合同协议管理规定

1、 合同协议管理规定第一章 总则第一条 为了规范公司合同协议订立行为，保证合同协议的合法性、严密性、规范性，加强公司合同协议管理、使用、监督，防范和降低因合同协议的签订使用给公司带来的风险，特制定本规定：第二章 职责第二条 各部门负责按要求审查对方公司基本情况和相关资质，编制合同文本和合同条款，合同协议的履行及追踪。第三条 风险管理部负责监督、指导各部门起草及修订合同协议文本，草拟公司主营业务合同协议格式或公司重大、特殊合同协议。第四条 各分管副总和总经理负责合同的审批。第五条 审计监察部负责合同协议的终审和盖合同章、负责合同分类建档、管理。第三章 合同协议的分类第六条 目前公司合同协议分以下几

2、类：项目及设备招标采购合同、大宗原料的采购合同、市场物资采购合同、销售合同、基建合同、其他合同（其他合同包括维修合同、咨询合同、租赁合同、安装合同、委托合同、劳务合同等）。第四章 合同协议签定和审核的程序第七条 原则上所有经济活动都必须签合同。公司及各部门对外签各类合同协议，均由董事长、法定代表人或法人委托人以公司名义签约，非法人委托人和超越代理权限的均无权对外签约。第八条 对于合同协议对方，经办部门人员必须确定其是否具有合同协议的履约能力和独立承担民事责任的能力，并查证对方签约人的合法身份和法律资格。合同签定前，经办部门人员必须对拟签约对象的民事主体资格、注册资本、经营权、营业执照、资金运营

3、、技术和质量指标保证能力、市场信誉、产品质量、资金来源合法，担保方式可靠，担保资产权属明确等方面进行资格审查，涉及危险化学品的生产、经营、贮存、运输、处理的还要审查其资质是否齐全是否在有效期内等资信情况；经办部门人员还要认真审查对方签约人员是否为法定代表人或法人委托人，是否取得授权委托书原件。审查资料保留在各部门,各部门每年对合同协议对方重新认真审查一次。经办部门人员要将对方的内设机构和分支机构区别开，不能盖内设机构的章，属个体工商户的只能与其本人签定合同,确保所签合同有效。我方签约时如涉及内部其他部门的，应事先在内部协商，统一平衡，然后签约。第九条 签合同协议时，首先要拟定合同协议文本，由风

4、险管理部协助、指导各部门拟定各类合同协议的格式文本，在审计监察部存档，签合同时尽量选择格式文本，如果按对方格式时，需经风险管理部审核后执行。国家或行业有示范合同协议文本的，企业可以优先选用，但在选用时，对涉及权利义务关系的条款应当进行认真审查，并根据企业的实际需要进行修改后经风险管理部审核后执行。未经授权，签约人员不得擅自更改合同协议内容。对于重大合同协议或法律关系复杂的合同协议，公司应当指定法律、技术、财会、审计等专业人员参加谈判，必要时可以聘请外部专家参与，对于谈判过程中的重要事项应当予以记录,并由风险管理部参与拟定合同协议，必要时可以聘请外部专家参与起草。所有合同协议最终做到文本清楚，责

5、任义务明确，条款严密合法，符合公司利益。合同协议的基本要素是：甲乙双方名称、时间、合同履行地、标的、规格、型号、单价、数量、总金额、质量、执行质量标准、检验方法、提出异议期限、运输及运费、损耗、交货地点、开具何种发票、付款方式、质保期、生效时间、违约责任、解决纠纷的方式等。解决纠纷要设定在我方所在地法院诉讼，如果不能，应设定在起诉方法院诉讼，严令禁止选择对方法院诉讼；涉及安全环保方面和有法律风险的合同协议，必须在合同条款中明确设定责任条款。第十条 各部门应对合同协议标的物的生产商、价格及变化趋势、质量、供货期和市场分布等方面进行综合分析论证，掌握市场情况，合理选择合同协议对方。合同协议必须经过

