合同管理制度(试行)全

1、PAGE PAGE - 12 -协议管理制度(试行) 目的为加强协议管理，保障公司的合法权益，预防协议纠纷，促进公司依法经营管理，特制定本制度。2 适用范围本制度适用于公司各部门、本制度适用于加盟、广告、代理销售、采购、修理修缮等方面的协议。分公司可参照本制度另行制订细则。关于劳动协议和劳务协议管理制度另行制定，不适用本制度。3 职责权限3.1 总部总裁办法务主管负责总部直属各类协议的文本规范及法律风险的防范，包括协议内容和形式的合法性、严密性、可行性等。3.2 财务部门主要负责审查协议支付要约是否符合公司的财务管理及支付条件，并督导收付履约。3.3 协议经办部门负责协议的履行跟踪、及所经办协

2、议资料文件资料的整理归档。3.4 总部签订的协议，根据分权规范管理办法，可由权限内分管领导批准；涉及到费用大于xx元、或有协议违约、变更事宜的，统一由执行总裁审核、总裁批准；协议的履行，视其所涉金额大小，根据分权规范管理办法和财务关于审批制度，由权限内的分管领导审批。协议履约责任，由各部长承担。3.5 各直营公司、经营单位的协议管理需依据分公司首责人权限设置，权限内的协议签订和履行，报备总部总裁办，权限外的协议签订和履行报总部批准。协议的履约责任由各公司、经营单位首责人承担。总裁办有权对分公司协议管理工作进行监督检查。4 内容与要求4.1 协议的签订筹备4.1.1 签订协议，必须严格遵守国家的

3、法律、法规、政策以及其他关于规定。4.1.2 在签订协议前，洽谈人、经办人、签约人必须做好以下所有工作后，方可签订协议。主要包括：a) 对方当事人主体资格/资质(营业执照)、经营权限、履约能力（各种资质证书）以及资信情况（附件3）、对方签约人的签约权限等。b) 我方的履约能力、对市场进行预测和调查、协议的可行性和合法性，防止签订无效协议。c) 对资信不明、资信状况不好，且无可靠担保单位的，不得与之签约。4.1.3 签订协议，应验证对方相关证明资料文件，核对无误后方可正式签订协议，对方交验的证明资料文件要妥善保管。4.2 协议签订流程及权限法务财务执行总裁加盟洽谈填写格式合同审核YESNO审核N

4、O审核YESNOYES审核NO签订合同YES总裁YES批准NO4.2.1 加盟协议签订流程 1洽谈 由加盟工作人员负责与客户进行洽谈，洽谈时注意监控选址的确认。 2填写格式协议 由洽谈经理负责与客户进行沟通，相关权利义务经各方确认无异议后，填写加盟格式协议，报上级审核批准。如有条款修改，必须先填写加盟协议呈报签批表，报法务、执行总裁审核、并经总裁批准后，方可修改签约。 3协议评价 洽谈经理书写履行加盟协议（或加盟意向书）后，填写协议评价记录表，先交由加盟首责人从内容上对协议进行审核，再交由总裁办法务主管从法律上对协议进行审查，由财务对加盟费收取是否符合标准进行审查，最后交执行总裁和总裁审核，审

5、核人员审核后均须将建议或意见写入协议评价记录表（附件4）。 4协议签订 协议评价履行后，由加盟商（乙方）代表人签字。其后，由行政人员填写XX公司公章使用申请单，持协议原件至总裁办办理盖章手续，同时加盖骑逢章。4.2.2 采购协议 (流程图见附件5) 1与供方洽谈 一般采购由物流中心采购人员与供方进行洽谈，确认到货方式和时间、验收标准、价格和付款方式。涉及年度采购总额在xx10000元的项目，需提供三家以上询比价记录并报财务、执行总裁审核、总裁审批；涉及年度采购总额在10000元以上的项目，需进行招标采购。2起草协议我公司有固定采购协议的尽量使用本公司协议文本，本公司没有的可重新起草或使用其它文

6、本。3协议评价无论是本公司起草的协议还是借用其他协议文本，均需填写协议评价记录表，先由物流中心首责人从内容上进行审核，再由法务审核协议的合法性、财务对协议付款方式、付款金额及票据合法性进行审核，最后报总裁审核。审核人员审核后均须将建议或意见写入协议评价记录表。4协议签订 协议评价履行后，由供方（乙方）代表人签字并盖章，采购经办人填写XX公司公章使用申请单，持协议原件至总裁办办理盖章手续，同时加盖骑逢章。4.2.3 广告业务协议(流程图见附件5)1洽谈公司对外广告业务协议，统一由品牌管理中心负责对外进行洽谈。2起草协议。由品牌管理中心负责协议内容的拟定，明确各方的义务和权利。3协议评价（协议）协

