马应龙大药房连锁有限公司信息化工程实施方案

1、英克科技有限公司INCA TECH Co. Ltd.实施方案武汉马应龙大药房连锁有限公司PAGE PAGE 68武汉马应龙龙大药房连连锁有限公公司信息化工程程实施方案案北京英克科科技有限公公司目 录录TOC o 1-3前 言 PAGEREF _Toc60392086 h 3第一部分 组织机机构描述 PAGEREF _Toc60392087 h 5第二部分 岗位职职责描述 PAGEREF _Toc60392088 h 6第三部分 硬件软软件网络方方案 PAGEREF _Toc60392089 h 10第四部分 系统设设置方案 PAGEREF _Toc60392090 h 12第五部分 业务流流程

2、管理方方案 PAGEREF _Toc60392091 h 15首营品种管管理 PAGEREF _Toc60392092 h 15首营供应商商管理 PAGEREF _Toc60392093 h 15首营客户管管理 PAGEREF _Toc60392094 h 16基础数据的的日常管理理 PAGEREF _Toc60392095 h 17采购计划管管理 PAGEREF _Toc60392096 h 17进货合同管管理 PAGEREF _Toc60392097 h 18采购入库管管理 PAGEREF _Toc60392098 h 18付款管理 PAGEREF _Toc60392099 h 20预付款

3、管理理 PAGEREF _Toc60392100 h 21退货出库管管理 PAGEREF _Toc60392101 h 22销售出库管管理 PAGEREF _Toc60392102 h 23销售回款管管理 PAGEREF _Toc60392103 h 25预收款管理理 PAGEREF _Toc60392104 h 25销退入库管管理 PAGEREF _Toc60392105 h 25特殊药品管管理 PAGEREF _Toc60392106 h 26价格类型管管理 PAGEREF _Toc60392107 h 27调价管理 PAGEREF _Toc60392108 h 27移库管理 PAGERE

4、F _Toc60392109 h 28盘点管理 PAGEREF _Toc60392110 h 28报损管理 PAGEREF _Toc60392111 h 29报溢管理 PAGEREF _Toc60392112 h 30商品状态调调整 PAGEREF _Toc60392113 h 31库存明细调调整 PAGEREF _Toc60392114 h 31效期报警管管理 PAGEREF _Toc60392115 h 32GSP管理理 PAGEREF _Toc60392116 h 32业务转财务务 PAGEREF _Toc60392117 h 32请货和配送送 PAGEREF _Toc60392118

5、h 34门店收货 PAGEREF _Toc60392119 h 34门店退货 PAGEREF _Toc60392120 h 35中心铺货 PAGEREF _Toc60392121 h 36店间调货 PAGEREF _Toc60392122 h 36门店销售收收款 PAGEREF _Toc60392123 h 37顾客退货 PAGEREF _Toc60392124 h 37日结 PAGEREF _Toc60392125 h 388门店顾客管管理 PAGEREF _Toc60392126 h 38门店药品的的分类管理理 PAGEREF _Toc60392127 h 38拆零药品销销售 PAGERE

6、F _Toc60392128 h 38饮片管理 PAGEREF _Toc60392129 h 38门店促销管管理 PAGEREF _Toc60392130 h 39医保卡销售售管理 PAGEREF _Toc60392131 h 39饮片厂业务务管理 PAGEREF _Toc60392132 h 39第六部分 数据方方案 PAGEREF _Toc60392133 h 42编码方案 PAGEREF _Toc60392134 h 42静态数据准准备方案 PAGEREF _Toc60392135 h 42动态数据准准备方案 PAGEREF _Toc60392136 h 46第七部分 数据复复制方案 P

7、AGEREF _Toc60392137 h 48第八部分 系统维维护方案 PAGEREF _Toc60392138 h 49第九部分 统计分分析 PAGEREF _Toc60392139 h 53实施方案确确认 PAGEREF _Toc60392140 h 55前 言本实施方案案是在调研研的基础上上，结合马马应龙大药药房连锁有有限公司关关于信息化化建设的具具体要求，为为实现系统统目标而制制定的信息息系统的框框架描述及及对各种流流程的描述述。实施方案力力图向企业业展现采用用计算机管管理后的业业务运作蓝蓝图，是整整个项目过过程中纲领领性的指导导文档。实实施方案既既是对企业业业务运作作流程的总总体规

8、划，也也是对下一一步具体实实施工作的的目标和范范围界定。实施方案主主要解决系系统切换以以及操作流流程化等问问题，具体体上机操作作则需要通通过相关的的岗位培训训和操作规规范来解决决。本方案叙述述的主线是是业务流程程，而不是是部门，因因为流程是是跨部门的的，如果以以部门为主主线必然造造成流程的的断裂。本实施方案案希望达到到的目标：1.业务流流程的规范范化、自动动化，避免免在操作过过程中物流流、资金流流、信息流流通道的冗冗长。2.高效性性：做到票票据在流通通过程中的的自然或必必然链接。力求减少少单据在流流转过程中中不必要的的环节。3.可控制制性：管理理系统的重重点是在于于强调管理理，此方案案在编写流

9、流程中重点点强调了流流转过程中中的控制，使使得管理形形成控制闭闭环，建立立可导向的的反馈机制制。4.可操作作性：这是是管理思想想和计算机机应用技术术融合统一一的基础，任任何脱离实实际，与企企业的管理理现状及人人员素质、资源配置置等不相称称的设想都都是不可取取的。5改善部部门间的沟沟通，提高高整体工作作效率；6加强业业务管理，提提高业务的的总体管理理水平；7完善基基础数据维维护工作，提提高基础数数据的标准准化水平；8细化财财务核算管管理，加强强财务监督督管理工作作；9 .业务务财务一体体化,使得得业务和财财务不再割割裂；10加强强对批号管管理，提供供批号业务务全程跟踪踪；11规范范报表的数数据来