6、招标、比质比价确定价格后再签定，签定时，经办人员必须按规定将申报资料（包括审查资料、招标、比质比价、附件等资料）和合同协议文本一并报分管副总审批必要时可要求申报部门进一步调查研究，补报材料或谈判，最后决定合同协议是否签定，然后按公司业务审批规定权限报总经理审批签字后，到审计监察部终审，符合要求审计监察部给予盖合同章，甲乙双方都盖合同章后才能正式生效。 第十一条 任何人对外签合同，都必须以维护公司权益和提高经济效益为宗旨，决不允许假公济私、损公肥私、谋取私利，违者依法严惩。 第五章 合同协议的管理第十二条 审计监察部负责各类合同协议的终审。按以下标准进行终审：是格式合同协议的给予核对标准格式合同

7、，不是格式合同协议按对方格式签定的，经风险管理部审核或按格式合同条款对照无漏项，签批手续齐全即按公司业务审批规定执行；最终结果应符合以下要求：合同条款严密、合法、有效；合同文本清楚；合同内容符合国家法律、政策和本规定；当事人的意思表达真实一致，文字表述确切无误，权利和义务平等、具体明确；合同协议应具备的条款齐全；双方签约程序符合法律规定和本制度规定等。第十三条 合同协议经审计监察部审核通过后，即可给予盖合同章，审核未通过不予盖章，部门经办人必须按要求重新办理。盖章前经办人必须在合同登记本上登记对方单位名称、合同标的、经办人姓名及签定日期。第十四条 合同协议的签定至少一式两份，由双方各执一份。同

8、时盖一式几份的合同协议，另外几份要有经办人签字才能给予盖章，禁止在空白合同上盖章。盖章完毕必须留一份原件合同在审计监察部存档（即：签批手续齐全的双红章合同）。如因业务比较紧急，先按传真件或复印件办理业务，但原件合同必须在一个月内送审计监察部存档。供应二部招标办采购的总额三万元以下的市场物资合同、一千元以下的维修合同可以复印件存档。销售时先款后货的合同，签批手续齐全后，盖合同章时留一份复印件在审计监察部即可，对方回传后，由销售部保管好每一份合同，以备查阅。第十五条 各部门要建立合同协议台帐，负责各自合同协议的管理和存档，包括合同协议汇总、分类、归档、统计、上报等基础工作，保证在执行过程和验收时合

9、同协议的使用。第十六条 审计监察部负责全公司合同协议管理和存档，包括合同汇总、分类、归档、保管、统计等基础管理工作，每月中旬对存档合同协议进行检查。第六章 合同协议的履行第十七条 合同协议依法签定后，一切与合同协议有关的部门、人员都必须本着“重合同、守信誉”的原则，克服一切困难，保证合同协议的履行。在执行的过程中业务人员应随时监控对方的履约能力，监控合同协议的履行情况，避免在执行过程中出现意外的风险，合同协议履行过程中，如对方可能发生违约、不能履约、延迟履约等行为的，或企业自身可能无法履行或延迟履行合同协议的，应当及时采取应对措施并向分管副总、总经理汇报。各部门负责人要每周或每月定期检查本部门

10、每一份合同协议履行情况，如有合同协议不能履行的，要追究有关人员的责任。合同协议到期时，应及时与对方办理相关清结手续，了结权利义务关系。第十八条 对于销售先款后货，采购先打款后发货的合同，实行欠款和预付款业务员终身负责制。第十九条 合同协议履行完毕的标准：应以法律或合同协议条款规定为准，法律没有规定或合同协议条款未注明的，应以物资交清、工程竣工并验收合格，价款结清、无遗留问题为准。第七章 合同协议的变更、解除第二十条 在合同协议的履行过程中确有不可克服的困难而需要变更、解除合同协议时，应在法律规定及合理期限内与对方当事人协商。对方当事人先提出变更、解除合同协议的，应从维护公司合法权益出发，从严控

