中国石化充值卡系统运营管理制度(试行)

1、中国石化销售企业充值卡运营管理制度 24/24中国石化销售有限公司第 PAGE 24页 共 NUMPAGES 24页中国石化销售企业充值卡运营管理制度（试行）V0.1中国石化销售企业2013-08-31目录 TOC o 1-4 h z u HYPERLINK l _Toc369738302 V0.1 PAGEREF _Toc369738302 h 1 HYPERLINK l _Toc369738303 1中国石化充值卡卡片管理办法 PAGEREF _Toc369738303 h 5 HYPERLINK l _Toc369738304 1.1总部卡片管理 PAGEREF _Toc36973830

2、4 h 5 HYPERLINK l _Toc369738305 1.2省级卡片管理 PAGEREF _Toc369738305 h 5 HYPERLINK l _Toc369738306 1.3地市级卡片管理 PAGEREF _Toc369738306 h 5 HYPERLINK l _Toc369738307 1.4充值卡售卡网点卡片管理 PAGEREF _Toc369738307 h 6 HYPERLINK l _Toc369738308 2中国石化充值卡系统运营管理办法 PAGEREF _Toc369738308 h 7 HYPERLINK l _Toc369738309 2.1总部充值

3、卡运营管理职能 PAGEREF _Toc369738309 h 7 HYPERLINK l _Toc369738310 2.1.1零售管理部门职能 PAGEREF _Toc369738310 h 7 HYPERLINK l _Toc369738311 2.1.2财务部门充值卡运营职能 PAGEREF _Toc369738311 h 7 HYPERLINK l _Toc369738312 2.1.3信息部门充值卡运营职能 PAGEREF _Toc369738312 h 8 HYPERLINK l _Toc369738313 2.2省公司管理部门运营管理职能 PAGEREF _Toc3697383

4、13 h 8 HYPERLINK l _Toc369738314 2.1.4省零售管理部门职能 PAGEREF _Toc369738314 h 8 HYPERLINK l _Toc369738315 2.1.5省财务部门充值卡运营职能 PAGEREF _Toc369738315 h 9 HYPERLINK l _Toc369738316 2.1.6省信息部门充值卡运营职能 PAGEREF _Toc369738316 h 9 HYPERLINK l _Toc369738317 2.3地市管理部门运营管理职能 PAGEREF _Toc369738317 h 9 HYPERLINK l _Toc36

5、9738318 2.1.7地市零售管理部门职能 PAGEREF _Toc369738318 h 9 HYPERLINK l _Toc369738319 2.1.8地市财务部门充值卡运营职能 PAGEREF _Toc369738319 h 10 HYPERLINK l _Toc369738320 2.1.9信息部门充值卡运营职能 PAGEREF _Toc369738320 h 10 HYPERLINK l _Toc369738321 3中国石化充值卡财务及核算管理办法 PAGEREF _Toc369738321 h 11 HYPERLINK l _Toc369738322 3.1总部、省（市）及

6、地市公司财务职责 PAGEREF _Toc369738322 h 11 HYPERLINK l _Toc369738323 3.1.1总部财务职责 PAGEREF _Toc369738323 h 11 HYPERLINK l _Toc369738324 3.1.2省级公司财务职责 PAGEREF _Toc369738324 h 11 HYPERLINK l _Toc369738325 3.1.3地市公司财务职责 PAGEREF _Toc369738325 h 11 HYPERLINK l _Toc369738326 3.2基本概念及科目设置 PAGEREF _Toc369738326 h 11

7、 HYPERLINK l _Toc369738327 3.3售卡充值网点业务流程及账务管理 PAGEREF _Toc369738327 h 11 HYPERLINK l _Toc369738328 3.3.2清户退款业务流程（待定） PAGEREF _Toc369738328 h 13 HYPERLINK l _Toc369738329 3.3.3充值卡卡片进销存业务流程 PAGEREF _Toc369738329 h 14 HYPERLINK l _Toc369738330 3.3.4异地结算业务流程 PAGEREF _Toc369738330 h 15 HYPERLINK l _Toc36

8、9738331 3.3.5.充值卡促销业务流程 PAGEREF _Toc369738331 h 17 HYPERLINK l _Toc369738332 3.3.6月末结账前账务处理 PAGEREF _Toc369738332 h 19 HYPERLINK l _Toc369738333 3.3.7 非常损失处理的规定 PAGEREF _Toc369738333 h 20 HYPERLINK l _Toc369738334 3.3.8其它业务 PAGEREF _Toc369738334 h 20 HYPERLINK l _Toc369738335 3.4发票管理（增票部分内容待定，需与财务确认