10、源，提提高数据准准确性，使使得报表分分析成为可可能。系统把人员员从繁重的的统计和帐帐务登记中中解放出来来，使其更更关注业务务过程的跟跟踪和环节节的控制。系统提供供的细致的的操作权限限分配严密密了企业管管理的内部部控制，详详细的业务务信息为管管理层进行行深入分析析服务，高高效的网络络资源共享享更加快了了管理信息息的处理、分析和反反馈速度。为了保证项项目实施的的顺利进行行，双方应应在深入讨讨论的基础础上，对方方案进行确确认并签字字，作为双双方进行实实施的原则则性文本，以以指导具体体的实施工工作。第一部分 组织机机构描述公司组织机机构图董事会监事会 总经理副总经理质量总监总经理助理饮片加工厂办公室配

11、送中心财务会计部采购部门店管理部信息中心质量管理部 组织结构说说明:武汉马应龙龙大药房连连锁有限公公司和饮片片加工厂是是两个单独独的核算单单元，各自自有单独的的财务帐套套；两者之之间是买卖卖关系。第二部分 岗位职职责描述以下的岗位位职责描述述是指系统统切换后，与与计算机操操作有关联联的岗位描描述，没有有关联的部部分如行政政管理，不不在此描述述。 说明:可以以一人多岗岗。一、信息中中心1.系统高高级管理工工程师 负负责对系统统核心部分分的管理，同同时负责系系统的授权权。2.系统维维护工程师师 负负责系统软软件硬件和和网络的日日常维护。3.系统开开发工程师师 负负责系统的的二次开发发工作。4.基础

12、数数据管理员员 负负责基础数数据的新增增、停用、变更等工工作。二、采购部部采购业务根据销售、库存情况况、缺货率率情况，结结合目前国国家对医药药行业的政政策和医药药市场的变变化趋势、季节因素素等制定合合理的单品品上下限库库存数量； 根根据库存报报警生成的的采购计划划，并在此此基础制定定比较合理理的采购计计划；根据与供货货商的洽谈谈结果在系系统中填写写合同； 负负责采购、退货业务务洽谈和退退货通知。2.付款申申请 负负责进货发发票和进货货单数量金金额的核对对，根据付付款条款打打印出付款款审批表交交相关领导导审批，同同时跟踪付付款情况。3.首营审审批企业、品种申请请 负负责收集首首营资料信信息，并交

13、交给相关部部门审批。4.统计和和分析 对对进货情况况、退货、换货、销销售情况、库存情况况、付款情情况、缺货货率等进行行查询和分分析。 三、配送中中心 11.开票员员 负负责根据门门店的要货货计划和库库存情况，生生成配送单单，打印配配送单； 负负责勾对门门店的配送送退货单生生成配退入入库单，并并打印； 负负责根据客客户的要货货计划，填填制销售单单，打印销销售单； 22.登录员员 负负责进货验验收后的进进货单的填填制和打印印；负责进货退退出单的填填制； 付付款前查询询是否有不不合格品； 商商品入库、出库、盘盘点与财务务对帐； 33.养护员员 负负责商品的的日常养护护和相应单单据的填制制。 44.保

14、管员员 负负责商品的的保管和记记账； 负负责依据相相关出库单单据进行拣拣货； 负负责打印盘盘点表，并并进行盘点点；根据盘点结结果调整库库存明细信信息；对代管商品品作代管入入库和代管管出库。5.批号效效期管理定时的进行行报表查询询，对在库库商品的批批号和效期期进行管理理。6.报表查查询和管理理对库存情况况、出入库库情况、批批号效期情情况和是否否付款情况况进行报表表查询和统统计分析。四、财务部部1.存货和和成本管理理月底进行成成本核算、对存货传传票进行记记账，生成成存货明细细帐和汇总总帐。2.业务转转财务在业务转财财务系统中中，依据转转财务方案案，由业务务传票生成成财务临时时凭证，转转到金算盘盘系

15、统中。3.付款员员根据审批过过的付款申申请和付款款凭证，在在系统中勾勾对进货结结算单生成成进货付款款单，生成成传票，负负责应付帐帐的管理。4.收款员员根据收款凭凭证，在系系统中勾对对销售结算算单生成销销售收款单单，生成传传票，负责责应收帐的的管理。5.报表查查询和管理理对销售情况况、回款情情况、进货货情况、付付款情况、往来帐情情况、成本本毛利等进进行报表查查询和统计计分析，并并核对配送送中心和门门店库存。五、质管部部1.验收员员对来货进行行清点后验验收，把结结果交给登登录员。2.质管员员依据GSPP要求对药药品进行日日常的质量量管理工作作；对新引进的的品种进行行编码。3.首营管管理员对首营商品

16、品和单位的的资质进行行核查并初初审。4.损溢管管理对与质量问问题有关的的报损报溢溢的商品进进行质检后后，对损溢溢申请进行行质量审批批。5.报表查查询和管理理对质量管理理相关报表表进行查询询。6.GSPP事务管理理负责GSPP规定的相相关事务。六、价格管管理1.订价管管理 对对新品种进进行定价，包包括:批发价、零售价和和例外价。2.调价管管理 依依据国家价价格政策、厂家价格格政策和公公司价格政政策对商品品的牌价和和业务价格格进行调整整。 33.对新引引进的品种种的进销差差价进行分分析，从预预期利润的的角度判断断是否应该该引进新品品；4. 报表表查询和管管理 对对订价和调调价情况进进行统计。七、门

