合同管理制度2014325

1、附录I(规范性附录) 商务合同管理制度 修改码：0一、目的为规范深圳市深供供电服务有限公司（以下简称公司）的商务合同管理工作，预防、减少和及时解决合同纠纷，维护企业合法权益，提高经济效益，特制定本制度。二、适用范围本制度适用于公司及分公司签订的各类业务商务合同与协议。 三、职责各部门负责与本部门相关的合同编制、初审、合同范本修订及合同履行情况反馈。经营部负责商务合同的归口管理。财务部负责从职责和专业角度对合同进行专业审核和监督。行政人事部负责劳动合同的签订、整理及归档。分公司负责项目安全合同的签订、整理及归档。分管领导负责合同的审核。总经理负责合同的审批（或者授权审批）及签署。四、管理内容与方

2、法4.1总则任何单位和个人不得利用合同从事违法活动，扰乱公司经营管理秩序，损害公司利益、国家利益或社会公众利益。公司合同的管理、承办、审核、履行和档案管理人员等，对合同负有保密义务，严禁泄露公司商业秘密。签订合同实行洽谈权、审核权、批准权相对独立、互相制约的原则。任何合同均需按照合同审批程序批准后，方可签订。4.2 合同订立除工程类项目，凡金额在1万元以上或提供常规性服务的均应签订合同。合同订立前，应从以下方面对合同相对方的主体资格、资信状况及合同内容进行调查和确认：合同对方的主体资格应合法，具有相应的履约能力和信用，合同对方应具有经年检的合法营业执照，其核载的内容应与实际相符；拟订立合同内容

3、应符合合同对方的经营范围，涉及专营许可的，应具备相应的许可、资质证书。对方不是法人或拟签约人不是法定代表人时，还应提供合法、完备的授权委托书原件。涉及代理的，对方还应提供合法、完备的代理资格证明。项目、工程、设计、设备或软件的技术应先进科学，符合实际使用或应用的要求。质量技术标准、验收标准和技术服务等条款应明确、具体并具有可操作性。合同的主要条款应与中标标书内容一致，合同价款应与中标价格一致。合同必须以书面形式订立，并使用国家有关部门颁布的标准合同文本或公司合同范本；没有标准文本或范本的，合同的格式应符合有关法律法规和规章的规定。合同范本仅对某类合同的一般性条款作出约定，具体条款如标的、规格、

4、数量、履行地点和时间、价款、支付方式、质量技术标准、验收标准、保修等条款，由实施部门根据具体情况约定并填写。合同的法律性条款包括保密、知识产权和其他民事权利的保护、违约责任、不可抗力、争议的解决、合同的生效等，不得做不利于公司的修改。对合同范本进行修改的，必须在审核合同时明示。合同一般应具备下列条款：当事人的名称、地址、开户银行；标的；质量技术标准、规格和数量；价款及支付方式；履行期限、地点和方式；验收；违约责任；合同争议的解决方式；合同签订的时间、地点等。其中通信设备买卖或工程合同还应包括包装、运输、保险、安装、初验和终验、技术服务和保修条款；涉及知识产权的合同还应包括知识产权的归属、许可、

5、保护和纠纷的处理条款等。合同争议的解决方式条款：约定诉讼方式的，应尽量约定双方发生与合同有关的争议无法协商解决时，应向我方住所地法院提起诉讼； 签订合同应当按照合同审批审核流程规定办理。（具体流程详见附件二）所有商务合同都应按顺序统一编号。（具体编号详见附件一）合同及其有关的书面材料，应当语言规范，字迹（符号）清晰，条款完整，内容具体，用语准确、无歧义。合同的订立应遵循事先签订的原则。凡超过合同开始履行时间一个月的，均应提供倒签说明，须由部门负责人签字确认。凡已过合同期限事后补签合同的，提供倒签说明，须由部门分管领导签字确认。（倒签说明范本详见附件三）公司对外签订合同，应由公司法定代表人或授权