9、，充值卡是否能开具增票） PAGEREF _Toc369738335 h 21 HYPERLINK l _Toc369738336 4中国石化充值卡售卡网点管理 PAGEREF _Toc369738336 h 23 HYPERLINK l _Toc369738337 4.1充值卡售卡网点岗位职能 PAGEREF _Toc369738337 h 23 HYPERLINK l _Toc369738338 4.1.1网点负责人岗位职能 PAGEREF _Toc369738338 h 23 HYPERLINK l _Toc369738339 4.1.2网点营业员岗位职能 PAGEREF _Toc369

10、738339 h 23 HYPERLINK l _Toc369738340 4.1.3网点核算员岗位职能 PAGEREF _Toc369738340 h 23 HYPERLINK l _Toc369738341 4.1.4网点卡片管理员岗位职能 PAGEREF _Toc369738341 h 24 HYPERLINK l _Toc369738342 4.2售卡网点管理规范 PAGEREF _Toc369738342 h 24 HYPERLINK l _Toc369738343 4.2.1安全管理 PAGEREF _Toc369738343 h 24 HYPERLINK l _Toc369738

11、344 4.2.1.1人员管理 PAGEREF _Toc369738344 h 24 HYPERLINK l _Toc369738345 4.2.1.2密码管理 PAGEREF _Toc369738345 h 24 HYPERLINK l _Toc369738346 4.2.1.3系统管理 PAGEREF _Toc369738346 h 24 HYPERLINK l _Toc369738347 4.2.2卡片管理 PAGEREF _Toc369738347 h 24 HYPERLINK l _Toc369738348 4.2.2.1卡片领用 PAGEREF _Toc369738348 h 24

12、 HYPERLINK l _Toc369738349 4.2.2.2卡片保管 PAGEREF _Toc369738349 h 24 HYPERLINK l _Toc369738350 4.2.2.3卡片上缴、回收操作 PAGEREF _Toc369738350 h 25 HYPERLINK l _Toc369738351 4.2.3发票管理 PAGEREF _Toc369738351 h 25 HYPERLINK l _Toc369738352 4.2.3.1发票领用 PAGEREF _Toc369738352 h 25 HYPERLINK l _Toc369738353 4.2.3.2发票登

13、记、入库 PAGEREF _Toc369738353 h 25 HYPERLINK l _Toc369738354 4.2.3.3发票保管 PAGEREF _Toc369738354 h 25 HYPERLINK l _Toc369738355 4.2.3.4发票填开 PAGEREF _Toc369738355 h 26 HYPERLINK l _Toc369738356 4.2.4设备管理 PAGEREF _Toc369738356 h 26 HYPERLINK l _Toc369738357 4.2.4.1设备管理内容 PAGEREF _Toc369738357 h 26 HYPERLIN

14、K l _Toc369738358 4.2.4.2设备维护管理 PAGEREF _Toc369738358 h 26 HYPERLINK l _Toc369738359 4.2.4.3设备维修管理 PAGEREF _Toc369738359 h 26 HYPERLINK l _Toc369738360 4.3售卡网点业务操作规范 PAGEREF _Toc369738360 h 27 HYPERLINK l _Toc369738361 4.3.1充值卡库存管理 PAGEREF _Toc369738361 h 27 HYPERLINK l _Toc369738362 4.3.1.1卡领用申请 PA

15、GEREF _Toc369738362 h 27 HYPERLINK l _Toc369738363 4.3.1.2卡领用入库 PAGEREF _Toc369738363 h 27 HYPERLINK l _Toc369738364 4.3.1.3未售卡退还 PAGEREF _Toc369738364 h 27 HYPERLINK l _Toc369738365 4.3.1.4坏卡回收 PAGEREF _Toc369738365 h 28 HYPERLINK l _Toc369738366 4.3.1.5卡库存盘点 PAGEREF _Toc369738366 h 28 HYPERLINK l

16、_Toc369738367 4.3.2充值卡服务 PAGEREF _Toc369738367 h 29 HYPERLINK l _Toc369738368 4.3.2.1售卡 PAGEREF _Toc369738368 h 29 HYPERLINK l _Toc369738369 4.3.2.2批量售卡申请 PAGEREF _Toc369738369 h 29 HYPERLINK l _Toc369738370 4.3.2.3支票到账管理 PAGEREF _Toc369738370 h 30 HYPERLINK l _Toc369738371 4.3.2.4卡当日撤销 PAGEREF _Toc

17、369738371 h 30 HYPERLINK l _Toc369738372 4.3.2.5卡隔日退货 PAGEREF _Toc369738372 h 31 HYPERLINK l _Toc369738373 4.3.2.6充值卡消费 PAGEREF _Toc369738373 h 31 HYPERLINK l _Toc369738374 4.3.2.7充值卡退款申请 PAGEREF _Toc369738374 h 31 HYPERLINK l _Toc369738375 4.4充值卡日结 PAGEREF _Toc369738375 h 32中国石化充值卡卡片管理办法中国石化充值卡卡片管理