17、店管管理1.请货员员根据库存、销售以及及市场情况况，填写请请货单，并并上传配送送中心2.验收员员对配送商品品进行清点点和验收，在在系统中勾勾对配送单单生成入库库单。3.营业员员负责导购，对对于柜组销销售模式的的门店还需需要填写手手工的销售售小票。4.收银员员依据销售小小票，进行行录入和收收款，如果果需要则打打印收款小小票。5.报表查查询和管理理对门店的销销售情况和和收款情况况进行查询询和统计分分析。八、饮片加加工厂1. 饮片片厂仓库保保管 负责原原药材和饮饮片的出库库、入库和和库内管理理。2.车间物物料管理 负责车车间领料的的入库、车车间物料消消耗、以及及产成品的的出库。第三部分 硬件软软件网

18、络方方案本章主要描描述马应龙龙大药房连连锁有限公公司使用PPM系统后后的硬件软软件和网络络总体规划划。网络:公司总部、饮片加工工厂之间建建立10/100MM的局域网网。公司总部和和门店之间间采用实时时的宽带连连接。公司总部和和饮片厂共共用数据服服务器。计算机终端端放置要求求：质量管管理各岗位位、进货部部门各岗位位、配送中中心各岗位位、保管员员岗位、财财务部各岗岗位、基础础数据管理理岗位、系系统管理员员岗位、门门店各岗位位、各领导导岗位均要要设置终端端，对于查查询各点可可根据实际际情况进行行相应设置置。硬件:服务器: IBMxx370以以上，至少少1g内存存，硬盘rraid，至至少两个ccpu；

19、Pc: 关关键用户CCPU1.7g以上上(包括:配送中心心、门店)，内存最最少1288M,门店店内存建议议256MM 其他他用户CPPU1g以以上，内存存最少1228M打印机: 总部票据据和报表打打印:eppsonllq16000k系列列 门门店票据打打印:eppson tm2000系列热热敏打印机机,报表打打印epsson3000k系列列.Ups: 建议8小小时。网络设备: 路由器器、交换机机；软件:服务器端:操作系统使使用winndowss20000 servver数据库使用用oraccle8116 servver客户端:操作系统使使用winndowss20000 proffessiion

20、all数据库使用用oraccle8116 clieent门店:操作系统使使用winndowss20000 proffessiionall数据库使用用oraccle8116 servver第四部分 系统设设置方案系统设置主主要涉及到到所有与业业务相关帐帐的设置，包包括财务帐帐的设置及及非财务帐帐的设置；财务帐的的设置包括括核算单元元的设置、存货帐、应收帐、应付帐、采购帐、预收帐、预付帐等等；非财务务帐的设置置包括业务务帐和保管管帐。设置置的原则是是充分考虑虑到将来马马应龙大药药房连锁有有限公司可可能的扩展展内容。第一节 非非财务帐设设置 此此部分帐是是指导业务务进行相关关工作。1，业务帐帐设置设

21、置如下：采购部业务务帐：指导导采购部作作进货计划划；饮片厂采购购业务帐: 指导饮饮片厂作进进货计划；配送业务帐帐: 用于于对门店进进行配送。说明：业务务帐是实际际业务发生生的实时反反映。 业业务帐数量量 当前保保管帐数量量 到货未未记保管帐帐数量 开开票未记保保管帐数量量。2，保管帐帐设置 设设置如下： 大药房保保管帐 配送中心心中药饮片片库保管帐帐配送送中心特殊殊药品库保保管帐 配送送中心中西西成药库保保管帐 配送送中心退货货库保管帐帐 配送送中心不合合格品库保保管帐 大药药房代管库库保管帐 各门门店保管帐帐 饮片厂厂保管帐饮片厂厂原药材库库保管帐 饮片厂厂成品库保保管帐 饮片厂厂车间保管管

22、帐 饮片厂厂代管库保保管帐 第二节 财财务帐设置置1，核算单单元设定武汉马马应龙大药药房连锁有有限公司为为法人核算算单元。设定饮片加加工厂为独独立核算单单元。分别核算武武汉马应龙龙大药房连连锁有限公公司和饮片片加工厂的的业务情况况及财务情情况。2，存货帐帐设置 设设置如下： 大药房存存货帐(核核算级)配送中心存存货帐各门店存货货帐饮片厂存货货帐(核算算级)存货的成本本核算方法法是月底加加权平均。同一个商品品在一个核核算单元内内成本相同同。3，应收帐帐设置 设设置如下： 大药房应应收帐 饮片厂应应收帐 每每个应收帐帐均核算到到单位、销销售人员。4，应付帐帐设置 设设置如下： 大药房应应付帐 饮片

23、厂应应付帐 应应付帐核算算到单位； 5，预收帐帐设置 设设置如下： 大药房预预收帐 饮饮片厂预收收帐 对对于设定的的每个预收收帐均核算算到单位6，预付帐帐设置 设设置如下： 大药房预预付帐 饮片厂预预付帐 预预付帐设置置为按单位位进行核算算；7，采购帐帐设置 设设置如下： 大药房采采购帐 饮片厂采采购帐 采购购帐核算到到单位和商商品；余额额方向为贷贷方。第五部分 业务流流程管理方方案首营品种管管理采购员在新新品引进之之前，要尽尽可能详细细地了解该该品种的情情况，之后后提出首营营申请，交交相关部门门审批。领领导批准后后就可以正正式经营该该品种了。流程图相关部门对某个新品种提出首营申请领导审批基础

