利用过程中的档案保护工作探析

1、利用过程中的档案保护工作探析一、加强利用过程中档案保护工作研究的必要性和紧迫性一方面，档案利用是一个极为复杂的过程，它是档案分开正常的保管环境后最容易受到损害的工作环节。其一、由于人的介入，利用环境必须兼顾到档案和人的双重舒适性，然而实际上人的“舒适性和档案的“舒适性是有一定差异的，加之利用场所既定范围内较大的人流量，使得对利用环境的控制变得更为困难；其二、档案部门对电子档案的利用保障才能不强。利用效劳人员素质良莠不齐、网络传输平安保障程度不高、抗干扰才能不强等都在威胁着档案的平安。另一方面，目前各档案馆对利用环境并没有严格的规定，相关的标准标准尚不健全。在网上利用效劳方面，利用效劳部门的网络

2、平安防护技术普遍较低、利用人员的平安防护意识不高、平安制度落实不到位、利用过程中无意侵权等一系列问题交织在一起，不仅严重束缚了利用工作的开展和档案价值的发挥，还给档案自身的平安造成极大威胁。因此，积极着手加强档案利用过程中的保护工作尤为迫切。二、档案利用环境的模拟构建对于档案利用错综复杂的多元环境，笔者采用实验模拟的方法对危害档案载体平安的“硬环境和影响档案利用行为和档案信息平安的“软环境进展了剖析和研究。1、交变的温湿度环境，模拟档案从库房到利用场所、从保存环境到展览环境、从库房环境到运输环境的交替及运输过程中的环境变化、灾害环境如火灾、冰冻等现实环境。2、光照环境，模拟复印机、扫描仪数码复

3、印机的照射，展览时的灯光照射，阅览室内的灯光包括桌面灯照射等现实环境。3、正常利用时的温湿度环境，模拟机器设备的运行温度、档案阅览室的温湿度等现实环境。4、非常规利用条件下的干热环境，模拟遭遇特殊情况如火灾、爆炸等超高温条件下的温湿度环境、档案展览中的长时间高温照射等现实环境。5、利用时的磨损环境，模拟自然灾害如地震、泥石流等造成的档案实体损伤、人为损伤如档案在拿取和运输过程中由于操作失误或装具原因造成的划伤或折损等、设备对档案的损伤如光驱中的灰尘在读盘时对光盘的划伤等、档案数字化过程中的损伤如扫描时拆装档案时的损伤等现实环境。三、加强利用过程中档案保护工作的相关措施一以强化档案利用过程中的载

4、体保护为根本1、在阅览室、缩微阅读室等档案利用场所应采取防紫外措施紫外光对纸张的耐折度和字迹色差有着很大的影响。用300的紫外光连续照射24小时后，手稿纸、打印纸和绘图纸等三种纸张的耐折度均下降了一半以上，胶片的密度也降低了一半。国家行业标准?档案馆建筑设计标准?jgj25-86对防紫外光照射也有明确的要求：“档案库及查阅档案等用房均应消除或减轻紫外线对档案、资料的危害。天然采风的档案库及其他业务技术用房应选用防紫外光玻璃和采用遮阳设施，防止阳光直射。档案库及查阅档案等用房采用人工照明时，宜选用乳白灯罩的白炽灯，假如用荧光灯时，应有过滤紫外线和平安防火措施。2、严格控制对纸质档案原件的复印利用

5、，引进更为先进和高效的复印方式纸质档案原件，特别是保存年代较为长远的档案原件，其自身的理化性能较为脆弱，复印机光源高强度的照射会对其造成严重的伤害。纸张在复印40-60次后到达临界状态，之后纸张的性能将有大幅下降。为减少原件的利用次数，目前普遍采取的是以复制件代替原件的方法，并进展定期的检查和互拷贝。这种以物易物的方式既加大了工作人员的工作量，又不能从根本上解决原件的利用问题。通过对纸张在复印机光源和扫描仪光源数字复印机光源照射下的比照实验得出，传统复印机光源对纸质档案产生的损伤要远大于扫描仪光源。因此，建议档案馆引进新一代的复印设备数字复印机，对档案原件进展一次扫描录入作业，根据需要屡次输出

