公文写作规范及相关知识

1、公文写作规范及相关知识一、公文的基本知识（一）公文的含义 公文，系公务文书的简称，是党政机关、社会团体、企事业单位以及其他社会组织行 使法定职权、处理日常事务时经常使用的一种文体。公文有其特定的撰写程式和行文格式， 是传达党和国家的方针政策、公布党规政令、 指导和商洽工作、请示和答复咨询题、报告事 情、交流经验的一种重要文字工具。公文是应用文中最重要且用途最为广泛的一种文体。公文有狭义和广义之分。狭义的公文特指国家行政机关公文处理方法中规定的 13 种行政公文和中国共产党机关公文处理条例中规定的14 种党的要紧公文。广义的公文则涵盖了全部通用公文和专用公文。所谓通用公文，是指党政机关、 社会团

2、体、 企事业单 位等普遍使用的公文； 所谓专用公文， 是指在一定的业务范围内， 按照特定需要而特意使用 的公文。专用公文具有很强的专业特点，如外交公文，法规公文，司法公文，经济公文，公 关公文，军事公文，等等。就法院来说， 法院公文既包括专用的司法文书如裁判文书、 各种笔录等， 又包括有正 式版头的行政公文和党组织公文，还包括其他一些公务文书如总结、汇报、 发言、 经验交流 材料、事迹材料、宣传、调研、简报类材料等等。能够说，范围特别广泛。我们今天说的要 紧是狭义的公文，即有正式版头的行政公文和党组织公文。公文、文件、文书，这是三个既紧密联系又有所区别的概念。公文、文件、文书，它 们在内涵上是

3、有交叉的，算是说，同一份文字材料，既能够叫做文件，又能够叫做公文，还 能够叫做文书， 但是，如此的文字材料， 在形式和内容上基本上有严格要求的，惟独符合这 种要求、公文、文件、文书才能够作为同义词来交替使用，否则便是误用。公文、文件、文 书三者能够说是同中有异、 异中有同。 所谓文件， 它是领导机关依照自己的职责范围而制发 的、具有法定效力并设有特定版头的公文；所谓文书，它是一切机关、团体、单位和个人， 为传递信息、交流思想、联系事务、商洽咨询题、记录事情等而形成并使用的文字材料。稍 加对照我们便别难发觉，公文、文件、文书三者是一种包含与被包含的关系，具体地说，文 件不过公文当中的一部分， 而

4、公文则又不过文书当中的一部分， 文书除了公文之外， 还包括 私人文书。狭义的公文与调研文章和宣传文章也有很大的别同。 在座的各位同志今天差不多听了 对于调研和宣传文章写作方面的交流发言和说座， 应该有了很深的印象。 实践中， 有的同志 写得好调研文章或者宣传文章， 但别一定写得好公文；同理， 熟悉公文写作的同志，也别一 定擅长写宣传类文章， 因为他们是几种截然别同的文体。 从公文的特点中， 我们能够寻到原 因。（二）公文的特点1、明确的公务性。2、鲜亮的政治性。3、极高的权威性。4、作者的法定性。5、较强的时效性。6、体式的特定性。7、文风的朴实性。8、严格的程序性。（三）公文的作用1、领导和

5、指导作用。2、规范和约束作用。3、宣传和教育作用。4、联系和知照作用。5、依据和凭证作用。以上是公文的现实效用，还具有历史效用，能够存史。（四）公文的分类1、按基本使用范围分为：通用公文（法定公文、一般事务文书）和专用公文。2、按行文的方向分为：上行文（请示、报告等）、下行文（决定、指示、批复等） 、平行文（函等）以及通行文（意见、会议纪要等） 。3、按公文的内在属性分为：规范性公文（规定、条例、章程、方法、细则等）、指令性公文（命令、指示、决定等） 、指导性公文（批示、意见等） 、知照性公文（通知、通报、 公报、简报等） 、发布性公文（公告、通告、布告等） 、商洽性公文（函等） 、报请性公文