24、数据管理员维护商品的基础信息质管部从质管的角度对新品进行资质审查物价员从进销差价的角度对首营进行审批、定出零售价流程图说明明首营商品的的寻找、信信息的收集集、包括对对首营的审审批在系统统中并不做做记录，只只是当某个个商品的首首营申请被被批准之后后，才由基基础数据管管理员将商商品的基础础信息通过过“商品基础础数据管理理功能”录入到系系统中来。岗位职责说说明1采购员员：收集资资料，填写写首营审批批单。2质管人人员：对经经公司领导导批准的首首营品种进进行相关的的资质检查查。3. 基础础数据管理理员：将质质管审核通通过后的首首营品种的的基础信息息录入系统统。4. 物价价员:在系统中中对首营品品种进行订

25、订价。首营供应商商管理采购员在供供应商首营营审批之前前，要尽可可能详细地地了解供应应商的情况况，之后提提出首营申申请，交公公司的相关关领导进行行审批。批批准后，质质管部门对对首营申请请进行资质质检查，然然后就可以以跟该供应应商进行正正常的业务务。流程图 质管部进行资格审查相关领导审批基础数据管理员维护供应商信息采购部提出首营申请流程图说明明录入供应商商数据之前前的审批工工作在系统统中并不做做记录。当当审批通过过之后，基基础数据管管理员用系系统提供的的“供应商管管理”功能录入入新供应商商的基础数数据。岗位职责描描述1采购员员：收集供供应商信息息，填写首首营审批单单。2质管人人员：对经经公司领导导

26、批准的首首营供应商商进行相关关的资质检检查。3. 基础础数据管理理员：将质质管审查和和领导审核核通过的首首营供应商商的基础信信息录入系系统。首营客户管管理 销售业务务员发现新新客户后填填写审批单单交有关部部门审核后后录入系统统。流程图确定价格类型销售部经理审核意见销售业务员提出增加新客户申请质管部作资格审查领导审批基础数据管理员把客户信息录入系统流程图说明明录入客户数数据之前的的审批工作作在系统中中并不做记记录。当审审批通过之之后，基础础数据管理理员用系统统提供的“客户管理理”功能录入入新客户的的基础数据据。岗位职责销售业务务员：收集集客户资料料，填写首首营审批单单交领导，质质管部审批批后交基

27、础础数据管理理员基础数据的的日常管理理 基基础数据导导入到INNCA系统统后，需要要专门设立立基础数据据管理员岗岗位对基础础数据进行行管理，管管理流程如如下:基础数据变更申请基础数据管理员维护变更信息部门领导确认岗位职责描描述:1. 基础础数据管理理员:响应各部部门对基础础数据的维维护要求。采购计划管管理采购员根据据系统提供供的单品销销量情况、配送率情情况，同时时结合市场场情况、季季节因素等等，维护一一个合理的的上下限库库存数量，系系统根据库库存上下限限报警自动动生成采购购计划，采采购计划主主要包括:品名、规规格、产地地、采购数数量，另外外由系统提提供最后进进价、最低低进价、最最后一次的的供货

28、商等等参考信息息以指导采采购员与供供应商进行行业务洽谈谈。采购员根据实际情况调整采购计划打印采购计划采购员维护商品的上下限信息查询库存报警岗位职责采购员：维维护上下限限信息、打打印采购计计划 单据说明 采购购计划单:用于指导导采购员进进行采购，打打印后可以以调整采购购信息，主主要包括: 品名、规格、产产地、采购购数量等信信息；可以以没有价格格信息，在在填制合同同时再确定定价格。进货合同管管理进货合同的的管理包括括:合同的填填制、审批批、生效几几个环节。流程图合同管理流流程如下：采购员根据洽谈结果，在系统中填制临时的采购合同合同变成正式合同相关领导对合同进行审批转到采购入库流程流程图说明明 采采

29、购员根据据与供货商商洽谈的情情况，在系系统中维护护临时的合合同，经过过相关领导导审批后变变成正式合合同，作为为后续的入入库流程的的前提。采购入库管管理采购入库业业务包括以以下环节：收货、验验收、勾对对合同生成成进货单、记保管帐帐。流程图入库流程如如下：合格，登录员勾对合同生成进货单。打印单据质检员验收，并在随货同行上签字如果有合同，收货员根据随货同行进行收货保管员入库记保管帐如果不合格则作拒收单据传给财务部，财务部根据单据记商品帐和采购帐单据传到采购部登录员填写代管入库单转到付款流程流程图说明明收货员在收收货之前要要在系统中中查询是否否有合同，如如果没有则则通知采购购部补合同同否则作拒拒收处理

30、；根据随货同同行进行清清点商品，同同时质管人人员作验收收，然后在在随货同行行上签字并并填写实收收数量，签签收的随货货同行的两两联交给供供应商。对于合格商商品，则交交给登录员员填写进货货单，不合合格的作拒拒收，入代代管库。登录员需要要核对进货货单的价格格与对方随随货同行的的价格是否否一致，如如果不一致致则通知采采购部作处处理。登录员在勾勾对合同时时，如果发发现此次收收货的数量量大于合同同数量，则则通知采购购员补合同同，否则对对多出的部部分拒收；由于合同同可以分多多次勾对，所所以收货的的数量小于于合同数量量的情况是是正常情况况。登录员填写写进货单时时，如果此此次进价高高于上一次次进价，系系统会出现

31、现提示，同同时打印的的单据上会会出现审批批信息，待待审批的单单据由采购购员报送领领导审批后后，才能传传到相关部部门。保管员根据据进货单记记保管帐。登录员填写写进货单时时会自动生生成缺省货货位，保管管员在入库库时可以根根据实际情情况对货位位进行调整整。单据说明1.进货单单，一式四四联: 制单联联、仓库联联、采购联联、财务联联；进货单单上打印对对方单据号号。制单联由登登录员留存存；仓库联随货货传给保管管员，仓库库保管员进进行入库记记账；另外两联分分别传给采采购部和财财务部，对对方的随货货同行联传传给财务部部；财务部根据据财务联及及对方的随随货同行联联记商品帐帐和采购帐帐。2.随货同同行联 三三联，

