DB32-T 2661-2014公证服务质量管理规范-（高清现行）

1、ICS 03.160A 16备案号：41870-2014DB32江苏省地方标准DB32/T 2661-2014公证服务质量管理规范Rules for the quality management of notary service2014-03-30 发布2014-04-30 实施江苏省质量技术监督局 发布DB32/T 2661-2014 PAGE 9目次前言2范围3总体要求3公证机构依法办理公证3司法行政机关依法监督、指导3公证质量重大事项报告制度3报告范围3报告的方式及受理部门3报告的处理3责任追究3公证文书质量管理规范4出证期限4拟定公证书4公证书审批4公证书制作4证后服务5公证质量检验

2、制度5实施主体5质量检验员的监督范围5出具及报送检验报告6公证质量年度考核制度6考核原则6考核小组6考核内容6考核程序6抽查7考核反馈7奖惩机制7公证质量责任制度7前言本标准按照GB/T 1.1-2009 给出的规则起草。本标准由苏州市司法局提出。本标准起草单位：江苏省苏州市司法局、江苏省苏州市苏州公证处。本标准主要起草人：朱正、陈清、罗文军、王晓军、王延波。公证服务质量管理规范范围本标准规定了公证机构公证服务质量的基本要求、公证质量重大事项报告制度、公证文书质量管理制度、公证质量检验制度、公证机构年度考核制度、公证质量责任制度等公证服务质量管理规范。本标准适用于江苏省公证机构公证质量管理工作

3、。基本要求公证机构依法办理公证公证机构办理公证，应当遵守法律，坚持客观、公正的原则，遵守公证执业规范和执业纪律，规范公证程序，保证公证质量。司法行政机关依法监督、指导司法行政机关依照法律、法规、规章及其他规范性文件及本规范的规定，从事前、事中、事后对公证机构和公证员的执业活动情况进行监督、指导。公证质量重大事项报告制度报告范围公证机构应主动、及时地向主管司法行政机关报告涉及公证质量的以下重要信息和重大事项： a)年度工作计划及实施方案；发现机构及人员违法违纪的；发现错、假证及收到对公证文书的复查、投诉的； d)涉及诉讼的公证事项；e)公证文书未被仲裁、审判等部门采信的。报告的方式及受理部门报告

4、宜采用书面形式。无需书面报告的，可采取口头报告形式并做好记录。报告向主管司法行政机关公证管理部门报送。涉及机构及人员违法违纪的，同时报送主管司法行政机关纪检监察部门。报告的处理主管司法行政机关按照有关规定及时处理报告事项。公证机构应当按照主管司法行政机关的答复意见办理并在收到答复之日起 5 个工作日内反馈办理结果。责任追究公证机构未按规定执行报告制度，误报或迟报的，应予以纠正。出现瞒报或谎报情形，一经查实， 由主管司法行政机关对公证机构负责人及相关人员提出批评并责令补报或整改。公证文书质量管理规范出证期限对材料齐全、法律关系简单、符合出证要求的一般公证事项，公证机构自受理之日起 5 个工作日内

5、出具公证书。对材料齐全、法律关系较为复杂、符合出证要求的公证事项，公证机构自受理之日起 15 个工作日内出具公证书。因不可抗力、当事人补充证明材料及公证机构核实有关情况所需时间不计算在内。拟定公证书公证书的拟定应遵循一事一证的原则。公证书应按照司法部规定或者批准的体例、规格、证词格式（包括定式和要素式）拟定。规定采取要素式制作的公证书，应按照要素式格式拟定。公证员可根据所公证事项的客观情况及公证书的使用要求适用公证书格式，但不得自行创设新的公证书体例或格式。有关办证规则对公证书的格式有特殊要求的，从其规定。公证书审批公证员应将公证书送审稿连同公证卷宗一并报送公证机构主任、副主任或指定的公证员审

6、批，审批人应在公证书送审稿或审批表上签署姓名、日期。非经审批人审批，公证事项不得出证。重大、疑难的公证事项应当由承办公证员或审批人提交公证员会议集体讨论决定或请示主管司法行政机关，并将讨论意见记录、请示和答复等材料附卷保存。公证书制作纸张要求公证书的封面、内页应采用国际标准A4 型纸张；国内公证事项使用江苏公证专用纸，涉外及涉港澳台公证事项应按照规定使用司法部统一的公证专用纸。格式公证书封面的“公证书”为宋体小初，加黑，居中，字间距 4cm。封面公证机构全称“中华人民共和国江苏省 XX 市 XX 公证处”为宋体二号字，加黑，居中。距上下页边 6.5 cm；公证书证词标题使用宋体二号字，居中，字