6、（请 示、报告等） 、记录性公文（会议纪要、大事记等） 。4、按制发机关的性质分为：党内公文、行政公文、群众团体公文、联合行文等。5、按公文办理的时刻要求分为：特急公文、紧急公文、常规公文等。6、按机密程度分为：绝密公文、机密公文、隐秘公文和一般公文。7、按公文的规范程度和约束力分为：规范性公文和非规范性公文。8、按公文的载体分为：传统纸质公文和电子公文。（五）公文的文种及其适用范围1、命令（令）命令（令）属下行文。 国家行政机关公文处理方法指出：它 “适用于根据有关法律 发布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员 ”。命令（令） 的制发主体有着严格的限定， 中华人民共

7、和国宪法和中华人民共和国各级人民代表大 会和地点各级人民政府组织法 规定，惟独全国人大的常委会及委员长，国家主席，国务院 及总理，国务院各部委及部长、 主任，地点各级人民政府和各级人大， 才有权力公布命令 （令）。 党的领导机关能够和同级人民政府联合公布命令（令） ，但需以行政公文的形式浮现。就法 院来说，命令（令）仅适用于授予司法警察警衔、奖励有关人员。2、决定决定是党政机关共有的一具公文文种， 但就适用范围而言， 决定在行政机关比在党的 机关要广泛得多。在党的机关，决定 “用于对重要事项做出决策和安排 ”，而在行政机关，决 定则 “适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，

8、变更或者撤销下级 机关别适当的决定事项 ”。3、公告公告 “适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项”。它普通以国家各级领导机关的名义公布，社会团体、 企事业单位和基层组织别使用这一公文文种。 但其实， 公告的使用范围 特别广泛，差不多扩大化，如法院的开庭公告、公示公告等等。4、通告通告 “适用于发布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项”。通告与公告有相似之处，这算是都面向全社会，基本上知照性的。 但是二者也有明显的区别，这种区别，一方面表现 为制发的主体有受限与别受限的别同 公告是有资格限制的， 而通告则是任何机关、 团体 和单位都能够采纳的； 另一方面表现为涉及的内容有重要程度的差异 公告涉

9、及的是重要事项或者法定事项，而通告涉及的则是各有关方面应当遵守或者周知的事项。5、通知通知 “适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和别相隶属机关的公文，传达要求 下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员 ”。通知与通告的功能相近， 其最大的别同在于， 通知有特定的受文者，通告则无；通知有专指的约束力，通告则仅有泛 指的约束力；通知与机关的经常性工作紧密相关，通告则与社会事务联系紧密，这样而已。6、通报通报 “适用于表彰先进，批判错误，传达重要精神或者事情”。公告与通告面向整个社会，具有较强的公众性， 通知与通报则要紧是面向机关， 具有较强的业务性。通知与通报的 适用范围有一定的

10、重合，但也有各自专享的“领地 ”，别能做人为的取舍。7、议案议案 “适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委 员会提请审议事项 ”。议案有其独具的特色，因而是公文中的重要成员。就法院来说，议案 适用于人民法院根据法律程序向同级人民代表大会及其常务委员会提请审议事项， 要紧是法 官职务任免。8、报告报告 “适用于向上级机关汇报工作，反映事情，答复上级机关的询咨询”。行政机关与党的机关均使用报告这一文种，而且适用范围也基本相同。9、请示请示 “适用于向上级机关请求指示、批准 ”。请示与报告都属于上行文，两者的区别在 于，报告不过客观地将有关事情汇报给上级机关， 无需上级

11、机关答复， 而请示则是将自己无 权或无力处理的事项及相应的对策主张反映给上级机关，上级机关必须明确予以答复。10、批复批复 “适用于答复下级机关的请示事项 ”。下级机关用请示向上级机关行文， 上级机关 即须以批复做出相应的答复。11、意见意见 “适用于对重要咨询题提出见解和处理方法”。意见过去没有被 国家行政机关公文处理方法作为一具公文文种列出，因其形式相对灵便，适用范围广，能够有效补救行政 机关其他法定文种在适用范围和使用效果上的别脚，故最新修订、 公布的 国家行政机关公文处理方法将其正式确定为一具机关公文文种。它属于通行文，适用范围特别广泛。12、函 函“适用于别相隶属机关之间商洽工作，询