18、涉及总部卡片管理部门、省（市）卡片管理部门、地市级卡片管理部门、片区和售卡网点。其各自工作职能主要如下：总部卡片管理负责制订中国石化充值卡卡片管理办法，监督检查各级卡片管理部门的落实情况；根据各省级卡片管理部门上报的制卡申请，高效、有序、及时的做好卡面个性化、卡产品维护、制卡审核、预制卡等卡片物流工作。根据省级公司提出的制卡申请在系统中生成加密后的制卡文件，并将制卡文件交由制卡厂商进行制卡。根据卡片质量协定，对制卡厂商制卡流程、卡片质量、制卡进度进行监督检查，保证各分公司正常的卡片库存量。根据制卡商提供的交货单进行卡片数量清点,组织人员对充值卡进行系统验收、入库操作，确认无误后接收卡片。在系统

19、中根据省公司的卡领用申请单请进行各类卡片的实物发放。省级卡片管理省级卡片管理部门：按规定向总部卡片管理部门提交本省所需卡片的制卡申请，并及时到总部卡片管理部门领取成品卡；结合本省的实际需求做好各类卡片的领用、保管和对下级卡片管理部门的监督和管理，并制订具体管理办法。根据省公司库存和实际需求，及时在系统内向总中心提交制卡申请，并在制卡成功后进行申领、入库。在系统中根据地市公司提交的卡领用申请单进行卡领用审核和卡片发放操作。根据系统中领用单的卡片种类、数量和卡号进行实物发放；打印出库单，待领用人确认实物卡无误后共同签字确认。每月月末要对卡片进行系统和实物库存盘点，盘点完成后打印盘点表签字确认，并将

20、盘点结果录入系统，如有差异执行卡片差异处理流程。地市级卡片管理向上级卡片管理部门上报本地区所需卡片的品种、数量。结合本地区的实际情况做好各类卡片的领用、保管和对下级充值卡售卡网点的监督和管理，并制订具体管理办法。根据本地市库存和实际销售情况，及时在系统内向省公司提交卡领用申请。在系统中根据充值卡售卡网点提交的卡领用申请单进行卡领用审核和卡片发放操作。根据系统中领用单的卡片的种类、数量和卡号进行实物的发放；打印出库单，待领用人实物卡确认无误后共同签字确认。每月月末要对卡片进行系统和实物库存盘点，盘点完成后打印盘点表签字确认，并将盘点结果录入系统，如有差异执行卡片差异处理流程。充值卡售卡网点卡片管

21、理向上级卡片管理部门上报本网点所需卡片的品种、数量。结合本网点的实际需求，做好充值卡的领用、退还、盘点等库存管理工作。根据本网点实际需求，及时在系统内向上级卡片管理部门提交卡领用申请。根据系统中领用单的卡片种类、数量和卡号进行实物入库。 每次班结，对当前登录操作员上一次日结后、本日日结前所做业务进行库存小结，统计操作员的预收款、退款、服务费的收支与库存情况。每日营业结束后要对卡片进行系统库存和实物库存盘点，盘点完成后打印盘点表签字确认，并将盘点结果录入系统，如有差异执行卡片差异处理流程。每日盘点结束后要对本网点操作员上一次日结后所做业务进行日结，统计本网点操作员的预收款、退款、服务费的收支与库

22、存情况。中国石化充值卡系统运营管理办法2.1总部充值卡运营管理职能零售管理部门职能 1、负责中国石化充值卡系统运营管理相关制度的制定、发布和监督实施。2、对各省（市）石油分公司中国石化充值卡系统的日常运行、管理工作进行检查、指导和监督。3、总体策划全国中国石化充值卡的市场营销活动，管理、协调各省市中国石化充值卡的市场营销活动。4、组建客户服务全国总中心，制定充值卡客户服务（中心）管理制度，对各省（市）客户服务中心日常工作实施监督和管理；提供业务咨询，及时处理跨省、跨地区的咨询和投诉。5、负责分析充值卡系统运营相关业务数据，会同财务部门一起做好充值卡相关分析工作。6、负责汇总、审核省市公司上报的

23、新增项目改造计划（包括自营、联营、特许、参股站），与发展规划处、信息处、财务处等相关部门一起做好新增项目改造计划的审批，组织建设工作。7、负责审定充值卡系统零售管理相关的业务功能及业务需求。8、负责中国石化充值卡制卡中心、密钥中心的管理工作，按照省市公司的制卡需求，组织制卡工作，并建立制卡、下发、库存管理台账。9、建立、完善中国石化充值卡系统培训制度，组织、落实各层级管理人员培训，对各省（市）石油分公司人员培训工作进行监督。财务部门充值卡运营职能1、制定并实施中国石化充值卡业务会计核算及财务管理制度。2、定期对中国石化充值卡系统进行各层级的审计工作，确保业务数据一致性。3、汇总、分析充值卡异地

