大型购物广场采购管理制度

1、xxxx购物广场有限公司采购管理制度一般采购流程图：采购目标以公平且具有竞争力的价格采购到质量和数量得到保证的、在规定时间和地点交货的物资或服务；减少采购延误，防止供应不足；减少重复采购、浪费和报复损失，降低存货成本；维护企业商业信誉，与供应商共同发展，提高企业市场竞争力；采购类型本制度适用于公司后勤采购、固定资产采购、企划采购、物业采购等所有采购事项。后勤采购包括办公用品、日用品、日常维修、清洁用物料以及公司后勤相关服务采购等，统括部是后勤采购和固定资产采购的管理部门。固定资产采购参见030501-xx杉杉-投资管理及020112-xx杉杉-固定资产管理。企划采购事项包括活动用礼品采购、广告

2、发布、承揽合作公司的选择、企划活动执行公司的选择等，企划副部长是企划采购事项的负责人员。物业采购事项包括广场各类设施布置、设施维修、设施改造等的物品和服务供应单位的选择，物业副部长是物业采购事项的负责人员。其他采购事项由公司领导指定相关部门或人员负责采购。采购政策采购业务中应尽量做到以下不相容职务分离：请购人与审批人，询价人与审批人，审批人与采购实施人，询价人与验收人，付款申请人与审批人，审批人与付款人，请购人与采购实施人等。公司必须要与采购人员以及与采购业务有密切关系的其他部门或人员签订采购相关人员保证书。作为一家负责任的企业，公司为努力达到公正、公平、公开和诚实无欺的合作境界，要求重要的或

3、长期合作的供应商签订采购合同或协议之前必须先签订阳光协议。如果供应商因签订有效合同不执行、货物质量存在严重问题、存在欺诈行为，行业口碑差、被勒令停业或限制交易、面临破产、清算等，而给公司造成重大损失的，经过分管领导、财务负责人和总经理审批后，将被列入“供应商黑名单”。凡列入黑名单的供应商，将受到支付违约金、终止合同以及追究经济损失的处罚。具体采购过程（一）、采购申请需求部门经办人提出采购申请，注明申请采购事项，按照公司授权规定提交公司相关领导审批：预算内5万以下采购申请经部门负责人、财务部、分管领导、总经理审批；预算内5万以上（包含5万）的采购申请经部门负责人、财务部、分管领导审核，总经理审批

4、预算外的采购申请经部门负责人，财务部、分管领导，总经理审核，董事长审批；企划物料采购申请需根据企划活动物料需求情况及库存情况，填写企划物料采购申请表，报部门负责人、财务部、分管领导审核，总经理批准；预算内的且经总经办开会讨论的采购事项可以不提交书面的采购申请，以书面的会议纪要为准。经批准后的采购申请，如果在实际执行中发生变更，如金额超出原金额或采购内容发生重大变化，必须经原批准人员签字后方可执行。（二）、询价及确定供应商采购人员在洽谈某项物品或服务采购时，原则上供应商不得少于三家，如有必要，可以采用多轮洽商、多次谈判等方式进行，以便降低成本。单项采购金额在1万元以上或单价超过5000元的必须采

5、取3家以上的竞争性询价，采购人员需先确定采购的具体内容，并通知供应商提供盖章（公章或合同章）的报价单。报价单需包含以下要素：品名、型号、单价、数量、金额等明细要素；对方联系人及联系电话。如对方不能提供公章或合同章，需在评定报告中说明理由报分管领导、财务负责人、总经理审批。采购人员接到报价后，会同财务部、内控部等部门进行综合评定，报相关领导审批后执行。不需要询价的情形：对所采购项目有特殊性要求的，只能采用单一供应商或询价家数不可能达到3家以上时，请购人员必须出具相关情况的书面报告，经公司分管领导、财务负责人、总经理审批后执行；对可在大型规模、价格透明的规范性超市等采购到的物品，应保留小票并附在发

6、票后备查。其他总经理办公会批准的情况招标采购：50万以上的采购事项应通过公开招标的方式选择供应商。供应商评审流程对于重要的或长期的采购项目，可选择相对固定的供应商作为合作伙伴，选择过程中，采购人员事先进行调查，填写潜在供应商情况调查表，会同运营部、财务部、内控部等相关部门联合进行评审，包括企业规模、企业信誉、行业地位、价格、付款要求、质量保证、售后服务、持续经营能力等进行比较，经部门负责人、财务负责人、分管领导、总经理签字批准后方可纳入合格供应商名单。合格供应商名单中若有供应商为关联交易方则须注明。对合格供应商进行年度的多部门评审，包括供应商的供货及时率、质量、服务等。（三）、签订合同1万元金

7、额以上的物资或服务采购必须签署采购合同。确定供应商后签订相应的合同，按照010106-xx杉杉-合同管理制度执行；审批权限预算内（非经营性资产）预算内（经营性资产）预算外备注总经理30万100万5万董事长30万且100万 100万且1000万 5万且100万 预算外采购申请报告董事长已批准的情况董事会100万 1000万 100万 未经总经理的授权，其他任何部门或个人没有与供应商签订采购合同、采购协议或下达采购订单的权力。对不以固定价格为基础的合同，如计时计料、成本加利润的合同、重要价格有待确定的合同等，应包括“有权审计”或“不超限额”的条款，申明有关该合同的账目、收据、记录和有形资产等有待审

8、计并不超限额。以下合同须经法务人员审核：1万元以上签订的对方合同或临时合同；采用格式文本，但对方提出新增条款涉及法律方面的；（四）、验收所有的采购事项必须进行恰当的验收，验收的内容包括但不限于数量、质量、交货及时性、服务水平等。 后勤采购物品须由使用部门、仓库保管员进行验收。企划采购事项须由企划副部长、运营部、仓库保管员三方进行验收。（企划活动、广告等的验收，需要内控部参与验收）物业采购事项须由物业副部长、运营部、内控人员三方进行验收。所有验收工作应出具书面验收单，参与验收人员签字，报相关领导审批。验收中发现不合格、不匹配、多送、少送等现象应及时联系供应商进行相应的处理。（五）、付款原则上不向供应商支付预付款。特殊情况下，如：购买特别紧俏物资必须支付预付款时，必须提交付款审批单，经财务审核后，按照授权经分管领导和总经理书面批准。原则上预付款不能超过合同总金额的30%，且应预留5%-15%的余款作为质保金。财务部根据用款申请、合同付款条件（预付款、中期付款、尾款）和验收单支付相应款项，具体按照010106-xx杉杉-付款及费用报销执行。五、 注意事项1、合格供应商在签订合同前必须签署阳光