12、咨询和答复咨询题，请求批准和答复审批 事项 ”。函的答复功能仅仅适用于别相隶属的机关之间，这是它与批复的一点重要别同。13、会议纪要会议纪要 “适用于记载、传达会议事情和议定事项 ”。 党的机关专用的公文文种有：14、决议 决议被列为党的机关 14 个法定公文文种的首位，可知它在党的机关公文中居于突出 重要的地位。中国共产党机关公文处理条例 指出：决议 “用于经会议讨论经过的重要决策 事项 ”。这个地方有两点需要注意：第一，从形式上说，决议必须是经会议讨论经过的，算 是说， 惟独拿到党的会议上，提交与会者仔细讨论，并得到表决经过的，如此的决议才是合 法有效的。第二，从内容上说，决议必须是重要决

13、策事项，算是说，普通的事项、非决策性 事项别能采纳决议这一公文文种。15、指示指示属下行文， “用于对下级机关布置工作，提出开展工作的原则和要求 ”。算是说， 指示要紧适用于布置工作而别是其他方面， 同时布置工作也别是事无巨细样样说到， 不过提 出一些原则和要求， 工作具体怎么开展， 还须由下级机关依照各自的实际事情自主决定， 因 此，指示的文末往往有 “望结合实际事情，仔细贯彻执行 ”之类的结束语。16、公报公报 “用于公开辟布重要决定或者重大事件 ”。相关于通报而言， 公报的公开程度更高， 而且涉及内容的重要性普通来说也更强。如国务院公报、最高法院公报等等。17、条例条例 “用于党的中央组

14、织制定规范党组织的工作、 活动和党员行为的规章制度 ”，属规 范性公文。算是说，一方面，条例的制发有严格的资格限定，下级党组织别能够制发条例， 惟独党的中央组织才能够制发条例； 另一方面， 条例是对于党组织的工作、 活动和党员行为 的规章制度的具体化，是条文性法规，具有极大的权威性和约束力。18、规定。规定与条例一样，也属规范性公文。两者的别同之处在于，方面， 就制发的主体而言，规定并无条例那样的严格限定， 各级党组织都能够制发规定；另一方面，就适用范围而言，规定往往与特定的阶规定“用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范段、特定的条件和背景，以及特定的咨询题相联系，正因为这样，其

15、时效性更强，而稳定性 相对略差。 事实上， 规定别仅用于党的机关， 在行政机关和其他机关应用也很广泛，要紧用 来制定规章制度， 但因为它别是行政公文文种， 因此必须用通知的形式印发， 而别能单独成 文印发。（六）公文的行文规则 公文的行文规则，是对于公文制发的基本原则和基本办法的概括和总结。（ 2）别以机关名义向领导个人报送公文原则。 国家行政机关公文处理方法第22条规定： “除上级机关负责人直接交办的事项外，别得以机关名义向上级机关负责人报送请示、意见和报告 。”中国共产党机关公文处理条例也有相同规定。直接向领导同志个 人报送公文， 有损领导机关的权威， 违背公文流转办理程序， 从报送者角度

16、看能够提高效率， 但对领导机关而言，则伤害了效率。就法院而言，领导同志批示、交办的案件比较多，关于 交办案件，领导同志明确批示 “望复 ”、“回告结果 ”等意思的，能够公文形式对领导同志个人 报送，除此之外，普通别要向领导同志个人报送公文。2、行文关系。分为领导与被领导关系、指导与被指导关系、互别统属关系三类。3、行文方式。 依照制发机关划分， 可分为单独行文和联合行文； 依照接收机关划分， 可分为纵向行文（逐级行文、多级行文、越级行文、通行行文）和横向行文。4、具体要求。（ 1）恪守隶属关系， 普通别越级行文。中国共产党机关公文处理条例 规定： “党的机关的行文关系，依照各自的隶属关系和职权

