的毕业生档案，要登记造册、注明原因，在学校学生档案室妥善保管。4、学生档案转递应通过机要部门或邮政部门以机要形式邮寄，严格按照国家有关规定执行。5、学生档案一经寄发，凡未及时入档的材料，均由其负责单位转递，若出现问题要追究相关单位和个人的责任。6、学生档案原则上不准自带，因特殊情况且对方单位人事部门出具证明的，可以将档案密封加盖公章后由学

5、生自带。7、毕业生因特殊情况要求档案继续保留在学校的，应由学生本人提出申请，经有关领导批准同意后，可以留校保存，超过规定期限的，学校可以收取一定的档案保管费。8、学校将毕业生档案寄出后，学校在校园网站上设立“毕业生档案查询系统”，方便毕业生及时查询自己档案的去向。第二章学生学籍档案学生学籍档案原件保存在学校综合档案室或学生档案室。一、学籍档案的主要材料包括：1、历届高招录取名册；2、历届学生学籍登记表；3、历届学生转专业申请表、备案审批表；4、历届学生转学申请表、备案审批表；5、其他有关学生学籍异动的相关材料，如休复学审批表、退学登记表、入伍保留学籍登记表、取消学籍文件、开除学籍文件等。二、学生学籍档案的管理1、学生学籍档案由学生处学籍管理科负责归档管理，并将有关材料原件定期移交学校总档案室管理；2、学生处学籍管理科负责学生学籍异动有关信息的整理并及时通告主管领导和相关部门和院（部）；3、学生学籍档案原则上只限各级负责学生工作的领导和辅导员、班主任查阅，学籍原件不得外借；4、在校学生索要学籍材料的，须持单位证明并经所在院（部）主管学生工作领导签字同意后到学生处学籍管理科办理相关手续；5、已毕业学生索要学籍材料的，须持单位介绍信、身份证、毕业证等相关材料到学生处学