2022年物业公司物料采购管理制度

1、第PAGE7页共NUMPAGES7页2022年物业公司物料采购管理制度一、物资采购管理程序1、采购物资分类(1)、A类物资:办公用品类物资。为满足公司正常办公而所需的IT设备、备件、网络设备及备件、开发工具、软件产品、计算机外设与耗材及其维护服务;公司用车辆、家具、办公设备、办公文具、办公耗材、印刷类产品、礼品、财产保险、场地修饰、设施维护以及其它行政类物资及服务。(2)、B类物资:工程水、电、土建类物资。为满足小区设备设施维护而需要的各种水、电配件、土建施工常用品。(3)、C类物资:清洁绿化类。包括小区清洁所需常用设备、工具、消耗品;小区绿化所需的设备、工具、消耗品、补种的花草、树木以及维护

2、。(4)、D类物资:劳保类物资。包括办公室、保安、绿化、工程、清洁等全体职工的工服及劳动保护用品。(5)、E类物资:固定资产类物资。2、采购流程及采购方式(1)、采购流程:各部门根据正常经营活动、以及工作计划于每月_日编制申购计划,报到采购员处，由采购员填写申购单-报相关部门主管审核-项目经理审核-副总经理审批-总经理审批-采购人员按计划采购-物资使用部门验收-采购人员办理财务等相关手续并登记管理。如需紧急采购，采购人员需得到总经理口头允许,可以先行采购,而后补办申购单手续。(2)、采购方式:除(1、行业垄断的项目;2、由于市场垄断供应商不足三家，又没有合适替代物的采购;3、受政府相关部门限制

3、的项目。)均应采用货比三家的方法;由采购人员与使用人员对市场价格进行调查,向几家供应商发放询价表,进行比价、议价到最后定价,并做好询价、定价表的管理。由公司采购人员提供价格参考表,再进行市场询价、定价。3、采购协议和合同的管理(1)、长期供应商:要求其提供营业执照复印件,都要与公司签订供货协议(合同),以确保其供应物资的质量、规格以及价格的合理性。(2)、临时供应商:要求与其达成临时协议,保证物资质量、规格以及价格的合理性。4、采购实施与管理:采购人员根据审批的申购单,依据实际情况,进行询价、定价后,确定供应商,进行采购。大宗用品或长期需用物资，与有关厂家、供应商签订长期供货协议，以保证质量以

4、及合理的价格供应。原则上采购人员应寻找至少三家以上的供应商，进行各方面的比较后再确定最终供应商。与项目工程部保持信息畅通，做好物资采购保障工作。极致物料管理系统中的采购管理模块是针对物业服务公司管理的物业项目多、物料规格相近和物料需求周期相对固定等特性而设计的，能够与仓库管理、应收应付管理等功能模块组成集中采购解决方案。物业服务公司可以根据采购的特性将采购计划分为计划内采购、计划外采购和临时性采购，根据采购计划类型实现“统议统购”、“统议分购”、“分议分购”等多种集中式采购管理模式。5、采购货款的支付与报销:采购人员报销时，必须具备正式发票、手续齐备的申购单、送货单、仓库的入库单。由经办人在费

5、用报销单上签字确认、部门主管审核、项目经理审核、财务经理审核、副总经理审批、总经理审批后,由财务部负责支付结算工作。6、采购的监督及供应商管理(1)、采购人员每月_日向公司总经办上报月度采购报告,每年_月_日向公司上报年度采购报告。由总经办工程负责对采购情况进行检查、监督。(2)、建立供应商档案:做好原始询价表的管理，以及对供应商定期评价，包括产品质量、价格、送货时间观念等各项评价。不达标的供应商。及时调整,减少对公司的损失。建立供应商档案可以采用信息化平台来辅助建立科学的评估体系。如极致物料管理系统的供应商管理，可以对供应商的资质、涉税资质以及供货信息进行规范化管理，科学建立供应商评估体系、

6、有效规避企业供应链风险。二、外委招标工作评审程序物业公司项目部在取得公司领导审批过的合同立项意见书，并在公司总经办的协助下根据专项服务的性质、内容和服务时间制定招标方案，经公司董事长审批后发布招标公告或发放招标邀请书。1、物业公司项目部招投标负责部门分别从互联网或其它途径寻找并提供三家以上符合公司要求的合格单位给法务部。合格单位的标准为:(1)、国内同行业前百名或当地同行业位属前列者;(2)、有三个以上的优秀服务项目;(3)、有较强的技术力量;(4)、有规模较大的服务人员队伍。2、由物业公司项目部和法务部负责投标单位资格审查并出具审查意见。3、法务部协助物业公司项目部完成编制标准招标文件和合同