11、制，不得损害公司利益。第二十一条 对合同协议已订立，但发现有显失公平、条款有误或对方有欺诈行为等情形，已经或可能导致企业利益严重受损，合同协议归口管理部门应当及时向分管副总、总经理汇报，并采取合法有效措施，制止危害行为的发生或扩大。必要时可以请求仲裁机构或法院对原合同协议予以变更或解除。第二十二条 变更、解除合同协议，必须符合合同法的规定, 变更、解除合同协议，一律采用书面形式，不得使用口头形式，变更、解除合同对方必须盖红章。1、变更合同协议: 是指在原合同的基础上作补充或少许变更, 所有变更合同的审批、签定程序与原合同程序一样。变更合同在审计监察部登记盖章时，须在原合同登记的位置上作一个补充

12、说明并签名，同时将补充合同或变更合同与原合同装订在一起，在审计监察部存档。2、解除合同协议，分两种情况: a、已经正式签好、双方已盖红章合同协议的解除方法是，必须双方再签解除协议，协议上约定需解除的合同时间、名称项目、违约金的解决方案等相关事宜，双方签字盖章即可解除原合同协议，其签批程序与原合同程序一样。并在审计监察部原登记位置和原合同上分别注明“解除”并签名,同时将解除合同协议书与原合同订在一起，在审计监察部存档。b、只经审计监察部盖章，对方还未正式盖章的合同协议解除时，由经办人写说明，经领导签批后即可解除合同协议，其签批程序与原合同程序一样。并在审计监察部原登记位置和原合同上分别注明“解除

13、”并签名,同时将解除说明与原合同订在一起，在审计监察部存档。 第二十三条 变更、解除合同的协议在未达成或未批准之前，原合同仍应有效履行。特殊情况经双方同意的除外。第二十四条 因变更、解除合同而使当事人的利益受损失的，法律允许免负责任的除外，经办人均应承担相应责任，应在变更、解除合同的协议书中明确规定。第八章 合同协议纠纷的处理第二十五条 合同协议在履行过程中发生纠纷的，应由履行合同协议的有关部门、人员依据国家相关法律法规，在规定时效内必须考虑到申请仲裁或起诉的足够时间与对方协商谈判并向分管副总和总经理报告。经双方协商达成一致意见后签定书面协议，由双方法定代表人或其授权人签章并加盖单位印章后生效

14、。对已签署解决合同纠纷的对方当事人在规定期限没执行纠纷协议书/调解书/仲裁书有关规定的，经办人应及时向分管副总和总经理导汇报，经领导批准后由风险管理部向法院申请执行。第二十六条 合同协议纠纷经协商无法解决的，应由履行合同协议的有关部门、人员向分管副总和总经理报告，并依合同协议约定选择仲裁或诉讼方式解决。有关部门和人员必须主动提供以下证据材料（原件）：合同文本、变更、解除合同的协议书、合同有关的附件、文书、电报、函件、图表等；送货、提货、托运、验收、发票等有关凭证；货款的承付、托收凭证、有关财务账目；产品的质量标准、封样、鉴定报告；有关违约的证据材料；其它与处理纠纷有关的材料；由风险管理部会同有关部门研究仲裁或诉讼方案，报分管副总和总经理、董事长批准后实施。纠纷处理过程中，任何单位或个人未经授权，不得向合同协议对方作出实质性答复或承诺。第二十七条 合同纠纷处理执行完毕，执行部门应及时通知有关部门，将有关资料汇总、归档，以备查考。第九章 检查与考核 第二十八条 一个月内（即超过三十天）未按规定返还原件存档合同协议的,由审计监察部处罚该部门50元/份。第二十九条 每发现一家资质不齐或过期,处罚业务部门200元；对公司造成重大损失的,另行处罚,由企业管理部考核。第三