民国档案专题目录与档案馆既有民国档案目录体系的融合

1、民国档案专题目录与档案馆既有民国档案目录体系的交融民国档案专题目录与档案馆既有民国档案目录体系的交融随着民国档案开放?利用?宣传等工作的深化展开，社会各界对民国档案价值的认识也在不断进步，使得民国档案的开放利用工作进入了蓬勃开展期。如今除了个人到档案馆查档利用在继续，更增加了以某个地区或某个单位档案机构为丰富?扩大馆藏为目的，要求对某方面特定内容的档案进展系列性查阅利用的情况，档案馆在为这些利用者效劳的同时，便形成了相应的民国档案专题目录。随着时间的推移，档案馆的民国档案专题目录还会不断增加。制作一套民国档案专题目录，从题目确实定到条目的详细编制?排列，需要消耗相当的人力与时间，不过，对它的利

2、用却往往是一次性的，随着交付给定制者，该专题目录的使用寿命根本上也就完毕了，很少有再次使用的时机，这无疑造成了人力?物力的浪费。其实，档案目录种类的数量和质量都是不断开展变化的，各种档案目录之间是互相补充?互相协调的关系，正是各种档案目录的有机结合才构成了档案目录体系的总体。随着计算机技术在档案馆的应用，我们完全可以对民国档案专题目录做到一次开发制作，屡次复合利用，亦即延续?进步其使用价值的最正确途径便是将之融入档案馆的既有民国档案目录体系中。一?遵循建立既有馆藏民国档案目录体系时的相关规那么民国档案专题目录不是一种独立于馆藏民国档案目录体系之外的检索手段，它应该浸透贯穿于整个利用过程，假如我

3、们拥有一个在标准化体系下建立起来的民国档案专题目录，将会使我们获得相应的最正确工作秩序和工作效益，因为档案工作标准化是档案工作现代化的前提和主要内容，没有标准化就没有专业化，就没有高质量?高速度。从检索语言角度分析，专题目录是介于分类目录和主题目录之间的一种目录，其特点是选题的灵敏性和专题构造的系统性，它集中了有关某一专题的全部档案线索，不受年代?全宗的限制。它的条目著录单位，既可以选择文件级，也可以选择案卷级。档案馆民国档案专题目录便是系统收录了相应专题的?以当时才能能搜集到的全部馆藏档案线索，同时还具备了跨全宗?跨著录单位级次的特点。显然，它和分类目录很相似，而分类目录是建立在案卷目录根底

4、上的，因此，今天我们在编制民国档案专题目录时，便应该严格遵循当初制作案卷目录和分类目录时的相关规那么，这些规那么包括?民国档案整理编目工作细那么?民国档案著录细那么?民国档案分类标引细那么?等，其中所涉?中国档案分类法?中的?民国档案分类表?应以1997年版作为工具使用。不过，事物总是在开展中前进的，在档案馆目录体系建立过程中亦如此。各级档案馆如今根本上未就民国档案开展文件级整理工作，因此，档案馆目录数据库多由案卷级的检索条目构成，而在民国档案专题目录制作过程中却并不完全是案卷级目录，由于利用者的要求有粗有细，档案馆对档案利用也有划控要求，因此出现文件级目录也就缺乏为奇。而两种不同级次的目录制

5、作是有差异的，案卷级目录是针对已成固定卷的一个单位对象进展，文件级目录的工作对象单位却要在工作中随机确定，而这是以往的工作规那么中所没有涉及的，等等。诸如此类的问题，使我们在民国档案专题目录制作过程中，会遭遇到原规那么中所没有涉及到的问题，对此，我们应首先探索论证新的工作规那么，待成熟后，补充进原有规那么中，作为下一步开展相关工作的根据，即在民国档案专题目录制作的理论过程中，还应补充档案馆建立既有馆藏民国档案目录体系时的原有规那么，使之在不断循环?螺旋式上升的运动过程中得到进步?完善。编制民国档案专题目录，严格遵循相关规那么，可以获得最正确工作秩序，同时还能获得最正确工作效益。随着电脑技术在档

