大型购物广场工程招标管理

1、 030703-工程管理-工程招标管理 16/16xxxx购物广场有限公司内部控制系列文件 030703 工程招标管理xx 版批 准： xx-04-01发布 xx-04-01实施xxxx购物广场有限公司1.0目的本程序规定了xx杉杉公司工程招标的活动要求、招标工作流程等要求，旨在规范工程招标管理，在保证项目质量、工期等要求的前提下，以合理价格选择最佳中标单位或者争取工程中标机会，减少公司工程项目招标中的潜在风险。2.0制度要求2.1工程招标管理程序制定2.1.1公司制定的招标管理程序应当对招标机构职能、招标程序、投标机构职能及投标程序予以明确。2.1.2公司的招标管理程序经总经办会议批准后方可

2、执行，同时报杉杉集团内控部备案。2.1.3内控部人员应定期对本公司的工程招标管理程序的执行情况进行监督检查，并将检查监督结果以书面形式递交公司总经理办公会。2.1.4统括部应当会同内控部和财务部对业务主管人员就招标管理程序进行培训。并在培训后予以考核。2.2招标职能机构2.2.1公司设立招标工作小组具体负责招标工作，招标工作小组成员应由成本管理小组、财务部、工程管理部等相关人员组成，招标工作小组成员不得少于3人。招标工作小组必须经过总经办会议批准。必要时，公司可聘请外部招标代理机构，共同执行招标工作。内控人员应当全程监督招标小组的工作，集团审计部门有权检查监督招标工作小组的工作。2.2.2招标

3、工作小组独立开展招标工作，招标工作小组成员应尽量避免单独接触投标单位及其相关资料。2.2.3公司应当成立评标委员会具体负责评标工作，评标委员会成员应由工程管理相关部门领导及相关技术人员等组成，评标委员会成员不得少于3人，且应尽量避免与招标工作小组成员重复，同时，利益相关者应回避。评标委员会成员应尽量避免单独接触投标单位及其相关资料。2.3工程招标工作范围2.3.1以下项目都必须通过招标方式选择合作单位：50万元及以上的勘察 50万元及以上的公司对外发包工程或公司指定的分包工程50万元及以上的监理聘请50万元及以上的设备采购50万元及以上的甲供材料（或甲方限价）施工工程中的材料采购。 2.3.2

4、 招标方式应用的几种特殊情形： 符合 2.3.1所属情形，如确实遇特殊情况，不通过招标方式的，工程部编制非招标项目申请表（见附表3）报工程招标领导小组审批。 采购金额小于2.3.1限额，及其他不通过招标方式的，非招标项目审批表应报总经理审批，且采购比价不得少于3家，保存相关比价记录。 涉及国有垄断性行业的，可以不通过招标方式。 设计单位的选择：可以用招标流程；也可以采用选择3家以上单位，进行设计理念、方案汇报，报价比较，由招标小组成员集体参与讨论决定单位的选择。其中应选择在类似工程中有较好口碑的设计单位。2.4 工程招标管理要求2.4.1招标小组的成立：招标工作小组应在招标工作开始前成立。2.

5、4.2投标单位的考察及筛选：投标单位考察的深度直接影响到中标单位的质量,各投标单位之间的竞争性直接影响到招标结果，因此项目公司应充分重视，至少应选一家宁波市范围外的投标单位；队伍的筛选应通过小组集体讨论确定，当参与投标的单位不超过5家时原则上应等考察完成后进行；每标段投标单位须3家以上；入选的投标单位之间应有一定的竞争性且均符合要求、具备完成发包内容的实力，避免陪标、串标、围标等现象出现。2.4.3没有特殊合理理由，公司招标中必须使用“工程量清单”，应用工程量清单模式招标，以确保能衡量投标单位投标报价的高低（监理招标、勘查招标、设计招标、招标代理、检测（测量）招标等无法编制工程量清单的招标除外

6、）。工程部及时通知财务部施工图完成情况，由财务部牵头组织编制工程量清单。2.4.4在完成施工图后进行招标的，招标前，工程管理部应牵头对施工图中未明确的主要材料进行确认。招标前须编制“招标控制价”或“标底”，由成本管理小组负责，财务部牵头主导。2.5工程招标工作程序2.5.1工程招标应采用公开招标或邀请招标的方式，但无论采取何种方式，都须有三家以上投标单位参与竞标。政府规定必须公开招标的，按政府规定的公开招标方式办理；其他本公司的招标，可根据实际情况选择公开招标或邀请招标。2.5.2工程部应建立供应商数据库，并对与供应商合作、了解的情况备注说明，供应商数据库应适时增加、维护说明；在相关招标时可以

