合同管理制度

1、合同管理制度本管理制度规定了公司所有合同的签订、借阅、保密、统计、保 管的具体工作流程.本管理制度适用于公司安全评价合同、技术服务合同的日常管 理。一、从本制度颁布实施之日起，公司办公室全权负责公司所有合同的 集中统一管理。公司办公室兼任专职档案员。公司办公室具体职责与权限如下：1、负责公司所有对外合同的标准文本的拟定（甲方特别要求的除外）。2、负责公司所有合同文本的发放、盖章、收集、整理、鉴定、保管、 统计、提供利用、建立电子版查询目录、建立科学的管理体系。3、办公室有权对各部门应归档的合同的形成过程进行监督指导提出 建议和意见，有权对给此工作造成严重后果的部门、人员报请领导给 予处罚。二、

2、合同的签订与归档流程：1、公司各部门因工作需要签订合同时,需在办公室处办理标准合同 领用手续，并在合同领用记录上签字确认，标注合同领用名称、 数量、用途、时间、预计合同返回时间、领用人。以便办公室追踪 合同的归档.办公室必须在部门经办人要求的时间内及时提供相应 的标准合同。（附件：合同领用记录）2、合同的盖章手续由办公室完成，流程如下：（1）对于需要办公室提供盖章合同文本的合同，部门合同签订人预 先通知办公室，在办公室办理签章申请，办公室在部门合同签订人要 求的时间内按印鉴签章管理制度相关规定办理好合同的签章手 续。然后将签章后的合同移交申请部门.（2）对于公司后签章的合同，先领用空白合同文本

3、，对方公司签章后， 再返回在办公室办理签章申请，办公室在签章申请要求的时间内按印章管理制度相关规定办理好合同的签章手续然后将签章后的 合同，一份原件留存归档，剩余合同返交申请人。3、公司各部门签订归档的合同资料必须齐全、完整。4、公司各部门合同签订完毕。必须在工作完毕三日内整理、上交公 司办公室，办公室不能拒绝归档,以维护公司合同的完整性。5、办公室必须根据合同领用记录登记的合同返回时间，及时跟 进合同的返回情况。6、合同收集归档后，办公室必须将合同原件，交办公室主任归档留 存，办公室提供全套公司合同文本复印件给财务室以便财务进行财 务核算。三、合同的借用与查阅1、凡公司员工因工作需要借用或查

4、阅合同原件，需经本部门主管领 导口头或书面同意，在办公室处办理有关登记手续后，方可借用或查 阅.（附件：合同借用、借阅记录）2、借阅合同原件者不准剪贴、撕毁、涂改、拆页或用笔勾划，要保 持合同原件的整洁，对查、借阅后的合同办公室必须当面点清，详细 检查.四、合同的保密1、合同管理的保密规定，凡应上交公司办公室的文件不得分散和私自 保存.2、办公室行不得对他人泄露合同内容，未经领导同意不得翻印、复印 文件。3、借用、借阅完毕，应及时归还，文件及合同入柜加锁.4、办公室应定期核对、清理所有合同、做到物、帐一致。5、遵守保密制度，造成失密者，公司办公室有权提请公司有关部门视情节轻重给予处分.五、合同的文本管理1、公司办公室应建立合同的统计总册.对各类合同分别应有准确的顺序编号、统计数和年总数,同时做 好合同的总统计工作。及时进行合同数目的增减。2、合同文本归档后，应及时进行分类、编目、登记，并存放在专用的 文件柜内。文件柜必须符合要求,文件柜内应保持清洁，做到无虫蛀、 无鼠害、无霉烂、防火、防潮、防盗。3、每半年核对一次所有合同顺序号