32、验收收员签字后后，两联交交给供应商商，一联交交给采购部部。说明:由于于本流程的的单据比较较多，建议议由配送中中心的登录录员将进货货单与随货货同行进行行核对无误误并整理好好后，传给给各个部门门。付款管理付款流程包包括以下环环节:发票与进进货单的核核对、付款款申请和审审批、付款款。流程图财务部专人审核生成临时的结算单，打印进货结算单采购员核对税票和进货单财务部对临时结算单进行确定，即付款。领导审批财务部对传票记账流程图说明明收到供应商商的税票后后，付款申申请员将税税票和进货货单相对应应，核对价价格数量等等信息，如如果有异议议则通知供供货商，如如果没有，则则在系统中中生成临时时的结算单单并打印临临时

33、的进货货结算单和和进货补差差单，交相相关领导审审批后，把把四张单据据(进货单、税票、进进货补差单单、进货结结算单)捏在一起起传给财务务，财务部部对临时的的结算单进进行确认后后系统执行行付款。如如果审批未未通过，则则不影响系系统的帐务务。说明:1.如果发票票价格与进进货单价格格不同，则则系统自动动进货补差差单 2.如果一一张单据要要分多次付付款(可以到单单品的数量量)，则对进进货单进行行复印。 单据说明进货单，是是在商品入入库后由仓仓库传到采采购部的；(参见进货货入库流程程)税票，来自自于供货商商；进货补差单单，是由采采购部打印印的，是一一张只有金金额没有数数量的单据据，用来对对库存金额额进行修

34、正正。付款申请单单，是由采采购部付款款申请员打打印的，上上面记录发发票号；随货同行联联,由供应商商提供，且且需要质检检员签字。岗位职责采购付款申申请员：整整理进货发发票和相对对应的进货货单，作付付款申请。 财务付款员员：根据审审批过的付付款申请作作付款。往来会计：付款后对对传票记帐帐。特殊问题1.进货补补差单可能能会导致成成本异常,从而对考考核造成影影响。在月底，如如果进货补补差单的数数量大于当当前存货库库存的数量量，可能导导致成本异异常，对于于这种情况况，可以在在月底对多多出的数量量金额作销销售出库调调整，财务务作处理以以调整损溢溢。 预付款管理理企业要以预预付款的形形式将合同同中规定的的款

35、项支付付给供应商商。结算付付款的时候候可以选择择用预付款款来支付应应付款中的的一部分或或者全部。流程图财务部确定预付款单，即付款进货结算时可以用预付抵应付。付款申请员填写预付申请单，并打印相关领导审批流程图说明明付款申请员员使用系统统的“进货付款款单管理”功能在系系统中填写写一张预付付款单（付付款性质选选择“预付款”），并打打印出“预付款申申请单”，交领导导审批。如果审批不不通过，付付款申请员员可以在系系统中作废废该预付款款单，也可可以在进行行修改之后后再打印并并报批。如果审批通通过，往来来会计在“进货付款款单管理”功能中查查询到该预预付款单，并并使用该功功能的“确定”操作来确确认该预付付款单

36、，系系统自动记记预付款帐帐。同时，出出纳直接支支付预付款款。单据说明预付款单：即预付款款性质的付付款单，并并且不对应应到具体的的商品信息息。预付款申请请单：在“进货付款款单管理”功能中根根据临时的的预付款单单由系统自自动生成并并被打印出出来的单据据，用来报报业务领导导和财务领领导进行预预付款审批批。 岗位职责1付款申申请员：填填写预付款款申请单报报领导审批批。特殊问题1.预付款款的记录：只能指定定到供应商商，不能指指定商品。退货出库管管理由于市场、政策或者者其他方面面的原因，由由相关部门门提出退货货的申请，采采购员和供供应商洽谈谈退货事宜宜，在供应应商同意退退货并且退退货方案得得到相关领领导的

37、批准准之后，可可以进行退退货的具体体业务操作作。流程图销售部或者其他部门提出退货养护员把货移到退货库，并打印移库单转到配送退货流程采购部通知门店登录员填写进货退货单，打印单据供货商在退货单上签字或者开出红字送货单财务记商品帐保管员根据退货单作出库，并记保管帐流程图说明明商品的退货货价格由登登录员在系系统中查找找原进货单单来确定，如如果由于特特殊原因无无法确定的的由采购部部或者财务务部提供。单据说明移库单：由由养护员员员打印，一一式两联，双双方仓库各各一联。进货退出单单:由登录员员打印，必必须有对方方签收，一一式四联: 制单联联、随货同同行联、采采购联、财财务联制单联留存存随货同行联联给供应商商

38、另外两联由由仓库分别别传给采购购部和财务务部财务部根据据单据记商商品帐进货退出单单上记录并并打印原单单ID。岗位职责11.采购员员，负责通通知门店管管理部退货货到配送中中心，并确确定退货价价格2.养护员员, 负责根根据退货通通知，把相相应的商品品移到退货货库3. 登录录员，负责责填写退货货单4.保管员员，根据退退货单退货货出库，并并记保管帐帐。特殊问题如果把当前前库存数量量退为零，可可能出现库库存数量为为零而库存存金额不为为零的情况况，对于这这种情况财财务可以根根据此商品品是否会继继续经营做做出相应的的处理。销售出库管管理销售出库包包括:业务员填填写要货计计划、开票票员开票、结算、仓仓库出库等