6、代理人进行。未经授权，任何人不得以本公司名义对外签订合同。签订合同，应当加盖公司公章。严禁在空白合同文本上加盖公司公章。单份合同文本达二页以上的须加盖骑缝章。4.3合同审签程序签订合同前应严格按照审核流程审核合同。未履行审核程序的合同，除经公司领导事先书面授权外，不得签字盖章，财务部也不予办理结算事宜。公司相关部门应严格按照职责分工，高质高效地完成合同审核工作。具体审核流程详见附件。合同实施部门负责审核的内容是：技术、规格、型号、双方权利义务、具体操作等业务条款必须明确、具体和完备。项目、工程、设备或软件的技术应先进科学，符合实际使用或应用要求。 技术措施完备、可行，技术标准和参数科学、真实。

7、 质量技术标准、验收标准和技术服务条款应明确、具体并具有可操作性。 可以提供技术业务支撑。其他应由技术、业务或支撑部门审核的内容。财务部负责审核的内容是： 价款、酬金的确定应合法、合理、完备。价款的结算支付方式明确、具体、合法。防范财务风险。其他应由财务部审核的内容。 经营部负责审核的内容：合同内容、形式和程序合法、有效。合同条款具体完备。合同文字表述严密、规范、准确。合同履行了审核程序。其他需要提供的材料。实施部门应在3个工作日内完成合同整理及初稿，经营部及财务部门各1个工作日内完成审查，并在合同审核表中写明审查意见后。审查部门认为合同对方不完全具备履约能力或资信不明的，实施部门应要求对方就

8、其履约能力提供担保，无可靠担保财产或担保人，不得与之签约。合同对方具有下列情况之一的，不得与之签订合同：资信不明或资信状况不好的。履约能力差或无履约能力的。合同标的价值超过签约当事人固定资产或注册资金的。超出经营范围的。无法人资格未经授权委托的。签约人非法定代表人未经授权委托的。有证据证明对方经营状况不良、资不抵债，或涉及重大债务纠纷，企业法定代表人涉嫌犯罪的。其他违反法律、法规和规章的。4.4合同履行、变更和解除4.4.1合同履约管理依法生效的合同，应当全面认真履行。合同履行部门应接受合同管理部门对履行情况的监督检查。实施部门在接收标的必须经过严格的验收程序。对不符合制度和合同约定的标的应在

9、法定期限内及时提出书面异议。在履行合同过程中，根据情况的变化，应当对对方当事人的履行能力进行跟踪调查。公司未能按约定履行合同时，合同实施部门应及时向部门领导汇报，同时通知经营部。合同实施部门应与对方当事人积极协商，采取必要措施，避免或减轻公司法律责任和经济损失。如对方当事人不履行或不全面、不适当履行合同，合同实施部门应在法定或约定期限内以法定或约定方式向对方提出书面异议或整改通知，同时合同实施部门应及时向部门领导汇报，尽量与对方当事人协商，用书面形式要求其继续履行合同。合同结算必须通过公司财务部进行。对于合法有效的合同，公司财务部必须在合同约定的期限内结算。对未经合法授权或超权限签订的合同，财

10、务部有权拒绝结算。与合同有关的协议、文本、电报、电传、信件、图表、会议纪要等文字材料和单据、凭证等，均属合同相关文件的组成部分，应妥善保管并存档。4.3.2合同的变更和解除公司因故变更或解除合同，应当及时以书面形式通知对方当事人，说明变更或解除合同的原因和请求对方书面答复的期限，尽快与对方当事人达成变更或解除合同的协议。发现对方当事人不履行或不完全履行合同时，应当催促对方当事人采取有效补救措施，收集、保存对方当事人不履行合同的有关证据，并及时向公司报告。公司遇有不可抗力或者其他原因无法履行合同时，应当及时收集有关证据，并立即以书面形式通知对方当事人，同时积极采取补救措施，减少损失。4.5 合同