17、范围确定。 别得越级向上级机 关行文， 尤其别得越级请示咨询题； 因特殊事情必须越级行文时， 应当并且抄送被越过的上 级机关。 ”国家行政机关公文处理方法有相同规定。允许越级行文的情形：发生了严峻 紧急事情； 直接上级机关的上级机关越级交办某些事项， 并且指令越级上报的； 询咨询惟独 直接上级机关的上级机关才干答复的某些重要咨询题或事项， 且这些咨询题和事项与直接上 级机关没有任何联系的；数次向直接上级机关行文请求解决某项工作中急需解决的咨询题， 但是直接上级机关长期别予解决，以致对工作或即将对工作产生严峻的负面妨碍的；等等。（2）明晰发文权限，向适宜的对象行文。依照规定，党委和政府能够向各自

18、的上一 级或下一级党委和政府行文；党委、政府办公厅（室）在得到党委、政府授权后，能够向下 一级党委、 政府正式行文；党委、政府的其他下设部门， 普通别得向下一级党委和政府正式 行文；其行文对象，包括各自的上一级或下一级党委、政府的对口部门，以及同级党委、政 府的下设部门。别相隶属的机关之间行文，适用 “函”这一商洽性公文，别能采纳指令性、指 导性和规范性公文文种。法院公文的行文对象要求是一样的。（4）部门之间对有关咨询题未经协商一致，别得各自向下行文。（ 5）需要联合行文时，作者应是同级机关。 国家行政机关公文处理方法第 16 条 规定： 同级政府、同级政府各部门、 上级政府部门与下一级政府能

19、够联合行文；政府部门与 相应的党组织和军队机关能够联合行文； 政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单 位也能够联合行文。 联合行文应当确有必要， 应当明确主办部门， 应当严格操纵联合行文单 位数量。（6）对于 “请示 ”的具体规定。 “请示 ”应当一文一事；请示事项涉及其他机关职权范 围的咨询题时， 应与有关机关协商一致， 如未能达成一致，需在请示中写明；请示咨询题应 当提出明确的意见；请示普通只写一具主送机关；请示别得抄送其下级机关：“报告 ”别得夹带请示事项。二、公文的格式规范（一）公文的公布形式和适用范围 就法院系统来说，以中院为例，要紧有：1、宜昌市中级人民法院文件 （宜市中法发

20、） ，要紧用于传达贯彻党的方针、 政策或 重要工作部署，公布重要的决定、通知等。2、宜昌市中级人民法院 （宜市中法） ，要紧用于人事任免、重要会议及其他事项的 通知、批复、命令、议案、请示、报告、通报、函等。3、宜昌市中级人民法院办公室文件（宜市中法办），是中院文件的补充形式， 要紧适用于办公室依照院领导授权、 传达或代本院公布某些事项， 公布办公室职权范围内的事项。4、传真电报（宜市中法明传、密传） ，用于中院和中院各部门通知召开会议、时效 性较强事项、事务活动安排、处理突发事件的措施等。5、以中院各部门名义制发的公文，普通使用中院信笺版头。（二）公文的书面格式 公文的书面格式，是指公文全部

21、文面组成要素的罗列顺序和标识规则。 国家行政机 关公文格式将公文的书面格式划分为眉首、 主体、版记三部分， 并分为隐秘等级和保密期 限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、抄 送机关、印发机关和印发日期等 7 个要素。 置于公文首页红色反线 （又称间隔横线）以上的 各要素统称眉首；置于红色反线（别含红色反线）以下至主题词（别含主题词）之间的各要 素统称主体；置于主题词以下的各要素统称版记。眉首。眉首普通由公文份数序号、隐秘等级和保密期限、紧急程度、发文机关标 识、发文字号、签发人、红色反线等要素组成，实际上算是置于公文首页红色反线（宽度同 版心，即 156

22、mm ）以上的各要素。1、公文份数序号 公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。 公文如需标识份数序 号，用阿拉伯数字顶格标识在版心左上角第 1 行，采纳红色号码机套印， 比如同一文稿共印 100 份，其中第 1 份的序号可写 “ 001，”最后一份的序号可写成 “ 100。”标识份数序号，其要 紧作用是便利公文的登记、分发和检查。2、隐秘等级和保密期限3、紧急程度4、发文机关标识5、发文字号 发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文字号普通在发文机关标识下空 2 行处，用 3 号仿宋体字标注并居中排布。 “命令（令） ”的发文字号标注在 “命令（令） ”的发 文机关标识下