39、等环节。流程图财务作结算仓库保管员发货系统作信誉额度的检查开票员填制销售单业务员填写手工的要货计划打印销售发票仓库记保管帐财务在月底记存货帐财务记应收帐流程图说明明销售开票:开票的主要要工作是确确定客户、商品、数数量及价格格，形成一一个交易，除除了这些必必要的信息息外，系统统可根据预预先定义好好的客户属属性，在销销售单上自自动填上这这些对后续续流程有用用的信息，如如发票类型型、客户对对应的业务务员、业务务部门等；开票时可以以由开票员员确定批号号也可以由由系统自动动按照效期期近先出的的原则进行行配货；开票时系统统作信誉额额度的审查查，如果超超过则不让让开票。在保存销售售单时打印印出销售单单。销售

40、结算：财务人员依依据收到的的销售单生生成销售结结算单，并并确定销售售结算单。确定销售售结算单的的目的在于于从财务角角度确认销销售业务，即即记应收帐帐或收现款款，记销售售商品帐；仓库发货和和出库:保管员根据据销售单的的提货联进进行拣货，复复核出库后后在系统中中做记保管管帐操作。单据销售单，一一式四联:顾客联、财务联、提货联、随货同行行联顾客联，交交给顾客财务联，交交财务部记记账提货联，交交给仓库发发货随货同行联联，随货走走。销售回款管管理销售回款是是指对挂帐帐方式的销销售进行收收款，包括括: 销售收收款、记往往来帐等环环节。财务根据回款凭证填写销售收款单生成传票分录、记应收帐流程说明略。预收款管

41、理理预收款，包包括:销售收款款(预收)、记往来来帐等环节节。财务根据回款凭证填写销售收款单生成传票分录、记应收帐流程说明略。销退入库管管理销退入库包包括:业务确认认、领导审审批、验收收、开票( 红字)、仓库入入库等环节节。流程图销售部、采购部审批验收员进行验收开票填制红字销售票领导审核客户或者销售业务员提出销退申请 财务作结算仓库入库记保管帐流程图说明明 在在销售退货货时，一般般要求必须须找出一张张原销售单单与其对应应，在勾对对原销售单单时，系统统默认以原原销售单的的单价作为为退货价格格，但也可可以修改。在仓库环节节，与销售售相反，执执行入库流流程。确定销售退退货单时，自自动生成销销售退货的的

42、结算单，确确定销退结结算单，记记应收帐红红字。生成传票分录、记应收帐财务根据回款凭证填写销售收款单单据:1.销退单单，由开票票员打印，一一式四联:仓库联、财务联、制单联、顾客联仓库联，仓仓库保管员员用来作入入库记账财务联，财财务用来记记应收帐和和存货帐特殊药品管管理特殊药品是是指精神药药品、毒麻麻药等需要要单独存放放、单独销销售的品种种。这些品品种在经营营过程中必必须遵循专专人专管的的原则，非非此类药品品管理人员员不能从事事与该类药药品相关的的业务。说明此类药品在在计算机系系统中的进进货、销售售、库房管管理的流程程和一般药药品没有区区别。但为为保证严格格区分，单单独为这类类药品设置置保管帐、存

43、货帐，并并且除这些些专人外，不不为其他人人设置对这这类保管帐帐、存货帐帐的管理权权限。价格类型管管理门店销价分分成以下几几种类型:零售价和和例外价，其其中零售价价为具有例例外价外的的门店所共共有，对于于例外价，不不同的门店店需要单独独定义一种种价格类型型，以便于于单独调价价。甚至可可以为每一一家门店定定义一种价价格类型。调价管理调价包括:确定调后后价、填写写调价单、批准、执执行。调价价根据策动动点不同可可以分两种种情况:业务管理部部门主动调调价门店申请调调价流程图：调价业务流流程如下：物价员填写调价单领导批准调价单物价员执行订价单业务管理部门为商品调价门店修改价签相关领导批准物价员填写调价单门

44、店提出调价申请门店执行门店修改价签流程图说明明业务管理部部门根据市市场的变化化、厂家的的政策，同同时参考最最近进价，对对商品销价价进行调整整。单据说明调价单：由由物价部门门根据调价价原则对商商品进行调调价，交相相关领导审审批审批通通过后录入入计算机。移库管理移库不同于于移位，前前者指货物物在不同的的保管帐之之间移动，后后者指货物物在帐内移移动，前者者需要走出出库和入库库的流程，而而后者不需需要。移库有两种种情况:1.针对不不合格品的的移库，当当养护员发发现了不合合格品(不合格品品的管理流流程见商品品状态调整整流程)，经过质质管部门审审批后，就就可以通过过移库功能能把不合格格品移到不不合格品库库

45、。2.针对待待退商品的的移库，当当仓库接到到退货通知知后，就需需要通过移移库功能把把待退商品品移到退货货库。单据1.移库单单，包含了了源保管帐帐、目标保保管帐、商商品相关信信息、数量量、单位等等信息，一一式两联，源源保管帐和和目标保管管帐各留一一联。盘点管理系统提供两两种盘点方方法：静盘盘和动盘，前前者对当前前所有库存存进行盘点点，后者对对某一段时时间内（可可以由用户户自定义，一一般指上一一次盘点到到本次盘点点这一段时时间）发生生过动销的的商品进行行盘点。公司应该制制定相应的的盘点制度度，建议每每天作动盘盘，一个月月作一次静静盘。流程图仓库或者门店处理完所有业务管理部门根据下发盘点通知打印盘点