24、交易数据，负责与各省（市）石油分公司核对充值卡的异地交易数据。4、负责监督、管理中国石化各省（市）石油分公司之间异地消费的票据交换和资金结算等工作。5、与零售等相关部门一起做好新增充值卡改造项目的审批工作。信息部门充值卡运营职能1制定发布中国石化充值卡系统运行维护管理办法及相应的工作流程，监督、检查执行情况。2负责充值卡系统相关的技术管理工作。组织和管理以总集成商为技术核心，各省（市）系统运行维护单位为基础，各系统软件和硬件设备供应商为技术支持的运行维护队伍，对中国石化充值卡系统的核心软件、系统软件和系统硬件进行系统级的维护、优化和升级，以及功能拓展工作。3组织并监督总集成商做好中国石化充值卡

25、系统全国总中心的运行维护工作，保障软硬设备的正常运行，协调并监督相关通讯网络的维护工作，保证充值卡数据传输的安全与通畅。4负责对各省（市）石油分公司信息部门充值卡的日常运行维护管理工作进行检查、指导和监督，确保数据传输的准确性、安全性和完整性。5与零售管理处、发展规划处、财务处等相关部门一起做好新增充值卡需求改造项目的审批、组织建设工作。2.2省公司管理部门运营管理职能2.2.1省零售管理部门职能1负责全省充值卡运行管理实施细则的制定、发布和实施。2负责全省充值卡管理，建立卡片领、发、存台账。3对地市分公司零管部门充值卡的日常运行管理工作进行检查、指导和考核。4贯彻、实施总部关于中国石化充值卡

26、的市场营销活动，管理、协调各地市中国石化充值卡的市场营销活动。5配合财务部门对中国石化充值卡系统进行各层级的审计工作，确保业务数据一致性。汇总充值卡业务数据，做好市场分析工作。6、组织、落实各层级管理人员培训，对各地市石油分公司人员培训工作进行监督。7、负责汇总、上报地市分公司对充值卡系统的需求，会同基建、发展、信息等相关部门做好项目审核工作并上报总部。8、负责组织机构的日常维护，岗位的新建、编辑、维护，角色的新建、编辑、维护，以及下属管理用户、售卡网点操作员的新建、编辑、维护。对用户人事变动做及时的维护调整，保证充值卡系统用户能与持有者信息一致。2.2.2省财务部门充值卡运营职能1、根据总部

27、充值卡财务制度制定并实施本省充值卡业务会计核算及财务管理实施细则。2、负责全省充值卡销售、充值、资金汇划、资金结算（含跨省业务的结算）与回笼、票据传递的管理。3、检查网点充值款资金记账内容4、充值卡消费财务记账核对5、会同零售、信息进行争议交易进行仲裁。6、负责充值卡发售、消费等业务核算的管理工作。7、负责与省公司零售管理部门核对充值卡相关交易数据。8、负责各地市分公司以及控股、联营等独立核算单位的账目核对。与零售管理部门一起做好新增充值卡改造项目申请的审核工作。10、定期对中国石化充值卡系统进行各层级的审计工作，确保业务数据一致性。2.2.3省信息部门充值卡运营职能1制定并落实本省充值卡系统

28、维护工作流程及相应的管理办法。2负责组织管理本省（市）充值卡系统的日常升级、维护工作。3依据充值卡系统维护合同文件，组织并监督充值卡系统运行维护单位，做好系统的日常运行、维护工作。保证充值卡系统相关的各级客户服务中心、充值卡售卡网点软硬件设备的正常运行。4协调并监督相关通讯网络的维护工作，保证充值卡数据传输的安全与通畅。5与零售管理部门一起做好新增充值卡改造项目申请的审核工作。6负责实施总部批准的新增充值卡需求升级。2.3地市管理部门运营管理职能2.3.1地市零售管理部门职能1负责本区域中国石化充值卡的申领、保管、销售与充值的管理工作，建立卡片领、发、存台账。2组织、管理本区域的充值卡日常营销

29、业务。3检查各售卡网点数据的准确性，确保月末数据一致。4建立本区域充值卡客户档案；向售卡网点提供业务咨询、资料查询等服务。5负责监控售卡网点日常销售及消费日报表的数据上传情况。6组织员工进行充值卡业务知识培训。7. 对售卡网点在营业过程中，出现的问题和异常数据及时进行指导处理。8. 上报新建售卡网点、网点操作员的详细信息，保证新建网点的正常营业。汇总、上报售卡网点的人事变动，以便及时对用户进行维护。2.3.2地市财务部门充值卡运营职能1、每日从充值卡系统查询充值卡销售日报，核对所属各充值卡售卡网点的销售款到账情况.2、按资金管理要求，每日将充值卡销售预收款上划至省公司财务部门。3、根据充值卡售