7、从数据库中提取部分作为预邀对象，并填写供应商考察情况一览表（见附表4）及承包单位项目经理考察情况一览表（见附表5）。其中需重点审查项目经理在本地或周边地区建筑市场的代表性工程，对代表性工程有怀疑的，必要时可到现场实地察看有关资料，将不具备施工能力、不具备施工实力、玩空手道的挂靠公司及挂靠项目经理排除在市场大门以外。且承包单位的项目经理考察对象必须为日后施工现场的实际负责人。2.5.3招标工作小组组织成本管理小组、工程管理部、财务部等相关部门召开招标前工作会议（注：标前准备会会议纪要见表1），根据项目情况制定招标详细计划。招标计划应包括本次招标整个过程的计划工作节点、标底或招标控制价的编制、投标

8、单位来源选择、本次评标的基本方法等；成本管理人员负责涉及是否采用费率招标、标底或招标控制价等金额相关的条款。编制标底的，招标计划应讨论清楚制作何种标底，标底一般为暗标；同时应明确：标底是编制最高限价，还是区间价、中间价等方式。委托中介制作标底的，制作完成后，中介单位应当即密封，送达公司时，财务部应通知成本小组工程、内控部人员，3个部门一同接收标底文件袋，然后放入上锁柜中，到评标时，由3个部门同时打开，到评标会现场开标。（无论是公司自己招标，还是公建等委托代理中介招标，都必须通知中介单位，标底制作完成，立刻送达公司，由3个部门共同保管，评标时，3个部门共同打开，交评标会现场）编制“招标控制价”的

9、，应在招标文件中予以公布，作为招标的最高限价。委托中介制作的，制作完成后，中介单位应及时通知财务部，财务部组织有关人员对招标控制价予以审核（对清单说明、工程量、套用定额、采用信息价、取费标准等审核），并报工程领导小组审批。2.5.4工程管理部门主持编制招标文件，成本管理小组、财务部编制标底、审查修改标书中经济条款等工作。2.5.5标准招标文件由工程管理部门组织成本管理小组、财务部门、统括部共同起草，经公司招标工作小组审核后，作为公司该类招标的标准示范文本。2.5.6具体每个招标项目的招标文件需经招标小组审核，由招标工作小组负责人签字确认后方可使用。2.5.7招标文件应包括正文和附件。正文包括：

10、招标内容、招标范围、项目简介、工期、质量要求、造价要求、投标须知、投标截止日期、评标办法、开标时间和地点、违约责任及特别约定、相关规范、投标文件格式；附件包括：图纸目录、甲供材料表、重要材料暂定品牌规格表、拟签标准合同。2.5.8实行邀请投标的，选择投标单位的工作由招标小组主持，工程管理部、成本控制小组等部门共同参与并分别从承包商数据库中选择等数量的投标单位，拟邀请投标单位名单经总经理批准后进行邀请招标。2.5.9如承包商数据库中没有合适的投标单位，应由招标工作小组组织进行考察确定（考察人员不得少于三人且分属不同部门），补充、完善该数据库。2.5.10选择公开招标时，招标小组应通过法定相关网络

11、或报纸等渠道及时公布招标信息及截止日期。同时应当公布招标工作监督检查部门的联系人、联系方式。2.5.11在招标文件正式发出之前，必须对投标单位进行资格审查，审查通过后，由工程管理部填写招标申请表/招标文件审批表（见附表2）报招标工作小组审批后，向投标单位发放经盖章后的纸质招标文件。招标文件中应注明招标小组的书面联系方式，以供投标方有疑问时书面沟通。2.5.12招标小组和工程管理部根据招标的技术难度判断是否组织招标答疑会，如需组织招标答疑，则应在招标文件发出之后（需踏勘现场的在各投标单位踏勘现场之后）进行。招标答疑要做好记录整理工作，连同投标期间认为需要回答的投标方的其它疑问，以及对招标文件的修

12、改，共同作为招标文件的附件，在提交投标文件截止时间至少十五日前发给所有投标单位。2.5.13若不组织招标答疑会，招标工作小组及工程管理部等部门应当书面回复投标方的有关疑问并妥善保存相关记录。2.5.14投标单位投标后，相应的投标文件由招标工作小组收取并妥善保管，任何人不得在开标前私拆投标文件，查看投标文件内容。2.5.15招标工作小组主持开标工作，开标应邀请所有投标单位参与。开标工作应集体一起现场拆封，过程需作好开标记录，参加开标的全体人员签字确认。2.5.16评标由评标委员会依照评标办法独立进行充分、科学的比较和论证；评标人员应本着公平、公正、合理的原则，选择满足项目需求的投标单位。2.5.