46、表实盘对差异进行处理查找差异原因流程图说明明盘点之前，库库房或者门门店要处理理完相关的的出入库业业务，确保保在库参与与盘点的商商品的准确确性。岗位操作规规范1保管员员，打印盘盘点表，进进行盘点，并把盘点结果报送配送中心，由配送中心报给相关领导。报损管理 报报损的原因因有很多：质量不合合格、过了了效期等等等，但报损损的时机和和数量要由由采购部、财务部、质管部以以及相关领领导共同决决定。流程图报损流程如如下：财务记存货帐仓库出库记保管帐相关部门进行审批养护员填写报损单流程图说明明报损的商品品一般来自自于不合格格品库，但但也可以来来自于正常常的库房。养护员根据据采购部的的要求在系系统中录入入报损单并

47、并打印报报损报告单单，报报损报告单单经相关关部门批准准后，走出出库流程后后由专人销销毁。对应应系统中的的功能：报报损单管理理，报损单单有两种状状态：临时时和确定，确确定就相当当于审批的的过程。审批的权力力在系统中中通过岗位位授权来设设定。对于门店需需要报损的的商品，需需要退到配配送中心，由由配送中心心统一处理理，损失由由门店承担担。单据说明报损单，一一式三联，一一联传给质质管部，一一联给财务务部记商品品帐、一联联给仓库记记保管帐。岗位操作规规范1养护员员，用到报报损单管理理，填写报报损单，并并打印报损损审批单。2质量管管理员，在在报损审批批单上签字字3. 财务务人员，在在报损审批批单上签字字，

48、经领导导审批后在在系统中确确认报损单单。保管员，出出库记账。报溢管理 报溢的原原因主要是是由于盘点点多出.流程图流程如下：财务记存货帐仓库入库记保管帐相关部门进行审批养护员填写报溢单流程图说明明配送中心养养护员或者者门店人员员根据盘点点的结果在在系统中录录入报溢单单并打印报溢报告告单，报溢报告告单经相相关部门批批准后，走走入库流程程。对应系系统中的功功能：报溢溢单管理，报报溢单有两两种状态：临时和确确定，确定定就相当于于审批的过过程。审批的权力力在系统中中通过岗位位授权来设设定。对于门店商商品报溢的情况况，必须得得到质管部部、财务部部和相关领领导的审批批。需要说明的的是，尽管管不在系统统中管理

49、赠赠品，但是是可以在配配送中心对对赠品进行行报溢处理理以变成正正常的商品品，但是会会影响成本本单价，这这与不在系系统中管理理赠品是不不矛盾的。单据说明报溢单，一一式三联，一一联传给质质管部，一一联给财务务部记商品品帐、一联联给仓库记记保管帐。岗位操作规规范1养护员员，用到报报溢单管理理，填写报报溢单，并并打印报溢溢审批单。2质量管管理员，在在报溢审批单单上签字3. 财务务人员，在在报溢审批单单上签字，经经领导审批批后在系统统中确认报报溢单。4. 保管管员，入库记账。商品状态调调整商品的状态态包括：质质量状态和和销售状态态。前者指指是否合格格，后者指指是否可销销。两者都都直接影响响到商品是是否可

50、以销销售。状态态的调整来来源于质量量问题、政政策原因、效期等。流程图商品状态调调整的流程程如下所示示：采购部给出处理意见后作相应处理质管进行质量检查，并填写商品状态调整单养护员填写质量报告单流程图说明明1.库房养养护员日常常养护时发发现质量问问题或者外外包装破损损，填写质质量报告单单，质管员员对这些商商品进行检检验，如不不合格，则则在系统中中填写商品品质量调整整单，调整整在库商品品质量状态态，采购部部在商品质质量调整单单上给出处处理意见，养养护员在系系统中填写写移库单，把把这些商品品移到相应应仓库。2.业务部部门也可以以要求仓库库把某些商商品的销售售状态进行行调整，以以使之可销销或者不可可销单

51、据说明商品状态调调整单：记记录商品在在库状态变变化的单据据。其保存存后直接对对当前可销销库存产生生影响，不不产生出入入库单。岗位职责养护员：依依据日常库库房商品养养护情况手手工填写质质量报告单单，并将其其传递给质质管部门。库存明细调调整库存明细信信息包括：货位、批批号、包装装等。库存存明细调整整来源于：1.盘点点后发现的的库存明细细的错误 2.日常常的养护。 GGSP要求求批号全程程跟踪，所所以最好不不要调整批批号；在库库商品批号号的调整用用到功能:库存明细细调整，但但是对于已已经出库的的商品不能能调整批号号。单据说明库存明细调调整单：记记录商品在在库明细信信息变化的的单据。其其保存后直直接对

52、当前前库存（批批号库存、货位库存存）产生影影响，不产产生出入库库单。岗位操作规规范 库库存明细调调整，由养养护员完成成，用于调调整在库商商品的明细细信息。效期报警管管理配送中心根根据药品效效期管理制制度，定期期对药品效效期情况进进行查询，对对近效期的的药品做出出相应处理理。报表说明1效期报报警报表，包包含了品名名、品规、厂牌、批批号、货位位、生产日日期、失效效日期、供供应商等信信息。说明:如果果对应多于于一个供应应商，则取取最近的一一个。岗位操作规规范1查询效效期报警报报表，由仓仓库人员操操作。GSP管理理系统有专门门的GSPP管理模块块，建议只只对与业务务有关联的的内容通过过系统来管管理，主

53、要要包括:证照管理理、入库验验收台帐、出库复核核记录等。GSP模块块主要由质质管部的相相关人员来来操作。业务转财务务业务转财务务的功能从从总体上划划分为两类类：1、初始设设置部分 包括这这样几个功功能：业务务转财务方方案设置、业务转帐帐科目合并并设置、临临时凭证字字段数据来来源定制和和为其它财财务软件提提供的业务务数据转财财务凭证的的接口设置置功能。初初始设置主主要完成这这样的功能能：业务中中的什么样样的数据怎怎样转到财财务中的哪哪个帐套、哪个科目目中去。2、日常使使用部分 业务转转财务日常常使用包括括三个功能能：业务传传票转临时时凭证、业业务转财务务临时凭证证编辑和业业务转财务务一致性检检查