6、案馆的应用，按统一标准?标准操作所获得的民国档案专题目录可以在输入电脑后，和档案馆相关目录数据实行对接，资源共享，以便查找利用工作的进一步晋级或细化。二?专题目录应有科学的构造并能与既有民国档案目录体系实行互动?参照民国档案专题目录的构造可以分为著录构造和目录组织构造两个层次，下面再细分假设干详细构造，它们的拟定是决定该套目录质量好坏?功能能否实现及与既有馆民国档案目录体系能否交融的关键，因此应力求科学合理。民国档案专题目录和馆藏目录不同，后者是按馆藏档案的一定规律逐一完成的，如按全宗序列编制了全宗目录或以全宗为单位，按案卷序号编制了案卷目录，而前者那么往往是应利用者之约进展的，带有一定的随机

7、性，专题所涉内涵也会因时间的不同而有或大或小的差异，涉及全宗?著录级次也会有不同。笔者以为，民国档案专题目录的构造构成中应包含前言或序，以讲述该专题目录产生的背景?阐释专题内涵?列明所涉全宗及著录级次等事宜，前言或序言不一定或只将局部内容提供应利用者，其作用主要还是留馆以作今后工作参考。民国档案专题目录的制作应严格遵循当初制作案卷目录和分类目录时的相关规那么，据此，档案馆在实际操作中对民国档案专题目录的条目构造选定一般为:档号?题名?时间?分类号?页数?备注等项，保证了条目和档案实体的一一对应关系，提醒了档案内容，并使利用者能按类检索，从条目中便能大致理解该著录单元对应的档案实体的多少?保存状

8、态的优劣等等信息，从而根本上能满足专题目录为利用者提供的效劳功能。民国档案专题目录是档案馆既有民国档案目录体系的构成局部，在其制作过程中二者进展互动?参照是必需也是可行的，因此，在制作过程中应注意以下几点。1?充分利用原基矗在档案馆既有民国档案目录体系中，已有案卷目录和案卷级分类目录，因此，当制作的专题目录条目是案卷级时可以借用原有成果，从而进步工作效率。当然，每一个后面的工作环节也往往是前面工作环节的检验者，假如此时发现原有目录有错，应加以纠正，同时相应地也要对既有目录作出修改调整，进展互动干预，以保证检索工具与档案实体的一一对应关系。2?文件级民国档案专题目录应和原有案卷目录互作参照。由于

9、前文分析的原因，民国档案专题目录中会出现文件级专题目录，一个卷下可派生出一个以上的文件级条目，从逻辑关系上看，它们和原卷的案卷目录具有母子关系，在档案内容提醒上是一种深层次的延伸，因此我们可以将二者互作参照，以便于利用者的选择利用。当然，这是在档案馆未建有全引目录的前提下进展的。3?将专题题名列入每一专题条目中。既然我们的目的是要将专题目录融入馆民国档案目录体系中，要和馆相关目录数据实行对接，我们在拟写专题目录条目题名时，就应将专题题名列入其中，以便实行计算机自动检索。三?民国档案专题目录应实行归口管理民国档案专题目录一般是应利用者之约而制作的，社会各界利用者和档案馆的接触并非单一的，利用?汇

10、编?保管?整理编目部门及办公室等等都会是接触点。作为弥补经费缺乏的方法，档案馆创收在现阶段还在运行操作中，承揽编制民国档案专题目录是各部门创收的方式之一，因此，专题目录的制作也就绝非只由档案馆承当编目职能的部门进展，既然这种情况的出现有其必然性，那么我们就只能顺势而为，对操作过程和操作结果实行归口管理，以保证民国档案专题目录的标准化，从而实现与既有民国档案目录体系的交融。1?对操作过程的归口管理，应由档案馆专司编目职能的部门承当。假如我们把编制民国档案专题目录比作一场游戏，参与者就应该熟知游戏规那么，编目职能部门应该帮助其他部门操作者理解?熟悉?运用编制民国档案专题目录应遵循的相关规那么，对遇到规那么无法涵盖的问题，共同讨论协商解决方法。毕竟，规那么再多?再好，假如在理论中未予严格执行，也就失去了意义，方案将民国档案专题目录融入档案馆民国档案目录体系的初衷也就无法实现。2?对操作结果的归口管理，仍应由档案馆专司编目职能的部门承当。编目部门应负责对馆内所有专题目录(可以是原件，也可以是备份)实行统一管