电子政务环境下档案利用服务水平提高策略分析

1、电子政务环境下档案利用服务水平提高策略分析摘要：随着电子治理建设和文件信息的不断发展，在数字环境中开始向现代文件服务过渡，导致电子和印刷文档并存的时代。电子治理目前正处于关键的发展阶段，对所需文件信息服务的需求日益增长，文件服务的发展需要适应需求。为了进一步发挥档案在进一步发展电子管理、改善治理、提高公民生活质量方面的作用，档案机构应深化档案资源，不断扩大档案服务领域，提高档案管理服务质量。关键词：电子政务；档案利用；策略分析引言科技的脚步发展逐渐加快，而电子信息化建设科技也应用于了全行各业当中，特别是档案管理方面得到了电子技术的推进，基建档案才完成了传统纸张和电子文档的融合，而各自的管理功能

2、也得到了实现才能够做到并行管理，也给基建提供了更为理想的信息管理基础。尽管当前的中国仍然处于数字化时代当中，大部分的电子文档仍然要有纸质文档补充，在并行管理下可以进行互补，是重要的管理与应用模式。1电子档案的优势与传统的纸质档案管理相比，电子档案管理能够有效缩减管理过程当中的人、财、物的成本。首先，可节约大量的空间。据了解，很多单位在最初的建设规划中，并没有设置独立的档案库房，档案一般存放于办公室内的柜子。随着国家对档案的重视，为了档案的安全，要求各单位必须配备专用的档案库房，并且要求档案库房、阅览室、办公用房分开。很多单位空间局促，电子档案则可以规避由于空间不足给带来的问题。其次，可有效减少

3、成本开支。档案库房的配置要求比一般的办公用房要高，必须符合国家对于档案库房建设的相关要求，在设施的配置上，必须符合“八防”要求，配置各种安全设施，另外，还有日常档案耗材的购买，也是一笔不菲的开支。相对于传统的纸质档案管理，电子档案管理需要的成本要低得多，只需配备相应的存储设备即可实现，即使是建设电子档案管理系统，也是一次性投资，平时只需日常维护即可，可以大大节省更换设备带来的成本。此外，电子档案管理还可以节约大量的人力资源。传统的纸质档案整理都需要花费大量的人力进行规范化的整理，鉴定、编码、录入、装订、制作案卷等档案整理工作，不仅工作效率较低，还容易出错。电子档案可以通过信息技术的应用来实现数

4、据化转存，这样就能提高工作人员的工作效率，可以通过可视化工作的方式来简化其工作的步骤，有效规避繁琐工作带来的时间成本和人力成本的投入。2电子政务环境下档案利用服务的新趋势第一，信息技术的迅速发展导致电子政务的迅速发展，其中文件信息服务越来越多样化，越来越多样化。与此同时，不断增长的网络和知识社会正在削弱存档的好处，因为用户可以方便地访问大量有关搜索引擎、网页、网站、数字文档信息系统和基本服务(如文件资源的检索和访问)的信息。第二，信息技术在日常生活中的日益普及改变了用户检索信息的习惯，用户需求从整合商品转移到个人化资源。在这方面，文件服务的路径、内容和方式也发生了重大变化，如何推进电子商务的发

5、展目标，满足不同服务提供商的独特需求，文件管理已成为一个问题。第三，归档信息服务在电子办公环境中以不同的形式呈现，具体形式取决于人们的需求简单的文本和图像，或者各种音频和视频元素。今后，随着电子治理领域信息水平的提高，信息存储和数字服务将成为文件共享的主导方法，满足公共关系的要求和时代。3档案管理电子档案管理应注意的问题纸质文档相对而言具有更高的稳定性，但电子文档整体的载体稳定性并不理想，易于损毁，所以归档工作十分重要。为了可以更好的防止出现数据损失的状况，需要制作出几个不同的档案进行备份保存，这样提升了工作量也加大了光盘存储的数量。而作为电子档案的指导机关，与有关主管部门都必须对于电子归档信

6、息管理工作加以统筹，对于实施归档的地方收录了属于电子归档信息的集合点，也必须有指导机关来对于合格性加以检验，并进行电子档案的归档和管理工作。档案指导部门也必须做好建立个人电子档案系统的思想引导工作，同时从源头上对于电子文档质量做好监管。电子档案有着时效性，与此同时需要对使用效率加强重视，相比于其他领域的档案来说，大部分情况下还是要依靠声音与图像来进行记录的，因为应用传统纸质档案会受到局限，也不容易对于信息进行整合，所以采取电子档案记录与整合的时候就有了良好的契机，电子档案管理模式可以实现多次的记录与输出，还可以保证电子档案信息的管理上更加完善，为后续的发展以及信息的利用提供更加便利的条件。4子

7、政务环境下档案利用服务水平提高策略4.1作格局，加强平台建设第一，充分把握了电子管理背景下文件管理服务的新趋势，出现了新的文件管理使用情景，其中管理层、管理层的特殊责任、服务组织的组织协调以及与其他文件管理部门的合作。在职能区域和相关设施建立自由职业档案或信息人员。充分整合您的内部资源以及功能和业务部门的优势。为一般工作提供单一联络点，并为社会保险号码、用水档案等部门提供专门的服务台人员。此外，内部通信通过创建一个“大文件”服务模型，根据电子管理服务标准以及每个文件领域的文档和服务的基本体制类别，促进文件管理服务的标准化和标准化。第二:加强平台。利用文件管理的优势，方法是:利用服务集成的优势，

8、微调文件使用趋势，准确了解和了解不同类型文件资源在电子管理中的就绪性，以及利用不同的管理和消息传递平台进行适应性测试，从而根据平台和软件特性推动服务的使用。此外，还可以将文件分发和使用委托从中心模式更改为平面模式，在这种模式下，业务部门的功能可以进行集成和整合。4.2案系统与电子政务系统的有效衔接据了解，大部分事业单位的电子政务系统和档案部门的档案信息系统是分开建设的，而且电子政务系统要早于档案信息系统，最初建设电子政务系统是为了方便办理公文，没有考虑到电子文件的整理归档问题，因此早期的电子文件基本上已经丢失，无法保证电子档案的齐全和完整。笔者建议在建设电子公文系统的同时，要充分考虑到与档案信

9、息系统的衔接问题。笔者所在的单位，已经实现了电子公文系统与档案信息系统的高度融合。每个人将自己办结的文件经过初步鉴定后及时归入预归档库（中间库），档案管理人员对在预归档库里的电子文件进行二次鉴定后，补充完整电子文件的相关信息，赋予符合要求的电子档号后，可直接形成电子档案。4.3确的服务观念意识，加大日常管理力度为了提高工作效果和水平，要求档案管理人员在电子档案的管理工作中能够树立正确的观念意识，高度重视工作中出现的各种问题，并制定行之有效的解决方案，不断强化工作效果，由此促进相关工作质量的不断提升。在电子档案的管理工作中，通过数字化技术优势的充分运用，在网络平台上输入档案数据资料，以真正共享数据。同时，将良好的检索服务提供给广大需求者和查阅者，对各个方面的流程进行完善，并对相关的管理模式进行优化。而在工作过程中，相关档案管理人员只有树立正确的观念，才能真正