30、卡网点提供的销售日报表，确认销售并作相应的账务处理。4、负责办理与上下级之间的资金汇划、财务核对、票据传递等工作。5、检查充值卡售卡网点销售款资金记账内容。6、充值卡销售、充值财务记账核对7、会同零售、信息，省间争议交易进行仲裁。负责省内充值卡发售、充值等业务核算的管理。2.3.3信息部门充值卡运营职能1结合本地区具体情况，落实充值卡系统使用、维护等方面的管理制度和操作规程。2对本区域的充值卡系统进行日常管理和维护，管理、协调运行维护单位，对相关的工作人员进行技术指导和培训。3向财务、零售等有关管理部门提供信息和技术支持。中国石化充值卡财务管理办法为进一步加强对中石化充值卡业务各环节的监控管理

31、，优化充值卡业务流程，明确财务职责，规范中石化充值卡业务的会计核算及财务管理，加强内部控制,特制定本办法。3.1总部、省（市）及地市公司财务职责3.1.1总部财务职责销售公司主要负责制定充值卡业务财务管理及会计核算办法，督促省（市）公司加强充值卡充值款的资金管理、发票管理和异地结算工作，解答销售企业在处理充值卡业务过程中遇到的财务问题等。3.1.2省级公司财务职责省级公司负责根据总部有关规定结合本省（市）实际制定充值卡业务财务管理及核算实施细则；负责全省充值卡充值资金的汇划、票据传递、会计核算及管理；负责充值卡跨省充值的资金结算；负责每月核对全省充值卡财务账面与充值卡系统发售、充值、沉淀数据；

32、负责解答本省（市）充值卡业务运行中财务人员反映的问题；负责与本省（市）零管、信息部门就有关问题进行沟通并提出解决方案，解决不了的问题应以书面形式及时上报；明确省内各级管理机构人员及其职责，以保证全省充值卡业务财务管理及会计核算运行顺畅。3.1.3地市公司财务职责市级公司根据本省（市）充值卡业务财务管理及核算实施细则相关规定，负责本市充值卡资金的汇划、票据传递、会计核算及管理；负责每月核对辖区内充值卡财务账面与充值卡系统销售、充值、沉淀数据；负责检查与监督网点加油充值卡发票的开具。负责与本市零管、信息部门就有关问题进行沟通并提出解决方案，解决不了的问题应以书面形式及时上报省公司，以保证加油卡业务

33、财务管理及会计核算运行顺畅。3.2.基本概念及科目设置充值卡是由销售公司统一发行，可在全国联网站点为加油卡办理充值业务的专用卡。“预收账款-充值卡发售”科目用于核算充值卡的发售业务；“预收账款-充值卡充值”科目用于核算充值卡为加油卡的充值业务； “预收账款充值卡异地交易待清算资金”科目核算异地交易业务。3.3售卡充值网点业务流程及账务管理3.3.1.充值卡发售业务流程3.3.1 .1流程说明 本流程描述以现金、支票、银行卡等方式发售充值卡的相关业务。3.3.1.2.管理要求1)售卡充值网点（以下简称售卡网点）发售充值卡时，以银行转账方式收取资金的，营业员必须确认款项到达公司账户后，方可予以办理

34、。2)每日营业终了，营业员进入充值卡系统查询当日“充值卡发售日报表”，按照报表统计的应收款金额将资金缴存指定银行，打印“充值卡发售日报表”，由售卡网点负责人签字后连同现金缴款单、进账单等单据一起交财务部门进行账务处理。3.3.1.3账务处理1）当日充值卡的发售金额通过数据集成到ERP系统：借：应收账款或其他货币资金XX售卡点 贷：预收账款充值卡发售2）根据银行到账信息进行清账：借：银行存款贷：应收账款或其他货币资金XX售卡点3.3.2 充值卡充值业务流程3.3.2.1.流程说明本流程描述使用充值卡对加油卡进行充值的业务。3.3.2.2.管理要求1）使用充值卡为加油卡充值时一律不得开具发票。2）

35、充值卡系统日结时间需与加油卡系统日结时间同步。3.3.2.3.核算要求1）财务核算员核对充值卡系统充值验证数据与加油卡系统中收款方式为“充值卡”的数据进行核对，如有差异通知发卡网点查找原因并进行更正。2）财务核算人员根据异地结算差异表进行异地交易业务账务处理。3.3.2.4.账务处理当日充值卡对加油卡充值金额通过加油卡系统集成到ERP系统：借：预收账款充值卡充值 贷：预收账款IC卡充值3.3.3异地结算业务流程3.3.3.1流程说明1)本流程描述充值卡跨省充值形成的省（市）公司之间资金清算。2)充值卡异地充值，不涉及售卡省（市）公司与交易省（市）公司实际交易，因此异地结算只进行资金清算，不作购

