财经应用写作（第二版）第02章行政公文

1、第二章 行政公文目录第一节 概 说第二节 通 知第三节 通 报第四节 报 告第五节 请 示第六节 批 复第七节 函第八节 会议纪要思考与练习第一节 概 说一、公文广义公文指国家机关、人民团体、企事业单位用来处理公务的具有特定格式的文件。它包括：1行政公文;2通用公文;3专用公文。狭义公文只指行政公文。二、公文的作用（一）记录和传达上级机关意图;（二）强制遵循执行;（三）工作依据和凭证;（四）联系和知照;（五）教育和参考。三、公文的种类（一）按行文方向，分为下行、平行和上行文。下行公文有：（命令）令、决定、通告、通知、批复、意见、会议纪要等。平行公文有：函。上行公文有：报告、请示。（二）按公文的

2、特点和作用，公文可分为：规范性公文，如通知、决定。指挥性公文，如命令、决定、批复。报请性公文，如报告、请示。知照性公文，如通知、通报、通告、公告、函。记录性公文，如会议纪要。四、公文的特点（一）政治性（二）权威性（三）实用性（四）时效性（五）规范性（六）庄重性五、公文的格式 公文格式，公文的外部组织形式，包括公文用纸、装订和公文的文面结构。由文头、主文和文尾三大部分组成。用纸一般16开型，左侧装订。（一）文头部分1文件名称：即发文机关标识。由“发文机关称谓+文件”组成。2发文字号：简称文号，指某件公文在发文机关一个年度内发文总号中的实际顺序号。如“中办发19985号”。3份号：可称印号。规定6

3、位数。4秘密等级：绝密、机密和秘密。标志为“*”。“*”前标密级，后标保密期限，如“机密*5年”。5紧急程度：“特急”和“急件”。在秘密等级下边。6签发人：指批准发出上行公文的机关领导人。在发文字号的右侧，空两格。（二）主文部分包括标题、主送机关、正文、附件、印章和成文时间等项目。1标题： “发文机关+事由+文种”三要素。2. 主送机关：指负责处理、执行公文的机关单位。3正文：公文的核心部分。包括原由、事项和结尾三部分。4附件说明：正件附属材料名称和件数的标注。正文左下侧。5成文时间：公文生效的法定时间。 一是发出日期；二是签发日期；三是通过日期。6印章：是公文效力最权威的凭信。除会议纪要外，

4、都应该加盖印章。压盖于成文时间之上。上沿不压正文，下沿要骑年盖月。（三）文尾部分附注、抄送机关、主题词、印制部门、印发时间和印数组成。1附注：说明其他项目不便说明的事项。成文时间下方左侧、抄送机关上方。2主题词：指经过规范处理的用来标引主题内容的词语。 作用：方便检索和存储。 位置：抄送机关上方。 选词原则：最反映公文主题内容的词,不超过5个。 标注原则：谁办文，谁标引。3抄送机关：除主送机关，需要执行或了解公文内容的机关。4印制部门和时间：抄送机关下方;在印制部门右边。5印数：公文实际印制份数。印发时间正下方，向右不顶格。公文三大部分是以主文部分的正文为核心的有机统一体。格式简图六、行文规则

5、（一）行文关系（二）行文方向（三）行文方式（四）行文规则1行文根据规则。2政府各部门行文规则。3抄送规则。4协商一致规则。5联合行文规则。6请示规则。7报告中不得夹带请示。8在报刊上发表的行政法规、规章等应视为正式公文。七、公文的写作要求（一）总体轮廓（二）基本要素:言之有据，晓之以理，动之以情。（三）具体环节1观点鲜明。2例证精当。3条理严密。4格式适当。5角度得体。6语言通畅。八、公文的语言概括为六点：通俗、简明、准确、严密、庄重、质朴。应用能力训练一、以下的公文标题中意思不明，请修改。省办公厅严格控制会议费用的通知。教育部、财政部执行出国攻读学位研究生在国外学习期间生活待遇的规定的通知。

6、科技部高级专家离退休问题的函。科技部、外交部发布邀请国外科技专家来华短期工作的规定的通知.二、修改下面公文的标题。厂关于下半年建立中心实验室需要增添部分仪器设备，请求批准从费用中开支的请示。国家人事局、国家劳动总局、教育部关于原是民办教师或集体所有制企事业单位的正式职工考入高等学校和中等专业学校毕业后是否实行见习期问题的通知。大学关于请求从我校校区内迁出居民住宅的请示。公司关于要求批准建造冷库的请示。市人民政府对五个文明单位放松管理和教育，造成不良影响予以撤销的处理决定。返回目录第二节 通知一、通知概说通知是“批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关

