秘书事务管理35办公设备采购与办公资源调配

1、绪论事务01事务02事务03事务04事务05事务06事务07事务08事务09事务10事务11事务12事务13事务14事务15事务16事务17事务18事务19事务20事务21事务22事务23事务24事务25事务26事务27事务28事务29事务30事务31事务32事务33事务34事务35事务36事务37事务38 事务39事务35 办公设备采购 与办公资源调配学习目标学习内容课后练习学习目标了解办公设备采购程序、采购预算制定方法和办公资源调配方法，能够主持购买或租用办公设备，能够有效调配办公资源。学习内容一、办公设备的采购程序二、采购预算方案的制订三、调配办公资源一、办公设备的采购程序（一）获得设备

2、使用权的方式（二）政府采购常识（三）采购程序（四）注意事项（一）获得设备使用权的方式（二）政府采购常识（三）采购程序1.提出购买申请2.审批、落实经费3.招标、选择供应商4.签订供货合同5.货物入库6.支付货款1.提出购买申请由需要购买设备的人或部门填写“办公设备申购表”，说明需要该设备的理由及具体的型号、数量等内容，并由部门领导签字。办公设备申购表申购人申购部门设备清单序号设备名称规格型号数量单价备注申购理由部门意见 主管签字（或盖章） 年 月 日财务部门意见 主管签字（或盖章） 年 月 日领导意见 签字（或盖章） 年 月 日日期： 编号：2.审批、落实经费申请表填好后，交由财务部门进行综合

3、平衡，确认采购经费来源。财务主管签字后交采购人员。3.招标、选择供应商4.签订供货合同选择好供应商后，与其签订供货合同。合同中应详细规定所订购货物的型号、规格、数量等细节，约定交货方式与付款方式等，由双方签字盖章。同时，采购方向供应商出具正式的订货单。订货单供货单位：联系人：电话：地址：购货单位：联系人：电话：地址：序号设备名称规格型号单位数量单价总价付款周期备注合计人民币小写：人民币大写：收货资料收货人：电话：提货方式：自提 送货上门交货时间： 交货地址：备注 经办人： 购货单位公章： 年 月 日供货方确认：审批签字：审批日期：回复时间：订单号：5.货物入库 合同签订后，采购人员负责催促交货

4、，确保货物能够按申购部门要求的时间及时入库。收到供应商的货物后，要对照交货单和自己的订购单检查货物。使用部门要及时组织验收，确认采购的物品是否符合要求。采购人员要根据收到的货物填写入库单，库房人员要签字表示货物进库。入库单供货单位：序号设备名称规格型号单位数量单价总价付款周期备注收货人： 入库日期： 年 月 日6.支付货款会计部门收到发票后，对照交货单、入库单和订购单，三单设备名称、数量应当相符，经财务主管签字批准，支付货款。（四）注意事项1.在自己的职权范围内，依照规定的程序进行购置，要多征求使用者的意见；2.从申请采购到入库形成整套购买文件；3.按照进货、验货程序检查所购设备的型号、质量、

5、数量、价格及相应单据；4.若发现提供的货物或票据不符合要求，要立即与供应商联系；5.妥善保管设备采购的相关文件及单据。二、采购预算方案的制订（一）采购预算方案的制定原则（二）采购预算方案的编制程序（三）编制预算方案的注意事项（四）常用预算编制方法（一）采购预算方案的制定原则1.真实性原则2.重点性原则3.目标相关性原则4.经济合理性原则1.真实性原则采购费用的预测必须以实际的市场调查为依据，对每一项目的数字指标运用科学合理的方法测算，力求各项数据真实准确。 2.重点性原则预算编制要做到合理安排各项资金，在兼顾一般的同时，优先保证重点支出。预算安排要先保证基本支出，后安排项目支出；先重点、急需项

6、目，后一般项目。3.目标相关性原则采购的设备应与办公活动的任务目标相关。4.经济合理性原则预算应经济合理，在不影响任务目标的前提下提高资金的使用效率。（二）采购预算方案的编制程序1.确定核算基数2.进行市场调研3.确定种类、型号和价格4.编写预算方案5.征求意见，完善方案1.确定核算基数确定预算的核算基数实际上就是要确定采购费用的总额。确定时应根据办公活动的实际需要、具体项目的目标、公司的财力等统筹安排，在具体操作方法上，可以参考上一年度或者类似项目的实际支出，确定一个核算基数。有些办公设备高、中、低档差价是非常大的，确定了总额之后，基本上就能定位所购设备的档次。2.进行市场调研可以通过上网等

7、各种方式了解所要采购产品的型号、价格、功能等详细信息。对于以前从未购置过的设备、大型贵重设备或批量购买设备，要对多家供应商进行比较。调查的信息要周到全面，例如，要全面比较设备的性能、功效、价格、付费方式、供货时间、交货方法、售后服务以及供应商的信誉等。3.确定种类、型号和价格根据核算基数与调研结果，确定购买设备的种类、型号及价格。确定时要注意明确以下问题：（1）此次采购是要解决什么问题？（2）这些采购的产品是不是必需的？（3）可选择的产品有哪些？有没有比目前的方案更经济、更高效的方案？（4）各项产品的重要次序是什么？（5）从实现办公目标的角度看到底需要多少资金？4.编写预算方案预算方案要进行科

8、学的可行性论证，提出项目的效益目标、技术标准、动用的公共资源、支出标准和测算依据等。5.征求意见，完善方案制订好的预算方案要交使用部门征求意见，进行协商。对预算方案进行修改完善后，交上司审批，然后再执行。（三）编制预算方案的注意事项（四）常用预算编制方法1.传统预算法2.零基预算法1.传统预算法2.零基预算法三、调配办公资源（一）办公资源管理概述（二）办公资源管理的基本程序（三）办公资源管理的注意事项 （四）办公资源管理软件简介（一）办公资源管理概述（二）办公资源管理的基本程序1.了解情况2.分类管理3.建立档案4.定期进行数据分析1.了解情况了解本单位所有办公资源的基本情况，包括名称、放置的地点、功能情况等。2.分类管理对单位所有办公资源进行分类，如设备类、日常用品类、行政用房类、车辆类等，每一类都要单独建立账册。3.建立档案4.定期进行数据分析（三）办公资源管理的注意事项 1.无缝建档2.及时更新3.及时清退4.掌握信息1.无缝建档必须要对单位所有的办公资源进行建档，明确每一项资源所在的位置，在需要的时候能够迅速找到它们。2.及时更新要注意及时更新记录，办公资源的变动情况要记录在案，能够真实地反映目前的实际使用状况。3.及时清退要注意按规定清退办公用品和设备，即在有员工离开本单位的时候，要提醒并监督该员工交回领用的办公用品和办公设备。 4