7、范本。标准招标文件和合同范本相关条款必须经法务部审定，报公司领导审批后执行。除重大事项变更，标准招标文件、合同范本一经审定，不得更改。4、法务部负责协助物业公司项目部发标、招标答疑、开标、定标报审及合同签订。由总经办复核投标单位的数量及参加人员资格。回标单位少于_家的不得开标，公司招投标负责部门负责将投标文件原封退还，重新招标。5、现场开标人员不得少于_人，其中总经办必须_人以上负责人员，物业公司项目经理、相关部门主管至少各_人。6、中标原则:投标总报价不以最低价中标为标准，需根据实际考察，服务质量和价格均有优势的单位中标。开标后投标价达不到公司标底的进行现场二次投标，再次投标后投标价仍达不到

8、公司标底的，则招标无效，须重新招标。7、开标后定标前由法务部和项目经理分别对中标单位的投标报价和单位资格进行复查，并将结果反馈总经办。资格复查不合格或投标总报价误差率超过_%以上的作为废标，同时对报价(次)低的投标单位进行资格复查和议标。本文由极致科技股份有限公司整理发布。2022年物业公司物料采购管理制度（二）1、严格执行国家、省、市有关物业管理的方针、政策。2、带领全体员工对物业辖区实行全方位管理，保证物业完好状态，提高使用效益。3、注意经济效益，精心理财，开源节流，满足业主需求。4、抓好精神文明建设，维护业主合法权益，树立良好的企业形象。5、制订和完善公司各项规章制度，建立良好的工作秩序

9、。6、制订年度工作计划，明确目标、任务，督促所属部门履行岗位职责，坚持年终考核。7、重视人才，合理使用干部，按照德、勤、能、绩定期进行考核。8、调动各方积极因素，共同管好物业。定期向总公司汇报工作及经营收支情况，以各种方式听取业主和使用人的建议、意见和要求，并及时答复，认真解决。9、关心员工生活，努力提高员工工资福利，改善工作条件。10经常与上级公司和政府相关部门沟通，理顺关系，创造良好的外部环境。公司副总经理岗位职责1、在总经理领导下，协助经理抓好全面工作。2、主要抓好设备设施维修、保养计划的制订和落实工作。带领全体员工对物业辖区实行全方位管理，保证物业完好状态，提高使用效益。3、制订和完善

10、公司各项规章制度，建立良好的工作秩序。4、制订年度工作计划，明确目标、任务，督促所属部门履行岗位职责，坚持年终考核。5、调动各方积极因素、共同管好物业。定期向总经理汇报分管理工作情况，以各种方式听取业主和使用的建议、意见和要求，并及时答复、认真解决。6、关心员工生活，努力提高员工工资福利，改善工作条件。7、经济与上级公司和政府相关部门顺关系，创造良好的外部环境。职能部门经理岗位职责1、在公司总经理室的领导下，全面实施本部门的各项工作。2、负责制定本部门的工作计划，组织各项工作的开展。3、负责配合办公室进行本部门员工的招聘。4、负责制定本部门员工的业务培训计划，定期开展员工培训。5、负责指导、监

11、督、检查本部门各项工作，定期对本部门员工进行考核。管理处主任岗位职责在总经理直接领导下，贯彻执行公司各项方针、政策，全面负责负责管理处的日常事务和管理工作。1、建立、健全各项规章制度，检查督促岗位责任制的执行情况，不断提高服务质量，落实奖惩制度;2、安排和调整本部门人员工作，负责制定本部门的工作计划，并组织编写管理报告和各种通知、公函;3、负责传达公司文件、通知及会议精神;4、检查监督本辖区工程维修、保安清卫人员以及管理员工作情况并进行考核，按员工手册的要求抓好管理;5、熟悉国家有关法规和物业管理规定，掌握各业主情况，检查督促各责任区管理的实际操作;6、随时掌握租金、管理费、水电费等交纳情况，

12、及时做好物业管理费催交的组织工作，并组织解决好有关投诉，不断改进服务质量;7、抓好本部门的组织工作和思想工作，主持日常和定期工作会议，研究拟定下一步工作计划;8、加强各班的团结合作，树立整体思想，密切与其他部门的联系，互相沟通、协调;9、认真完成公司交给的其他任务。内勤员岗位职责内勤员在管理处主任统一安排下，负责文档资料的保存和管理，做好各项基础性工作。1、按照物业服务的需要，编制采购计划，并实施采购;2、对仓库物资和其他物资进行管理，建立物资台帐;3、协助主任组织开展社区文化服务;4、做好本部门员工的考勤、考核管理;5、负责管理辖区内业主档案和物业档案，做好保密工作，防止遗失、损坏;6、负责本部门各类通知、公函、报告的收发;7、负责接听服务电话，属于业主投诉及报修的要做好记录，并及时转交处理，对于紧急突发事件及时向本部门负责人或公司领导汇报;8、熟悉各种收费程序，负责接待上门的交费的业主，并做好收费记录;9、热情接待来访的业主及其他人士，对他们的咨询事项给予热情、周到的答复和