7、单位周知或者执行的事项，任免人员”时使用的公文。通知是使用范围最广、使用频率最高的公文。按使用功能和性质分，有四种类型。（一）颁转性通知（二）指示性通知（三）周知性通知（四）会议通知二、通知的格式与写法一般通知由标题、正文、落款三部分组成。（1）标题。有三种形式。一种是由发文机关的名称、事由和文种组成；一种是由事由和文种组成；最后一种是由文种“通知”直接作标题。（2）正文。在写正文之前，要在标题之下、正文之上顶格写出被通知对象的名称，在名称后加冒号，或将名称以“抄送”形式写于最后一页的最下方。通知正文包括因由和事项两部分。因由部分要求简要写出发文的根据、原因和目的。（3）落款。写出发文机关名称

8、和年月日。三、通知的写作要求（一）通知的事项要具体，要求和希望部分要有针对性。（二）通知的语言要精炼、准确。例文一 关于发布报刊刊载虚假、 失实报道处理办法的通知中央、国务院各部委、各直属机构，各人民团体，解放军总政治部，各省、自治区、直辖市新闻出版局： 为了维护出版秩序，保证报刊报道内容的真实、准确、公正，现制定报刊刊载虚假、失实报道处理办法， 自发布之日起执行。 新闻出版暑 一九九九年七月八日例文二 关于启用基建房产管理科印章的通知各单位： 鉴于公司已将原基建科、房管组撤销，重新成立了基建房产管理科，故从 1990年8月1日起启用新印章，印章全称：基建房产管理科。原基建科印章同时作废。 附

9、件：北京市第X市政工程公司基建房产管理科印章模式 北京市第市政工程公司 一九九八年月日返回目录第三节 通 报一、通报概说“表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况”时用的公文。（一）分类:(按内容与性质划分)1表彰性通报。2批评性通报。3情况通报。（二）特点1典型性。2及时性。3周知性。4单一性。二、通报的格式与写法（一）标题:由发文机关加事由加文种组成。（二）受文机关:内容在标题下面顶格书写，受文机关之间用顿号隔开，最后用冒号。（三）正文（四）日期、落款:正文的右下方落款处写明发文机关名称及发文年月日。三、通报的写作要求第一，事件要具有普遍意义，能反映出事物的本质；第二，事实要准确；第三，叙

10、事要清楚明白；第四，写作目的要明确。返回目录第四节 报 告一、报告概说“向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关询问”时使用的公文。（一）报告的分类1工作报告(1)综合性报告。 (2)专题性报告。2情况报告(1)动态报告。 (2)检查报告。 (3)问题报告3答复报告（二）报告的特点1汇报性。 2陈述性。 二、报告的格式与写法（一）标题一般由发文机关、事由和文种组成。（二）主送机关（三）正文1缘由。2事项。3意见。4结语。（四）落款落款处要写明发文机关全称或规范化简称，不能省略。三、报告的写作要求（一）情况真实，叙述准确具体（二）内容集中，结构简明扼要（三）报告不能夹带请示事项（四）报告不能一

11、文数报例文 X X百货商店1993年第3季度财务情况报告X X公司： 今年第3季度是市场淡季，各项主要财务指标实绩与去年同期比较，商品销售额为X X X万元，只增长03。利润总额为X X元，减少28，费用开支为X X X万元，上升021，升幅为04，平均流动资金周期为X X天，减慢X X天，13季度累计利润实绩为X X X万元，完成公司下达年度计划任务的X X，情况很不理想。 (一)利润完成情况(略) (二)资金运用情况(略) 以上报告，请核实。 X X百货商店 一九九三年十月二十日返回目录第五节 请 示一、请示概说“向上级机关请求指示、批准”时使用的公文。（一）分类1按性质划分（1）政策性请

12、示。 （2）工作请示。2按作用划分（1）请求性请示。 （2）建议性请示两类。（二）特点1请求性2单一性3期复性（三）请示和报告的区别1性质、容量不同。报告系陈述性公文，内容较为复杂；请示为请求性公文，内容较为单一，必须一文一事。2目的、要求不同。报告一般不要求领导作出反应，请示要求领导及时、明确地给予答复。3时限、构成不同。报告可在事前、事中、事后行文，请示必须在事前行文。请示由请示缘由、请示事项、请示语构成；报告由报告目的、报告内容和报告结束语构成。4内容的紧迫性不同。请示的内容是下级无权自行处理的重大原则问题或无法解决的困难。5处置的速度要求不同。6内容权限的关系不同。陈述本机关职权范围之

13、内的事项，用报告；陈请超过本机关权限的事项，用请示。建议性报告，上级机关采纳后，执行的范围和权限远远超过呈送报告的单位。二、请示的格式与写法（一）标题发文机关、事由和文种三部分组成。（二）主送机关（三）正文一般可分为请示的缘由、事项、结语三个层次。三、请示的写作要求（一）请示必须事先进行，绝不可先斩后奏。（二）正文应当简明扼要地陈述请示的起因、事项和请示语。（三）要一事一请示。（四）不要搞多头主送。（五）不要越级请示。（六）联合请示要搞好会签。例文 关于购买冷冻机的请示瓦房店市工业局： 我厂职工食堂现有1000多人就餐，因无制冷设备，春、夏、秋三季食品不易保管。特别是到了夏季，食品经常腐烂变质