13、17评标人员对投标文件有疑问时，可由招标工作小组负责传达并要求投标单位做出书面解释，但该解释不得对投标文件进行实质性修改。2.5.18评标委员会集体表决定标后，招标工作小组组长主持定标会议，向中标单位发出中标通知书，并将中标结果以书面形式通知其他投标单位。2.5.19发生下列情况须重新招标：投标单位相互串通投标，投标单位以向招标工作小组成员行贿的手段谋取中标的；投标单位以他人名义投标或以其他方式弄虚作假，骗取中标的；开标后，发现所有投标皆不满意，例如各标价皆高出标底价，不在合理报价范围之内。合格的标书少于三家的。2.5.20招标小组应指定专人负责招标资料的收集、整理、归档工作，全体参加评标人员

14、签字确认。2.5.21招标结束后，所有招标文件、评标办法、投标书等应统一在统括部进行归档。2.5.22在中标通知规定的合同签订时间内，由公司相关授权人员与中标单位签订承包合同。2.6 大额项目招投标的备案管理2.6.1定义：大额项目是指造价在1000万元以上的建设工程项目。2.6.2公司招标部门在向投标单位正式发出电子标书或书面标书同时，应向集团内控部/审计部传送正式的招标文件以及相关工程图纸、招标答疑文件、工程量清单等进行备案，集团内控部/审计部可以派员列席产业公司开标、评标会议。2.6.3列席人员不属于评标委员会成员，不享有决策权，但具有质询权和反映权。集团内控部、审计部有权对招标、评标过

15、程中存在不合规、不合理行为提出口头或书面质询，评标报告应对有关质询作出书面答复，并向集团内控部/审计部备案。集团内控部/审计部认为招标存在问题但产业公司未予纠正的，可以向公司的主管平台公司负责人和内控部/审计部主管领导反映情况。3.0流程图(另附)4.0政策4.1招标活动应当遵守公开、公平、公正、择优和诚实守信的原则，进行公开招标或邀请招标，一般情况参加招标单位不得少于3家。4.2 招标前须编制招标控制价即“标底”。4.3 没有特殊合理理由，公司招标中必须使用“工程量清单”，以确保能衡量投标单位投标报价的高低。4.4招标文件是公司的机密资料，禁止业务人员向承包商或其他无关人员透露其他承包商的投

16、标资料或公司的标书资料。4.5工程管理部应当主持承包商相关资料的收集、整理及预审工作，组织对通过预审的预选单位的考察筛选，并建立承包商数据库。原则上，所有项目招标都须从承包商数据库中选择投标单位。 4.6 公司财务部、内控部应当定期对工程管理部门和成本管理小组等部门执行招标管理程序的情况进行监督检查，发现业务人员违规编制招标文件或擅自修改投标文件者，将按照有关奖惩规定对责任人予以相应的处置。4.7原则上本制度每年修订一次，遇特殊情况时经授权审批后可随时进行修改。本制度最终解释权归属于xx杉杉公司总经办。5.0相关制度和表单表1标前准备会会议纪要项目名称招标标的主持人招标编号会议地点会议时间参会

17、人员会议决议招标形式：邀请招标 密封报价比选 议标 其他：_拟邀请合格投标人资质要求：招标方公司简介、标的概况编写责任人提交时间投标人须知、投标文件格式编写责任人提报时间标的范围和内容的编写责任人提报时间技术规范和技术要求责任人提报时间图纸提供（蓝图 套，光盘 张）责任人提报时间材料设备技术要求和材料样板提供责任人提报时间工程质量等级审核标准和验收规范编写责任人提报时间特殊部位的检验及验收标准和规范编写责任人提报时间工期要求编写责任人提报时间工程量计算规则及单价说明编写责任人提报时间工程量清单编制责任人提报时间工程计价方式和承包方式编写责任人提报时间报价要求说明和结算要求编写责任人提报时间付款

18、方式和履约担保收退方式编写责任人提报时间招标小组成员18. 与会人员签字：表2：招标申请表 招标编号：项目名称项目地址招标单位集团批文资金性质自筹项目规模：招标方式邀请招标； 公开招标；清单；费率；其他投标单位数量特殊情况说明工程招标简项工程工期 日历天工程概算万元发标时间2012年 月 日下午1：00投标时间2012年 月 日上午9：00投标人资质要求招标资料建设工程项目批准文件；招标书；初步设计文件；与项目招标有关的其他文件和资料；工程部 年 月 日 招投标领导小组审批 年 月 日表3非招标项目审批表项目名称 项目地址 集团批文资金性质自筹施工单位 联系地址 联系人 联系电话 申请理由：负责人： 年 月 日 公司招投标领导小组审批 年 月 日表4承包单位考察情况一览表协作单位考察日期联系人联系电话联系人资质考察情况营业执照及编号资质证书及编号公司信誉、资金情况承建过的工程情况及说明已有的工程机械、设备情况拟组建的管理班子情况其他情况评价情况：考察人员：表5承包单位项目经理考察情况一览表项目经理联系电话所在单位考察日期考察情况资质证书编号承建过