7、间距 2 cm；公证书编号、正文、落款为仿宋 GB2412 三号字。正文每行排 26 字。内容公证机构可根据公证事项确定公证书编号，公证书的编号具有唯一性，公证书的编号一般由以下内容组成：公元纪年、公证机构所在地及本公证机构简称、公证类别、数字编号等；公证书正文不得挖补涂改，国内使用的公证书中个别文字确需修改的，可加盖公证机构的校对章；涉外及涉港澳台使用的公证书应重新制作，不得以加盖公证机构校对章的形式替代。公证书落款应注明公证机构全称及出具公证书的汉字成文日期。签章、钢印公证书应按照规定使用公证印章、钢印以及公证员的签名章或者由公证员签名；证书粘贴好后，自封面至封底垂重透体加盖钢印于公证书左

8、下方。对粘贴封面、封底的公证书证词页上粘贴照片的情况，公证机构可在封面上相应位置加盖。如果公证书较厚无法一次用钢印压透，可以分数次加盖钢印，但应当保持钢印的连续性。证后服务公证机构对已出具的履行期限长、标的和风险大、有一定社会影响或认为有必要回访的公证事项， 应进行回访并主动解决回访中发现的问题和隐患。公证质量检验制度实施主体公证质量检验员公证机构设立公证质量检验员。公证质量检验员是公证机构的质量监督程序的实施主体，负责公证质量监督程序工作。公证质量检验员人选每年推荐一次。设区的市公证协会及公证机构应定期对公证质量检验员进行职业道德教育及公证业务知识培训。条件和任命公证质量检验员一般由执业满五

9、年的资深公证员担任。公证质量检验员人选在本公证机构民主推荐产生，经主管司法行政机关同意后，由设区的市公证协会聘任并颁发证书。质量检验员的监督范围一般范围公证质量检验员经所在公证机构负责人授权，履行下列办证环节和公证卷宗质量检验职责： a）检验申请受理的公证事项及其文书是否真实、合法；检验公证事项的证明材料是否真实、合法、充分；检验拟出具的公证书的内容、表述和格式是否符合相关规定； d）检验公证事项的公证收费是否符合法定标准；检验办证程序是否符合公证法、公证程序规则及有关办证规则的规定；在公证机构负责人的领导下定期检查本公证机构的公证卷宗，公证卷宗检查依据江苏省公证协会发布的公证卷宗检查评判标准

10、；公证机构负责人授权的其他事项。抽查范围公证质量检验员可不定时抽检本公证机构执业公证员在上述 5.2.1 中（a）至（e）项办证环节中的公证质量。换岗互查设区的市公证协会每年应当至少安排一次公证质量检验员换岗互查活动，所属公证机构应当接受。换岗互查的公证质量检验员经设区的市公证协会授权，可享有上述 5.2.1 和 5.2.2 中同等的检查或抽查范围权限。出具及报送检查报告公证质量检验员应恪尽职守，认真负责，严格按照法律法规及行业规定履行职责，对公证质量作出客观准确评价。公证质量检验员应当在定期检查后五个工作日内独立作出检验结论，形成公证质量检验报告，报送公证机构负责人及设区的市公证协会。公证质

11、量年度考核制度考核原则公证质量考核作为考核子项目和公证机构年度考核同时进行。年度考核坚持客观公正、民主公开， 严格规范、引导发展，注重实绩、绩效挂钩的原则。考核小组主管司法行政机关成立年度考核领导小组，对所属公证机构进行年度考核。考核领导小组每年组建一次，成员共七人。由司法局局长任年度考核领导小组组长，对考核工作负总责；分管局长任副组长，负责考核实施工作；成员由公证管理处、政治部、计财装备处、纪检监察室等部门负责人组成。考核内容年度考核的内容为上一年度公证机构公证质量运行管理机制建设情况，包括：是否建立、健全公证质量自我监督、控制、审查、自查(4 次以上/年，公证卷宗评查量不低于年度办证总量的

12、 10%)和纠错等相关制度并执行；是否建立重大、复杂公证事项集体讨论制度并予以实施(以台帐资料记录为考核依据)；是否全年未发现错假证（错假证不仅限于考核年度）；是否建立投诉接待处理登记制度，及时、妥善处理公证争议和服务中的投诉、复查、过错赔偿事项。考核程序提交自评报告公证机构应于每年 1 月 15 日前向主管司法行政机关提交自评报告。自评报告应当真实、全面地反映本公证机构上一年度开展公证质量监控方面的情况。实地考核主管司法行政机关在收到自评报告后应及时组织实地考核。实地考核应结合日常监督、检查情况，并征求设区的市公证协会意见，在此基础上出具初步形成的年度考核报告书。公证机构对主管司法行政机关初