6、，从根本上缓解档案屡次复印给档案工作和档案本身带来的压力。3、纸质档案数字化的必要性验证实验中，经过连续5次扫描后，手稿纸、打印纸和绘图纸的抗张强度分别下降22.38%、27.10%、34.06%，耐折度分别下降35.29%、13.27%、34.48%。由此可见，屡次连续扫描对纸张的物理性能有很大的影响。尽管在档案数字化时原件只需经过1-2次扫描，危害不大，但在实际操作过程中，往往会因为客观条件或人为失误等原因，使得原件不得不经过屡次扫描，加之局部档案之前已经过复印机、缩微拍摄机等不同类型的光源照射，必然对档案原件造成严重的损伤。为此，建议档案部门在纸质档案数字化之前先对数字化扫描的必要性进展

7、充分论证，在扫描过程中也应严格控制扫描次数，一般以不超过2次为宜，对于已进展屡次扫描的原件必须进展及时的检查和抢救修复。4、电子档案光盘存储载体的选择光盘一直以来都被认为是目前电子档案最适宜的存储载体。然而当今it市场上光盘品牌繁多、种类各异、开展迅速如第三代存储光盘bd蓝光光盘和hd-dvd的容量已达15-25g，加之业内对此尚无权威的参考标准，如何选择一种合适存储电子档案的光盘成为困扰档案部门的一个实际问题。本文试图通过三种品牌光盘在各种实验环境中的测试，构建一个光盘选择的范例。在汇总三种品牌各存储格式光盘的实验结果后，运用层次分析法ahp，按测试的条件搭建评价体系对光盘进展分层评价和打分

8、，最终结果如下：当存储avi格式的文件时，得分顺序依次为：sl-dvdsny-dvdqh-dvd；当存储p3格式的文件时，得分顺序依次为：sl-dvdqh-dvdsny-dvd；当存储jpg格式的文件时，得分顺序依次为：sny-dvdqh-dvdsl-dvd；当存储txt格式的文件时，得分顺序依次为：sny-dsny-dvd，即d盘存储txt格式文件更适宜。综合得分的顺序依次为：sl-dvdsny-dvdqh-dvd，在此试验中三菱盘的质量最好。在实际选购过程中，除考虑光盘质量外，还必须结合市场价格、盘片容量、刻录类型、自身需求等因素综合取舍。5、关注档案在阅览、展览、运输等利用场合的平安由于

9、人的参与，档案的阅览和展览等利用环境与库房保管状态相比有很大的变化。一般情况下，在阅览或展览场所，室内湿度控制在70%左右，温度控制在28左右，这是人较为舒适的环境，但却会给档案带来一定的伤害。为此建议：在提供纸质档案和胶片档案阅览时，要严格控制阅览环境的光照和温湿度条件以及档案进出库的时间；在阅览室等利用场所与库房间设立专门的过渡区间，用于档案进出库和高密度重复利用时的环境调控和时间平衡；对光盘的读盘时间进展控制，一般一次性连续读盘控制在3-4小时内；做好纸质档案展览，特别是异地展出时的小环境控制，对档案展览柜进展实时监测，采用硅胶、设备调控等多种方式对展览环境进展调节，减少档案出库利用时的

10、损伤。档案平时展览时还涉及档案运输问题。除了温湿度环境的控制外，运输环境有别于阅览环境的最突出特点就是运输过程中的颠簸，极易对档案造成物理损伤。经实验证明，光盘受磨损条件的影响较大，其次是胶片。保护层的磨损使介质记录层受到威胁，光盘误码率上升，胶片密度下降，在屡次摩擦后甚至出现不能读盘的现象。纸张尤其是手稿纸，各项性能指标随着摩擦次数的增多也有不同程度的下降。因此，建议在档案特别是珍贵档案原件运输过程中，应做好密封防震工作，装具内应填装塑料泡沫等减震物质，档案和装具应堆叠有序，到达目的地后应进展检查和清理。另外，在利用场所还应注意保持空气的清洁和光驱、缩微阅读器等设备的稳定，力求防止利用时灰尘

11、等漂浮物质对档案造成的破坏和影响。6、做好利用场所的平安防护工作档案利用过程中意外性的火灾等灾害也直接对档案的平安产生着威胁。实验中通过对干热环境的模拟，测试了高温条件对三种档案载体的损伤情况。从测试数据看，纸张和光盘受高温影响较大，胶片相对较校纸张由于失水量逐渐增加，质量、耐折度、抗张强度和白度等指标均有显著的下降，其中打印纸的降低幅度最大。光盘在干热2小时后也出现盘面弯曲、破裂、不能读盘等现象。由此可见，高温环境对档案载体的影响相对较大。在平时，重在防火防灾，而灾害发生后，还应做好对利用场所二次灾害的防护工作，火灾发生后容易引发水灾、泥石流和坍塌等二次灾害。实验中通过上下温交变环境模拟了二