11、纠纷处理合同履行中发生争议时，应当在法定或约定的期限内，采取以下方式处理：协商解决。依法提请上级主管机构调解。根据合同约定的争议解决方式解决。依法提起诉讼或申请仲裁。为避免和减少合同纠纷案件，出现合同争议时应尽量通过协商方式解决。合同发生纠纷后，需要委托代理人参加仲裁或诉讼活动的，应当及时委托有资质的代理人参与处理纠纷。合同发生诉讼、仲裁等纠纷时，合同实施部门应立即将纠纷情况报告公司法人代表或分管副总经理，同时主动会同相关部门，研究解决方案。合同纠纷的解决方案应通过公司总经理的批准。行政部负责选聘律师，并办理授权、出庭和相关手续。合同实施部门及经营部应指定专人配合律师处理纠纷。在处理合同纠纷过

12、程中，对于可能因对方当事人的行为或者其他原因，使判决不能执行或者难以执行的案件，应当及时向法院申请财产保全。合同纠纷发生后，应当依法采取一切措施，积极收集、整理有关证据。在证据可能灭失或者难以取得的情况下，应当向法院申请保全证据。向法院提供原始证据时，必须先行复制，并请求法院的承办人员出具证据收执。解决合同纠纷的申请书、起诉书、证据、答辩书、协议书、调解书、仲裁书、裁定书、判决书等，在结案后十日内，由公司备案。4. 6合同资料管理合同档案应包括谈判记录、来往函件、合同文本、合同审核表、业务请示签报表等资料。合同应按公司档案管理规定及时归档。4.7 其他凡有下列情况之一的，公司应追究责任人的行政

13、、经济责任；构成犯罪的，移交司法机关依法追究刑事责任：（一）未经授权或超越授权范围以公司名义对外签订合同的。（二）违反合同审核程序对外签订合同的。（三）在合同签订履行过程中以权谋私、泄露商业秘密或玩忽职守的。（四）其他情况五、附件附件一：合同编号规则附件二：合同审批流程附件三：倒签说明附件一合同编号规则SG WY QJ 2013 001XX#(00) 补充协议流水号 该年份内所签合同份数顺序号 合同签订年份 合同类型或业务缩写 业务实施部门缩写公司缩写例如：SGWYQJ2013008（02）该补充协议是深供市深供电服务有限公司物业分公司在2013年第签订的第8份清洁合同的第二次补充协议。一级编

14、码：公司缩写规则，如下表所示：公司名称缩写深圳市深供供电服务有限公司SG二级编码：业务实施部门缩写规则部门缩写物业分公司WY餐饮分公司CY工程分公司GC行政部XZ人力资源部RZ财务部CW经营部JY质安部ZA变电服务部BD三级编码：合同类型或业务缩写规则合同类型缩写电梯合同DT空调合同KT保安合同BA清洁合同QJ绿化合同LH农副产品合同SC零星维护合同LXWH购销合同GX其它合同QT注： 1、电梯合同包括电梯维修及电梯日常维保合同 2、空调合同包括中央空调水质处理、空调维修及空调日常维保合同 3、保安合同包括保安合同、前台客服合同、水电工合同 4、清洁合同包括清洁合同、水池清洗合同、消杀合同、化

15、粪池清洗合同、生活废水处理合同、二次供水设施清洗消毒合同、外墙清洗合同 6、零星维护合同：包括其它设施维护合同、其它日常维修合同、工程维修合同、改造工程合同7、其它合同：其他非常规临时性合同、物业专项、软件服务合同四级编码即合同签订年份。如：在2013年签订的，该级编码即为：2013五级编码：该年份内所签合同份数顺序号。根据合同签订先后顺序编流水号如：007补充协议编码规则补充协议是指对合同的补充、变更、解除等而订立的协议，在与合同公用一个编号的前提下，根据补充协议的签订顺序在流水号后用扩号加两位阿拉伯数字以“01”开始“99”.附件二收入合同签订流程分包合同签订流程 合同审批表合同名称合同编号合同范围价格总价合同期限合同签订方甲方： 乙方：合同份数份单份合同页数页合同附件名称及其页数合同经办人电话合同经办部门意见 送达时间： 年 月 日 年 月 日实施部门经办人意见 送达时间： 年 月 日 年 月 日实施部门意见 送达时间： 年 月 日 年 月 日财务部门意见 送达时间： 年 月 日 年 月 日实施部门分管领导意见 送达时间： 年 月 日 年 月 日