36、销处理，交易省（市）公司也不需要向售卡省（市）公司开具增值税专用发票。3)异地结算报表包括先行结算报表和仲裁调整两种报表，发生异地交易业务时首先按先行结算报表进行资金清算，如有争议数据，则由销售事业部进行仲裁后通过仲裁调整表对已结算资金进行调整。3.3.3.2管理要求(1)异地结算由销售事业部统一发起。每月中旬，各省打印上月异地结算报表和仲裁调整表，核对数据并进行账务处理。(2)充值卡异地交易业务要在月底前进行挂账处理，待收到股份公司清算凭据后进行清账。3.3.3.3核算要求充值卡异地结算业务通过“预收账款充值卡异地交易待清算资金”科目核算，该科目的借方余额反映应收异地交易资金，贷方余额反映应

37、付异地交易金额。3.3.3.4账务处理1)充值卡跨省充值业务月末进行统一账务调整处理。借或贷：预收账款充值卡异地交易待清算资金贷或借：预收账款充值卡充值2)次月收到股份公司内部银行清算充值卡异地交易资金后，按照清算凭据做如下账务处理：借或贷：内部存款活期贷或借：预收账款充值卡异地交易待清算资金3）异地结算争议根据异地仲裁调整表进行暂挂账处理： 借或贷：待处理财产损溢待处理流动资产损溢借或贷：预收账款充值卡异地交易待清算资金4）异地结算争议处理根据双方对异地异常数据处理结果进行帐务处理，涉及损失（收益）的做营业外支出（营业外收入）处理： 借：营业外支出借或贷：待处理财产损溢待处理流动资产损溢借或

38、贷：预收账款充值卡充值（红字，ERP企业通过贷方反记账核算）贷：营业外收入3.3.4 非常损失处理的规定充值卡业务如发生非常损失，省（市）公司应对发生非常损失的原因进行详细分析，能分清责任的由有关责任人或责任单位负责赔偿，不能收回的损失必须上报销售公司批准，经销售公司同意处置后才能入账处理。3.3.5账务核对3.3.5.1市公司财务核算人员每月核对财务账面与充值卡系统的发售、充值、沉淀数据。3.3.5.2省公司财务每月复核市公司上报的账面与系统数据核对情况，汇总核对全省财务账面与充值卡系统发售、充值、沉淀数据。3.3.6发票管理3.3.6.1充值卡发售时只能开具普通发票，不得对客户开具增值税专

39、用发票。3.3.6.2使用充值卡为加油卡充值时一律不得开具发票。中国石化充值卡售卡网点管理4.1充值卡售卡网点岗位职能4.1.1网点负责人岗位职能1、全面协调充值卡售卡网点各岗位工作。2、接受客户的投诉，协调解决客户的问题。3、负责向营业员提供充值卡售卡、充值卡验证、挂失、延期、清户等相关业务内容的咨询、授权，并负责将工作中发现的问题上报处理。4、负责充值卡售卡网点设备登记，充值卡售卡网点设备安全管理、日常维护、故障报修等。4.1.2网点营业员岗位职能1、负责受理售卡、充值卡验证、挂失、卡退还、延期、清户等业务。2、负责建立客户档案并录入充值卡系统。3、严格按照开票规程填开发票。4、负责本人经

40、手的现金、单据的安全存放。5、营业结束，按时核对当日所经手的现金、单据，按规定移交核算员，并进行班日结处理。6、负责向客户提供充值卡相关业务的咨询。4.1.3网点核算员岗位职能1、营业结束，负责审核营业员交来的现金、单据、发票，并与充值卡系统销售日结报表核对，保证账款相符后登记网点日结账。负责充值卡系统回笼日结报表与加油卡卡管系统预收款日报表中“充值卡”栏核对。 2、负责保管网点留存的各种账簿、凭证、单据。3、负责将财务记账所需的单据、报表按时送交上级财务部门。4、负责做好充值卡的月度报表，核对并签字确认后，上报地市分公司零管部门。根据网点发票库存和使用情况及时向上级财务部门申请领用所需发票、

41、收据。6、建立发票登记制度，负责在登记簿上详细记录发票领用、填开、库存、上交情况。7、负责零管系统充值卡销售、验证数据的录入及核对。4.1.4网点卡片管理员岗位职能1、负责卡片的领用、入库、保管、回收等操作。2、根据网点卡片库存及使用情况及时向上级部门申请领用充值卡卡片，卡片领回时负责登记卡片台账。3、负责卡片安全存放，详细登记充值卡卡片使用情况。4、负责将回收的充值卡上交上级部门，并登记卡片台账。5、负责本网点卡片盘点工作。4.2售卡网点管理规范4.2.1安全管理4.2.1.1人员管理充值卡售卡网点操作员必须持证上岗，登录系统必须使用USB Key，操作员若有变更应及时上报上级部门，由上级部