7、议起草 经办人填写协议评价记录表 品牌管理中心首责人审核 法务审核 财务审核 总裁审核。审核人员审核后均须将建议或意见写入协议评价记录表。4协议签订协议评价履行后，由供方（乙方）代表人签字并盖章 品牌管理中心经办人填写XX公司公章使用申请单，持协议原件至总裁办办理盖章手续，同时加盖骑逢章。4.2.4 修理修缮/装修协议 (流程图见附件5)1洽谈一般修理修缮/装修项目，由物流中心选择修理修缮/装修合作方，并对修理修缮/装修合作方式，价格，付款方式等相关内容进行洽谈。修理修缮/装修项目，年度总额在xx10000元的项目，需提供三家以上询比价记录并报财务、执行总裁审核、总裁审批；年度总额在10000

8、元以上的项目，需进行招标。2起草协议物流中心经办人就合作各方洽谈情况起草协议，协议应公平公正。3协议评价协议起草履行后 经办人填写协议评价记录表 物流中心首责人审核 法务审核 财务审核 总裁审核。审核人员审核后均须将建议或意见写入协议评价记录表4协议签订协议评价履行后，由供方（乙方）代表人签字并盖章 物流中心经办人填写XX公司公章使用申请单，持协议原件至总裁办办理盖章手续，同时加盖骑逢章。4.2.5业务类协议 租赁、置换等业务类协议，公司已有格式版本，如需修改，由公司法务人员或xx公司行政人员修改，初稿履行后，需组织相关财务、业务等人员一起讨论、对协议进行评价，评价通过的报分管领导审批，批准后

9、需到xx局备案，再发放到各片区、门店，启用新的格式协议。4.2.6其它协议签订流程： 经办人洽谈 经办人起草协议 协议评价（部门首责人/法务/财务/执行总裁/总裁依次序审核） 签订协议4.3 协议的履行4.3.1 协议依法设立，即具有法律约束力。所有与履行协议关于的部门、单位和职工或员工都必须本着“重协议、守信誉”的原则，严格执行协议所规定的义务，确保协议的实际履行或全面履行。4.3.2 协议签订后，协议经办部门必须指派一名合适的职工或员工作为协议的履行责任人。被指派的职工或员工对该协议的履行承担责任，负责到底。指派协议履行责任人后，在该协议履行完毕之前，原则上不更换人。特殊情况需要更换履行责

10、任人的，各方应当做好交接工作，并及时书面通知协议相对方。原履行责任人必须将协议资料文件资料完整地移交给接任人。4.3.3 财务部门依照协议的规定收款或付款。支付与协议关于的费用，务必认真审查协议内容，确认对方单位的名称、开户银行、银行帐号等是否与协议规定一致，以防错付。除对方单位正式书面委托以外，严禁任何人擅自改变收款单位付出费用。协议履行中的收款或付款细则，参见协议费用收付管理细则。4.3.4 在协议履行过程中，对任何涉及各方当事人的或者义务发生变化的事项，均必须取得关于当事人的书面同意或者确认，取得书面凭证。4.3.5 协议履行中在向对方当事人发出或者签收、确认改变协议权利、义务的书面凭证

11、之前，应当先咨询公司法务主管律师建议或意见并取得其认可。违者按其造成的后果承担行政责任、经济赔偿责任直至法律责任。4.3.6 协议的履行责任人，必须完整地收集协议履行过程中造成或产生的全部书面凭证并妥善保管。丢失协议关于资料文件资料的，按其造成的后果承担相应的行政责任、经济赔偿责任直至法律责任。4.3.7 协议履行完毕的标准，应以协议商定或法律规定为准。没有协议商定或法律规定的，一般应以物资交清、工程竣工并验收合格、价款结清、无遗留交涉手续为准。验收报告一律要按协议规定并通过协议管理部门批准方可向对方出具。4.3.8 公司总部关于部门、签约人和经办人应随时了解、掌握协议的履行情况，发现问题及时

12、处理或向总裁汇报。对于因自身原因造成协议未能履行、未能完全履行的，应追究关于人员的责任。4.4 协议的管理4.4.1 公司对协议实行分级管理、专业归口及法人授权委托书管理、公章管理、档案管理等制度。凡公司有定式协议的，要求优先使用定式协议。4.4.2 协议经办部门在协议签订时，要求一式三份，一份本部门使用，一份交财务，一份交档案室存档。4.4.3档案室及协议经办部门要做好以下基本工作。具体内容如下： 建立协议档案。做好本公司的协议的档案管理，每一份协议都必须有一个编号，不得重复、遗漏。每一份协议包括协议正本、副本及附件，协议文本的签收记录，协议分批履行的情况记录，变更、解除协议的协议(包括文书

13、、函电等)，均应妥善保管。 建立协议管理台帐：合同承办部门应根据协议的不同种类，建立协议台帐(一式二份)。其主要内容包括：序号、协议号、经办人、对方单位、签约日期、协议标的、价金、履行期限、履行情况及备注等。协议台帐一份按月登记，另一份按年度登记，留本部门长期保存。 4.4.4 法务部应建立协议台账，包括公司各类协议的基本格式、审核过的协议明细登记、协议修订记录等。4.4.5财务部应就协议中与费用收付关于的问题，建立单独明细账，对费用支付根据时间和重要性、紧迫性程度进行排序，使能够时时明确协议履行的程度、费用收付的进度、合理安排费用进出。4.4.6协议的借用 存档协议要借用时，必须按以下流程操

