ISO14000教材系列之六环境管理体系稽核

1、PAGE PAGE 16環境管理體系稽核ISO 14000教材系列之六環 境 稽 核核環境稽核概論環境管理系統稽核環境管理系統審核發起起環境管理系統稽核準備備執行稽核記錄稽核觀察結果總結會議環境稽核概論簡介:環境稽核的定義: 客客觀地獲取稽核證證據並予以評價,以以判斷特定的環境境活動、事件、狀狀況、管理體系,或或有關上述事項的的信息是否符合稽稽核準則的一個系系統化並形成文件件的驗證過程,包包括將這一過程的的結果呈報委托方方。定議說明: 環境稽核核是一個系統化,文文件化和客觀的驗驗證過程。系統化是指環境稽核必必須是有計劃、有有組織的,也就是是應當遵循一定的的程序。文件化是是稽核的基本要求求,稽核

2、中的工作作表格包括稽核計計劃,檢查表稽核核發現不符合報告告及其它稽核記錄錄都需文件化以保保證其可追溯性。客客觀性是環境稽核核所必須具備的,稽稽核證據必須真實實可靠,具有可追追溯性,任何稽核核結論都必須以客客觀事實為基礎,不不能靠主觀臆斷。環境稽核的類型:按稽核方和受審核方的的關係分:第一方稽核第二方稽核第三方稽核按主題事項劃分:符合性稽核應負的責任稽核廢棄物最小化稽核能源稽核環境管理體系稽核環境管理系統稽核 (EMS AUDIT)定義(ISO 14001-3.6) 客觀地獲取證據據並予以評價,以以決斷一個組織的的環境管理體系是是否符合該組織所所規定的環境管理理體系審核準則的的一個系統化,並並形

3、成文件的驗證證過程,包括將這這一過程的結果呈呈報給管理者。環境管理系統稽核的目目的 (ISO14001 4.5.4)判定環境管理體系:1.1是否符合環境管管理工作的計劃安安排和本標準的要要求 1.2是否得到正確的的實施和保持向管理者報送審核結果果環境管理系統稽核之管管理角色管理審查標 準書面化系統執 行稽 核ISO14000 手冊、程序書 操作作、作業當地法規 作業標準、表單單 實際之績效環境管理系統稽核發起起環境稽核方案: ISO 14001 (4.5.4)組織的稽核方案,包括括時間表,應立足足于所涉及活動的的環境重要性和以以前稽核的結果。為為全面起見,審核核程序中應包括稽稽核的範圍、頻次次

4、和方法,以及實實施稽核和報告結結果的職責和要求求。有效的環境管理系統稽稽核方案展開:管理階層對環境管理系系統稽核方案之支支持對不符合之糾正行動是是否進行及完成情情況表示關心對預防措施的支持稽核頻率之決定環境管理系統稽核程序序文件化詳細規劃年度稽核計劃劃預定稽核之部門或區域域定稽核之範圍 (4.2-4.6)預定執行稽核之日期 (或月別)稽核時機及頻率之考量量是否須配合驗證機關之之稽查周期是否須配合主管機關之之環境檢查日程管理方式、組織、政策策有重大變化過去某段時間內發生多多次環境異常現象象執行重大環境改善方案案後編排稽核計劃劃去查核是否達成成規定績效是否須針對特定議題作作稽核能資源廢棄物新工程制

5、程修改 稽核計劃必須須高階主管簽署後後發給(或告知)相關單位環境管理系統稽核準備備稽核小組並編排細部稽稽核計劃 稽稽核小組 (Audit Team)稽核員資格最好符合下下列要求 1.具備稽核技巧及及良好之人際關係係 (客觀與獨立立立場)2.具備一般的環境科科學知識和環境法法律知識3.對設施中的技術因因素和環境因素熟熟知4.了解稽核準則和環環境管理要項執行稽核前應安置一名名稽核組長,作全全盤之掌控 稽核組長之責責任 稽核組長對稽稽核的各個階段負負執行責任,應該該協助取得背景材料並籌籌組稽核小組 擬定稽核計劃劃代表稽核小組與被評鑑鑑之主管洽商聯絡絡 解決稽核過程程中所遇到的阻礙礙 提報稽核報告告,

6、且應清楚並有有結論,並及時 稽核員之責責任 服從稽核組長長的指導,支持稽稽核組長開展工作作 在稽核範圍內內,客觀她、高效效地、富有成果地地策劃與開展指定定的工作 清楚的記錄發發現觀察事項,並並完成書面報告 保護好稽核文文件,提報稽核結結果 被稽核人(單位)之責任 告知相關人員員配合稽核活動 指派幹部或人人員負責陪同稽核核 提供稽核小組組所需的各種資源源與資料,以確保保稽核工作有效執執行 編制制細部稽核排程 由稽核小組排排定細部排程,排排程應包含下列項項目1.之範圍與目標2.日期與時間 3.核之之分派與安排 4.稽核核之區域里程分配配 5.稽核之優先次序序 排定稽核核時程前後應用工工作 1.先咨