42、门审核后在系统中进行资料变更。4.2.1.2密码管理充值卡售卡网点电脑开机口令、系统口令长度8-12位，口令必须是字母数字混合组成。充值卡售卡网点电脑开机口令、系统操作员登录名及口令必须严格保密，且口令不得遗失。由于登录名与口令遗失或泄露而造成损失的，将追究操作员责任。4.2.1.3系统管理操作员离开电脑前必须确认已退出系统，锁定电脑或关机，并拔下USB Key随身携带。因管理疏漏导致他人盗用系统引起的损失由相关操作员与网点负责人承担。4.2.2卡片管理4.2.2.1卡片领用充值卡售卡网点领用计划的制定应考虑到用户卡到期更换、未售卡退还、坏卡回收、新卡用户、基本库存等多方面因素。充值卡售卡网点

43、一般应以一个月或更长的时间作为一个领用周期，向所属的上级部门提出充值卡卡片领用申请，说明申请领用卡片类型、数量。各充值卡售卡网点卡片管理员前往上级部门领卡时须办理有关领用手续。4.2.2.2卡片保管1）各充值卡售卡网点的营业员、卡片管理员及核算员的名单应报上级公司部门备案，发生变动时应及时上报所属上级管理部门。2）待售卡、回收卡要区分保管，卡片管理台账由充值卡售卡网点负责人保管。3）充值卡售卡网点每日营业结束后，必须将未售的充值卡入库保管。对库存的卡片应按时盘点，并与系统数据、台账进行相互核对，做到账实相符，并接受上级部门抽查。发现问题应及时向上级部门报告，确保公司财产不受损失。4.2.2.3

44、卡片上缴、回收操作1）各充值卡售卡网点应将回收的卡片上交上级部门，由地市分公司集中将回收卡上交省公司管理部门。充值卡售卡网点、分公司上交回卡片时应填写相关回收表，注明回收卡类型、面值、数量、回收原因。2）回收卡的销毁，由省公司管理部门指派专人负责上缴总部管理部门，由总部统一销毁。4.2.3发票管理4.2.3.1发票领用充值卡售卡网点核算员向上级公司财务部门申请领用发票时，必须填写发票领用单，载明网点名称，需要发票的种类、名称、数量等内容，并加盖网点公章和经办人印章。充值卡售卡网点要建立发票领、缴、存台账。4.2.3.2发票登记、入库充值卡售卡网点应按发票、收据的种类分别设置发票、收据登记簿，详

45、细记录各种发票、收据的领用、入库、发放、使用、注销、上缴情况。核算员领回发票、收据，必须在相应的登记簿上做入库登记，营业员向核算员领用发票、收据，也必须在相应的登记簿上做领用登记。4.2.3.3发票保管1）营业员负责营业期间领用发票的保管，核算员负责空白发票及非营业期间营业员发票保管。2）每日营业结束，营业员需将空白发票、已经开具的发票存根联和发票登记簿交由核算员存入保险柜保管。3）发票保管人必须妥善保管发票，不得丢失，不得擅自损毁。发现发票丢失，必须立即报告公司财务部门，并及时将详细情况写成书面报告。4.2.3.4发票填开发票只限于充值卡售卡网点使用，不得转借、转让、代开发票。充值卡售卡网点

46、不得虚开、套开发票。填开发票时，必须在充值卡系统中填写，发票由系统打印生成。填写时必须项目齐全、内容真实，并加盖充值卡发票专用章。若发票打印错误，要在充值卡系统中登记，并在发票上书写或加盖“作废”字样，完整保存各联备查。4.2.3.5发票上缴充值卡售卡网点应定期将所开发票的记账联、存根联及作废发票上缴公司财务部门保管，并在相应的发票登记簿上做详细记录，有关经办人签字确认。4.2.4设备管理4.2.4.1设备管理内容充值卡售卡网点设备管理要求对充值卡售卡网点中运行的计算机、网络通信设备（包括交换机、集线器、调制解调器等）以及相关设备（包括POS设备、扫描枪、打印机、读卡机具、USB Key等）进

47、行管理。充值卡售卡网点计算机属售卡业务专用设备，充值卡售卡网点的操作员负责设备的使用、保管、保养。严禁擅自安装与系统无关的软件与硬件，严禁更改各项参数、配置，严禁使用充值卡售卡网点计算机做与售卡业务无关的工作。4.2.4.2设备维护管理1）做好运行设备的日常监测、检查和记录，及时掌握设备的运行状况。2）建立运行设备档案，详细记录设备的基本情况(包括生产商、型号、安装日期、故障现象、故障分析、维修过程、处理结果等)。3）建立运行设备的报废处理制度。对已达到使用年限或老化的运行设备、部件应向所属上级公司信息部门申请报废，对已报废的设备要进行相应的处理。4.2.4.3设备维修管理设备发生故障时应及时