54、。前两两个功能主主要是把业业务系统中中传票中的的数据按照照设置转到到相应帐套套的相应科科目中去，同同时填写凭凭证的其它它信息。业业务转财务务一致性检检查用于对对业务的余余额与财务务相关科目目的余额的的对帐功能能提供简单单sql辅辅助生成以以及对帐功功能实现。BMS3传票 临时凭证编辑业务传票转临时凭证财务软件初始设置 （其中实线线表示必须须执行此步步，虚线表表示任选）流程图如下下:存货类传票进货业务流程业务转财务，生成临时凭证输出到金算盘财务系统进货结算类传票进货结算付款流程传票记账销售结算类传票和存货类传票销售结算收款流程存货类传票报损、报溢流程业务系统中中生成的财财务传票，记记账后通过过业

55、务转财财务系统生生成临时的的财务凭证证，然后通通过专门开开发的接口口程序把临临时凭证转转到金算盘盘软件中。说明:建议业务转转财务工作作在月底进进行，因为为月底前业业务单据可可能会发生生变化；结账的日期期，可以每每个月单独独设置，但但要求与财财务系统一一致。请货和配送送请货流程一一般由门店店自己驱动动,门店请货货员根据门门店的实际际库存情况况、销售情情况，直接接填写请货货计划。对于还未切切换的门店店的请货，由由开票员在在系统中代代填请货单单。配送中心开开票根据门门店的请货货情况，在在系统中作作配送，配配送的过程程是由系统统自动进行行的。流程图手工填写请货计划启动dbcopy复制数据确认请货保管员

56、出库，记账确定临时配送，打印配送单配送决策流程图说明明配送单：分分四联：制制单联、财财务联、送送货联、门门店收货联联。确认请货的的过程可以以由系统自自动完成。只有确认状状态的请货货单，配送送中心才能能在系统中中看到。岗位职责及及操作门店请货，由由门店的请请货人员操操作，用于于生成请货货计划配送决策, 由配送送中心开票票员操作，生生成配送单单。门店收货门店收到配配送中心的的来货后，要要在系统中中作收货，同同时增加门门店的库存存流程图 商品上架增加门店的库存门店按照配送单对来货进行清点，并对配送单进行勾对收货流程图说明明默认配送中中心的送货货没有问题题，按照配配送单上的的商品数量量作收货入入库处理

57、，224小时内内如果有数数量或者质质量上的问问题，门店店与配送中中心协商后后作如下处处理:如果是数量量少了，可可以由配送送中心补配配，不用在在系统处理理；如果批号错错了，可以以由双方在在系统中分分别进行批批号的调换换；如果有破损损或者其他他质量问题题，由门店店提出配退退申请，经经配送中心心同意后走走配退流程程；4.如果门门店收货时时作当面清清点，门店店可以直接接填写实际际收货数量量，有问题题的商品由由配送员带带回配送中中心，同时时系统自动动产生配送送退回单，增增加配送中中心库存。岗位职责及及操作门店收货员员: 勾对配送单单生成门店店的入库单单，增加门门店库存门店退货采购部通知知门店退货货或者门

58、店店提出退货货申请，门门店填写配配送退货单单，由采购购部审批后后生效货货退到配送送中心仓库库，然后作作验收和入入库。验收员作验收，填写手工的验收单采购部审批开票员生成退货入库单门店退货申请保管员入退货库，记账单据说明配送退货单单，在配送送中心产生生，包括商商品信息、门店信息息。分四联联：制单联联、财务联联、仓库联联、门店联联。岗位职责及及操作门店退货员员员，填写写配送退货货单；开票员，根根据验收的的实际情况况，勾对配配送退货单单生成退货货入库单。保管员,根根据退货入入库单作入入库记账操操作。 中心铺货中心铺货，主主要指新品品的铺货。执行铺货，打印配送单开票填写主动铺货单与门店请货货流程类似似，

59、不同点点在于配送送的策动点点在配送中中心。单据说明配送单，格格式同前面面谈到的配配送单岗位职责及及操作开票员，填填写库存调调整单。店间调货为了规范门门店间的调调货行为，避避免批号的的混乱，应应该禁止门门店之间的的借货行为为。出向门店填写单向移出单，减少库存，打印单据入向门店，填写单向移入单，增加库存说明为了规范调调货行为，调调入店必须须在移出单单上签字，同同时系统会会每月提供供调货的报报表供核对对之用。考虑到门店店的设备情情况，移库库单不打印印而用手工工单据代替替。门店销售收收款顾客取货收款员收款并打印收款小票顾客根据销售单交款营业员开出销售单顾客选购商品流程图说明明营业员开出出小票中应应该包

60、含以以下信息:商品idd、批号、数量等。上述流程也也可以改成成超市模式式的，即省省略掉营业业员开销售售单的过程程，顾客直直接拿着商商品去交款款，这就要要求门店柜柜台上的每每个商品上上都必须贴贴上商品iid，流程程图如下:顾客取货收款员收款并打印收款小票顾客拿着商品去交款顾客选购商品收银员输入入的信息包包括:商品id、数量量、价格和和会员卡号号，输入会会员卡号后后自动带出出此顾客对对应的折扣扣。单据收款小票顾客退货顾客退货必必须拿原单单，而且必必须勾原单单退货，切切换前的商商品建议不不让退。退货的审核核包括：是是否是本门门店的销售售，商品的的质量是否否合格，批批号是否正正确营业员收货打印小票，退