12、次水灾的状况，结果说明，其危害程度要略高于干热环境，即二次灾害的危害要大于火灾本身对档案载体造成的损害。为此，在一次灾害发生后对档案进展及时的隔离抢救也是档案利用场所平安防护工作的一项重要内容。二以狠抓利用过程中的管理保护为重点1、强化人员管理，进步利用人员素质1着力强化利用效劳人员的保护意识和保护技能档案馆的利用效劳人员是整个利用过程的引导者，也是确保档案平安利用的督导者。要培养一支合格的利用效劳队伍必须从以下几方面着手：第一，培育良好的职业情操，锻造过硬的业务技能；第二，加强教育，强化利用效劳人员的档案保护意识；第三，进展专业培训，进步利用效劳人员的档案保护技能。2注重对利用者档案保护意识

13、的宣传和培养档案利用者是利用过程的主体，也是影响到档案平安利用的直接关联者。因此，对普通用户进展档案平安利用的宣传和教育是保护档案的主要方法。例如，在档案宣传工作中，将档案保护意识合理融入档案的价值论中，辅以进展法律法规的警示教育，用正反例证的方式向群众宣讲和普及，已到达档案利用和保护“双赢的效果。2、注重标准化管理，构建有序的利用环境1标准制度的制定一套标准的利用标准不能仅仅是一份张贴于阅览室门前的布告，它应该是一套涵盖和囊括整个利用过程及其相关因素在内的规那么体系，作者认为至少应包含档案利用效劳人员的工作守那么包括必备素质、监管职责、接待程序、利用借阅手续和考前须知、对突发事件的处置方法、

14、利用完毕后的平安检查和处理程序等、利用设备的管理标准包括设备的介绍与日常维护、设备的使用操作和考前须知等、利用者手册包括馆藏介绍、利用须知、利用程序及考前须知、相关法规惩办措施摘编、意见反应等、利用环境控制标准包括借阅室等利用场所的布置，温湿度、光源、空气质量、防火防盗等方面的设计要求等要素。2标准制度的执行档案利用规章制度假设在制定后不能得到彻底的贯彻落实，就是一纸空文。要实在落实标准制度，就要做到：一、实行严格的责任制和赏罚制度。对利用效劳人员必须有明确的责任分工和相应的考评标准。对利用者违背利用规章造成档案损坏或档案信息泄露的应根据规定予以相应的惩办，情节严重者还应按照相关法律法规予以刑

15、事或民事处分；二、排除干扰，公正执法。档案利用人员应严格遵照已有的规章制度，秉公执法，不徇私情，以保证整个利用环境的平安有序；三、建立全方位的检查机制，包括对工作人员的效劳工作、利用设备、利用环境等的全面检查。3标准制度的修改与完善一般而言，标准每5年就应复审修订一次，馆内制定的利用标准更应如此。一方面，由于电子信息技术和网络技术的开展使得电子档案的载体和储存利用方式都处于不断的更新和变化之中，档案利用标准应根据新情况进展及时的补充和修订。另一方面，在实际的利用过程中，现有的利用标准可能会存在不适用或不完善之处，应及时进展修订，以不断完善利用标准制度体系。3、加强监视管理，保持良好的利用秩序监

16、视管理是确保档案平安利用的一种重要管理手段，通过对利用情况全面如实地记录，客观地反映利用过程中暴露出的问题，进而为解决问题和改良工作提供参考和根据。第一，形成“人员管理链。为确保利用效劳人员的工作标准到位，建议馆内适当指派一至两位主管指导或部门指导不定时地对效劳人员的工作情况进展抽查或跟踪检查，利用效劳人员对利用者的利用行为进展监视，形成一级对一级的监控链，有效地对利用人员引发的利用平安问题进展防范和控制。第二，对利用全程的监控管理。利用安装监视系统等手段，对利用者从踏进利用场所开场直至利用完毕检查入库的整个过程进展全程监管，以进展有效的先期预警。第三，对档案信息流向的有效监管。目前通过网络域的设置、身份认证、分级审查技术等可以从一定程度上限制信息的流动范围，但要对档案信息进展更为准确的监管还需要档案部门和相关信息部门的进一步研究。注释：目前越来越多的档案馆开场引进或方案引进数码复印机以替代模拟复印机，为使数据更全面更贴近实际，本实验中将数码复印机的光源与扫描仪的光源一并进展测试。钱唐根：?珍贵档案异地展览保护讨论?，?上海档案?，2022年第