48、与上级管理部门和信息部门联系，由信息部门协调相关技术人员到场解决。未经许可，不得擅自请外单位人员维修。电脑网络线及电脑终端，不准擅自拉动、插拔、改动。如确需改动，需经上级信息部门同意。4.3售卡网点业务操作规范4.3.1充值卡库存管理4.3.1.1卡领用申请各网点领卡人员须持领用网点负责人签字的充值卡卡片申请表（内容包括：领用网点的编号、领用人员的编号、申请领用卡片的类型、数量等）前往所属公司充值卡保管部门领卡。具体操作步骤：1）登录“充值卡及充值卡系统”，选择“充值卡管理”模块，菜单充值卡库存管理卡领用2）点击申领，在弹出的“卡领用申请”界面点击添加，选择“卡产品”，输入数量后，点击确定生成

49、申请记录，点击保存即可。3）点击查询，系统显示卡领用申请记录，勾选相应的卡领用申请记录，点击申领撤销，可以撤销卡领用申请。4.3.1.2卡领用入库上级部门审核通过后卡片状态为在途，必须进行卡领用入库操作后才能入库到本网点，对应的库存增加。具体操作步骤：1）登录“充值卡及充值卡系统”，选择“充值卡管理”模块，菜单充值卡库存管理卡领用入库2）点击查询，系统显示已审核通过的记录，勾选相应需要入库的记录后，点击确认入库即可。4.3.1.3未售卡退还充值卡售卡网点可以将待售卡片退还上级单位，退还审核通过后本网点库存减少，上级单位库存增加。具体操作步骤：1）登录“充值卡及充值卡系统”，选择“充值卡管理”模

50、块，菜单充值卡库存管理未售卡退还2）点击退还申请，系统弹出“未售卡退还申请”界面后，点击添加，选择“卡产品”，输入“起始卡号”和“结束卡号后”，点击确定，系统自动计算“数量”，点击保存后申请成功。3）点击查询，系统显示未售卡退还申请记录，勾选相应的未售卡退还记录，点击卡退还撤销，可以撤销卡退还申请。4.3.1.4坏卡回收网点在销售卡片时发现卡片存在卡片物理损坏，或者卡损坏致使卡片无法销售的情况，该类卡片在发现后需要作为待销卡坏卡回收。 上级审核通过后，本网点库存减少，上级单位库存增加。具体操作步骤：1）登录“充值卡及充值卡系统”，选择“充值卡管理”模块，菜单充值卡库存管理坏卡回收2）点击坏卡回

51、收申请，系统弹出“坏卡回收申请”界面后，点击添加，选择“卡产品”，输入“起始卡号”和“结束卡号后”，点击确定，系统自动计算“数量”，点击保存后申请成功。3）点击查询，系统显示坏卡回收申请记录，勾选相应的坏卡回收申请记录，点击坏卡回收撤销，可以撤销申请。4.3.1.5卡库存盘点网点库存盘点用于对实物进行盘点，充值卡系统盘点功能是暗盘，一天只能进行一次盘点。盘点后需要将实物盘点结果录入系统，并于系统库存进行比较，如盘点结果账实不符，则需要进行盘点 盈亏调整。具体操作步骤1）登录“充值卡及充值卡系统”，选择“充值卡管理”模块，菜单充值卡库存管理卡库存盘点2）点击手工盘点，系统弹出“手工盘点信息”界面

52、，点击“库存卡信息”记录，在“盘点信息”中输入对应的“起始卡号”和“结束卡号”，点击确定后系统自动计算“数量”，点击盘点保存即可。3）点击查询，系统显示网点库存情况。如果账实不符，则需要进行盈亏调整。账实不符一般由于上级单位发放错误或网点保管不善丢失导致。具体操作步骤：、1）登录“充值卡及充值卡系统”，选择“充值卡管理”模块，菜单充值卡库存管理盘点盈亏申请2）点击申请，系统弹出“申请”界面，点击添加，选择“卡产品名称”，输入“起始卡号”和“结束卡号”，根据实际情况选择“盘盈”或“盘亏”，3）点击保存后系统自动计算“数量”并弹出“确认框”，点击确定申请成功，点击取消申请取消。只有通过盘点盈亏审核后才能进行盈亏调整。具体操作步骤：1）登录“充值卡及充值卡系统”，选择“充值卡管理”模块，菜单充值卡库存管理盘点盈亏调整2）点击查询，系统显示已通过审核的记录，勾选对应记录后点击处理即可。4.3.2充值卡服务4.3.2.1售卡充值卡售卡网点营业员根据客户填写的购卡申请单后发售充值卡，售卡超限后必须由上级单位进行授权处理，且需要在充值卡系统内录入客户相关信息。具体操作步骤：1）登录“充值卡及充值卡系统”，选择“充值卡管理”模块，菜单充值卡服务售卡选