23、边缘空 2 行居中位置： “会议纪要 ”编号置于 “会议纪要 ”标识之下、红色反线之 上正中间。 联合行文普通只标明主办机关发文字号。 机关代字应当反映发文机关或部门的性 质。同一机关。 部门的同一类公文的代字应当统一，别可有几种写法。 机关代字普通可取机 关名称前一具或两个字， 但要注意与名称相近的其他机关相区别。 年份、 序号用阿拉伯数字 标识；年份应标全称，用六角括号 “”括住；序号别编虚位（即 1 别编为 001），别加 “第” 字。6、签发人发文机关签发签批公文的领导人的姓名。 上报的公文需标识签发人姓名， 签发人姓名 平行罗列于发文字号右侧。发文字号居左空 1字，签发人姓名居右空

24、1 字：“签发人 ”用 3 号 仿宋体字， “签发人 ”后标全角冒号， 冒号后用 3 号楷体字标识签发人姓名。 假如是联合行文， 则有多个签发人， 这时， 主办机关签发人姓名置于第一行， 其他签发人姓名从第二行起在主 办机关签发人姓名之下， 按发文机关顺序依次顺排， 下移红色反线， 并使发文字号与最后一 具签发人姓名处在同一行并使红色反线与其距离为 4mm.7、红色反线 红色反线普通标印在发文字号之下 4mm 处，其长度与版心等宽（即 156mm ）。 主体。主体普通由标题、主送机关、正文、附件、成文时刻、印章、附注等要素 组成。1、标题 公文的标题是对公文内容的概括和对行文目的的揭示， 因而

25、应当准确扼要地反映公文 的要紧内容。公文标题中除法律、法规、规章名称加书名号外，普通别使用标点符号。书写 批转、 转发、印发或贯彻上级机关发出的公文的标题，应将事由写清晰，而别能只写原文发 文字号。下发行政法规、规章的公文标题用 “公布 ”，下发隶属机关的公文标题用 “批转 ”，下 发上级、同级和别相隶属机关的公文标题用 “转发”，印（转）发 “方案 ”、 “打算”等没有抬头 的公文或其他资料性的公文， 标题中普通别冠原制发机关名称， 而将原制发机关名称及成文 时刻在印发的原文标题下注明，并用圆括号括起来。公文标题普通标识在红色反线下空 2 行处，用 2 号小标宋体字居中排布。 假如字数偏 多

26、，需要分行罗列， 分行时须注意别要把各行上下对齐排成等长， 更别得将两个字以上的词 拆开排在别同行的首尾，总之标题的排布要做到词义完整、罗列对称、间距恰当。2、主送机关 主送机关是指公文的要紧接收机关， 应当使用全称或者规范化简称、 统称。 假如主送 机关较多， 则应按其性质、 级别和有关规定或惯例依次罗列， 同性质或同级别的机关之间用 顿号， 别同性质或别同级别的机关之间用逗号。 比如国务院对下行文， 其主送机关的罗列形 式是： “各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构”；中院对下行文，其主送机关罗列形式普通是： “各基层人民法院，中院各部门 ”。主送机关普通在标题下空 1

27、行、左侧顶格用 3 号仿宋体字标识， 回行时仍顶格， 最后 一具主送机关名称后标全角冒号。 假如主送机关名称过多而使公文首页别能显示正文时， 应 将主送机关名称移至版记中的主题词之下、 抄送之上， 标识办法同抄送。 向上级机关请示只 写一具主送机关； 向下级部分机关发送的公文， 假如发送机关少， 可将发送机关名称全部写 上，发送机关多，可采纳 “各有关部门和单位 ”等方法概写。3、正文正文是公文的主体部分。 正文应置于主送机关下一行， 用 3 号仿宋体字， 每自然段左 空 2 字，回行顶格；数字、年份别能回行。 “命令（令） ”的正文置于令号下空 2 行的位置。 正文中的人名、地名、数字、引文