14、作：4.4.6.1 借用人填写借用审批单 协议借用部门首责人签字 协议经办部门首责人签字 档案室负责人签字 凭表到档案室借用4.4.6.2 如借用人为协议经办部门人员时，可直接填写工作联系单到档案管理部门签字后，可直接到档案室借用。4.4.7 每半年需进行一次集中的协议盘点，先由经办部门、法务部、财务部、档案室各自整理台账及其资料文件资料，再由法务部牵头召开总结讨论会，内容为半年内协议的起草、定式、协议履行、协议档案等协议管理问题，目的在于及时总结经验教训，对于同类型协议，可尽早定式，对于个性协议，可寻找风险防范的方法，以及发现协议在签订、履行等过程中的问题。4.7 奖励与惩罚4.7.1 本公

15、司对在协议管理中成绩显著和为本公司取得超额收益或避免、挽回重大经济损失的部门和个人，给予表扬或一定奖励。4.7.2 违反国家法律、法规和本规定，在签订、履行协议和协议管理中失职、渎职或以权谋私，损害国家和本公司权益的，应视情节轻重，依据关于规定追究责任人的行政、经济责任；构成犯罪的，移交司法机关依法追究刑事责任。4.7.3 签订协议，必须以维护公司合法权益和提高经济效益为宗旨，严禁借签订协议假公济私、损公肥私。协议洽谈人、经办人对所洽谈、经办的协议的下列事项负责并承担责任： 对方当事人的情况； 协议内容的真实性； 价格条款的合理公平。协议洽谈人、经办人因过失或故意致使上列情况不明、不实、不公，

16、造成我方经济损失的，应按其过失或故意所造成的损害后果，承担相应的行政责任、经济赔偿责任直至法律责任。4.7.4 负责审查协议的部门和职工或员工，因工作失职或循私舞弊而疏忽、放任审查，致使不该签订的协议得到签订而造成经济损失的，应按后果及其责任的大小，承担相应的行政责任、经济赔偿责任直至法律责任。4.7.5 协议承办人不得以口头承认形式改变协议权利或者义务。对因口说无凭造成损失的，责任人应按后果及责任的大小，承担相应的行政责任、经济赔偿责任直至法律责任。4.7.6 以变更、解除协议为名，以权谋私、假公济私、损公肥私的，一经发现，提请司法机关追究其法律责任。4.7.7 协议履行未能或变更、解除而造

17、成损失，过错在我方的，公司保留追究相关责任人的管理责任和法律责任的权力。5 其它5.1 本制度由公司总裁办负责说明。5.2 本制度经总裁签发批准之日起实施。附件1法人委托书申请单申请被授权人：姓 名： 性 别： 年 龄： 工作部门： 职 务： 申请被授权人在 （工作部门）从事 工作，其与 有限公司的劳动协议期限从 年 月 日始至 年 月 日止。现申请代表 有限公司进行 （授权范围） 万元人民币以内的协议的商谈、会议纪要、意向书及协议草稿及相关书面资料文件的签署，对 有限公司形成法律约束力的资料文件，必须盖 协议专用章确认。被授权人义务：被授权人以 有限公司所进行的所有活动必须在以上授权范围内进

18、行被授权人不得将法人委托书擅自涂改、转借、滥用或丢失被授权人必须遵守并执行公司内部相关管理规程被授权人如违反协议中相关内容，公司可对其进行通报批评、扣发工资、扣发绩效奖金、降职、直至解除劳动协议等惩罚，公司同时保留对公司遭受损失要求赔偿责任的权利。 被授权人签字： 部门负责人： 年 月 日附件2法人委托书本公司委托 在授权范围内开展业务活动。受托人有权与 签订 协议，不得超越委托权限。本委托书与身份证合并使用，不得转借他人。协议的商谈、会议纪要、意向书及协议草稿及相关书面资料文件对 有限公司形成法律约束力的资料文件的签署，必须盖 行政或协议专用章确认。委托权限：委托期限：法定代表人：委托单位（盖章）：年 月 日附件3资 信 调 查 表 顺序号：单位名称（全称）：单位办公地址：营业执照号码开户银行经济性质账号注册资金法定代表人或负责人单位概况及项目（产品、服务、资金）来源：是否初次合作：历次合作情况（我方或第三方是否有违约情况发生）：是否有可靠资信：联系人姓名联系人电话填表单位填表人姓名填表日期注：1.本表一式二份由协议签订人员填写。一份报协议评价组作为协议评价依据，一份协议承办部门；2.有标记的为常规项目；3.需方营业执照复印件附后。附件4合 同 评 审 记 录 表编号： 顺序号：