13、步形成的考核结果有异议的，可以向主管司法行政机关书面申请复核，主管司法行政机关应当在 10 个工作日内完成复核，并将复核结果书面答复申请人。公证机构对主管司法行政机关初步形成的考核结果没有异议的，主管司法行政机关应制定该公证机构本年度考核报告书，并在 5 个工作日内送局长办公会议审定。审定、备案年度考核报告书须经局长办公会议审定生效。年度考核报告书于每年 2 月底前向被考核公证机构反馈。同时，上报上一级司法行政机关备案。年度考核结果载入公证机构执业档案。公示设区的市司法行政机关在每年 3 月底前，对全市公证机构年度考核情况进行通报并将考核等次在门户网站公示。抽查设区的市司法行政机关可以对所辖县

14、、区公证机构年度考核情况进行抽查。抽查对象根据对该公证机构日常监督、检查情况和年度考核结果，由考核领导小组决定。抽查结果与考核结果有明显差异的，可以要求考核机关就有关问题作出书面说明。考核机关作出的说明不足以解释抽查结果和考核结果的明显差异的，可以要求考核机关进行复核， 并在 10 个工作日内上报复核结果。考核反馈公证机构对主管司法行政机关年度考核报告书列明的问题以及整改要求，应当认真制定整改措施， 并于一个月内将整改情况书面报告主管司法行政机关。同时，上报设区的市司法行政机关备案。奖惩机制对于考核结果优秀的由设区的市司法行政机关予以表彰；考核不合格的提出批评、责令整改并扣发一定比例的年度奖励

15、性绩效工资。7 公证质量责任制度公证机构主任是本机构公证质量的第一责任人。承办公证员和审批人是所承办和审批公证事项公证质量的直接责任人。因公证员故意或重大过失致使公证事项出现错证的，可取消承办公证员及审批人本年度职务晋升（职称评定）及评优评先资格并扣发一定比例的奖励性绩效工资；年度内出现假证或三起以上前述情形错证的，可扣发全年奖励性绩效工资，情节严重的，提请司法行政机关给予行政处罚，构成犯罪的移送司法机关处理。公证服务质量管理规范编制说明一、目的意义公证制度作为一项特殊的法律制度，其预防纠纷、减少诉讼的职能作用随着社会经济的快速发展及法治化程度的不断提高而日益凸显。公证质量是公证公信力的核心保

16、障。近年来，公证法律服务作为覆盖城乡的公共法律服务体系中不可或缺的重要组成部份，其服务经济转型、维护社会和谐、创新社会管理的内在需求及公众对提升公证法律服务质量和水平的新要求，使得制定服务标准成为了当务之急。公证行业已初步尝试制定了相关公证质量管理规范，如中国公证协会于 2012 年 1 月 7 日制定通过了公证质量评价标准（试行），又如部分地方司法行政机关及公证机构制定了公证质量管理规定，但上述公证行业已制定的标准规范并没有采取标准建构的方式以标准化的形式公布实施，而是普遍采取的规范性文件的发布形式。事实证明，服务标准化有利于规范服务行业市场秩序、提高服务质量、增强服务企业核心竞争力，为构建

17、和谐社会提供有力的技术支撑，公证法律服务亦不例外。因此，研究公证法律服务标准化，促进服务标准规范向标准的转化，具有牢固的规范基础和重要的现实意义。国务院制定的服务业发展“十二五”规划中明确提出要大力发展法律服务业，要求规范公证法律服务秩序和服务行为，提升公证法律服务服务层次和服务质量。通过研究公证法律服务标准化，探讨法律服务业的新型发展方式，对贯彻落实国务院服务业发展“十二五”规划也具有重要的理论意义。二、任务来源江苏省质量技术监督局、江苏省发展和改革委员会于二一三年六月下发了关于下达 2013 年度江苏省服务业标准化项目的通知（苏质监发2013148 号）文件，标准编制小组拟通过公证服务质量

18、管理规范的制定，规范完善公证质量管理工作，促进公证法律服务标准化试点建设。三、编制过程及编制依据在标准编制过程中，起草小组成员为保障标准的科学性、准确性、实践性和可操作性，以苏州市司法局、苏州公证处等单位的公证质量管理工作为基础，以标准制定要求为指导，首先明确了公证机构和司法行政机关所应遵守的公证服务质量工作的基本要求，并在此基础上制定了公证质量重大事项报告制度、公证文书质量管理制度、公证质量检验制度、公证质量年度考核制度、公证质量责任制度。公证质量重大事项报告制度规定了涉及公证质量的重大事项提前报告制度，从事先监督的角度预防公证质量问题的出现；公证文书质量管理制度和公证质量检验制度规定了公证机构在办理公证业务时所应遵守的质量操