7、咨詢受稽核單位之之業務狀況 2.被稽稽核部門安排人員員給予稽核人員作作業支援 3.稽核核前二周送達受稽稽核單位 稽核小小組稽核前應要求求受稽核單位提供供相關文件以便製製作查檢表 相關文件通常常包括: 1.環境管理理手冊 2.環境管理理程序書 3.法規查檢檢清單 4.法定環保保文件(環評報告告,排污許可證,申申報登記) 5.環境管理理相關工作說明書書,作業標準及記記錄 6.環境監測測報告 7.上次之稽稽核報告 8.未結案之之矯正措施 稽稽核員應準備查檢檢表 1.事事前詳細閱讀有關關文件,以了解被被稽核單位的作業業 2.查查檢表是一輔助記記憶的工具 3.可可規劃稽核的重點點 稽稽核組長應舉行全全體

8、稽核員協調會會討論分工,稽核核準則,範圍,及及相關問題的連絡絡溝通事宜 受受稽核單位應指派派陪同人員,及準準備各種資源、資資料,以確保工作作有效執行執 行 稽 核稽核前說明會議 (Opening meeting)于稽核前稽核組長依計計劃時間召開首次次會議:(通常15分分鐘)彼此介紹組長說明並確認本次稽稽核範圍、目的、程序、方法、時時間確認所需之資源事務均均已備齊雙方討論相關細節決定總結會議時間稽核前說明會議應予以以記錄收集證據觀察觀察現場作業是否與作作業規定相符合(如廢棄物的處置置,化學品的貯存存與使用)人員面談面談取得的信息應通過過從獨立來源獲取取的支持信息予以以核實,獨立來源源包括觀察記錄

9、和和現有的測試結果果面談最好用開放式提問問,例如:廢棄物的處理方式和排排放去向?量測的項目有哪些?你如何使用管理這個儀儀器?而不用封閉式提問,如如:你是用方式處理,對對嗎? 文件、資料及記錄抽抽樣環境記錄的完整性執行結果是否符合管制制要求環境目標及各項標準的的執行績效人員環境認知教育及技技能訓練 實測抽樣實測(PH值,噪噪聲分貝)環境緊急突發狀況一線線人員處置方法現現場模擬演練稽核技巧: 稽核員需善用稽稽核工具(Audit,Diamond)AuditDiamond記 錄觀 察詢 問查 核 提問技巧提開放式的問題,即盡盡量避免提對方能能用“是”“不是”回答,封閉式的的問題提問可以用用(6W+h)

10、做做疑問詞,即什麼麼(what),哪哪一個(which),為什麼(why),何時(when),哪里(where),誰(who),和如何(how),其他關鍵詞包包括:出示、解釋釋、記錄、多少、程度、達標率,情情況等。 稽核員行為的的是非準則是非是非是非客觀教條平易近人官僚自信自卑精明愚蠢聚精會神精神煥散簡潔雜亂冷靜衝動仔細粗心大意合作頑固專心致志漫不經心靈活呆板直率含糊謙虛驕傲禮貌粗魯具體模糊寬容狹隘公正偏見誠實虛偽勤奮懶散表達力強口齒不清善于分析輕信 稽核過程注意意之重點:對比所作與所寫的差異異掌握好計劃時間小心傾聽點頭或發出肯定的聲音音以鼓勵對方自由由探討不要太急于提下一個問問題避免批評性的

11、評論不滿對方答的答覆,繼繼續調查決不要在進行調查當中中提缺失報告稽核的目標在于找出“客觀證據”某擬缺失報告時,盡可可能使用文件中標標準語句不要使雙方成為敵對狀狀態記錄稽核觀察結果一、記錄應力求清楚、簡潔、明確 若使用(查檢檢表),則將所有有稽核的每一件事事詳實記錄之,記記錄撰寫方可參考考下列方式:檢查或稽核哪些事項或或活動 執行現況 執行結結果或記錄所顯示之狀況符符合(不符合)哪哪些規定例1.經查5月20日日及5月24日F-002A(堿性廢水操作記錄錄表)未依規定每兩小時檢驗驗PH值一次,不不符合本廠EP001-01(廢水作業業管制標準)之規規定例2.查環境目標管制制程序記錄,目標標之達成狀況未依依EP001規定定,每季召開檢討討會議追蹤達成狀狀況查檢表項目經稽核小組組討論為缺點時,霏霏重寫于“缺失報告”內。二、稽核結束後應將稽稽核結果匯整 時機:稽核結結束後總結會議前前 成員:稽核小小組成員 所需時間:視視稽核小組成員之之素質及熟練度,以以三十分鐘至兩小小時為宜 方式:由稽核組長召集集稽核小組成員以以會議討論方式舉舉行 討論項目:確認缺點匯整缺點,並決定等級級討論稽核總結會議報告告方式及內容總 結 會 議議召開總結會議:稽核組長主持,總經理理及管理代表列席席,受稽核部門主主管參與,時間以以六十分鐘至二小小時為宜會議內容:報告稽核結果受稽核單位對缺失之討討論缺失報告分送受稽核單單