28、应当准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号；引用 外文应当注明其中文含义；日期应当写明具体的年、月、日；必须使用国家法定计量单位。 用词、用字要准确、 规范， 文内假如要使用非规范化简称， 必须在首次使用全称的并且注明 简称， 同时还要注意简称在同一篇公文中必须前后统一；公文中的数字，除成文日期、 部分结构层次数和在词、词组、成语、惯用词、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，普通应当使用阿拉伯数字；用数字表示多层次结构序数，其标识办法为：第二层用“（一） ”（“二） ”（“三） ” 绝对别能够将层次颠倒过来，随意使用，比如用“（一） ”（“二） ”（“三） ”作第一层，用

29、“一、 ”二“、 ”三“、”作第二层，等等，这是别允许的。4、附件 附件是正文的附属部分，是补充公文正文内容的其他公文或材料（包括图表） 。公文 如有附件，应在正文下空一行左空 2 字的位置用 3 号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和 名称。附件名称后别加标点符号。公文仅二个附件的只标注其名称，别标序号，如有两个或 两个以上附件，则应在附件名称前标明序号，序号使用阿拉伯数字，比如：附件：（ 1） XXXXXX附件：（ 2） XXXXXX 需要说明的是，附件并别是每份公文都必须有的， 是否附列附件，应依照具体事情和 实际需要决定。5、成文时刻成文时刻以负责人签发的时刻为准， 公文成文时刻用汉字

30、将年、月、日标全， 位置依印章来定，左右位置由字数来定。联合行文以最后签发机关负责人的签发时刻为准。 “零”写为“，”普通置于正文右下方，具体的上下 命令（令） ”的成文时刻标识在签发人签名章下一行右空 2 字处， “会议纪要”的成文时刻居右顶格标识在红色反线之上右侧。6、印章当联合行文需加盖两个印章时， 应将成文时刻拉开，左右各空 7字。主办机关印章在 前，两个印章均压成文日期。要注意只能采纳同种加盖印章方式， 以保证印章罗列整齐。两 印章互别相交或相切，相距别超过 3mm.当联合行文需加盖三个或三个以上印章时， 为防止浮现空白印章， 应将各发文机关名 称（可用简称）排在成文时刻和正文之间。

31、主办机关印章在前，每排最多排3 个印章，两端别得超出版心；最后一排如一具或两个印章， 均居中排布；印章之间互别相交或相切。 在最 后一排印章之下右空 2 字标识成文时刻。当公文排版后所剩空白处别能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务必使印章与正文同处一面，别得采取标识 “此页无 正文”的办法解决。7、附注附注普通是对公文的发放范围、 使用时需注意事项等事情的说明， 比如“此件发至省、 军级”、“此件发至县、团级”等。公文如有附注，普通用 3号仿宋体字，居左空 2 字加圆括 号标识在成文时刻下一行。 公文附注别属于公文内容， 标注公文附注普通在公文降款印章的 左下方，用圆括号标

32、注。按照国家行政机关公文处理方法规定，请示性的公文应当在附 注处注明联系人和联系电话。版记。版记普通由主题词、抄送机关、印发机关和印发时刻、份数、反线等要素 组成。版记应置于公文的最后一页（即封四，亦称封底） ，版记的最后一具要素置于最后 行。1、主题词主题词是反映公文要紧内容的规范化名词或名词性词组， 应按照上级机关的要求标注 主题词。 “主题词”用 3 号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用 3 号小标宋体字， 词目之间空 1 字。主题词应先标反映公文内容的词，后标反映公文文种的词。普通事情下， 一篇公文可标 15个主题词，但最多别超过 5 个。主题词词目之间别用标点分隔，而是彼 此间隔一具字的距离。 主题词应置于公文最后一页的下半部， 即成文时刻的右下方以及抄送 机关的左上侧。2、抄送机关 公文都必须有的，应依照公文内容、发文目的和隶属关系严格操纵， 其罗列顺序普通 为：上级机关单排一行，党政机关、军事机关、人民团体、民主党派等合排一行，人大、政 协、法院、检察院等合排一