14、，不但造成浪费，影响食堂卫生，而且也直接影响职工的身体健康。为了解决这一问题，拟购买一台GH2型冷冻机，所需资金31万元，从厂福利基金中开支。 以上请示，请予审批。 瓦房店市纺织厂 一九九九年九月一日返回目录第六节 批 复一、批复概说二、批复的格式与写法（一）标题：机关+事由+文种（二）受文机关（三）正文 1批复根据：批复的开头要引述来文， 2批复意见 3批复希望（四）落款：写清楚发文机关及发文时间。三、批复的写作要求（一）态度明朗 （二）措辞庄重（三）批复的专语格式例文 中华人民共和国财政部 关于同意你校成立高等职业技术学院的批复 东北财经大学： 你校关于成立东北财经大学高等职业技术学院的请

15、示 (东北财大发11999177号)悉。经研究并报部领导批准，同意你校成立“东北财经大学高等职业技术学院”。该院为你校的二级学院，我部不再增加经费。 特此批复。 一九九九年十一月十五日返回目录第七节 函一、函的概说 函是“不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项坝”时使用的公文（一）使用范围（二）函的分类 按格式和标记，函可分为公函和便函两种。 从来往关系上，又可分为去函和复函。 按函的内容和作用不同可分为： 1商洽函 2询问函 3请批函 4催办函 5告知函 6邀请函 7批复函（三）函的特点1往来性2灵便性二、函的格式与写法（一）标题公文规范式标题和事由加文种式标题。便

16、函可以不加标题。（二）受文机关顶格写明受文单位的名称。（三）正文函的正文一般包括缘由、事项和结语三项内容。（三）落款 正文下写发函或复函机关名称和日期，加盖公章。便函可不盖公章。三、函的写作要求（一）态度要谦虚 （二）内容要简明例文X X省X X市统计局： 得悉你市将于近期举办统计工作人员讲习班， 系统地培训统计工作人员。国务院关于加强统计工作的决定下达以后，我们曾打算集训我地区统计工作人员，但由于我们的力量不足，未能办成。现在你市决定办讲习班，我们拟派十名统计人员(地区二名，每县一名)随班学习，请你们代培。如蒙同意，将是对我地区统计工作的有力支持。代培所需费用由我们如数拨付。 盼予函复。 X

17、 X省X X地区统计局 一九X X年X月X日返回目录第八节 会议纪要一、会议纪要概说特点：1纪要是正式的比较重要会议的产物，是对会议成果的记录和整理。2纪要多是专题性的，但涉及的部门或地区往往较为广泛，需要通过会议形式加以研究解决，求得共识，形成纪要。3纪要对涉及的工作事项，既有明显的研究探讨性质，起着参谋或参考的作用，又应当作出规定，提出措施，经批准后，起指导和法规作用。二、会议纪要的格式与写法标题：会议名称+纪要 时间： X年X月x日正文：1会议概况。 2主体。 3结尾。其常见格式为：口口口口口口会议于口口口口年口口月口口日召开， (依据)会议批准了口口口口口口的口口口口口口，并对口口口口

18、口口的口口口口口口表示满意。(主旨)会议同意口口口口口口，会议赞成口口口口口口，会议认为口口口口口口，会议指出口口口口口口，会议强调口口口口口口，会议号召口口口口口口，(分旨)三、会议纪要的写作要求（一）要正确、真实地反映会议精神。 （二）要突出会议的中心和要点。（三）要条理清晰，文字简练。 （四）必须及时整理印发。返回目录思考与练习一、简答题1公文运行的各级机关之间的组织关系有哪几种?2公文运行的行文规则主要体现在哪些方面?3请示和报告有哪些共同点和不同点?4批复根据如何引述来文7如何表明批复意见?5请求函与请示的区别是什么?6批复与复函的区别是什么?7会议纪要有何特点?如何写好会议纪要?8

19、在什么情况下用“函”，函和其他文种在行文上有什么不同?二、下列公文语句均存在毛病，请予以修改。1事故发生之前，房门没锁。2小王革新了工作方法，许多人知道后纷纷效尤。3鉴于你县拖拉机站亏损的实际情况，根据有关规定，同意减免工：商税。4经研究，县政府同意A乡政府报告。5县委给农村中小学教师写了一封慰问信。6虹队打败了蓝队夺得了冠军。7简报的词语一定要简洁明了，切忌不要冗长罗嗦。8我省的土地资源是全国最串富的地区之一。9到下级单位和基层一般情况下吃工作餐。10该厂库存生铁逐年减少，两年内减少了一倍。11报纸上宣传了许多王厂长的先进事迹。12经厂务会批准，厂内一律禁止养鸡鸭，如有违者，本月底捉送食堂杀13此事发生在国务院文件下达以后，这是违背有令不行、有禁不止的错误行为。14兹介绍同志去你局学习档案管理经验，希予协助为要。三、病文修改（一）指出下面这篇请示中存在的问题，然后加以修改。 大连X X商店请示市一商局、物价局： 我商店新购-进的一批香烟和副食品，因质次价高，造成严重滞销。目前香烟大多数囚烟丝干